Ziel: Projekt starten

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Die Planungsphase eines Projekts kann eine Menge Zeit in Anspruch nehmen und eine Reihe von Mitarbeitern einbeziehen, daher ist es wichtig, die Ziele, die Annahmen und die Einschränkungen zu definieren. In der Planungsphase wird zudem auch ein Leistungsumfang-Managementplan vorbereitet, um Änderungen an der Zielsetzung des Projekts einzubeziehen.

Bei kleineren Projekten müssen nicht unbedingt vollständige Dokumente zur Überprüfung durch andere Personen erstellt werden. Die Richtlinien in diesem Artikel sind jedoch für das Verfassen von Projektnotizen für Ihre eigenen Aufzeichnungen hilfreich.

Tipp : Dieser Artikel gehört zu einer Reihe von Artikeln im Projektwegweiser, die ein weitgefasstes Spektrum von Projektmanagementaktivitäten beschreiben. Diese Aktivitäten werden als "Ziele" bezeichnet, da sie sich auf das Projektmanagement während der Laufzeit eines Projekts beziehen. Dazu gehört das Erstellen eines Plans, Verfolgen und Verwalten eines Projekts und Schließen eines Projekts.

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Alle Ziele im Projektwegweiser

Mann mit Projektplänen

Nummer 1  Definieren der Projektzielsetzungen     Präzise Projektzielsetzungen sind entscheidend, weil der Erfolg des Projekts davon abhängt, wie genau die Zielsetzungen erfüllt werden.

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Ein klares Projektziel ist sowohl spezifisch als auch messbar. Vermeiden Sie unklare Ziele wie "Herstellen von Artikeln auf höchstem Niveau". Zielsetzungen eines Projekts können z. B. sein:

  • Eine Liste des Projektlieferumfangs

  • Spezielle Fälligkeitsdaten für den endgültigen Projektabschluss und davor liegende Meilensteine

  • Bestimmte Qualitätskriterien, die von den Artikeln erfüllt werden müssen.

  • Kostenbeschränkungen, die das Projekt nicht überschreiten darf.

Für Ziele wirksam werden müssen alle Project Beteiligte ebenso wie Sponsoren, wer das Projekt Mittel werden, formal Ziele akzeptieren. Häufig erstellt der Projektmanager ein Dokument Ziele, die einem dauerhaften Bestandteil des Projekts wird.

Wenn das Dokument in einem anderen Programm als Microsoft Office Project 2007, wie beispielsweise in Microsoft Office Word 2007 oder Microsoft Office OneNote 2007 erstellt wurde, können Sie es für den einfachen Zugriff an Ihre Projektdatei anfügen.

Wenn Sie Microsoft Office Project Web Access 2007 verwenden, können Sie unterstützende Dokumente bei Projektbeginn leicht hochladen. Dies ist hilfreich, wenn das Team nicht über einen freigegebenen Ordner oder eine Website mit Informationen verfügt, die für Projekte oder andere Unternehmensaktionen relevant sind.

Wenn Sie Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 können Sie Dokumente ebenfalls hochladen. Darüber hinaus können Sie Projekte über den Start- und Genehmigungsprozess nachverfolgen, bevor diese implementiert werden. Wenn neue Projekte gestartet werden, können Sie sie gegenüber den Zielsetzungen der Organisation bewerten.

Hinweis : Projektbezogene Informationen können auch im Feld Kommentare im Dialogfeld Eigenschaften eines Projekts gespeichert werden. Dies hilft Ihnen bei der Suche nach Dokumenten und Projekt nach dem Projektstart.

Nummer 2  Identifizieren der Projektannahmen     Während der Planungsphase eines Projekts gibt es möglicherweise zahlreiche, noch nicht beantwortete Fragen. Beispiele: Wann stehen die wichtigsten Ressourcen für den Projektstart zur Verfügung? Wie viel Zeit erfordert ein neuer Prozess?

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Zu Beginn der Planung geben Sie nach Ihrem Informationsstand Schätzungen ab, mit denen Sie dann den Terminplan erstellen.

Für folgende Zwecke ist es wichtig, dass Sie die getroffenen Annahmen verfolgen:

  • Projektbeteiligte und Auftraggeber können die Annahmen in Frage stellen und dann einer Reihe von Projektannahmen formell zustimmen.

  • Sie können den Terminplan aktualisieren, wenn Sie zusätzliche Informationen zu den jeweiligen Faktoren besitzen.

Berücksichtigen Sie beim Festlegen Ihrer Grundannahmen diese Projektbereiche:

  • Übergaben aus anderen Projekten oder von anderen Abteilungen: Falls das Projekt von anderen Projekten oder Abteilungen abhängt, kennen die anderen Personen diese Abhängigkeit und stimmen sie den Übergabeterminen zu?

  • Verfügbarkeit und Einsatz von Ressourcen (einschließlich Personen, Materialien und Geräte): Wenn nicht Sie selbst, wer ist für die Personen zuständig, die im Projekt mitarbeiten? Hat diese Person Ihrem Einsatz dieser Ressourcen zugestimmt?

  • Vorgangsdauer: Basieren Ihre Vorgangsschätzungen auf soliden Informationen oder Annahmen?

  • Projektkosten: Welchen Stellenwert haben die Projektkosten? Wer muss Ihren Kostenrahmen genehmigen oder ggf. erhöhen?

  • Verfügbare Zeit. Wenn Sie auf einen bekannten Stichtag hinarbeiten, können Sie realistisch gesehen alle Vorgänge mit einer akzeptablen Qualität abschließen?

  • Lieferumfang: Entspricht Ihre Liste der Projektabhängigkeiten und der Projektleistungen den Erwartungen der Kunden und anderer Beteiligte? Wenn Sie im Hinblick auf die Projektleistung Kompromisse eingehen müssen, sind die Projektbeteiligten mit den Punkten einverstanden, an denen zuerst Abstriche gemacht werden müssen?

Dies sind nur einige Fragen, die es vor dem Beginn eines komplexen Projekts zu überdenken gilt. Der abschließende Erfolg des Projekts hängt ebenso von der Feststellung der Annahmen und der Erstellung eines Ersatzplans ab wie von der Ausführung des Geplanten.

2007 Microsoft® Office System bietet eine Reihe von Softwarelösungen, die Ihnen helfen, die Komplexität eines Projekts zu verstehen, bevor Sie mit der Arbeit in Project beginnen. So können Sie beispielsweise ein komplexes funktionsübergreifendes Flussdiagramm oder einen Blog erstellen, um die Ideen von Teammitgliedern beim Brainstorming zu Projektplänen zu erfassen.

Nummer 3  Identifizieren der Projekteinschränkungen     Projekteinschränkungen sind Faktoren, die die Möglichkeiten des Projektmanagers eingrenzen.

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Üblicherweise sind die drei wichtigsten Einschränkungen:

  • Planen Sie, wie etwa ein festes Enddatum oder einen Stichtag für einen größeren Meilenstein.

  • Ressourcen, wie etwa einer vordefinierten Kostenrahmen.

  • Umfang, z. B. eine Anforderung, dass drei Modelle eines Produkts entwickelt werden.

Eine Änderung an einer dieser Einschränkungen wirkt sich normalerweise auf die anderen zwei aus und kann Einfluss auf die Gesamtqualität haben.

Beispielsweise kann sich durch ein Verkürzen der Projektdauer (Zeitplan) die Anzahl der benötigten Arbeiter (Ressourcen) erhöhen und die Anzahl der Funktionen, die in das Produkt aufgenommen werden können, (Umfang) verringern.

Der Projektmanager bestimmt dann, ob dieser Kompromiss akzeptabel ist. Dieses Konzept wird als die "drei Einschränkungen des Projektmanagements" oder als "magisches Dreieck" bezeichnet.

Listen Sie während des Planungsvorgangs die Einschränkungen auf, um sicherzustellen, dass sie allen Beteiligte des Projekts bekannt sind und von ihnen in der Liste entsprechend kommentiert werden können.

Es lohnt sich außerdem für die Projektbeteiligten, sich abzustimmen, wie auf unerwartete Einschränkungen, die im Projektverlauf auftreten, reagiert werden soll.

Wenn die Arbeitskosten beispielsweise höher als erwartet ausfallen, sind die Projektbeteiligten möglicherweise bereit, den Projektumfang auf bestimmte, vordefinierte Weise zu reduzieren.

Hinweis : In Project bedeutet das Wort "Einschränkung" eine Beschränkung oder Begrenzung, die Sie auf einer Aufgabe festlegen. Beispielsweise können Sie angeben, dass ein Vorgang an einem bestimmten Termin beginnen muss oder Ende nicht später als eines bestimmten Datums zurück.

Nummer 4  Vorbereiten des Leistungsumfang-Managementplans     Nach dem Ermitteln der Projektzielsetzungen, -annahmen und -einschränkungen können Sie mit dem Entwurf eines Leistungsumfang-Managementplans beginnen.

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Der Umfang eines Projekts ist die Kombination aller Projektziele und Vorgänge und die Arbeit, die zu deren Abschluss erforderlich ist.

Der Plan zum Umfangsmanagement ist ein Dokument, das beschreibt, wie der Projektumfang verwaltet werden soll und wie Änderungen am Umfang in das Projekt integriert werden.

Ein solcher Plan ist hilfreich, da Projektteams ihre Zielsetzungen im Verlauf eines Projekts oftmals ändern müssen.

Ein Plan für das Umfangsmanagement kann z. B. Folgendes enthalten:

  • Eine Beurteilung der Frage, mit welcher Wahrscheinlichkeit sich der Umfang ändert, wie häufig, und wie stark.

  • Eine Beschreibung der Methoden, wie Umfangsänderungen erkannt und klassifiziert werden.

    Beispielsweise können Sie sich bei einem Bauprojekt entscheiden, dass der Leiter des Arbeitsteams die Arbeit genehmigen kann, wenn der Kunde eine Änderung verlangt, die weniger als 1.000 € kostet, aber bei höheren Kosten eine Neubewertung des Projektumfangs hinsichtlich Kosten, Ressourcen und anderer Faktoren erfolgen muss.

  • Einen Plan für die Aktionen, die auf das Erkennen einer Umfangsänderung folgen (z. B. Benachrichtigung des Sponsors und Einleiten eines Auftrags zur Vertragsänderung).

Ein gut vorbereiteter Plan für das Umfangsmanagement kann als Basis für den Alternativplan Ihres Projekts dienen.

Sie können einen Leistungsumfang-Managementplan zwar auch in Project erstellen, viele Projektmanager entscheiden sich jedoch dafür, ihn in anderen Programme wie Word 2007 oder OneNote 2007 zu erstellen.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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