Zulassen, dass eine andere Person Ihre E-Mail und Ihren Kalender verwaltet

Genauso wie Sie ein Assistent beim Bearbeiten Ihrer Post unterstützt, kann eine andere Person, die als Delegieren bezeichnet wird, in Ihrem Auftrag E-Mail-Nachrichten und Besprechungsanfragen empfangen und beantworten. Sie können der Stellvertretung darüber hinaus weitere Berechtigungen erteilen, damit sie Elemente in Ihrem Microsoft Exchange Server-Postfach lesen, erstellen oder ändern kann.

Hinweis :  Hierfür ist ein Microsoft Exchange Server-Konto erforderlich.

Inhalt dieses Artikels

Beschreibung der Zugriffsrechte für Stellvertretung

Festlegen einer Stellvertretung

Ändern der Berechtigungen für eine Stellvertretung

Ändern der Zugriffsrechte für Stellvertretung für private Elemente

Beschreibung der Zugriffsrechte für Stellvertretung

"Zugriffsrechte für Stellvertretung" geht über die einfache Freigabe des Zugriffs auf Ihre Ordner hinaus. Stellvertretungen werden zusätzliche Berechtigungen erteilt, z. B. zum Erstellen von E-Mail-Nachrichten oder Antworten auf Besprechungsanfragen in Ihrem Auftrag. Wenn Sie erfahren möchten, wie Stellvertretungen diese Aufgaben ausführen können, lesen Sie Verwalten der E-Mail- und Kalenderelemente einer anderen Person.

Hinweis : Sie und die Stellvertretung müssen dieselbe Version von Outlook verwenden.

Sie als die Person, die die Berechtigung erteilt, bestimmen die Berechtigungsstufe der Stellvertretung auf Ihre Ordner. Sie können einer Stellvertretung die Berechtigung zum Lesen von Elementen in Ihren Ordnern oder zum Lesen, Erstellen, Ändern und Löschen von Elementen erteilen. Standardmäßig hat eine Stellvertretung, die Sie hinzufügen, Zugriff auf die Ordner "Kalender" und "Aufgaben". Die Stellvertretung kann auch auf Besprechungsanfragen in Ihrem Namen antworten.

Welche Berechtigungsstufen für Stellvertretung gibt es?

  • Stufe 1     Mit dieser Berechtigung kann die Stellvertretung die Elemente in Ihren Ordnern lesen.

  • Stufe 2     Mit dieser Berechtigung kann die Stellvertretung Elemente lesen und erstellen und selbst erstellte Elemente ändern und löschen. Eine Stellvertretung kann z. B. direkt in Ihrem Ordner Aufgaben oder Kalender Aufgaben- und Besprechungsanfragen erstellen und die Elemente anschließend in Ihrem Auftrag senden.

  • Stufe 3    Mit dieser Berechtigung kann die Stellvertretung alle Aktionen ausführen, zu denen ein Autor (Stufe 2) berechtigt ist und außerdem von Ihnen erstellte Elemente ändern und löschen.

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Festlegen einer Stellvertretung

Die Stellvertretung erhält automatisch die Berechtigung Berechtigt zum Senden in meinem Auftrag. Standardmäßig kann die Stellvertretung nur Ihre Besprechungsanfragen und Antworten lesen. Die Stellvertretung erhält nicht die Berechtigung zum Lesen anderer Nachrichten in Ihrem Posteingang.

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf Kontoeinstellungen, und klicken Sie dann auf Zugriffsrechte für Stellvertretung.

  3. Klicken Sie auf Hinzufügen.

    Wenn Hinzufügen nicht angezeigt wird, besteht möglicherweise keine aktive Verbindung zwischen Outlook und Exchange. Der Verbindungsstatus wird auf der Statusleiste in Outlook angezeigt.

  4. Geben Sie den Namen der Person ein, die Sie als Stellvertretung designieren möchten, oder suchen Sie den Namen in der Liste "Suchergebnisse", und klicken Sie darauf.

    Hinweis : Bei der Stellvertretung muss es sich um eine Person in der globalen Adressliste (Global Address List, GAL) von Exchange in Ihrer Organisation handeln.

  5. Klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf OK.

  6. Übernehmen Sie im Dialogfeld Berechtigungen der Stellvertretung die Standardberechtigungseinstellung, oder wählen Sie benutzerspezifische Berechtigungsstufen für Exchange-Ordner aus.

    Benötigt eine Stellvertretung lediglich die Berechtigung für die Bearbeitung von Besprechungsanfragen und -antworten, sind die Standardberechtigungseinstellungen, z. B. Erhält Kopien, der an mich gesendeten Besprechungsnachrichten, ausreichend. Die Berechtigungseinstellung für Posteingang kann Keine bleiben. Besprechungsanfragen und -antworten gehen direkt an den Posteingang der Stellvertretung.

    Hinweis : Standardmäßig wird der Stellvertretung die Berechtigung Stufe 3 (Elemente lesen, erstellen und ändern) für Ihren Ordner Kalender erteilt. Wenn die Stellvertretung auf eine Besprechungsanfrage für Sie antwortet, wird die Besprechung automatisch Ihrem Kalender hinzugefügt.

  7. Zum Senden einer Nachricht, die die Stellvertretung über die geänderten Berechtigungen informiert, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch Zusammenfassung der Berechtigungen an Stellvertretung senden.

  8. Aktivieren Sie gegebenenfalls das Kontrollkästchen Stellvertretung kann private Elemente sehen.

    Wichtig : Diese Einstellung wirkt sich auf alle Exchange-Ordner aus. Dazu zählen die Ordner "E"-Mail, "Kontakte", "Kalender", "Aufgaben", "Notizen" und "Journal". Es besteht keine Möglichkeit, Zugriff auf private Elemente nur in angegebenen Ordnern zu erteilen.

  9. Klicken Sie auf OK.

    Hinweis : Nachrichten, die mit der Berechtigung "Berechtigt zum Senden in meinem Auftrag" gesendet werden, enthalten sowohl den Namen der Stellvertretung als auch Ihren Namen neben dem Feld Von. Wenn eine Nachricht mit der Berechtigung "Berechtigt zum Senden in meinem Auftrag" gesendet wird, wird lediglich Ihr Name angezeigt.

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Ändern der Berechtigungen für eine Stellvertretung

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf Kontoeinstellungen, und klicken Sie dann auf Zugriffsrechte für Stellvertretung.

  3. Klicken Sie auf den Namen der Stellvertretung, deren Berechtigungen Sie ändern möchten, und klicken Sie dann auf Berechtigungen.

    Hinweis : Wenn Sie alle Berechtigungen für "Zugriffsrechte für Stellvertretung" entfernen möchten, klicken Sie nicht auf Berechtigungen, sondern auf Entfernen. Die verbleibenden Schritte brauchen nicht mehr ausgeführt zu werden.

  4. Ändern Sie die Berechtigungen für alle Outlook-Ordner, auf die die Stellvertretung zugreifen kann.

  5. Zum Senden einer Nachricht, die die Stellvertretung über die geänderten Berechtigungen informiert, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatisch Zusammenfassung der Berechtigungen an Stellvertretung senden.

Hinweis : Wenn Kopien der von Ihnen empfangenen Besprechungsanfragen und -antworten an eine Stellvertretung gesendet werden sollen, stellen Sie sicher, dass der Stellvertretung die Berechtigung Stufe 3 (Elemente lesen, erstellen und ändern) für Ihren Ordner Kalender zugewiesen ist, und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Erhält Kopien der an mich gesendeten Besprechungsnachrichten.

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Ändern der Zugriffsrechte für Stellvertretung für private Elemente

Wenn Sie einer Stellvertretung Zugriffsberechtigungen für einen Outlook-Ordner erteilt haben, können Sie die Anzeige persönlicher Informationen in Terminen, Besprechungen, Aufgaben und Kontakten verhindern. Öffnen Sie die einzelnen persönlichen Elemente, und klicken Sie in der Gruppe Kategorien auf Privat.

Gehen Sie wie folgt vor, um den Zugriff auf Ihre privaten Elemente zu erlauben:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.

  2. Klicken Sie auf Kontoeinstellungen, und klicken Sie dann auf Zugriffsrechte für Stellvertretung.

  3. Klicken Sie auf den Namen der Stellvertretung, deren Zugriff auf Ihre privaten Termine geändert werden soll, und klicken Sie dann auf Berechtigungen.

  4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Stellvertretung kann private Elemente sehen.

Wichtig : Sie sollten sich nicht darauf verlassen, dass das Feature Privat andere Personen davon abhält, auf die Einzelheiten der Termine, Kontakte oder Aufgaben zuzugreifen. Sie können sicherstellen, dass andere Personen ein als privat gekennzeichnetes Element nicht lesen können, wenn Sie diesen Personen keine Berechtigung Stufe 2 (Elemente lesen) für Ihren Ordner Kalender, Kontakte oder Aufgaben erteilen.

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