Zusatzinformationen eingeben

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Um Kundenbindung zu erzeugen, ist der Versand eines Geburtstagsgrußes immer günstig. Häufig ist es auch nützlich, den Namen des jeweiligen Partners und den Spitznamen eines Kontakts zu kennen. Auch der Name des Vorgesetzten oder des Assistenten eines Kontakts kann nützlich sein. Mehr Informationen zur Eingabe von diesen und anderen Details finden Sie in diesem Abschnitt.

Ein Kontaktbild einfügen

Besitzen Sie für einen Kontakt ein Bild, können Sie es in das Kontaktformular einbinden. Ein Bild kann oft hilfreich sein, um Ihre Erinnerung an einen Kontakt aufzufrischen.

  1. Klicken Sie im Kontaktformular auf die Schaltfläche Kontaktbild hinzufügen , die Sie rechts neben dem Namensfeld finden.

  2. Im nun geöffneten Dialogfeld Kontaktbild hinzufügen ist der Ordner Bilder des aktuellen Benutzers aktiviert. Ist das Kontaktbild in einem anderen Ordner gespeichert, aktivieren Sie zunächst diesen Ordner.

  3. Markieren Sie das Bild, das Sie einfügen möchten (siehe Abbildung 9.30).

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    Abbildung 9.30: Ein Kontaktbild zum Kontaktformular hinzufügen

    Profitipp:  Normalerweise werden alle Bilder, die Windows in der Vorschau anzeigen kann, als Miniaturbilder dargestellt. Gibt es Bilder, von denen nur der Dateiname angezeigt wird und sind Sie sich nicht sicher, hinter welchem Dateinamen sich die gesuchte Bilddatei verbirgt, können Sie die Bildvorschau einblenden. Klicken Sie dazu in der Symbolleiste des Dialogfelds Kontaktbild hinzufügen auf die Schaltfläche Organisieren, zeigen Sie im Dropdown-Menü auf Layout, und wählen Sie im Untermenü, das sich nun einblendet, den Befehl Vorschaufenster. Markieren Sie dann das Bild, das Sie in der Vorschau betrachten möchten.

  4. Übernehmen Sie das Kontaktbild mit einem Mausklick auf die Schaltfläche OK in das Kontaktformular. Anstatt der Schaltfläche wird nun das Kontaktbild angezeigt. Das Kontaktbild wird außerdem in die Visitenkarte übernommen, die rechts oben im Kontaktformular angezeigt wird (siehe Abbildung 9.31).

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    Abbildung 9.31: Das Kontaktformular mit Kontaktbild

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  5. Schließen Sie das Kontaktformular mit einem Klick auf die Schaltfläche Speichern & schließen.

    Sagt Ihnen das Bild doch nicht zu und wollen Sie es durch ein anderes Bild ersetzen, wollen Sie das Bild doch lieber weglassen oder möchten Sie das Bild zusätzlich in einem anderen Programm nutzen, gehen Sie wie folgt vor:

  6. Bild ändern:  Um das Kontaktbild zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, und wählen Sie im Kontextmenü, der sich nun öffnet, den Befehl Bild ändern. Es öffnet sich das Dialogfeld Neues Kontaktbild, in dem Sie das neue Bild wie in den Schritten 2 bis 4 der obigen Anleitung beschrieben auswählen und in das Kontaktformular einfügen.

  7. Bild entfernen:  Um das Kontaktbild zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Bild entfernen. Das Bild wird nun durch die Schaltfläche Kontaktbild einfügen ersetzt.

  8. Bild kopieren:  Wollen Sie das Bild in eine E-Mail-Nachricht oder in ein anderes Dokument kopieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf, und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Kopieren. Wechseln Sie anschließend zu dem Dokument, in das Sie das Bild einfügen wollen, und drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+(V). Das Bild wird nun in das Dokument eingefügt.

Notizen eingeben

In das Textfeld am rechten Rand des Kontaktformulars können Sie Bemerkungen, Notizen oder bei Bedarf auch weitere Webadressen zu einem Kontakt eingeben oder Bilder und andere Objekte einbinden. Ist der Text sehr umfangreich, wird die Bildlaufleiste am rechten Rand des Nachrichtenfeldes aktiviert und Sie können über diese im Text nach unten und nach oben blättern. Außerdem können Sie ein Lineal einblenden, über das Sie dann Randeinstellungen vornehmen und Tabulatoren einfügen und den Text nach Bedarf formatieren können. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie ein Kontaktformular über den Befehl Datei/Neu/Kontakt, falls es noch nicht bereits geöffnet ist, und geben Sie alle gewünschten Angaben ein.

  2. Aktivieren Sie das Textfeld im Abschnitt Notizen mit einem Mausklick.

  3. Wollen Sie die Schriftart oder -größe oder andere Texteigenschaften anpassen, aktivieren Sie in der Multifunktionsleiste die Registerkarte Text formatieren und wählen Sie die gewünschten Schrifteigenschaften aus. Dabei stehen Ihnen alle Textformatierungsfunktionen einer Textverarbeitung zur Verfügung. Wollen Sie statt einzelner Formatierungsbefehle direkt eine komplette Formatierung für alle Textelemente auswählen, klicken Sie auf die Schaltfläche Schnellformatvorlagen und wählen Sie in der Palette per Mausklick die gewünschte Vorlage aus (siehe Abbildung 9.32).

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    Abbildung 9.32: Die Textformatierung für das Feld Notizen anpassen

  4. Tippen Sie nun den Text ein.

    Tipp:   Haben Sie ein Eingabegebietsschema für eine Rechts-nach-Links-Schrift unter Windows installiert und das passende Schriftpaket unter Microsoft Office installiert, können Sie im Textfeld bequem Text mit dieser Schreibrichtung eingeben. Klicken Sie dazu in der Multifunktionsleiste auf der Registerkarte Text formatieren auf die Schaltfläche Textrichtung Rechts nach Links, die in diesem Fall im Abschnitt Absatz verfügbar ist, wählen Sie im Listenfeld Schriftart eine passende Schrift und geben Sie dann den Text wie gewünscht ein.

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  5. Wollen Sie eine Tabelle mit Tabulatoren einfügen oder den Text rechtsbündig ausrichten, blenden Sie zunächst das Lineal mit einem Mausklick auf die Schaltfläche oberhalb von der Bildlaufleiste ein.

  6. Tragen Sie dann die benötigten Tabulatoren mit einem Mausklick auf dem Lineal ein und benutzen Sie die (Tab)-Taste, um den Text einzurücken (siehe Abbildung 9.33).

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    Abbildung 9.33: Das Lineal für Notizen nutzen

    Tipp:  Um die Tabulatoreinstellungen zu ändern, klicken Sie im Lineal doppelt auf den Tabulator und nehmen Sie dann im Dialogfeld Tabstopps die gewünschten Anpassungen vor. Um das Seitenformat und die Randeinstellungen anzupassen, klicken Sie doppelt auf mit der linken Maustaste auf den oberen Rand des Lineals. Es öffnet sich das Dialogfeld Seite einrichten, in dem Sie die gewünschten Anpassungen vornehmen können.

  7. Wechseln Sie in der Multifunktionsleiste wieder zur Registerkarte Kontakt, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Rechtschreibung und Grammatik bzw. drücken Sie die Taste (F7), um die Rechtschreibung des eingegebenen Textes überprüfen zu lassen.

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  8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern & schließen, um die Änderungen zu übernehmen und das Dialogfeld zu schließen.

Kontakte Kategorien zuordnen

Wie E-Mails können Sie auch Kontakte bestimmten Kategorien zuweisen, um Ihnen die Suche und Sortierung zu erleichtern.

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  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Kontakt der Multifunktionsleiste des Kontaktformulars auf die Schaltfläche Kategorisieren.

  2. Wählen Sie im Dropdown-Menü die gewünschte Kategorie aus. Die Kategorie wird nun als Balken im Kontaktformular angezeigt (siehe Abbildung 9.34).

    Tipp:  Über den Befehl Alle Kategorien am unteren Rand des Dropdown-Menüs öffnen Sie das Dialogfeld Farbkategorien, über das Sie Kategorien umbenennen, neu anlegen und löschen können. Klicken Sie auf OK, um Ihre Änderungen zu übernehmen. Um eine Kategorie wieder zu entfernen, klicken Sie auf die Schaltfläche Kategorisieren und wählen Sie im Dropdown-Menü den Befehl Alle Kategorien löschen.

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    Abbildung 9.34: Die Kategorie wird als Infoleiste angezeigt

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  3. Wählen Sie die Schaltfläche Speichern & schließen, um das Kontaktformular zu schließen und die Änderungen zu übernehmen. In der Visitenkartenansicht ist die Kategorie jedoch nicht zu sehen.

    Sie können die Ansicht nun über den Befehl Ansicht/Aktuelle Ansicht/Nach Kategorie nach Kategorien ordnen und so die Zuordnung der Kontakte zu verschiedenen Kategorien nutzen.

Details erfassen

Auf der Registerkarte Details können Sie persönliche oder geschäftliche Zusatzinformationen zu einem Kontakt eintragen wie den Geburts- oder Namenstag, den Namen des Assistenten, die Abteilung, den Beruf, den Namenszusatz oder den Spitznamen.

  1. Wechseln Sie mit einem Mausklick auf die gleichnamige Schaltfläche im Navigationsbereich zum Ordner Kontakte und öffnen Sie das Kontaktformular eines Kontakts, zu dem Sie Details erfassen möchten, mit einem Doppelklick.

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  2. Nun klicken Sie in der Multifunktionsleiste des Kontaktformulars in der Gruppe Anzeigen auf die Schaltfläche Details, um die entsprechenden Felder einzublenden.

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    Abbildung 9.35: Hier können Sie persönliche Informationen zu Ihren Kontakten eintragen

  3. Geben Sie bei Bedarf die entsprechenden Angaben in die Felder Abteilung, Büro, Beruf, Vorgesetzte(r), Assistent usw. ein.

    Hinweis:  Im Feld Beruf können Sie den Beruf vermerken, den die Kontaktperson ausübt. Dies ist für Mitarbeiter größerer Firmen weniger relevant, kann aber bei Personen nützlich sein, die freiberuflich tätig sind, wie Rechtsanwälte, Ärzte, Ingenieure, Architekten, Programmierer und ähnliche Berufe. Haben Sie den Beruf Ihrer Kontakte eingetragen, können Sie die Kontakte beispielsweise zur Erstellung von Serienbriefen nach dem jeweiligen Beruf filtern.

  4. Tragen Sie bei Bedarf den Spitznamen und den Namen des Partners in die entsprechenden Felder ein.

  5. Um den Geburtstag des Kontakts oder den Jahrestag einzugeben, markieren Sie den Inhalt des Feldes Geburtstag bzw. des Feldes Jahrestag und tippen Sie das Geburtsdatum dann im Format TT.MM.JJ oder TT.MM.JJJJ ein. Oder klicken Sie auf den Abwärtspfeil rechts neben dem Feld und legen Sie über den Miniaturkalender das Datum fest.

    Tipp:  Der Geburtstag wird nun als Serientermin in Ihren Terminkalender eingetragen, sobald Sie auf die Schaltfläche Speichern & schließen klicken.

  6. Geben Sie im Abschnitt Internet-Frei/Gebucht die Internetadresse in das Feld Adresse ein, unter der Ihr Kontakt seine Frei/Gebucht-Informationen, sprich seinen Online-Terminkalender speichert.

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  7. Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Allgemein kehren Sie wieder zu den allgemeinen Angaben im Kontaktformular zurück.

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  8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern & schließen, um die Änderungen zu übernehmen und das Kontaktformular zu schließen.

Aktivitäten nutzen

Die Registerkarte Aktivitäten enthält eine Tabelle, in der Sie normalerwei¬se selbst keine Eintragungen vornehmen. Outlook trägt hier automatisch Aufgaben, Ter¬mine wie den Geburts- oder Jahrestag und Kontakte ein, die mit diesem Kontakt verknüpft sind (siehe Abbildung 9.36). Klicken Sie doppelt auf ein Element, um es zu öffnen.

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Abbildung 9.36: Die Register¬karte Aktivitäten

  • Im Listenfeld Anzeigen können Sie auswählen, welche Art von Elementen ange¬zeigt werden soll.

  • In der Spalte Symbol sehen Sie das Symbol für jeden Elementtyp, in der Spalte Betreff den Namen des Kontakts oder die Bezeichnung der Aufgabe oder des Termins. Der Spalte In Ordner können Sie entnehmen, in welchem Ord¬ner das Element gespeichert ist.

  • Wollen Sie die Tabelle nach einer der drei Spalten sortieren, brauchen Sie nur auf den entsprechenden Spaltenkopf zu klicken.

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    Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Allgemein in der Multifunktionsleiste kehren Sie wieder zu den allgemeinen Kontaktinformationen zurück.

Zertifikate speichern und nutzen

Auf der Registerkarte Zertifikate können Sie zu einem Kontakt Zertifikate (digitale IDs) speichern, die Sie per E-Mail oder in Dateiform erhalten haben. Kontakten, für die Sie ein Zertifikat gespeichert haben, können Sie anschließend sichere E-Mails senden.

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  1. Um die Funktion Zertifikate im Kontaktformular einzublenden, klicken Sie auf der Registerkarte Kontakt in der Multifunktionsleiste auf die Schaltfläche Zertifikate.

  2. Liegt Ihnen das Zertifikat in Dateiform vor, klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren (siehe Abbildung 9.37).

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    Abbildung 9.37: Zertifikate für den Versand verschlüsselter Nachrichten importieren

  3. Wechseln Sie im Dialogfeld Zertifikat suchen zum Ordner, der die Datei enthält, markieren Sie die Datei und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen.

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  4. Das Zertifikat wird nun in die Liste der Zertifikate aufgenommen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern & schließen, um das Zertifikat zu speichern und das Kontaktformular zu schließen.

Haben Sie bereits ein Zertifikat zu einem Kontakt gespeichert, können Sie mit dem Zertifikat folgende Aktionen vornehmen:

  • Zertifikat bearbeiten:  Um die Eigenschaften eines Zertifikats zu bearbeiten, markieren Sie, klicken Sie auf die Schaltfläche Eigenschaften und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Bestätigen Sie anschließend die Änderungen mit OK.

  • Zertifikat als Standard festlegen: Haben Sie mehrere Zertifikate zu einem Kontakt gespeichert, markieren Sie das Zertifikat, die Sie als Standard verwenden wollen, und klicken Sie auf die Schaltfläche Als Standard festl.

  • Zertifikat exportieren:  Um ein Zertifikat in eine Datei zu exportieren, markieren Sie es im Feld Zertifikate, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Exportieren. Folgen Sie der Anleitung am Bildschirm.

  • Zertifikat entfernen:  Um eine digitale ID zu entfernen, markieren Sie sie im Feld Zertifikate, und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Entfernen.

Die Funktion Alle Felder nutzen

Über die Funktion Alle Felder auf der Registerkarte Kontakt der Multifunktionsleiste können Sie sich einen Überblick über die im Kontaktformular vorhandenen Felder und Feldbezeichnungen verschaffen und bei Bedarf können Sie Daten direkt in die Felder eingeben. Reichen Ihnen die Felder vorhandenen Felder des Kontaktsformulars nicht aus, können Sie über die Funktion Alle Felder in der Multifunktionsleiste neue Felder definieren.

Alle Felder einblenden

Um die im Kontaktformular vorhandenen Felder zu betrachten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie ein neues oder ein vorhandenes Kontaktformular.

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  2. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf der Registerkarte Kontakt in der Gruppe Anzeigen auf die Schaltfläche Alle Felder.

  3. Dann klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben dem Feld Auswählen aus und wählen Sie die Sammlung von Feldern aus, die angezeigt werden sollen. Voreingestellt ist der Eintrag Benutzerdefinierte Felder in diesem Element. Wählen Sie z.B. den Eintrag Adressfelder, werden sämtliche Adressfelder angezeigt, die Ihnen in Outlook zur Verfügung stehen (siehe Abbildung 9.38).

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    Abbildung 9.38: Alle Adressfelder einblenden

  4. In der Spalte Name ganz links im Bild werden die genauen Feldbezeichnungen aufgeführt. In der Spalte Wert sehen Sie die Daten, die Sie auf den Registerkarten Allgemein und Details eingegeben haben. Bei Bedarf können Sie in der Spalte Wert auch Daten in die entsprechenden Felder eingeben.

    Tipp:   Die genauen Feldbezeichnungen in der Spalte Name sind wichtig, wenn Sie Kontakte aus einem anderen Format in Outlook importieren und den Feldern bereits vor dem Import die korrekten Bezeichnungen zuweisen wollen. Liegt Ihre Adressdatenbank z.B. als Excel-Tabelle vor, können Sie von dieser Registerkarte die genauen Feldbezeichnungen notieren und die Bezeichnungen dann als Spaltenbeschriftung für Ihre Excel-Tabelle verwenden. Sie brauchen dann beim Import nicht mehr aufwändig die Felder aus der Excel-Tabelle den Feldern im Outlook-Formular zuweisen, sondern die Zuordnung wird automatisch korrekt vorgenommen.

  5. Sind Sie sich nicht sicher, welcher Datentyp oder welches Format für ein Feld ver¬wendet wird, markieren Sie dieses und klicken auf die Schaltfläche Eigenschaften. Es öffnet sich das Dialogfeld Feldeigenschaften, in dem der Feldname, der Feldtyp und das Feldformat angegeben werden (siehe Abbildung 9.39). Änderungen können Sie jedoch nur bei benutzerdefinierten Feldern vornehmen.

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    Abbildung 9.39: Die Feldeigenschaften betrachten

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  6. Speichern Sie mögliche Änderungen mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Speichern in der Symbolleiste für den Schnellzugriff oder über die Tastenkombination (Strg)+(S).

Eigene Felder anlegen

Zwar stehen Ihnen im Kontaktformular bereits zahlreiche Felder zur Verfügung, die für die meisten Belange ausreichen sollten. Fehlt trotzdem noch ein Feld, können Sie ganz leicht selbst eines erstellen. Falls Sie im Vertrieb tätig sind, ist beispielsweise ein Feld Rabatt nützlich, in dem Sie für jeden Kunden eintragen können, wie viel Rabatt er erhält. Gehen Sie wie folgt vor, um ein neues Feld zu definieren:

  1. Öffnen Sie ein neues oder ein bereits vorhandenes Kontaktformular.

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  2. Klicken Sie dann in der Multifunktionsleiste auf der Registerkarte Kontakt in der Gruppe Anzeigen auf die Schaltfläche Alle Felder, um die gleichnamige Funktion zu aktivieren.

  3. Als Nächstes klicken Sie am unteren Rand des Kontaktformulars auf die Schaltfläche Neu, um ein neues Feld zu definieren.

  4. Es öffnet sich das Dialogfeld Neues Feld (siehe Abbildung 9.40). Geben Sie in das Feld Name eine aussagekräftige Feldbezeichnung ein, wie z.B. die Bezeichnung »Rabatt« für ein Rabattfeld.

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    Abbildung 9.40: Im Dialogfeld Neues Feld geben Sie die Eigenschaften des neuen Felds ein

  5. Wählen Sie als Nächstes im Feld Typ den Feldtyp aus. Klicken Sie dazu zunächst auf den Abwärtspfeil im Feld und dann auf den gewünschten Feldtyp. Zur Auswahl stehen die Feldtypen Text, Nummer, Prozent, Währung, Ja/Nein, Datum/Uhrzeit, Dauer, Stichwörter, Kombination, Formel und Ganze Zahl. Im Beispiel des Rabattfeldes wählen Sie den Feldtyp Prozent.

  6. Nun brauchen Sie nur noch im Listenfeld Format eines der vordefinierten auszuwählen. Klicken Sie dazu auf den Abwärtspfeil im Feld Format und wählen Sie das passende Format mit einem Mausklick aus der Liste aus. Im Beispiel des Rabattfeldes wählen Sie das Format Gerundet: 65/ –65%.

  7. Klicken Sie auf OK, um das Feld zu übernehmen.

  8. Im Feld Auswählen aus des Kontaktformulars wird nun der Eintrag Benutzerdefinierte Ordnerfelder aktiviert und das neu definierte Feld wird angezeigt.

  9. Klicken Sie auf das Feld in der Spalte Wert, und tragen Sie den Wert ein. Outlook passt das Format automatisch an (siehe Abbildung 9.41).

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    Abbildung 9.41: Einen Wert in das neu definierte Feld eingeben

    Tipp:   Neue Felder werden im Formular nur dann angezeigt, wenn Sie das Formular entsprechend ändern. Mehr hierzu erfahren Sie in Kapitel 14.

  10. Wollen Sie die Eigenschaften Ihres neu definierten Felds betrachten, markieren Sie es und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Eigenschaften.

  11. Um ein selbst definiertes Feld zu löschen, markieren Sie es auf der Registerkarte Alle Felder und klicken auf die Schaltfläche Löschen. Das Feld wird dann zwar aus der Liste verfügbarer Felder entfernt, nicht jedoch aus Kontaktformularen, in denen es verwendet wird. Vergessen Sie nicht, das Feld aus den Kontaktformularen zu löschen, wie in Kapitel 14 beschrieben, da Benutzer ansonsten Werte eingeben, die nirgends gespeichert werden.

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