Zähmen Sie Ihren Posteingang: Organisieren von Nachrichten nach Unterhaltung

Übersicht

Übersicht des Outlook-Kurses Haben Sie sich schon einmal gewünscht, Ihren Outlook-Posteingang etwas geschickter und praktischer zu organisieren? Jetzt können Sie erfahren, wie die Funktion "Datum (Unterhaltungen)" Ihre Ansicht vereinfachen und übersichtlicher gestalten kann – und wie sie Ihnen Zeit und Mausklicks sparen kann, indem Sie Aktionen auf ganze Unterhaltungen gleichzeitig anwenden können, statt jede Nachricht einzeln verarbeiten zu müssen.

Am Ende dieses Kurses beherrschen Sie Folgendes:

  • Effizienteres Erstellen und Beantworten von Nachrichten

  • Erfassen auf einen Blick, wer wem zu welchem Zeitpunkt geantwortet hat

  • Immer auf die jüngste Nachricht in einer Unterhaltung antworten

  • Auswählen der Ordneranordnung, die für die auszuführende Aufgabe optimal geeignet ist

  • Gleichzeitiges Verarbeiten von ganzen Unterhaltungen

Dieser Kurs umfasst Folgendes:

  • Eine Lektion zum Selbststudium und ein Übungsbeispiel, um praktische Erfahrungen zu sammeln. Für die Übung ist Microsoft Outlook 2010 erforderlich.

  • Einen kurzen Test am Ende der Lektion, der nicht bewertet wird

  • Eine Kurzübersichtskarte, die Sie zum späteren Nachschlagen ausdrucken oder speichern können.

Offlineversion (72.6 MB)

Bessere Anordnung als nur nach Datum

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Einführung der Funktion "Datum (Unterhaltungen)"

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Interpretieren der Unterhaltungsstruktur

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Unterhaltungsgemäßes Verhalten

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Wechseln von Ansichten und Verwenden der Suche

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Probieren Sie es selbst

Outlook 2010 – Übungsbeispiel

Übungsbeispiel in Outlook 2010

ol_Switch_media/ol_Switch_PpageAudio.wma

Nun ist es an der Zeit, das Gelernte hier in der Übungssitzung anzuwenden.

Informationen zur Übungssitzung

Wenn Sie auf die Schaltfläche Übungsbeispiel klicken, wird ein separates Fenster mit Anweisungen zum Übungsbeispiel angezeigt.

Hinweis     Auf dem Computer muss Outlook 2010 installiert sein.

Vorbemerkung

Schließen Sie Outlook, wenn es bereits ausgeführt wird.

Testen Sie Ihr Wissen

Prüfen Sie mit dem folgenden Test, ob Sie die bisherigen Erörterungen verstanden haben.

Es ist wichtig, dass Sie sorgfältig vorgehen, wenn Sie zwischen Anordnungen wechseln, da manche Anordnungen Elemente im Ordner automatisch ändern oder löschen, ohne Sie vorher darüber zu informieren.

Richtig

Nein. Denken Sie daran: Anordnungen steuern lediglich, wie der Inhalt eines Ordners angezeigt wird. Sie nehmen am Inhalt überhaupt keine Änderungen vor.

Falsch

Richtig. Keine Anordnung ändert oder löscht Elemente in Ordnern automatisch. Anordnungen steuern nur, wie die Inhalte des Ordners angezeigt werden.

Welche der folgenden Aktionen bricht eine vorhandene Unterhaltung ab und beginnt eine neue?

Wechseln von der Anordnung "Datum (Unterhaltungen)" zur Anordnung "Betreff"

Nein, das Wechseln von Anordnungen unterbricht keine Unterhaltung. Aber mit dem Aspekt des "Betreffs" liegen Sie schon nicht schlecht. Versuchen Sie es erneut.

Wechseln von der Anordnung "Betreff" zur Anordnung "Datum (Unterhaltungen)"

Nein, das Wechseln von Anordnungen unterbricht keine Unterhaltung. Aber mit dem Aspekt des "Betreffs" liegen Sie schon nicht schlecht. Versuchen Sie es erneut.

Manuelles Ändern von Text in der Zeile "An", "Cc" oder "Bcc"

Durch das Ändern dieser Zeilen wird die Unterhaltung nicht unterbrochen, doch mit dem Aspekt des Zeilenänderns liegen Sie richtig. Jetzt sollte es einfach sein, die richtige Antwort zu finden.

Manuelles Ändern von Text in der Zeile "Betreff"

Genau. Jede manuelle Änderung der Zeile "Betreff" unterbricht eine Unterhaltung. Die Nachricht, in der die Änderung vorgenommen wird, wird zur ersten Nachricht einer neuen Unterhaltung.

Welcher der folgenden Befehle löscht nicht nur alle vorhandenen Nachrichten in einer Unterhaltung, sondern auch alle zukünftigen Nachrichten in derselben Unterhaltung?

Aufräumen

Unter mehreren Aspekten daneben. "Aufräumen" löscht nicht alle vorhandenen Nachrichten in einer Unterhaltung, sondern nur die älteren, überflüssigen. Ferner hat es gar keine Auswirkungen auf zukünftige Nachrichten in der Unterhaltung. Was käme eher in Frage?

Ignorieren

Richtig. "Ignorieren" beseitigt nicht nur die gesamte vorhandene Unterhaltung, sondern verhindert tatsächlich auch, dass die Unterhaltung in der Zukunft wieder aufgenommen wird.

Löschen

Nur teilweise richtig. Wenn Sie eine Unterhaltung auswählen und dann auf "Löschen" klicken, werden die in der Unterhaltung vorhandenen Nachrichten gelöscht. Alle zukünftigen Nachrichten in derselben Unterhaltung gehen aber weiterhin in Ihrem Posteingang ein. Versuchen Sie es erneut.

In einer vollständig erweiterten Unterhaltung zeigt eine Liste in grauem Kursivdruck Folgendes an:

Eine Nachricht, die sich in einem anderen als dem angezeigten Ordner befindet

Diese Antwort ist richtig. (Sie können die Einstellung für das Anzeigen von Nachrichten, die sich in anderen Ordnern befinden, aktivieren bzw. deaktivieren, indem Sie auf der Registerkarte "Ansicht" das Steuerelement im Schaltflächenmenü "Unterhaltungseinstellungen" verwenden.)

Eine Nachricht, die gelöscht wurde und nicht mehr verfügbar ist

Tatsächlich wird eine gelöschte Nachricht nicht mehr angezeigt, auch nicht mehr in einer vollständig erweiterten Unterhaltung. Versuchen Sie es erneut.

Eine Nachricht mit Wichtigkeit "Niedrig"

Der graue Kursivdruck trifft keine Aussage über die Wichtigkeit der Nachricht, sondern bezieht sich auf deren Speicherort. Versuchen Sie es erneut.

Eine Junk-E-Mail-Nachricht

Der graue Kursivdruck trifft keine Aussage über die Qualität der Nachricht, sondern bezieht sich auf deren Speicherort. Versuchen Sie es erneut.

Ein großer oranger Punkt sagt über die Nachricht aus, dass sie Folgendes ist:

Die aktuell ausgewählte Nachricht

Die Aktuell ausgewählte Nachricht besitzt in der Tat einen orangen Punkt, doch dieser kann groß oder klein sein. Versuchen Sie es erneut.

Die jüngste Nachricht in ihrem eigenen Zweig der Unterhaltung, egal, ob dieser Zweig gerade ausgewählt ist

Ja, und der große orange Punkt wird jedes Mal angezeigt, wenn die Unterhaltung ausgewählt wird, egal, ob die Unterhaltung vollständig erweitert ist oder nicht.

Die jüngste Nachricht im aktuell ausgewählten Zweig der Unterhaltung

Könnte sein, aber dieselbe Nachricht hätte immer noch einen großen orangen Punkt, auch wenn eine andere Nachricht zurzeit ausgewählt wäre. (Diese Information sollte die Auswahl der richtigen Antwort etwas erleichtern.)

Jeder kleine Punkt, ob orange oder grau, zeigt an, dass sich die Nachricht im aktuell ausgewählten Zweig der Unterhaltung befindet.

Richtig

Genau. Kleine Punkte werden nur für Nachrichten im aktuell ausgewählten Zweig angezeigt.

Falsch

Tatsächlich trifft die Aussage zu. Kleine Punkte werden nur für Nachrichten im aktuell ausgewählten Zweig angezeigt. Kleine orange Punkte zeigen entweder die ausgewählte Nachricht oder die Nachricht, auf die die ausgewählte Nachricht geantwortet hat, an, während kleine graue Punkte ältere Nachrichten im Zweig anzeigen.

Feedback

Kurzübersichtskarte

Siehe auch

Identifizieren der aktuellen Ordneranordnung

Die aktuelle Ordneranordnung wird im Feld Anordnen nach, das sich genau unter dem Feld Suchen befindet, aufgeführt.

Anordnung von Unterhaltungen in Outlook 2010

Wechseln zwischen einfacher Anordnung nach Datum und nach "Datum (Unterhaltungen)"

Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Unterhaltungen auf Als Unterhaltungen anzeigen, um das Kontrollkästchen zu aktivieren oder deaktivieren, und geben Sie dann im Dialogfeld Microsoft Outlook an, ob die Änderung auf alle Outlook-Ordner oder nur auf den aktuellen Ordner angewendet werden soll.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für die Anordnung nach Datum (Unterhaltungen), bzw. deaktivieren Sie es für die einfache Anordnung nach Datum.

Wechseln zwischen Anordnungen nach Datum und nicht datumsbasierten Anordnungen

Führen Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Anordnung eine der folgenden Aktionen aus:

  • Wenn der Katalog der Anordnungen bereits im Menüband angezeigt wird, klicken Sie auf die gewünschte Anordnung.
    Hinweis    Möglicherweise müssen Sie den Katalog öffnen bzw. darin einen Bildlauf durchführen, um die gewünschte Anordnung zu finden. Verwenden Sie hierzu die Schaltflächen am Ende des Katalogs.
    Schaltflächen des Anordnungenkatalogs

  • Wenn der Katalog der Anordnungen noch nicht im Menüband angezeigt wird, klicken Sie auf die die Schaltfläche Anordnen nach, um ihn zu öffnen, und dann auf die gewünschte Anordnung.

Anzeigen von Nachrichten, die sich in anderen Ordnern befinden

Klicken Sie auf der Registerkarte Ansicht in der Gruppe Unterhaltungen auf Unterhaltungseinstellungen, und überprüfen Sie, ob Nachrichten aus anderen Ordnern anzeigen aktiviert, also mit einem Häkchen angezeigt wird. Wird kein Häkchen angezeigt, klicken Sie auf den Befehl, um das Häkchen hinzuzufügen.

Hinweise

  • In anderen Ordnern befindliche Nachrichten werden in grauem Kursivdruck angezeigt.

  • In Ihrem Ordner Gelöschte Elemente befindliche Nachrichten werden nicht in der Liste angezeigt.

  • Diese Einstellung ist "fixiert" – d. h., dass die Option auch dann aktiviert bleibt, wenn Sie zu einer anderen Anordnung wechseln und anschließend zur Anordnung Datum (Unterhaltungen) zurückkehren. Die Option muss manuell deaktiviert werden.

Identifizieren von Unterhaltungen mit mehreren Nachrichten

Um herauszufinden, ob eine Unterhaltung mehrere Nachrichten enthält, klicken Sie auf die Unterhaltung, um sie auszuwählen.

Wird links neben dem Namen der Unterhaltung ein kleines Dreieck angezeigt, enthält die Unterhaltung mehrere Nachrichten.

Im Posteingang ausgewähltes Dreieck

Hinweis    Wenn das Dreieck auch bei nicht ausgewählter Unterhaltung angezeigt wird, befinden sich mindestens zwei der Nachrichten aus der Unterhaltung im aktuellen Ordner.

Identifizieren von Unterhaltungen mit mehreren Zweigen

Um herauszufinden, ob eine Unterhaltung mit mehreren Nachrichten mehr als einen Zweig enthält, klicken Sie auf die Unterhaltung, um sie auszuwählen, und dann auf das kleine Dreieck, um die Unterhaltung vollständig zu erweitern.

Wenn mehr als ein großer oranger Punkt angezeigt wird, enthält die Unterhaltung mehr als einen Zweig. Jeder große orange Punkt zeigt die jüngste Nachricht in einem einzelnen Zweig an.

Auswählen, Erweitern und Reduzieren von Unterhaltungen

Auswählen einer Unterhaltung    Klicken Sie in die Liste.

Wenn die Unterhaltung mehr als einen Zweig besitzt und sich die jüngsten Nachrichten in mindestens zweien der Zweige tatsächlich im aktuellen Ordner befinden, wird nur die jeweils jüngste Nachricht in jedem der Zweige angezeigt und mit einem großen orangen Punkt gekennzeichnet. Auf diese Weise können Sie eine dieser jüngsten Nachrichten lesen oder beantworten, ohne die Unterhaltung weiter erweitern zu müssen.

Vollständiges Erweitern einer bereits ausgewählten Unterhaltung    Klicken Sie auf das kleine Dreieck neben dem Namen der Unterhaltung.

Wenn die Unterhaltung bereits vollständig erweitert ist, kippt das Dreieck nach unten und wird dunkel.

In der Liste des Outlook-Posteingangs ausgewähltes, gekipptes Dreieck

Reduzieren einer bereits vollständig erweiterten Unterhaltung    Klicken Sie ein weiteres Mal auf das kleine Dreieck.

Interpretieren der Unterhaltungsstruktur

  1. Wählen Sie eine beliebige Unterhaltung mit mehreren Zweigen (eine mit mindestens zwei großen orangen Punkten) aus, und erweitern Sie sie vollständig.
    Litware-Unterhaltung ohne Verzweigungen
    Jeder große orange Punkt kennzeichnet die jüngste Nachricht in einem Zweig der Unterhaltung.
    Alle großen orangen Punkte werden immer angezeigt, egal welcher Zweig aktuell ausgewählt ist.

  2. Klicken Sie auf eine der Nachrichten mit großem orangen Punkt.
    Jüngster Litware-Unterhaltungszweig
    Alle früheren Nachrichten im selben Zweig der Unterhaltung werden durch einen kleinen Punkt auf der Linie gekennzeichnet.
    Kleine orange Punkte zeigen entweder die ausgewählte Nachricht oder die Nachricht, auf die geantwortet wurde, an. Kleine graue Punkte zeigen ältere Nachrichten an. Alle kleinen Punkte befinden sich im selben Zweig wie die ausgewählte Nachricht.

  3. Klicken Sie auf eine frühere Nachricht im selben Zweig, um sie auszuwählen.
    Litware-E-Mail-Unterhaltung
    Die Linie endet nun bei der von Ihnen ausgewählten Nachricht.
    Jüngere Nachrichten im selben Zweig erhalten keine Punkte mehr, mit Ausnahme der jüngsten Nachricht, die immer einen großen orangen Punkt besitzt.

Entfernen überflüssiger Nachrichten aus einer Unterhaltung oder einem ganzen Ordner mit dem Befehl "Aufräumen"

  1. Klicken Sie entweder auf eine Unterhaltung, die Sie aufräumen möchten, oder auf eine beliebige Unterhaltung in einem Ordner, wenn der ganze Ordner aufgeräumt werden soll.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Löschen auf Aufräumen, und klicken Sie dann im Dropdownmenü auf eine der folgenden Optionen:

    • Unterhaltung aufräumen Räumt die ausgewählte Unterhaltung auf.

    • Ordner aufräumen Räumt alle Unterhaltungen im aktuellen Ordner auf, nicht jedoch die in den Unterordnern des aktuellen Ordners

    • Ordner und Unterordner aufräumen Räumt alle Unterhaltungen im aktuellen Ordner und in allen Unterordnern auf.

Ändern des Speicherorts, an den Nachrichten durch "Aufräumen" verschoben werden

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei, um die Backstage-Ansicht zu öffnen, und klicken Sie dann im linken Bereich auf die Schaltfläche Optionen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Outlook-Optionen im linken Bereich auf die Registerkarte E-Mail, und führen Sie dann einen Bildlauf nach unten bis zum Abschnitt Unterhaltungen aufräumen durch.

  3. Wählen Sie im Feld Aufgeräumte Elemente werden in folgenden Ordner verschoben den neuen Zielordner aus, und klicken Sie dann auf OK.

Hinweis    Die hier verfügbaren Kontrollkästchen bieten weitere Möglichkeiten zum Anpassen des Aufräumvorgangs.

Anwenden von Regeln, die festlegen, welche Nachrichten durch den Befehl "Aufräumen" entfernt werden

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei, um die Backstage-Ansicht zu öffnen, und klicken Sie dann im linken Bereich auf die Schaltfläche Optionen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Outlook-Optionen im linken Bereich auf die Registerkarte E-Mail, und führen Sie dann einen Bildlauf nach unten bis zum Abschnitt Unterhaltungen aufräumen durch.

  3. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen für alle Regeln, die angewendet werden sollen.

Löschen aller (auch zukünftiger) Nachrichten in einer Unterhaltung mit dem Befehl "Ignorieren"

Klicken Sie auf die Unterhaltung, die ignoriert werden soll, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Start in der Gruppe Löschen auf Ignorieren.

Beenden des Abweisens (Ignorierens) von Unterhaltungen

Wenn Sie eine Unterhaltung versehentlich und unabsichtlich ignoriert haben, verwenden Sie dieses Verfahren, um das Ignorieren wieder aufzuheben und die Unterhaltung wieder in den Posteingang zurückzuverschieben:

  1. Suchen Sie die Unterhaltung in Ihrem Ordner Gelöschte Elemente, und wählen Sie sie aus.
    Wenn die Unterhaltung ausgewählt ist, wird die Schaltfläche Ignorieren in der Gruppe Löschen auf der Registerkarte Start als "gedrückt", also aktiviert angezeigt.

  2. Klicken Sie zuerst auf die Schaltfläche Ignorieren und dann im Dialogfeld Abweisen von Unterhaltungen beenden auf Abweisen der Unterhaltung beenden.
    Outlook nimmt auch das Weiterleiten eingehender Nachrichten an die Unterhaltung in Ihrem Posteingang wieder auf.

Antworten auf die jüngste Nachricht

Wenn beim Antworten auf eine Nachricht folgender Text genau über der Schaltfläche Senden angezeigt wird:

Sie antworten nicht auf die jüngste Nachricht in dieser Unterhaltung. Klicken Sie hier, um diese zu öffnen.

Jüngste Nachrichten in einer Unterhaltung

Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

  • Fortsetzen des Vorgangs, um auf die ausgewählte Nachricht zu antworten    Ignorieren Sie die Warnung, und fahren Sie mit der Antwort fort.

  • Antworten auf die jüngste Nachricht in der Unterhaltung Klicken Sie auf die Warnung und dann auf den angezeigten Befehl Die letzte Nachricht in dieser Unterhaltung öffnen.

Hinweis    Die "jüngste Nachricht", die geöffnet wird, ist die Nachricht, die bezogen auf die gesamte Unterhaltung die neuste ist. Möglicherweise befindet sich diese nicht im selben Zweig wie die Nachricht, die Sie ursprünglich ausgewählt hatten.

Gleichzeitiges Verschieben, Kopieren, Löschen, Kennzeichnen oder Kategorisieren einer ganzen Unterhaltung

Die folgenden Beschreibungen gelten nur für Aktionen, die ausgeführt werden, während die ganze Unterhaltung ausgewählt ist, und nicht für Aktionen, die ausgeführt werden, wenn ein bestimmter Zweig oder eine Nachricht ausgewählt ist.

  • Verschieben, Kopieren oder Löschen Die Aktion wirkt sich nur auf die Nachrichten aus, die sich tatsächlich im aktuellen Ordner befinden, nicht auf Nachrichten, die sich in anderen Ordnern befinden (in grauem Kursivdruck aufgelistet).

  • Kategorisieren Die Kategorie wird auf alle in der Unterhaltung angezeigten Nachrichten angewendet, unabhängig vom tatsächlichen Speicherort des Ordners, in dem sich die Nachrichten befinden, sowie auf alle zukünftigen Nachrichten in der Unterhaltung.

  • Kennzeichnen Die Kennzeichnung wird nur auf die jüngste Nachricht in der Unterhaltung angewendet, die sich tatsächlich im aktuellen Ordner befindet.

Hinweis    Neue Nachrichten, die in der Unterhaltung eingehen, bewirken nicht, dass die Kennzeichnung von der Nachricht, auf die sie ursprünglich angewendet wurde, verschoben wird.

Gilt für: Outlook 2010



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