Zuordnen eines Formulars zu einer Gruppe in einem Workflow

In einem Workflow können die Informationen vieler Personen gesammelt und gespeichert werden, indem diesen eine Aufgabe zum Ausfüllen eines benutzerdefinierten Formulars zugeordnet wird. Diese gesendeten Werte werden in der Aufgabenliste gespeichert, in der sie zu einem späteren Zeitpunkt angezeigt werden können.

Beispiel: Jedes Mal, wenn der Bibliothek Freigegebene Dokumente ein Dokument hinzugefügt wird, sollen mehrere Workflowteilnehmer das Dokument überprüfen und ihre Kommentare in einem Formular erfassen. Diese Kommentare können dann in der Aufgabenliste vom jeweiligen Besitzer des Dokuments angezeigt werden.

Beispieldiagramm für das Zuordnen eines Formulars

Zu diesem Zweck fügen Sie dem Workflow die Aktion Formular einer Gruppe zuordnen hinzu. Mit der Aktion wird mindestens einem Teilnehmer bzw. mindestens einer Gruppe eine Aufgabe mit der Aufforderung zugeordnet, das neue Dokument zu überprüfen, Antworten in einem benutzerdefinierten Formular zu erfassen und bei Fertigstellung im Aufgabenformular auf die Schaltfläche Aufgabe erledigen zu klicken.

In diesem Artikel wird erläutert, wie Sie Workflowteilnehmern oder Gruppen ein Formular zuordnen können, sodass der Workflow angehalten wird, bis alle Teilnehmer ihre Formulare ausgefüllt haben.

Inhalt dieses Artikels

Welche Aktion soll ich zum Erstellen dieser Aufgabe verwenden?

Was ist ein benutzerdefiniertes Formular?

Zuordnen eines Formulars zu einer Gruppe

Anzeigen der in den Formularen gesendeten Informationen

Welche Aktion soll ich zum Erstellen dieser Aufgabe verwenden?

Aufgaben sind am besten geeignet, damit ein Workflow mit den Workflowteilnehmern kommunizieren kann. Wenn ein Workflow von den Teilnehmern Arbeit oder Informationen anfordern soll, dann können Sie den Workflow so konfigurieren, dass er eine Aufgabe erstellt und zuordnet. Wenn ein Workflow eine Aufgabe zuordnet, wird er so lange angehalten, bis die Aufgabe abgeschlossen ist. Der Workflow wird erst wieder fortgesetzt, wenn ein Teilnehmer im Aufgabenformular auf die Schaltfläche Aufgabe erledigen klickt.

Es gibt drei verschiedene Aktionen, mit denen eine Aufgabe erstellt werden kann. Jede dieser Aktionen ist für eine bestimmte Situation gedacht:

  • Daten von einem Benutzer sammeln     Mit dieser Aktion wird einem Benutzer oder einer Gruppe eine Aufgabe zugeordnet und die eindeutige ID des Aufgabenelements zurückgegeben, in dem die Antworten des Benutzers gespeichert sind, sodass der Workflow diese Informationen später unter Verwendung der ID nachschlagen kann. In dieser Aktion entwerfen Sie mit dem Assistenten für benutzerdefinierte Aufgaben ein benutzerdefiniertes Aufgabenformular, in dem die gewünschten Informationen gesammelt werden. Mit dieser Aktion wird eine Aufgabe erstellt, die nur einem Benutzer oder nur einer Gruppe zugeordnet werden kann. Wenn Sie die Aufgabe einer Gruppe zuordnen, erhält jedes Gruppenmitglied eine Aufgabenbenachrichtigung, aber es wird nur ein Aufgabenelement erstellt, und der Workflow wird nur so lange angehalten, bis die erste Person, von der eine Antwort erwartet wird, die Aufgabe abgeschlossen hat. Weitere Informationen zu dieser Aktion finden Sie im Artikel Sammeln von Daten von einem Benutzer in einem Workflow.

  • Formular einer Gruppe zuordnen     Mit dieser Aktion wird ein Formular mindestens einem Benutzer zugeordnet, und dann werden die Antworten als Werte in der Aufgabenliste gespeichert. Anders als bei der vorherigen Aktion kann mit dieser Aktion eine Aufgabe separat mehreren Benutzern zugeordnet werden, und der Workflow wird so lange angehalten, bis alle Personen ihre Aufgabe abgeschlossen haben. Und anders als bei der vorherigen Aktion wird mit dieser Aktion nicht die ID des Aufgabenelements für die Antworten zurückgegeben, sodass der Workflow die Informationen später nicht als Grundlage für Vergleichsvorgänge oder Entscheidungen nachschlagen und verwenden kann. In dieser Aktion verwenden Sie auch den Assistenten für benutzerdefinierte Aufgaben, um ein benutzerdefiniertes Formular zu erstellen.

  • Aufgabe zuordnen     Anders als bei den beiden vorherigen Aktionen wird mit dieser Aktion ein Aufgabenformular ohne auszufüllende Formularfelder erstellt, das nur eine Schaltfläche Aufgabe erledigen aufweist, auf die der Benutzer einfach klickt, wenn die Aufgabe abgeschlossen ist. Diese Aufgabe kann mehreren Personen separat zugeordnet werden, und der Workflow wird so lange angehalten, bis alle Personen ihre Aufgabe als abgeschlossen markiert haben. Mit dieser Aktion wird nicht die ID des Aufgabenelements zurückgegeben; das ist auch nicht wirklich erforderlich, da mit der Aufgabe keine Informationen gesammelt werden, auf die Sie später verweisen können. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Zuordnen einer Aufgabe in einem Workflow.

In der folgenden Tabelle sind die Informationen in einer Übersicht zusammengefasst.

Aktion

Gibt die Aufgaben-ID für Workflow-Nachschlagevorgänge zurück?

Erstellt mehrere Aufgaben?

Ermöglicht die Definition von Feldern im Aufgabenformular?

Daten von einem Benutzer sammeln

Ja

Nein

Ja

Formular einer Gruppe zuordnen

Nein

Ja

Ja

Aufgabe zuordnen

Nein

Ja

Nein

Außerdem gelten für alle drei Aufgabenaktionen mehrere Einschränkungen:

  • Wenn mit einem Workflow eine Aufgabe einer Gruppe zugeordnet wird, die anhand eines Alias oder einer Adresse identifiziert wird, wird mit dem Workflow nur ein Aufgabenelement erstellt, das dann für die gesamte Gruppe freigegeben wird. Jedes Mitglied der Gruppe kann das Aufgabenformular bearbeiten und auf die Schaltfläche Aufgabe erledigen klicken. Wenn Sie einzelne Aufgaben mehreren Benutzern zuordnen möchten (nur mit der Aktion Formular einer Gruppe zuordnen oder Aufgabe zuordnen möglich), müssen Sie jeden Benutzer einzeln im Dialogfeld Benutzer auswählen eingeben.

  • Alle Aufgaben, die mit einer einzelnen Workflowaktion zugeordnet werden, müssen abgeschlossen werden, bevor der Workflow fortgesetzt werden kann. Wenn mit der Workflowaktion einzelne Aufgaben beispielsweise sechs Teilnehmern zugeordnet werden, können Sie den Workflow nicht anweisen, seine Arbeit fortzusetzen, wenn erst drei der sechs Aufgaben abgeschlossen sind.

  • Nachdem eine Aufgabe einem Teilnehmer mit einem Workflow zugeordnet wurde, kann diese Aufgabe keinem anderen Teilnehmer übertragen werden (durch Delegierung, Weiterleitung usw.). Allerdings kann jeder Teilnehmer mit der Standardberechtigungsstufe für die Teilnahme an der Aufgabenliste das Aufgabenelement bearbeiten und somit veranlassen, dass der Workflow fortgesetzt wird.

  • Ein Workflow kann eine Aufgabe nur einmal verwenden. Nachdem Sie eine Aufgabe mit dem Assistenten für benutzerdefinierte Aufgaben erstellt haben, ist es nicht möglich, diese Aufgabe an späterer Stelle im Workflow erneut zu verwenden. Sie können eine weitere Aufgabe erstellen, die dieselbe Funktion ausführt, aber diese Aufgabe muss einen anderen, eindeutigen Namen erhalten.

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Was ist ein benutzerdefiniertes Formular?

Wann immer Sie mithilfe einer dieser drei Aufgabenaktionen eine Aufgabe erstellen, generiert Microsoft Office SharePoint Designer 2007 für diese Aufgabe automatisch ein benutzerdefiniertes Aufgabenformular. Das benutzerdefinierte Aufgabenformular ist die Seite, die Workflowteilnehmern beim Bearbeiten der Aufgabe im Browser angezeigt wird.

Wenn Sie eine Aufgabe mithilfe der Aktion Formular einer Gruppe zuordnen oder Daten von einem Benutzer sammeln erstellen, kann das benutzerdefinierte Formular beliebig viele Formularfelder aufweisen. In diesem Beispiel wird der Teilnehmer aufgefordert, Antworten auf zwei Fragen in Textform anzugeben.

Benutzerdefiniertes Aufgabenformular für die Gruppenzuordnung

In Office SharePoint Designer 2007 wird das benutzerdefinierte Aufgabenformular als ASPX-Seite im Ordner des entsprechenden Workflows angezeigt. Der Dateiname des benutzerdefinierten Aufgabenformulars entspricht dem Namen, den Sie der Aufgabe im Assistenten für benutzerdefinierte Formulare zugewiesen haben.

Benutzerdefiniertes Aufgabenformular in der Ordnerliste

Benutzerdefinierte Aufgabenformulare sind der Standardmasterseite der Website angefügt und enthalten ein Datenformular-Webpart für die Interaktion mit dem Workflow. Das Layout und das Aussehen des benutzerdefinierten Aufgabenformulars können angepasst werden: So können Sie z. B. eine andere Masterseite anfügen oder die Formatvorlagen bearbeiten. Wenn Sie jedoch die Felder ändern möchten, die im Formular angezeigt werden, müssen Sie den Assistenten für benutzerdefinierte Aufgaben im Workflow-Designer verwenden. Es ist nicht möglich, die Formularfelder durch direktes Bearbeiten des Datenformular-Webparts zu ändern. Wenn Sie am Datenformular-Webpart andere Anpassungen vornehmen (für die Präsentation und nicht für die Funktionalität), gehen diese Änderungen bei jeder Neukompilierung des Workflows verloren. Am Rest der Seite vorgenommene Anpassungen bleiben erhalten.

Zum Ändern der Felder im benutzerdefinierten Aufgabenformular müssen Sie den Workflow in Office SharePoint Designer 2007 (Menü Datei, Befehl Workflow öffnen) öffnen. Wenn Sie den Workflow im Assistenten für benutzerdefinierte Aufgaben öffnen und bearbeiten, wird die folgende Warnung angezeigt.

Warnmeldung

Wenn Sie das benutzerdefinierte Aufgabenformular ändern und den Workflow neu kompilieren, werden alle ausgeführten Instanzen des Workflows mit dem neuen Formular weiter ausgeführt. Wenn Sie Felder löschen oder ändern (z. B. durch Ändern ihres Typs oder durch Umbenennen), tritt ein Workflowfehler auf, wenn die ausgeführten Instanzen des Workflows auf Daten verweisen, die anders als erwartet sind. Beispielsweise kann ein ausgeführter Workflow einen Nachschlagevorgang ausführen und in einem Feld Daten erwarten (es kann also nicht leer sein), aber nun sind in dem Feld keine Daten mehr enthalten, oder das Feld weist einen anderen Typ auf. Aus diesem Grund sollten Sie keine Änderung vornehmen, mit der Formularfelder gelöscht, umbenannt oder auf andere Weise geändert werden, auf die aktuell ausgeführte Workflowinstanzen möglicherweise verweisen.

Neben dem benutzerdefinierten Aufgabenformular generiert Office SharePoint Designer 2007 bei jeder Verwendung einer der drei Aufgabenaktionen zum Erstellen einer Aufgaben automatisch einen Inhaltstyp für diese Aufgabe in der Aufgabenliste. Der Inhaltstyp definiert die verfügbaren Felder und das Format, das für sie verwendet wird, entsprechend Ihren Angaben im Assistenten für benutzerdefinierte Aufgaben. Der Name des Inhaltstyps entspricht dem Namen, den Sie der Aufgabe im Assistenten für benutzerdefinierte Formulare zuweisen. Wenn Sie z. B. eine Aufgabe namens "Dokument überprüfen" erstellen, wird ein Inhaltstyp mit diesem Namen auf der Seite Einstellungen in der Aufgabenliste angezeigt.

Inhaltstyp einer Aufgabe im Browser

Es wird empfohlen, Inhaltstypen nur zu ändern, indem Sie den Workflow in Office SharePoint Designer 2007 öffnen, nicht durch Ändern der Spalten und anderer Einstellungen für den Inhaltstyp im Browser. Wenn Sie den Inhaltstyp im Browser ändern, kann dadurch das mit ihm verknüpfte benutzerdefinierte Aufgabenformular beschädigt werden.

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Zuordnen eines Formulars zu einer Gruppe

Mithilfe der Aktion Formular einer Gruppe zuordnen können Sie das benutzerdefinierte Aufgabenformular erstellen und die Aufgabe Teilnehmern zuordnen.

In diesem Beispiel besteht die Aufgabe darin, ein Dokument in der Bibliothek Freigegebene Dokumente zu überprüfen und die Antworten im benutzerdefinierten Aufgabenformular einzugeben.

  1. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie dann auf Workflow.

  2. Auf der ersten Seite des Workflow-Designers weisen Sie dem Workflow einen Namen zu, wählen die Liste oder Bibliothek aus, der der Workflow angefügt werden soll, und aktivieren dann die Kontrollkästchen für die gewünschten Startoptionen.

    Erste Seite des Workflow-Designers

  3. Klicken Sie auf Weiter.

  4. Klicken Sie auf Aktionen, und klicken Sie dann auf Formular einer Gruppe zuordnen.

    Klicken Sie auf Weitere Aktionen, wenn diese Aktion in der Liste nicht angezeigt wird, um die vollständige Liste anzuzeigen.

  5. Klicken Sie in der Aktion auf ein benutzerdefiniertes Formular.

    Seite des Workflow-Designers, auf der der Cursor 'ein benutzerdefiniertes Formular' auswählt

  6. Klicken Sie auf der ersten Seite des Assistenten für benutzerdefinierte Aufgaben auf Weiter.

  7. Geben Sie auf der nächsten Seite im Feld Name einen Namen für die Aufgabe ein.

    Hinweis : Der Aufgabenname muss auf der aktuellen Website eindeutig sein.

  8. Geben Sie im Feld Beschreibung allgemeine Anweisung für den Empfänger der Aufgabe ein.

    Diese Beschreibung wird oben im benutzerdefinierten Aufgabenformular angezeigt. Fügen Sie hier also keine allgemeine Beschreibung, sondern alle Anweisungen ein, die der Workflowteilnehmer kennen sollte.

    Zweite Seite des Assistenten für benutzerdefinierte Aufgaben

  9. Klicken Sie auf Weiter.

  10. Klicken Sie auf Hinzufügen, um ein benutzerdefiniertes Formularfeld für die Aufgabe zu definieren.

  11. Geben Sie im Feld Feldname einen Namen für das Feld ein.

  12. Geben Sie im Feld Beschreibung die Frage ein, zu der im Formularfeld die Antwort gespeichert wird.

  13. Wählen Sie in der Liste Informationstyp eine Option aus, um das Feld entsprechend dem Typ der zu sammelnden Informationen zu formatieren.

    Dialogfeld 'Feld hinzufügen'

  14. Klicken Sie auf Weiter.

  15. Das Aussehen der nächsten Seite des Assistenten hängt vom auf der vorherigen Seite ausgewählten Informationstyp ab. Legen Sie die gewünschten Einstellungen fest.

  16. Wiederholen Sie die Schritte 10 bis 15 für alle Felder, die im Formular angezeigt werden sollen.

  17. Klicken Sie im Assistenten für benutzerdefinierte Aufgaben auf Fertig stellen, wenn Sie alle gewünschten Felder definiert haben.

    Die folgende Abbildung zeigt, wie die Aufgabe den Workflowteilnehmern beim Bearbeiten der Aufgabe im Browser angezeigt wird. Dies ist das benutzerdefinierte Aufgabenformular Dokument überprüfen.aspx, dass Sie soeben mit dem Assistenten für benutzerdefinierte Aufgaben erstellt haben.

    Benutzerdefiniertes Aufgabenformular für die Gruppenzuordnung

    Zurück im Workflow-Designer müssen Sie noch den anderen Parameter der Aktion Formular einer Gruppe zuordnen festlegen.

  18. Klicken Sie in der Aktion auf diese Benutzer.

    Seite des Workflow-Designers, auf der der Cursor 'diese Benutzer' auswählt

  19. Geben Sie im Dialogfeld Benutzer auswählen einen Namen oder eine E-Mail-Adresse ein, oder klicken Sie in der Liste auf einen vorhandenen Benutzer bzw. eine vorhandene Gruppe, und klicken Sie dann auf Hinzufügen.

    Wiederholen Sie diesen Schritt, um weitere Teilnehmer auszuwählen, denen die Aufgabe zugeordnet werden soll.

    Hinweise : 

    • Mit der Aktion Formular einer Gruppe zuordnen wird eine Aufgabe für jeden Benutzer und jede Gruppe erstellt, den bzw. die Sie hier hinzufügen. Mit der Aktion wird weder die Gruppe erweitert noch jeder Person in der Gruppe eine separate Aufgabe zugeordnet. Weitere Informationen finden Sie im früheren Abschnitt Welche Aktion soll ich zum Erstellen dieser Aufgabe verwenden?

    • Statt einen bestimmten Benutzer- oder Gruppennamen bzw. eine bestimmte E-Mail-Adresse einzugeben, können Sie diese Informationen in einer separaten Liste speichern und diese dann in einem Workflow-Nachschlagevorgang abrufen. Auf diese Weise können verschiedene Benutzer und Gruppen als Workflowteilnehmer konfiguriert werden, ohne dass Sie den Workflow selbst ändern müssen.

  20. Klicken Sie auf OK, wenn alle gewünschten Teilnehmer im Feld Ausgewählte Benutzer angezeigt werden.

In diesem Beispiel wird die Aufgabe mit dem Workflow nun jedes Mal erstellt und zugeordnet, wenn der Bibliothek Freigegebene Dokumente ein neues Dokument hinzugefügt wird. Der Workflow wird angehalten, bis alle Aufgaben als abgeschlossen markiert sind. Die nächste Aktion oder der nächste Schritt kann ganz Ihren Anforderungen entsprechen, z. B. können Sie den Workflow so konfigurieren, dass eine E-Mail-Benachrichtigung gesendet wird, wenn alle Teilnehmer ihre Überprüfungen abgeschlossen haben.

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Anzeigen der in den Formularen gesendeten Informationen

Nachdem mit dem Workflow die im benutzerdefinierten Aufgabenformular gesendeten Informationen gesammelt wurden, können Sie diese Informationen ganz einfach auf der Seite Workflowstatus dieser Instanz des Workflows anzeigen.

  1. Klicken Sie in der Liste oder Bibliothek, in der sich das Element befindet, mit dem der Workflow gestartet wurde, in der Spalte für den entsprechenden Workflow auf den Statuseintrag des zugehörigen Elements.

    Spalte 'Workflowstatus' in der Bibliothek 'Freigegebene Dokumente'

  2. Klicken Sie auf der Seite Workflowstatus im Abschnitt Aufgaben in der Spalte Titel auf die Verknüpfung für einen Teilnehmer, um seine Antworten zu diesem Aufgabenelement anzuzeigen.

    Verknüpfung zur Workflowaufgabe auf der Seite 'Workflowstatus'

Anders als bei der Aktion Daten von einem Benutzer sammeln wird mit der Aktion Formular einer Gruppe zuordnen nicht die ID der mit ihr erstellten Aufgaben zurückgegeben, d. h., es ist nicht möglich, mit einem Workflow-Nachschlagevorgang die Antworten abzurufen und diese in einer Workflow-E-Mail-Nachricht zu senden.

Ein Workflow kann auch nicht die ID der Workflowinstanz für den aktuell ausgeführten Workflow nachschlagen, die erforderlich ist, um die Abfragezeichenfolge der URL für die Seite Workflowstatus zu erstellen. Daher kann in einer Workflow-E-Mail-Nachricht kein Link zu der Seite Workflowstatus für den aktuellen Workflow enthalten sein.

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