Zulassen, dass eine andere Person Ihre E-Mail und Ihren Kalender verwaltet

Für diese Funktion ist die Verwendung eines Microsoft Exchange Server 2000- oder Exchange Server 2003- oder Exchange Server 2007-Kontos erforderlich. Die meisten privaten und persönlichen Konten verwenden kein Microsoft Exchange. Weitere Informationen zu Microsoft Exchange-Konten und zur Ermittlung der Version von Exchange, mit der Ihr Konto eine Verbindung herstellt, finden Sie unter den Links im Abschnitt "Siehe auch".

Ähnlich wie Sie sich von einem Assistenten beim Verwalten der eingehenden Post in Papierform helfen lassen können, können Sie mit Microsoft Outlook einer anderen Person, die als Delegieren bezeichnet wird, ermöglichen, in Ihrem Auftrag Besprechungsanfragen oder -einladungen zu empfangen und zu beantworten oder E-Mail-Nachrichten zu senden. Sie können Ihrer Stellvertretung auch zusätzliche Berechtigungen zum Lesen, Erstellen und Steuern von Elementen in Ihrem Exchange-Postfach erteilen.

Zugriffsrechte für Stellvertretung wird am häufigsten zwischen einem Manager und dessen/deren Assistent verwendet, wenn der Assistent (Stellvertreter) für die Verarbeitung der eingehenden Besprechungsanfragen oder E-Mail-Nachrichten und die Koordination des Zeitplans für den Manager verantwortlich ist. In diesem Artikel wird von der soeben genannten Situation ausgegangen. Zugriffsrechte für Stellvertretung kann jedoch auch zwischen gleichberechtigten Benutzern verwendet werden.

Inhalt dieses Artikels

Informationen über Zugriffsrechte für Stellvertretung

Aktivieren der Zugriffsrechte für Stellvertretung

Ändern der Berechtigungen für die Stellvertretung

Auswählen von Elementen, die von einer Stellvertretung nicht angezeigt werden können

Informationen über Zugriffsrechte für Stellvertretung

Zwei Microsoft Office Outlook 2007-Benutzer, die beide ein Exchange-Konto im gleichen Unternehmen verwenden, können ihre Exchange-Ordner freigeben. Bei der Ordnerfreigabe handelt es sich um eine der Funktionen zur Zusammenarbeit in Exchange. Wenn Sie einem anderen Outlook-Benutzer Zugang zu Ihren Outlook-Ordnern einräumen, können Sie festlegen, ob der Stellvertreter lediglich über Leseberechtigung oder weitere Berechtigungen verfügen soll. Standardmäßig kann auf Objekte, die Sie als privat markieren, nicht von anderen zugegriffen werden.

Wichtig : Sie sollten sich nicht auf die Funktion Privat verlassen, um zu verhindern, dass andere Benutzer Zugriff auf Ihre Termine, Kontakte oder Aufgaben über Programmiermethoden oder durch Verwenden anderer E-Mail-Programme erhalten.

Zugriffsrechte für Stellvertretung ist im Vergleich zum Freigeben der Outlook-Ordner ein erweitertes Feature. Wenn Sie einer Stellvertretung zusätzliche Berechtigungen erteilen möchten, z. B. um in Ihrem Auftrag E-Mail-Nachrichten zu erstellen oder Besprechungsanfragen zu beantworten, müssen Sie Zugriffsrechte für Stellvertretung verwenden.

Hinweise : 

  • Die für Sie als Vorgesetzten bestimmten Nachrichten müssen an Ihr Postfach auf dem Exchange-Server übermittelt werden und nicht an eine Persönliche Ordner-Datei (PST) auf dem Computer.

  • Sie und die Stellvertretung müssen dieselbe Version von Office Outlook verwenden.

Wenn ein Stellvertreter über die Berechtigung Berechtigt zum Senden in meinem Auftrag verfügt, kann der Stellvertreter eine E-Mail-Nachricht erstellen und den Namen des Managers im Feld Von eingeben. Empfängern der E-Mail-Nachricht wird der Text Stellvertretername im Namen von Managername neben Von angezeigt.

Hinweis : Es gibt eine erweiterte Exchange-Funktion, mit der eine oder mehrere Personen die Berechtigung Senden im Auftrag von für ein anderes Exchange-Postfach erhalten können. Somit kann eine Person eine Nachricht senden, als ob sie Besitzer des Postfachs sei. Die Berechtigung Senden im Auftrag von kann mit oder ohne Zugriffsrechte für Stellvertreter verwendet werden. Wenn die Berechtigung Senden im Auftrag von aktiviert ist, wird Empfängern lediglich der Name des Managers neben Von angezeigt. Ein Exchange- oder Microsoft Windows-Administrator muss diese Option konfigurieren. Diese Methode ist üblicher, wenn ein freigegebenes Exchange-Postfach vorhanden ist, wie z. B. ein Mitarbeiter, der E-Mail-Nachrichten an Kunden von einem freigegebenen Exchange-Postfach statt des eigenen Exchange-Kontos sendet.

Austauschen der Administratoranweisungen, um die Berechtigung 'Senden im Auftrag von' zu aktivieren

  1. Öffnen Sie unter Microsoft Windows Server 2003 Active Directory-Benutzer und -Computer.

  2. Klicken Sie im Menü Ansicht auf Erweiterte Funktionen.

  3. Klicken Sie unter dem Domänenknoten auf Benutzer.

  4. Öffnen Sie das Benutzerkonto, dem Sie die Berechtigung Senden im Auftrag von hinzufügen möchten.

  5. Klicken Sie auf der Registerkarte Sicherheit auf Hinzufügen.

  6. Geben Sie im Feld Geben Sie die zu verwendenden Objektnamen ein den Anzeigenamen oder Benutzernamen der Person ein, der Sie die Berechtigung Senden im Auftrag von erteilen möchten. Sie können mehrere Benutzer getrennt durch ein Semikolon eingeben.

  7. Klicken Sie auf OK.

  8. Klicken Sie in der Liste Berechtigungen auf Senden im Auftrag von, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Erteilen.

Tipp : Zum Feststellen, ob ein Stellvertreter über die Exchange-Berechtigung Senden im Auftrag von oder lediglich über die Outlook-Berechtigung Zugriffsrechte für Stellvertretung, Berechtigt zum Senden in meinem Auftrag verfügt, weisen Sie die Stellvertretung an, eine neue Nachricht zu erstellen und an das eigene E-Mail-Konto zu senden. Stellen Sie sicher, dass die Stellvertretung den Namen für das andere Postfach im Feld Von eingibt, z. B. den Namen des Managers. Wenn die Nachricht empfangen wird und beide Namen im Feld Von mit dem Text "im Auftrag von" angezeigt werden, verfügt die Stellvertretung lediglich über die Outlook-Berechtigung Zugriffsrechte für Stellvertretung, Berechtigt zum Senden in meinem Auftrag.

Sie als die Person, die die Berechtigung erteilt, bestimmen die Berechtigungsstufe der Stellvertretung auf Ihre Ordner. Sie können einer Stellvertretung die Berechtigung zum Lesen von Elementen in Ihren Ordnern oder zum Lesen, Erstellen, Ändern und Löschen von Elementen erteilen. Standardmäßig hat eine Stellvertretung, die Sie hinzufügen, Zugriff auf die Ordner Kalender und Aufgaben. Die Stellvertretung kann auch auf Besprechungsanfragen in Ihrem Namen antworten.

Wenn Sie der Stellvertretung erlauben möchten, alle Nachrichten in Ihrem Posteingang anzuzeigen, müssen Sie weitere Berechtigungen erteilen. Anweisungen zum Erteilen von Berechtigungen finden Sie unter Aktivieren der Zugriffsrechte für Stellvertretung.

Wenn Sie einem Benutzer Zugriff auf Ihre Exchange-Ordner erteilen, hat der Benutzer Zugriff auf alle Objekte in dem Ordner, mit Ausnahme der Objekte, die als privat markiert sind. Anweisungen zum Erteilen der Berechtigung zum Anzeigen von privaten Objekten für eine Stellvertretung finden Sie unter Auswählen von Elementen, die von einer Stellvertretung nicht angezeigt werden können. Objekte in Unterordnern sind für die Stellvertretung nicht zugänglich, es sei denn, Sie ändern die Freigabeberechtigung für den Unterordner oder erstellen einen neuen Unterordner. Neue Unterordner erhalten automatisch die Ordnerzugangsberechtigung des übergeordneten Ordners.

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Aktivieren der Zugriffsrechte für Stellvertretung

Eine Stellvertretung erhält automatisch die Berechtigung Berechtigt zum Senden in meinem Auftrag. Das bedeutet, dass die Stellvertretung Folgendes durchführen kann:

  • Antworten auf eine Besprechungsanfrage, die an Sie, den Manager, gesendet wurde.

  • Empfangen von Antworten auf Besprechungsanfragen, die an Sie, den Manager, gesendet wurden.

  • Verfassen und Senden von E-Mail-Nachrichten, die bei Empfang folgenden Text enthalten: Name der Stellvertretung im Auftrag von Managername neben dem Feld Von.

Standardmäßig kann die Stellvertretung nur Besprechungsanfragen und Antworten lesen, die an den Manager gesendet werden. Die Stellvertretung kann keine anderen Nachrichten in Ihrem Posteingang lesen.

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen.

  2. Klicken Sie auf die Registerkarte Stellvertretungen, und klicken Sie dann auf Hinzufügen.

    Zugriffsrechte für Stellvertretung

    Wenn die Registerkarte Stellvertretungen oder die Schaltfläche Hinzufügen nicht angezeigt wird

    Die Registerkarte Stellvertretungen oder die Schaltfläche Hinzufügen können aufgrund von Folgendem nicht angezeigt werden:

    • Es ist keine aktive Verbindung zwischen Outlook und Exchange vorhanden. Auf der Outlook-Statusleiste sollte Verbunden mit Microsoft Exchange oder Online angezeigt werden.

    • Ihre Nachrichten werden nicht an Ihr Exchange-Postfach übermittelt. Ihre E-Mails müssen an Ihr Exchange-Postfach übermittelt werden und nicht an eine Persönliche Ordnerdatei (PST) auf der Festplatte.

    • Möglicherweise ist das Add-In, das das Feature Zugriffsrechte für Stellvertretung enthält, nicht installiert oder eingeschaltet.

      1. Klicken Sie im Menü Extras auf Vertrauensstellungscenter, und klicken Sie dann auf Add-Ins.

      2. Klicken Sie in der Liste Verwalten auf Exchange-Clienterweiterungen, und klicken Sie dann auf OK.

      3. Aktivieren Sie im Dialogfeld Add-In Manager das Kontrollkästchen Zugriffsrechte für Stellvertretung.

        Wenn Zugriffsrechte für Stellvertretung nicht aufgeführt ist, muss das Add-in installiert werden.

        1. Klicken Sie im Dialogfeld Add-In-Manager auf Installieren.

        2. Wählen Sie dlgsetp.ecf aus, und klicken Sie auf Öffnen.

        3. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Add-In-Manager zu schließen.

          Wir empfehlen dass Sie Outlook neu starten.

  3. Geben Sie den Namen der Person ein, die Sie als Stellvertretung designieren möchten, oder suchen Sie den Namen in der Liste "Suchergebnisse", und klicken Sie auf ihn.

    Hinweis : Bei der Stellvertretung muss es sich um eine Person in der Globale Adressliste von Exchange handeln.

  4. Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf OK.

  5. Sie können im Dialogfeld Berechtigungen der Stellvertretung die Standardberechtigungseinstellung annehmen oder benutzerspezifische Zugangsstufen für Exchange-Ordner auswählen.

    Benötigt eine Stellvertretung lediglich die Berechtigung für die Bearbeitung von Besprechungsanfragen und -antworten, sind die Standardberechtigungseinstellungen, einschließlich von Erhält Kopien, der an mich gesendeten Besprechungsnachrichten ausreichend. Die Berechtigungseinstellung für den Posteingang kann Keine bleiben. Besprechungsanfragen und -antworten gehen direkt an den Posteingang des Stellvertreters.

    Hinweis : Standardmäßig werden der Stellvertretung die Berechtigung Stufe 3 (Elemente lesen, erstellen und ändern) für Ihren Ordner Kalender erteilt, da, nachdem die Stellvertretung auf eine Besprechungsanfrage für Sie geantwortet hat, die Besprechung automatisch Ihrem Kalender hinzugefügt wird.

    Beschreibung der Berechtigungsstufen für Stellvertretung

    • Stufe 1     Mit dieser Berechtigung kann die Stellvertretung die Elemente im Ordner des Managers lesen.

    • Stufe 4    Mit dieser Berechtigung kann die Stellvertretung Elemente lesen und erstellen und von Ihnen erstellte Elemente ändern und löschen. Eine Stellvertretung kann z. B. direkt im Ordner Aufgaben oder Kalender des Managers Aufgaben- und Besprechungsanfragen erstellen und die Elemente anschließend im Auftrag des Vorgesetzten senden.

    • Stufe 6    Mit dieser Berechtigung kann die Stellvertretung alle Aktionen ausführen, zu denen ein Autor berechtigt ist und außerdem vom Manager erstellte Elemente ändern und löschen.

    Zugriffsrechte für Stellvertretung

  6. Um eine Nachricht zu senden, die den Stellvertreter über die geänderten Berechtigungen informiert, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch Zusammenfassung der Berechtigungen an Stellvertretung senden.

  7. Aktivieren Sie gegebenenfalls das Kontrollkästchen Stellvertretung kann private Elemente sehen.

    Wichtig : Hierbei handelt es sich um eine globale Einstellung, die sich auf alle Ihre Exchange-Ordner auswirkt, einschließlich von E-Mail, Kontakten, Kalender, Aufgaben, Notizen und Journal. Sie können keinen Zugriff auf private Objekte in nur einem Ordner erteilen.

  8. Klicken Sie auf OK.

Hinweis : Nachrichten, die mit der Berechtigung Berechtigt zum Senden in meinem Auftrag gesendet werden, enthalten sowohl den Namen der Vertretung als auch des Managers neben dem Feld Von. Wenn eine Nachricht mit der Berechtigung Berechtigt zum Senden in meinem Auftrag gesendet wird, wird lediglich der Name des Managers angezeigt. Weitere Informationen zur Berechtigung Berechtigt zum Senden in meinem Auftrag finden Sie unter Informationen über Zugriffsrechte für Stellvertretung.

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Ändern der Berechtigungen für die Stellvertretung

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen, und klicken Sie anschließend auf die Registerkarte Stellvertretungen.

    Die Registerkarte Stellvertretungen wird nicht angezeigt

    Die Registerkarte Stellvertretungen wird unter Umständen aus folgenden Gründen nicht angezeigt:

    • Es ist keine aktive Verbindung zwischen Outlook und Exchange vorhanden. Auf der Outlook-Statusleiste sollte Verbunden mit Microsoft Exchange oder Online angezeigt werden.

    • Ihre Nachrichten werden nicht an Ihr Exchange-Postfach übermittelt. Ihre E-Mails müssen an Ihr Exchange-Postfach übermittelt werden und nicht an eine Persönliche Ordnerdatei (PST) auf der Festplatte.

    • Möglicherweise ist das Add-In, das das Feature Zugriffsrechte für Stellvertretung enthält, nicht installiert oder eingeschaltet.

      1. Klicken Sie im Menü Extras auf Vertrauensstellungscenter, und klicken Sie dann auf Add-Ins.

      2. Klicken Sie in der Liste Verwalten auf Exchange-Clienterweiterungen, und klicken Sie dann auf OK.

      3. Aktivieren Sie im Dialogfeld Add-In Manager das Kontrollkästchen Zugriffsrechte für Stellvertretung.

        Wenn Zugriffsrechte für Stellvertretung nicht aufgeführt ist, muss das Add-in installiert werden.

        1. Klicken Sie im Dialogfeld Add-In-Manager auf Installieren.

        2. Wählen Sie dlgsetp.ecf aus, und klicken Sie auf Öffnen.

        3. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Add-In-Manager zu schließen.

          Wir empfehlen dass Sie Outlook neu starten.

  2. Klicken Sie auf den Namen der Stellvertretung, deren Berechtigungen Sie ändern möchten, und klicken Sie dann auf Berechtigungen.

    Wenn Sie alle Berechtigungen für Zugriffsrechte für Stellvertretung entfernen möchten, klicken Sie auf Entfernen, und lassen Sie die verbleibenden Schritte aus.

    Zugriffsrechte für Stellvertretung

  3. Ändern Sie die Berechtigungen für alle Outlook-Ordner, auf die der Stellvertreter zugreifen kann.

  4. Um eine Nachricht zu senden, die den Stellvertreter über die geänderten Berechtigungen informiert, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch Zusammenfassung der Berechtigungen an Stellvertretung senden.

Hinweis : Wenn Kopien der von Ihnen empfangenen Besprechungsanfragen und -antworten an eine Stellvertretung gesendet werden sollen, stellen Sie sicher, dass dem Stellvertreter die Berechtigung Stufe 3 (Elemente lesen, erstellen und ändern) für Ihren Ordner Kalender zugewiesen ist, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Erhält Kopien der an mich gesendeten Besprechungsnachrichten.

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Auswählen von Elementen, die von einer Stellvertretung nicht angezeigt werden können

Wenn Sie einer Stellvertretung Zugriffsberechtigungen für einen Outlook-Ordner erteilt haben, können Sie die Anzeige persönlicher Informationen in Terminen, Besprechungen, Aufgaben und Kontakten verhindern. Öffnen Sie die einzelnen persönlichen Elemente, und klicken Sie in der Gruppe Optionen auf Privat.

Wenn Sie möchten, dass eine Stellvertretung Ihre privaten Elemente anzeigen kann, führen Sie folgende Aktionen aus:

  1. Klicken Sie im Menü Extras auf Optionen, und klicken Sie anschließend auf die Registerkarte Stellvertretungen.

    Die Registerkarte Stellvertretungen wird nicht angezeigt

    Die Registerkarte Stellvertretungen wird unter Umständen aus folgenden Gründen nicht angezeigt:

    • Es ist keine aktive Verbindung zwischen Outlook und Exchange vorhanden. Auf der Outlook-Statusleiste sollte Verbunden mit Microsoft Exchange oder Online angezeigt werden.

    • Ihre Nachrichten werden nicht an Ihr Exchange-Postfach übermittelt. Ihre E-Mails müssen an Ihr Exchange-Postfach übermittelt werden und nicht an eine Persönliche Ordnerdatei (PST) auf der Festplatte.

    • Möglicherweise ist das Add-In, das das Feature Zugriffsrechte für Stellvertretung enthält, nicht installiert oder eingeschaltet.

      1. Klicken Sie im Menü Extras auf Vertrauensstellungscenter, und klicken Sie dann auf Add-Ins.

      2. Klicken Sie in der Liste Verwalten auf Exchange-Clienterweiterungen, und klicken Sie dann auf OK.

      3. Aktivieren Sie im Dialogfeld Add-In Manager das Kontrollkästchen Zugriffsrechte für Stellvertretung.

        Wenn Zugriffsrechte für Stellvertretung nicht aufgeführt ist, muss das Add-in installiert werden.

        1. Klicken Sie im Dialogfeld Add-In-Manager auf Installieren.

        2. Wählen Sie dlgsetp.ecf aus, und klicken Sie auf Öffnen.

        3. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Add-In-Manager zu schließen.

          Wir empfehlen dass Sie Outlook neu starten.

  2. Klicken Sie in der Liste auf den Namen der Stellvertretung, der Sie die Berechtigung erteilen möchten, Ihre privaten Termine zu sehen.

  3. Klicken Sie auf Berechtigungen.

  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Stellvertretung kann private Elemente sehen.

    Zugriffsrechte für Stellvertretung - Private Elemente

Wichtig : Sie sollten sich nicht darauf verlassen, dass das Feature Privat andere Personen davon abhält, auf die Einzelheiten der Termine, Kontakte oder Aufgaben zuzugreifen. Sie können sicherstellen, dass andere Personen ein als privat markiertes Element nicht lesen können, wenn Sie diesen Personen keine Berechtigung Stufe 2 (Elemente lesen) für Ihren Ordner Kalender, Kontakte oder Aufgaben erteilen. Ein Benutzer, der über Stufe 2 (Elemente lesen) für Ihre Ordner verfügt, kann mithilfe programmatischer Methoden oder anderer E-Mail-Programmen die Details zu einem privaten Element anzeigen. Daher sollten Sie dieses Feature nur dann verwenden, wenn Sie Ordner für Personen freigeben, denen Sie vertrauen.

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