Zusammenarbeit während Besprechungen

Office Live Meeting Web Access bietet mehrere Möglichkeiten zur Zusammenarbeit mit anderen Besprechungsteilnehmern. Folgende Optionen sind verfügbar:

  • Hinzufügen von Anmerkungen zu gemeinsamen Folien, z. B. Schreiben oder Zeichnen auf einer Folie.

  • Aktivieren von Eins-zu-Eins-Chats zwischen Teilnehmern oder Erteilen des Rederechts an einzelne Teilnehmer.

  • Empfangen und Beantworten von Fragen von Teilnehmern.

  • Eingeben von freigegebenen Notizen, die für alle Teilnehmer sichtbar sind und von anderen ergänzt oder bearbeitet werden können.

Die meisten dieser Features sind für Referenten automatisch verfügbar, für die Teilnehmer müssen sie jedoch manuell aktiviert werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Verwalten von Besprechungen und Teilnehmern.

Hinzufügen von Anmerkungen zu gemeinsamen Folien

Mit den Anmerkungstools können Sie Anmerkungen zu gemeinsamen Folien hinzufügen, die die Präsentation angenehmer und übersichtlicher gestalten. Sie können auch anderen Teilnehmern gestatten, mit Ihnen und miteinander zusammenzuarbeiten.

Die folgenden Anmerkungstools stehen zur Verfügung:

  • Telepointer – Mit diesem Tool können Sie mit einem großen roten Punkt auf Bereiche der Folie zeigen.

  • Text schreiben – Mit diesem Tool können Sie Folien Notizen oder Kommentare hinzufügen.

  • Form zeichnen – Mit diesem Tool können Sie Linien, Pfeile und Formen auf einer Folie zeichnen.

  • Markierung zeichnen – Mit diesem Tool können Sie eine Folie, ähnlich wie mit einem Textmarker, mit einem farbigen Hintergrund versehen.

  • Stempel – Mit diesem Tool können Sie einer Folie einen Pfeil, ein Häkchen oder ein X hinzufügen.

Anmerkungen, die Sie oder andere Teilnehmer einer beliebigen Folie während einer Besprechung hinzugefügt haben, können Sie ganz oder teilweise entfernen.

Sie können den Teilnehmern Berechtigungen zum Hinzufügen von Anmerkungen zu Folien zuweisen. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Verwalten von Besprechungen und Teilnehmern.

So verwenden Sie das Anmerkungstool "Telepointer"

  1. Klicken Sie auf der unteren Symbolleiste auf die Schaltfläche Telepointer anzeigen.

  2. Klicken Sie im Präsentationsbereich auf die Position auf der Folie, auf die Sie zeigen möchten. Um den Telepointer zu verschieben, klicken Sie auf diesen und ziehen ihn über die Folie.

So verwenden Sie das Anmerkungstool "Text schreiben"

  1. Klicken Sie auf der unteren Symbolleiste auf die Schaltfläche Text schreiben.

  2. Klicken Sie ggf. auf die Schaltfläche Textsymbolleiste öffnen, und wählen Sie die Textformatierung aus, die für die Eingabe auf der Folie verwendet werden soll.

  3. Klicken Sie ggf. auf die Schaltfläche Farbe auswählen, und wählen Sie eine Farbe für den Text aus, den Sie auf der Folie eingeben möchten.

  4. Klicken Sie im Präsentationsbereich auf die Position auf der Folie, an der Sie Text hinzufügen möchten, und beginnen Sie mit der Texteingabe.

So verwenden Sie das Anmerkungstool "Form zeichnen"

  1. Klicken Sie auf der unteren Symbolleiste auf die Schaltfläche Form zeichnen.

  2. Klicken Sie ggf. auf die Schaltfläche Form aus der Liste auswählen, und wählen Sie den Typ der Linie oder Form aus, die Sie auf der Folie zeichnen möchten.

  3. Klicken Sie ggf. auf die Schaltfläche Farbe auswählen, und wählen Sie eine Farbe für die Linie oder Form aus, die Sie auf der Folie zeichnen möchten.

  4. Klicken Sie im Präsentationsbereich auf die Folienposition, an der Sie mit dem Zeichnen beginnen möchten, und ziehen Sie den Zeiger, um die Linien und Formen zu zeichnen.

So verwenden Sie das Anmerkungstool "Markierung zeichnen"

  1. Klicken Sie auf der unteren Symbolleiste auf die Schaltfläche Markierung zeichnen.

  2. Klicken Sie im Präsentationsbereich auf die Folienposition, an der die Markierung beginnen soll, und ziehen Sie dann den Zeiger über den zu markierenden Bereich.

So verwenden Sie das Anmerkungstool "Stempel"

  1. Klicken Sie auf der unteren Symbolleiste auf die Schaltfläche Stempel.

  2. Klicken Sie ggf. auf die Schaltfläche Stempel aus der Liste auswählen, und wählen Sie den Typ des Stempels aus, den Sie hinzufügen möchten, z. B. einen Pfeil, ein Häkchen oder ein X.

  3. Klicken Sie im Präsentationsbereich auf die Folienposition, an der Sie den Stempel hinzufügen möchten.

So löschen Sie eine Anmerkung von einer Folie

  1. Klicken Sie auf der unteren Symbolleiste auf die Schaltfläche Anmerkungen löschen.

  2. Klicken Sie im Präsentationsbereich auf die Anmerkung, die Sie löschen möchten.

So löschen Sie alle Anmerkungen von einer Folie

  1. Klicken Sie auf der unteren Symbolleiste auf die Schaltfläche Alle Anmerkungen löschen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Löschen von Anmerkungen bestätigen auf OK.

Verwenden des Chats

In einem Chat können die Teilnehmer kurze, von den Teilnehmern abgetrennte Eins-zu-Eins-Unterhaltungen führen. Chats eignen sich besonders für Referenten zur Kommunikation mit Teilnehmern während einer Besprechung. Wenn Sie Chats für Teilnehmer aktivieren, können diese auch untereinander chatten. Sie können einzelne Teilnehmer auch für Chats mit Ihnen blockieren.

Sie können den Teilnehmern Berechtigungen für die Teilnahme an Chats zuweisen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Besprechungen und Teilnehmern.

Sie müssen jedoch keine Chatberechtigungen aktivieren, um mit einem Teilnehmer eine Chatsitzung zu beginnen, der eine Frage gestellt oder um das Wort gebeten hat.

So chatten Sie mit einem Teilnehmer im Eins-zu-Eins-Modus

  1. Klicken Sie auf der Hauptbefehlsleiste auf Teilnehmer.

  2. Klicken Sie im Bereich Teilnehmer mit der rechten Maustaste auf den Namen des Teilnehmers, mit dem Sie eine Chatsitzung beginnen möchten, und klicken Sie dann auf Chat.

  3. Geben Sie im Fenster 1:1-Chat eine Nachricht ein, die Sie an den betreffenden Teilnehmer senden möchten, und klicken Sie dann auf Absenden. Die Chatsitzung wird aufrecht erhalten, bis einer der Beteiligten das Fenster 1:1-Chat schließt.

So sperren Sie einen Teilnehmer für Eins-zu-Eins-Chats mit Ihnen

  1. Klicken Sie auf der Hauptbefehlsleiste auf Teilnehmer.

  2. Klicken Sie im Bereich Teilnehmer mit der rechten Maustaste auf den Namen des Teilnehmers, den Sie für das Beginnen von Chatsitzungen mit Ihnen sperren möchten, und klicken Sie dann auf Chat sperren.

Verwalten von Fragen

In der Fragenverwaltung können Sie Fragen von Teilnehmern anzeigen und Antworten geben. Die Fragenverwaltung kennzeichnet jede Frage nach der Person, die diese gestellt hat, und der entsprechenden Uhrzeit.

  • Beantworten Sie die Frage privat.

  • Beantworten Sie die Frage, und erlauben Sie es den Teilnehmern, die Frage und die Antwort anzuzeigen (jedoch nicht die Identität des Fragestellers).

  • Lehnen Sie die Frage ab.

Die Fragenverwaltung wird auch angezeigt, wenn ein Teilnehmer um das Wort bittet. Auf eine Bitte um das Wort können Sie auf die folgenden Arten reagieren:

  • Beginnen Sie einen Eins-zu-Eins-Chat mit dem Teilnehmer.

  • Erteilen Sie einem Teilnehmer das Wort, indem Sie es diesem erlauben, Nachrichten einzugeben, die in den Konsolen aller Teilnehmer angezeigt werden (ähnlich wie in einem Chatsitzungsfenster).

  • Lehnen Sie die Bitte um das Wort ab, wodurch Sie deutlich machen, dass Sie auf die Meldung nicht eingehen können.

Zu jedem Zeitpunkt während oder nach einer Besprechung können Sie ein Protokoll aller Frage- und Antwortaktivitäten für eine Besprechung anzeigen. Sie können den Teilnehmern Berechtigungen zum Stellen von Fragen zuweisen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwalten von Besprechungen und Teilnehmern. Als Referent können Sie auch anderen Referenten Fragen stellen und um das Wort bitten. Mehr über das Stellen von Fragen und Bitten um das Wort finden Sie unter Zusammenarbeit während Besprechungen.

So zeigen Sie die Fragenverwaltung an

  1. Klicken Sie auf der Hauptbefehlsleiste auf F&A.

  2. Klicken Sie im Bereich Fragen und Antworten auf die Registerkarte Verwalten.

So antworten Sie auf eine Frage

  1. Klicken Sie in der Fragenverwaltung unter Fragen auf die Frage, auf die Sie antworten möchten. Fragen werden durch ein Fragezeichen in einem Ballonsymbol links neben dem Namen des Teilnehmers gekennzeichnet.

  2. Geben Sie unter Frage von [Teilnehmer] die Antwort auf die Frage ein.

  3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Wenn Sie die Antwort nur an den Teilnehmer senden möchten, der die Frage gestellt hat, klicken Sie auf Privat beantworten.

    • Wenn die Frage und Ihre Antwort im Bereich F&A aller Teilnehmer angezeigt werden sollen, klicken Sie auf An alle senden.

    • Wenn Sie die Frage ablehnen möchten, klicken Sie auf Löschen.

So erteilen Sie einem Teilnehmer das Wort, der eine Frage gestellt hat

  1. Klicken Sie in der Fragenverwaltung unter Fragen auf die Frage, die von dem Teilnehmer gestellt wurde, dem Sie das Wort erteilen möchten.

  2. Klicken Sie auf Das Wort erteilen.

So reagieren Sie auf eine Bitte um das Wort

  1. Klicken Sie in der Fragenverwaltung unter Fragen auf die erhobene Hand, auf die Sie reagieren möchten. Eine erhobene Hand symbolisiert eine Bitte um das Wort und wird als handförmiges Symbol links neben dem Namen des betreffenden Teilnehmers dargestellt.

  2. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Wenn Sie mit dem Teilnehmer chatten möchten, klicken Sie auf Chat.

    • Wenn Sie dem Teilnehmer das Wort erteilen möchten, klicken Sie auf Das Wort erteilen.

    • Wenn Sie die Bitte um das Wort ablehnen möchten, klicken Sie auf Löschen.

So zeigen Sie das Fragenprotokoll an

  • Klicken Sie in der Fragenverwaltung auf F&A-Protokoll anzeigen.

So leeren Sie das Fragenprotokoll

  • Klicken Sie in der Fragenverwaltung auf Protok. löschen.

Verwenden freigegebener Notizen

Sie können während einer Besprechung Notizen anfertigen und mit Freigegebene Notizen für die Gruppe freigeben. Die freigegebenen Notizen werden in einem Fenster angezeigt, das von allen Teilnehmern mithilfe der Schaltfläche Freigegebene Notizen auf der oberen Symbolleiste geöffnet werden kann. Als Referent können Sie freigegebene Notizen anzeigen und bearbeiten.

Sie können Teilnehmern Berechtigungen zum Anzeigen, Speichern (für Benutzer von Windows-basierten Clients) und Bearbeiten dieser Notizen oder nur zum Anzeigen und Speichern zuweisen. Sie können die Anzeige aber auch blockieren. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter Verwalten von Besprechungen und Teilnehmern.

Hinweis : In Live Meeting Web Access können freigegebene Notizen nicht gespeichert werden; Referenten und Teilnehmer können freigegebene Notizen jedoch speichern, indem sie sie kopieren und in einen Texteditor wie z. B. den Windows-Editor einfügen.

So zeigen Sie freigegebene Notizen an und bearbeiten diese

  1. Klicken Sie auf der oberen Symbolleiste auf die Schaltfläche Freigegebene Notizen.

  2. Im Fenster Freigegebene Notizen können Sie die Notizen anzeigen und bearbeiten.

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