Zugreifen auf die und Sichern der Daten eines ehemaligen Mitarbeiters

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Wenn ein Mitarbeiter Ihre Organisation verlässt, möchten Sie wahrscheinlich auf dessen Daten ( d. h. auf dessen Dokumente und E-Mails) zugreifen und diese entweder überprüfen, sichern oder den Besitz auf einen neuen Mitarbeiter übertragen.

  • Um Zugriff auf die OneDrive for Business-Dokumente eines ehemaligen Mitarbeiters zu erhalten, müssen Sie (1.) das OneDrive for Business des ehemaligen Mitarbeiters übernehmen und (2.) die Dateien verschieben.

  • Um Zugriff auf die E-Mails eines ehemaligen Mitarbeiters zu erhalten, müssen Sie (1.) die Outlook-E-Mail-Informationen des Benutzers in eine PST-Datei exportieren und (2.) diese in den Outlook-Posteingang eines anderen Mitarbeiters importieren.

Teil 1: Zugreifen auf die OneDrive for Business-Dokumente des ehemaligen Mitarbeiters

  1. Melden Sie sich bei Office 365 mit Ihrem Firmen- oder Schulkonto an.

  2. Wechseln Sie zum Office 365 Admin Center.

  3. Erweitern Sie im Admin Center unten links im Navigationsbereich die Struktur von Admin Center, und wählen Sie SharePoint aus.

    SharePoint Admin Center auswählen

  4. Wählen Sie Benutzerprofile aus.

  5. Wählen Sie Benutzerprofile verwalten aus.

  6. Suchen Sie nach dem Namen des ehemaligen Mitarbeiters (verwenden Sie den Alias oder den vollständigen Namen).

  7. Wählen Sie das Dropdownmenü neben dem entsprechenden Namen aus, und wählen Sie Websitesammlungsbesitzer verwalten aus.

    Persönliche Website verwalten

  8. Fügen Sie im Feld Websitesammlungsadministratoren Ihren Namen, den Namen des Administrators (siehe Beispiel unten) oder den Namen des zukünftigen Mitarbeiters (sofern bekannt) hinzu.

    Hinzufügen des eigenen Kontos zu den Websitesammlungsadministratoren

  9. Führen Sie einen Bildlauf nach unten durch, und klicken Sie auf OK.

Teil 2: Kopieren der OneDrive for Business-Dokumente des ehemaligen Mitarbeiters an einen freigegebenen Speicherort

  1. Nachdem Sie unter Benutzerprofile verwalten den Namen des ehemaligen Mitarbeiters ausgewählt haben, wählen Sie das Dropdownmenü erneut aus, und wählen Sie dann Persönliche Website verwalten aus.

    Verwalten von Websitesammlungen Websitebesitzer

    Hinweis : Dies ist eine Verknüpfung zur OneDrive for Business-Website. Alternativ können Sie "https://<Firmenname>-my.sharepoint.com/persönlich/<Mitarbeiter>_<Firmenname>_onmicrosoft_com" eingeben.

  2. Wählen Sie im linken Navigationsbereich die Option Dokumente aus.

    Wählen Sie Dokumente aus der persönlichen Website aus.

  3. Jetzt sollten die OneDrive for Business-Dokumente Ihres ehemaligen Mitarbeiters angezeigt werden.

    finden Sie unter OneDrive for Business-Dokumenten

  4. Kopieren Sie die Dokumente von hier in Ihre eigene OneDrive for Business-Bibliothek oder an einen gemeinsamen Speicherort.

In Office 365 stehen verschiedene Möglichkeiten zum Kopieren von Dateien zur Verfügung. Navigieren Sie zu Video: Einrichten von Dokumentspeicher und Freigabe in Office 365, oder synchronisieren Sie die OneDrive for Business-Dateien lokal, und laden Sie die Dateien dann auf Ihr OneDrive for Business oder auf Ihre Teamwebsite hoch.

Teil 3: Zugreifen auf die Outlook-Informationen des ehemaligen Mitarbeiters

Zum Speichern der E-Mail-Nachrichten, Kalender, Aufgaben und Kontakte des ehemaligen Mitarbeiters exportieren Sie die Informationen in eine Outlook-Datendatei (PST).

  1. Fügen Sie die E-Mails des ehemaligen Mitarbeiters zu Outlook hinzu. (Wenn Sie das Kennwort des Benutzers zurücksetzen, können Sie ein Kennwort festlegen, das nur Sie kennen.)

  2. Klicken Sie auf Datei > Öffnen und exportieren > Importieren/Exportieren.

    Befehl 'Importieren/Exportieren' in der Backstage-Ansicht

  3. Klicken Sie auf In eine Datei exportieren und dann auf Weiter.

    Option zum Exportieren in eine Datei im Import/Export-Assistenten

  4. Klicken Sie auf Outlook-Datendatei (PST), und klicken Sie dann auf Weiter.

  5. Wählen Sie das zu exportierende Konto aus, indem Sie auf den Namen oder die E-Mail-Adresse klicken, beispielsweise Postfach – Anne Weiler oder anne@contoso.com. Wenn Sie den gesamten Inhalt des Kontos exportieren möchten, einschließlich aller E-Mails, Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen, stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Unterordner einbeziehen aktiviert ist.

    Hinweis :  Sie können immer ein Konto gleichzeitig exportieren. Wenn Sie mehrere Konten exportieren möchten, wiederholen Sie nach dem Export des einen Kontos diese Schritte.

    Dialogfeld 'Outlook-Datendatei exportieren' mit ausgewähltem Ordner der obersten Ebene und aktiviertem 'Unterordner einbeziehen'

  6. Klicken Sie auf Weiter.

  7. Klicken Sie auf Durchsuchen, um den Speicherort für die Outlook-Datendatei (PST) auszuwählen. Geben Sie einen Dateinamen ein, und klicken Sie dann auf OK, um den Vorgang fortzusetzen.

    Hinweis : Wenn Sie zuvor bereits Informationen exportiert haben, werden der Pfad und Dateiname des vorherigen Ordners angezeigt. Geben Sie einen anderen Dateinamen ein, bevor Sie auf OK klicken.

  8. Wenn Sie in eine vorhandene Outlook-Datendatei (PST) exportieren möchten, geben Sie unter Optionen an, was beim Export von Elementen geschehen soll, die in der Datei bereits vorhanden sind.

  9. Klicken Sie auf Fertig stellen.

Outlook startet den Exportvorgang sofort, es sei denn, es wird eine neue Outlook-Datendatei (PST) erstellt oder eine kennwortgeschützte Datei verwendet.

  1. Wenn Sie eine Outlook-Datendatei (PST) erstellen, können Sie diese mit einem Kennwort schützen. Geben Sie im Dialogfeld Outlook-Datendatei erstellen das Kennwort in die Felder Kennwort und Kennwort bestätigen ein, und klicken Sie dann auf OK. Geben Sie im Dialogfeld Kennwort für Outlook-Datendatei das Kennwort ein, und klicken Sie dann auf OK.

  2. Beim Exportieren in eine vorhandene Outlook-Datendatei (PST), die kennwortgeschützt ist, müssen Sie im Dialogfeld Kennwort für Outlook-Datendatei das Kennwort eingeben und dann auf OK klicken.

Eine Beschreibung der entsprechenden Schritte für Outlook 2010 finden Sie unter Exportieren oder Sichern von E-Mails, Kontakten und Kalender in einer Outlook-PST-Datei.

Teil 4: Ermöglichen des Zugriffs auf die E-Mails des ehemaligen Mitarbeiters durch einen anderen Benutzer

Um einem anderen Mitarbeiter den Zugriff auf die E-Mail-Nachrichten, Kalender, Aufgaben und Kontakte des ehemaligen Mitarbeiters zu ermöglichen, importieren Sie die Informationen in den Outlook-Posteingang des anderen Mitarbeiters.

  1. Klicken Sie auf Datei > Öffnen und exportieren > Importieren/Exportieren.

    Hiermit wird der Import/Export-Assistent geöffnet.

  2. Wählen Sie Aus anderen Programmen oder Dateien importieren aus, und klicken Sie dann auf Weiter.

    Import/Export-Assistent

  3. Wählen Sie Outlook-Datendatei (PST) aus, und klicken Sie auf Weiter.

  4. Navigieren Sie zu der PST-Datei, die Sie importieren möchten.

  5. Wählen Sie unter Optionen aus, wie Duplikate behandelt werden sollen.

  6. Klicken Sie auf Weiter.

  7. Wenn der Outlook-Datendatei (PST) ein Kennwort zugewiesen wurde, geben Sie das Kennwort ein, und klicken Sie dann auf OK.

  8. Legen Sie die Optionen für den Import von Elementen fest. Im Normalfall müssen die Standardeinstellungen nicht geändert werden.

  9. Klicken Sie auf Fertig stellen.

Tipp    Wenn Sie nur wenige Elemente aus einer Outlook-Datendatei (PST) importieren oder wiederherstellen möchten, können Sie die Outlook-Datendatei öffnen und dann im Navigationsbereich auf die betreffenden Elemente in den Ordnern in der Outlook-Datendatei klicken und sie in Ihre vorhandenen Outlook-Ordner ziehen.

Eine Beschreibung der entsprechenden Schritte für Outlook 2010 finden Sie unter Importieren von E-Mails, Kontakten und Kalendern aus einer Outlook-PST-Datei.

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

Siehe auch

Entfernen eines ehemaligen Mitarbeiters aus Office 365

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