Zuweisen von Archivrichtlinien zu E-Mail-Nachrichten

Bei Verwendung von Microsoft Outlook 2010 mit einem Microsoft Exchange Server 2010-Konto können Sie das Onlinearchiv als alternativen Speicherort verwenden, um dort ältere E-Mail-Nachrichten zu speichern. Elemente im Onlinearchiv werden nicht auf Ihr Exchange Server-Kontokontingent angerechnet und bieten so eine weniger kostspielige Speicherlösung für Organisationen.

Hinweis :  Onlinearchivrichtlinien sind nur verfügbar, wenn spezielle Lizenzen von Microsoft Outlook 2010 oder Outlook 2007 und ein Microsoft Exchange Server 2010-Konto zusammen mit einer Exchange Standard- oder Enterprise-Clientzugriffslizenz verwendet werden und vom Exchange-Administrator die Onlinearchivierung aktiviert wurde. Weitere Informationen zu finden Sie unter Lizenzanforderungen in diesem Artikel.

Inhalt dieses Artikels

Informationen zum Onlinearchiv

Informationen zu Archivrichtlinien

Zuweisen einer Archivrichtlinie zu einem E-Mail-Ordner

Zuweisen einer Archivrichtlinie

Entfernen einer Archivrichtlinie

Zuweisen einer Archivrichtlinie zu E-Mail-Nachrichten

Zuweisen einer Archivrichtlinie

Entfernen einer Archivrichtlinie

Anzeigen der Postfach-Archivrichtlinie

Lizenzanforderungen

Exchange Server

Outlook-Einzelhandelslizenzen

Outlook-Volumenlizenzen

Informationen zum Onlinearchiv

Das Onlinearchiv bietet einen einen bedeutenden Vorteil gegenüber der Archivierung von Elementen in einer lokalen Outlook-Datendatei (PST) auf Ihrem Computer. Auf eine Outlook-Datendatei (PST) kann nur aus Outlook heraus und nur auf dem Computer zugegriffen werden, auf dem die Datei gespeichert wurde. Mit dem Onlinearchiv besitzen Sie von einem beliebigen Computer aus uneingeschränkten Zugriff auf die archivierten Elemente – entweder über Microsoft Outlook 2010 oder über Outlook Web App (OWA).

Sie können Nachrichten zwischen Ihrem primären Exchange Server-Postfach und dem Onlinearchiv verschieben oder kopieren. Die bevorzugte Methode zum Verschieben von Elementen besteht jedoch in der Verwendung von Archivrichtlinien. Archivrichtlinien ermöglichen die automatische Verwaltung des Zeitpunkts, zu dem Elemente aus dem Exchange Server-Postfach in das Onlinearchiv verschoben werden.

Informationen zu Archivrichtlinien

Archivrichtlinien werden vom Exchange Server-Administrator erstellt. Standardmäßig enthält ein Exchange Server-Konto eine Postfach-Archivrichtlinie sowie fünf Archivrichtlinien, die auf Ordner bzw. einzelne Nachrichten angewendet werden können.

Richtlinie

Beschreibung

Postfach – nach 2 Jahren in Archiv verschieben

Nachrichten werden nach 2 Jahren automatisch in das Onlinearchiv verschoben. Gilt für Elemente im gesamten Postfach, auf die nicht ausdrücklich eine Archivrichtlinie angewendet ist bzw. die keine Richtlinie des Ordners geerbt haben.

Nach 6 Monaten in Archiv verschieben

Nachrichten werden nach 6 Monaten automatisch in das Onlinearchiv verschoben.

Nach 1 Jahr in Archiv verschieben

Nachrichten werden nach 365 Tagen automatisch in das Onlinearchiv verschoben.

Nach 2 Jahren in Archiv verschieben

Nachrichten werden nach 2 Jahren automatisch in das Onlinearchiv verschoben.

Nach 5 Jahren in Archiv verschieben

Nachrichten werden nach 5 Jahren automatisch in das Onlinearchiv verschoben.

Nie in Archiv verschieben

Nachrichten werden nie in das Onlinearchiv verschoben.

Möglicherweise werden von Ihrer Organisation zusätzliche Archivrichtlinien bereitgestellt, die Sie manuell auf Ordner oder einzelne Nachrichten anwenden können.

Wichtig :  Bei Fragen hinsichtlich der Archivrichtlinien Ihrer Organisation sollten Sie in den Richtlinien Ihrer Organisation nachschlagen.

Das Zuweisen einer Archivrichtlinie gestaltet sich einfacher auf Ordnerebene als bei jeder Nachricht einzeln. Selbst wenn einem Ordner oder den darin enthaltenen Nachrichten eine Archivrichtlinie zugewiesen ist, können Sie dennoch eine oder mehrere Nachrichten auswählen und nur diesen eine andere Richtlinie zuweisen. Eine einer Nachricht zugewiesene Richtlinie hat Vorrang vor allen geerbten Ordner- oder Postfachrichtlinien.

Zuweisen einer Archivrichtlinie zu einem E-Mail-Ordner

Zuweisen einer Archivrichtlinie

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf einen E-Mail-Ordner.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Ordner in der Gruppe Eigenschaften auf Richtlinie.

Befehl 'Richtlinie' im Menüband

Die Schaltfläche Richtlinie fehlt im Menüband.

Wenn der Befehl Richtlinie im Menüband fehlt, wurden entweder vom Exchange Server-Administrator die Aufbewahrungs- und Archivrichtlinien für Ihr Konto nicht aktiviert, oder Sie verwenden keine für die Funktion erforderliche Outlook-Lizenz. Weitere Informationen zu finden Sie unter Lizenzanforderungen in diesem Artikel.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Richtlinie unter Onlinearchiv in der Liste Elemente ins Archiv verschieben, wenn sie älter sind als: entsprechend den Richtlinien Ihrer Organisation auf einen Eintrag.

Entfernen einer Archivrichtlinie

Wenn Sie eine Archivrichtlinie entfernen, gilt dann die Ordnerrichtlinie für das Element, wenn eine zugewiesen ist.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf einen E-Mail-Ordner.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Ordner in der Gruppe Eigenschaften auf Richtlinie.

Befehl 'Richtlinie' im Menüband

  1. Klicken Sie unter Onlinearchiv in der Liste Elemente ins Archiv verschieben, wenn sie älter sind als: auf Richtlinie des übergeordneten Ordners.

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Zuweisen einer Archivrichtlinie zu E-Mail-Nachrichten

Zuweisen einer Archivrichtlinie

  1. Klicken Sie in der Nachrichtenliste auf eine Nachricht.

Tipp : Halten Sie zum Auswählen mehrerer Nachrichten die STRG-TASTE gedrückt, während Sie auf die einzelnen Nachrichten klicken.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Kategorien auf Richtlinie zuweisen.

Befehl 'Richtlinie zuweisen' im Menüband

Der Befehl Richtlinie zuweisen fehlt im Menüband.

Wenn der Befehl Richtlinie zuweisen im Menüband fehlt, wurden entweder vom Exchange Server-Administrator die Aufbewahrungs- und Archivrichtlinien für Ihr Konto nicht aktiviert, oder Sie verwenden keine für die Funktion erforderliche Outlook-Lizenz. Weitere Informationen zu finden Sie unter Lizenzanforderungen in diesem Artikel.

  1. Klicken Sie unter Archivrichtlinie entsprechend den Richtlinien Ihrer Organisation auf einen Eintrag.

Wenn ein Archivdatum für eine Nachricht gilt, wird dieses beim Öffnen der Nachricht am unteren Rand des Nachrichtenfensters nach dem Abschnitt mit dem Nachrichtentext angezeigt.

Entfernen einer Archivrichtlinie

Wenn Sie eine Archivrichtlinie von einer E-Mail-Nachricht entfernen, gilt dann die Ordnerrichtlinie für das Element, wenn eine zugewiesen ist.

  1. Klicken Sie in der Nachrichtenliste auf eine Nachricht.

Tipp : Halten Sie zum Auswählen mehrerer Nachrichten die STRG-TASTE gedrückt, während Sie auf die einzelnen Nachrichten klicken.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Kategorien auf Richtlinie zuweisen.

Befehl 'Richtlinie zuweisen' im Menüband

  1. Klicken Sie auf Ordnerrichtlinie verwenden.

Wenn ein Archivdatum für eine Nachricht gilt, wird dieses beim Öffnen der Nachricht am unteren Rand des Nachrichtenfensters nach dem Abschnitt mit dem Nachrichtentext angezeigt.

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Anzeigen der Postfach-Archivrichtlinie

Der Exchange Server-Administrator kann allen E-Mail-Nachrichten in Ihrem Exchange Server-Postfach eine Archivrichtlinie zuweisen.

Alle Nachrichten in Ihrem Exchange-Postfach, denen keine Archivrichtlinie zugewiesen ist, erben die Postfachrichtlinie.

Gehen Sie zum Anzeigen der Postfachrichtlinie folgendermaßen vor:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Stellen Sie unter Kontoinformationen sicher, dass Ihr Exchange Server-Konto ausgewählt ist. Wenn in Ihrem Outlook-Profil mehr als ein Konto konfiguriert ist, klicken Sie auf den Pfeil nach unten und dann auf das Exchange-Konto.

  3. Unter Kontoeinstellungen werden Informationen aufgeführt wie die Webadresse, über die mit Outlook Web Access (OWA) auf Ihr Exchange-Konto zugegriffen werden kann, sowie der Zeitpunkt, zu dem E-Mail-Nachrichten automatisch in das Onlinearchiv verschoben werden.

Exchange-Kontoeinstellungen in der Backstage-Ansicht, einschließlich OWA- und Onlinearchivinformationen

Hinweis :  Wenn OWA oder das Onlinearchiv von Ihrem Exchange-Administrator nicht eingerichtet wurde, wird eins dieser Elemente bzw. werden beide nicht angezeigt.

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Lizenzanforderungen

Die Verwendung des Onlinearchivs erfordert eine der folgenden Microsoft Exchange Server 2010-Lizenzen:

Exchange Server

  • Microsoft Exchange Server 2010 Standard-Clientzugriffslizenz

  • Microsoft Exchange Server 2010 Enterprise-Clientzugriffslizenz

Die Verwendung des Onlinearchivs erfordert ferner eine der folgenden Outlook-Lizenzen:

Outlook-Einzelhandelslizenzen

  • Outlook 2010

  • Outlook 2010 als Teil von Office 2010 Professional

  • Outlook 2007

  • Outlook 2007 als Teil von Office 2007 Ultimate

Outlook-Volumenlizenzen

Hinweis :  Diese Lizenzen sind nur über die Volumenlizenzierung erhältlich. Weitere Informationen finden Sie unter Microsoft Volumenlizenz-Programme.

  • Outlook 2010

  • Outlook 2010 als Teil von Office 2010 Professional Plus

  • Outlook 2007

  • Outlook 2007 als Teil von Office 2007 Professional Plus

  • Outlook 2007 als Teil von Office 2007 Enterprise

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