Ziel: Projekt starten

 Definieren der Projektzielsetzungen     Präzise Projektzielsetzungen sind entscheidend, weil der Erfolg des Projekts davon abhängt, wie genau die Zielsetzungen erfüllt werden.

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Ein klares Projektziel ist sowohl spezifisch als auch messbar. Vermeiden Sie unklare Ziele wie "Herstellen von Artikeln auf höchstem Niveau". Zielsetzungen eines Projekts können z. B. sein:

• Eine Liste des Projektlieferumfangs

• Spezielle Fälligkeitsdaten für den endgültigen Projektabschluss und davor liegende Meilensteine

• Bestimmte Qualitätskriterien, die von den Artikeln erfüllt werden müssen.

• Kostenbeschränkungen, die das Projekt nicht überschreiten darf.

Für Ziele wirksam werden müssen alle Project Beteiligte sowie Sponsoren, wer das Projekt Mittel sind, formal Ziele akzeptieren. Häufig erstellt der Projektmanager ein Dokument Ziele, die einem dauerhaften Bestandteil des Projekts wird.

Wenn das Dokument in einem anderen Programm als Microsoft Office Project 2007, wie beispielsweise in Microsoft Office Word 2007 oder Microsoft Office OneNote 2007 erstellt wurde, können Sie es für den einfachen Zugriff an Ihre Projektdatei anfügen.

Wenn Sie Microsoft Office Project Web Access 2007 verwenden, können Sie unterstützende Dokumente bei Projektbeginn leicht hochladen. Dies ist hilfreich, wenn das Team nicht über einen freigegebenen Ordner oder eine Website mit Informationen verfügt, die für Projekte oder andere Unternehmensaktionen relevant sind.

Wenn Sie Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 können Sie Dokumente ebenfalls hochladen. Darüber hinaus können Sie Projekte über den Start- und Genehmigungsprozess nachverfolgen, bevor diese implementiert werden. Wenn neue Projekte gestartet werden, können Sie sie gegenüber den Zielsetzungen der Organisation bewerten.

 Identifizieren der Projektannahmen     Während der Planungsphase eines Projekts gibt es möglicherweise zahlreiche, noch nicht beantwortete Fragen. Beispiele: Wann stehen die wichtigsten Ressourcen für den Projektstart zur Verfügung? Wie viel Zeit erfordert ein neuer Prozess?

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Zu Beginn der Planung geben Sie nach Ihrem Informationsstand Schätzungen ab, mit denen Sie dann den Terminplan erstellen.

Für folgende Zwecke ist es wichtig, dass Sie die getroffenen Annahmen verfolgen:

• Projektbeteiligte und Auftraggeber können die Annahmen in Frage stellen und dann einer Reihe von Projektannahmen formell zustimmen.

• Sie können den Terminplan aktualisieren, wenn Sie zusätzliche Informationen zu den jeweiligen Faktoren besitzen.

Berücksichtigen Sie beim Festlegen Ihrer Grundannahmen diese Projektbereiche:

• Übergaben aus anderen Projekten oder von anderen Abteilungen: Falls das Projekt von anderen Projekten oder Abteilungen abhängt, kennen die anderen Personen diese Abhängigkeit und stimmen sie den Übergabeterminen zu?

• Verfügbarkeit und Einsatz von Ressourcen (einschließlich Personen, Materialien und Geräte): Wenn nicht Sie selbst, wer ist für die Personen zuständig, die im Projekt mitarbeiten? Hat diese Person Ihrem Einsatz dieser Ressourcen zugestimmt?

• Vorgangsdauer: Basieren Ihre Vorgangsschätzungen auf soliden Informationen oder Annahmen?

• Projektkosten: Welchen Stellenwert haben die Projektkosten? Wer muss Ihren Kostenrahmen genehmigen oder ggf. erhöhen?

• Verfügbare Zeit. Wenn Sie auf einen bekannten Stichtag hinarbeiten, können Sie realistisch gesehen alle Vorgänge mit einer akzeptablen Qualität abschließen?

• Lieferumfang: Entspricht Ihre Liste der Projektabhängigkeiten und der Projektleistungen den Erwartungen der Kunden und anderer Beteiligte? Wenn Sie im Hinblick auf die Projektleistung Kompromisse eingehen müssen, sind die Projektbeteiligten mit den Punkten einverstanden, an denen zuerst Abstriche gemacht werden müssen?

Dies sind nur einige Fragen, die es vor dem Beginn eines komplexen Projekts zu überdenken gilt. Der abschließende Erfolg des Projekts hängt ebenso von der Feststellung der Annahmen und der Erstellung eines Ersatzplans ab wie von der Ausführung des Geplanten.

2007 Microsoft® Office System bietet eine Reihe von Softwarelösungen, die Ihnen helfen, die Komplexität eines Projekts zu verstehen, bevor Sie mit der Arbeit in Project beginnen. So können Sie beispielsweise ein komplexes funktionsübergreifendes Flussdiagramm oder einen Blog erstellen, um die Ideen von Teammitgliedern beim Brainstorming zu Projektplänen zu erfassen.

• Erfahren Sie, wie ein funktionsübergreifendes Flussdiagramm erstellen (oder Verantwortlichkeitsbereiche) mithilfe von Microsoft Office Visio 2007.

• Weitere Informationen zum Erstellen eines Blogs mit Windows SharePoint Services.

 Identifizieren der Projekteinschränkungen     Projekteinschränkungen sind Faktoren, die die Möglichkeiten des Projektmanagers eingrenzen.

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Üblicherweise sind die drei wichtigsten Einschränkungen:

• Zeitplan, z. B. ein festes Enddatum oder ein Stichtag für einen wichtigen Meilenstein.

• Ressourcen, z. B. ein vordefinierter Kostenrahmen.

• Leistungsumfang, z. B. die Anforderung, dass drei Modelle eines Produkts entwickelt werden müssen.

Eine Änderung an einer dieser Einschränkungen wirkt sich normalerweise auf die anderen zwei aus und kann Einfluss auf die Gesamtqualität haben.

Beispielsweise kann sich durch ein Verkürzen der Projektdauer (Zeitplan) die Anzahl der benötigten Arbeiter (Ressourcen) erhöhen und die Anzahl der Funktionen, die in das Produkt aufgenommen werden können, (Umfang) verringern.

Der Projektmanager bestimmt dann, ob dieser Kompromiss akzeptabel ist. Dieses Konzept wird als die "drei Einschränkungen des Projektmanagements" oder als "magisches Dreieck" bezeichnet.

Listen Sie während des Planungsvorgangs die Einschränkungen auf, um sicherzustellen, dass sie allen Beteiligte des Projekts bekannt sind und von ihnen in der Liste entsprechend kommentiert werden können.

Es lohnt sich außerdem für die Projektbeteiligten, sich abzustimmen, wie auf unerwartete Einschränkungen, die im Projektverlauf auftreten, reagiert werden soll.

Wenn die Arbeitskosten beispielsweise höher als erwartet ausfallen, sind die Projektbeteiligten möglicherweise bereit, den Projektumfang auf bestimmte, vordefinierte Weise zu reduzieren.

 Vorbereiten des Leistungsumfang-Managementplans     Nach dem Ermitteln der Projektzielsetzungen, -annahmen und -einschränkungen können Sie mit dem Entwurf eines Leistungsumfang-Managementplans beginnen.

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Der Umfang eines Projekts ist die Kombination aller Projektziele und Vorgänge und die Arbeit, die zu deren Abschluss erforderlich ist.

Der Plan zum Umfangsmanagement ist ein Dokument, das beschreibt, wie der Projektumfang verwaltet werden soll und wie Änderungen am Umfang in das Projekt integriert werden.

Ein solcher Plan ist hilfreich, da Projektteams ihre Zielsetzungen im Verlauf eines Projekts oftmals ändern müssen.

Ein Plan für das Umfangsmanagement kann z. B. Folgendes enthalten:

• Eine Beurteilung, wie wahrscheinlich eine Änderung des Leistungsumfangs ist, wie oft sie auftritt und in welchem Ausmaß.

• Eine Beschreibung der Methoden, wie Umfangsänderungen erkannt und klassifiziert werden.

  Beispielsweise können Sie sich bei einem Bauprojekt entscheiden, dass der Leiter des Arbeitsteams die Arbeit genehmigen kann, wenn der Kunde eine Änderung verlangt, die weniger als 1.000 € kostet, aber bei höheren Kosten eine Neubewertung des Projektumfangs hinsichtlich Kosten, Ressourcen und anderer Faktoren erfolgen muss.

• Ein Plan dafür, wie vorzugehen ist, wenn eine Änderung des Leistungsumfangs festgestellt wurde (z. B. den Auftraggeber benachrichtigen und einen Vertragsänderungsauftrag erteilen).

Ein gut vorbereiteter Plan für das Umfangsmanagement kann als Basis für den Alternativplan Ihres Projekts dienen.

Sie können einen Leistungsumfang-Managementplan zwar auch in Project erstellen, viele Projektmanager entscheiden sich jedoch dafür, ihn in anderen Programme wie Word 2007 oder OneNote 2007 zu erstellen.