Workflows III: Sammeln von digitalen Signaturen für eine Datei

Übersicht

Dokument mit zwei Signaturzeilen

Wird in Ihrer Organisation eine Microsoft Office SharePoint Server 2007-Website verwendet? Ist es erforderlich, dass Benutzer Dateien signieren? Falls ja, sollten Sie sich mit der Verwendung des Workflows zum Sammeln von Signaturen vertraut machen. Dieser Workflow ermöglicht es Ihnen, schnell und einfach Signaturen für eine Datei zu sammeln.

Sie besitzen 2007 Microsoft Office System noch nicht? Laden Sie die kostenlose 60-Tage-Testversion herunter, oder kaufen Sie die Software jetzt.

Am Ende dieses Kurses beherrschen Sie Folgendes:

  • Verstehen, warum Sie den Workflow "Signaturen sammeln" verwenden sollten

  • Vorbereiten einer Datei für den Workflow "Signaturen sammeln"

  • Erfahren, was während der Ausführung des Workflows passiert und wie das Ergebnis aussieht

Dieser Kurs umfasst Folgendes:

  • Eine Lektion zum Selbststudium.

  • Einen kurzen Test am Ende jeder Lektion; die Tests werden nicht bewertet.

  • Eine Kurzübersichtskarte, die Sie nach dem Kurs behalten können.

Sie sollten wissen, was Workflows sind und die ihnen zugrunde liegenden Basiskonzepte kennen. Sie können auch den Kurs Workflows I: Grundlagen (nur auf Englisch verfügbar) besuchen.

Wird in Ihrer Organisation eine Microsoft Office SharePoint Server 2007-Website verwendet? Ist es erforderlich, dass Benutzer Dateien signieren? Falls ja, sollten Sie sich mit der Verwendung des Workflows zum Sammeln von Signaturen vertraut machen. Dieser Workflow ermöglicht es Ihnen, schnell und einfach Signaturen für eine Datei zu sammeln.

Wenn Sie mehr über diesen Kurs erfahren möchten, lesen Sie unter Ziele und Informationen zu diesem Kurs nach, oder werfen Sie einen Blick ins Inhaltsverzeichnis. Klicken Sie dann auf Weiter, um mit der ersten Lektion zu beginnen.

Sammeln von Signaturen

Frustrierter Benutzer, der von Büro zu Büro läuft

Signaturen hinterherlaufen? Nicht mit Ihnen!

Ist es in Ihrem Unternehmen erforderlich, dass bestimmte Dateien von Mitarbeitern signiert werden? Gehen Sie regelmäßig von Tür zu Tür, um die benötigten Signaturen einzufordern? Angenommen, Sie sind der Vorgesetzte von Mitarbeitern, die Bewertungsformulare signieren müssen, oder von Mitarbeitern, die für das Abzeichnen von Spesen verantwortlich sind.

Statt die Flure abzulaufen, verwenden Sie doch den Workflow Signaturen sammeln. Damit können Sie digitale Signaturen für eine Datei sammeln, die auf einer SharePoint Server 2007-Website gespeichert ist.

Was ist eine digitale Signatur? Dies wird auf der nächsten Seite erläutert.

Was ist eine digitale Signatur?

Budgettabelle für eine Konferenz mit drei digitalen Signaturen für Nina Vietzen, Kevin Koch und Daniel Peters

Drei digitale Signaturen

Eine digitale Signatur ist eine eingegebene Unterschrift, die zu einer Datei hinzugefügt wird. Der Vorgang ähnelt dem Unterzeichnen per Hand, mit dem Unterschied, dass Sie die Datei durch Eingabe elektronisch signieren.

In diesem Beispiel hat Nina Vietzen, eine Eventplanerin, ein Budget für eine anstehende Konferenz erstellt. Sie hat die Datei signiert und damit den veranschlagten Kosten zugestimmt. Außerdem hat sie Signaturen von Kevin und Daniel eingeholt, denn diese müssen ihre Ausgaben genehmigen.

Wie durchsetzbar sind diese Signaturen? Das hängt von vielen Faktoren ab. In Ninas Unternehmen gelten möglicherweise bestimmte Regeln, oder es hat bestimmte Konsequenzen, wenn etwas signiert und nicht ausgeführt wird. Die gerichtliche Durchsetzbarkeit von Signaturen kann auch durch die lokal geltenden Gesetze festgelegt sein. Am besten sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten und Ihrer Rechtsabteilung, um weitere Informationen zu erhalten.

Tipp    Falls Sie einen Tablet PC besitzen, können Sie auch per Hand signieren oder ein Bild Ihrer handschriftlichen Signatur einfügen. Genauere Informationen finden Sie auf der Kurzübersichtskarte am Ende dieses Kurses.

Was ist das Besondere an digitalen Signaturen?

Signatur für Nina Vietzen mit dem zugrunde liegenden digitalen Zertifikat, das Name, Firmenname und gültige Daten enthält

Grundlage jeder digitalen Signatur ist ein digitales Zertifikat.

Eine digitale Signatur ist mehr als nur ein Feld mit dem Namen eines Benutzers darin. Im Hintergrund verknüpft mit dieser Signatur ist ein digitales Zertifikat. Ein digitales Zertifikat ist mit einer Signatur verbunden und dient zum Überprüfen der Identität der Signatur. Zertifikate werden von einer Zertifizierungsstelle ausgegeben und können ablaufen oder gesperrt werden, ähnlich wie ein Führerschein entzogen werden kann.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Gültigkeit einer Signatur zu überprüfen. Ausführlichere Informationen finden Sie auf der Kurzübersichtskarte am Ende des Kurses.

Was ist das Besondere an digitalen Signaturen? (Forts.)

Excel-Datei mit Beschriftung 'Schreibgeschützt' oben im Dokument

Eine von einem Benutzer signierte Datei wird dadurch schreibgeschützt.

Hier noch eine wichtige Information über digitale Signaturen und Dateien. Nachdem der erste Benutzer eine Datei signiert hat, ist sie schreibgeschützt. Danach können zwar noch andere Signaturen hinzugefügt werden, aber es sind keine Änderungen an der Datei mehr möglich. So ist sichergestellt, dass der erste Signierer keine anderen Inhalte unterzeichnet als die folgenden Signierer.

Wichtig    Digitale Signaturen von Microsoft Office vereinen das vertraute Unterzeichnen auf Papier mit den Vorteilen des digitalen Formats. Diese Funktion ermöglicht Benutzern das Überprüfen der Integrität eines Dokuments, wobei die geltenden Gesetze von dem jeweiligen Gerichtsstand abhängen. Microsoft kann daher nicht die gerichtliche Durchsetzbarkeit einer digitalen Signatur garantieren.

Wo bekommen Sie ein digitales Zertifikat?

Benutzer, der sich fragt, wo er ein digitales Zertifikat erhält

Fragen Sie sich, woher Sie ein digitales Zertifikat bekommen?

Wo bekommen Sie ein digitales Zertifikat? In vielen Fällen hat die IT-Abteilung bereits ein Zertifikat für Sie auf dem Computer eingerichtet, sodass Sie lediglich die Datei signieren müssen. Das Zertifikat wird dann automatisch damit verknüpft. Wenn Sie aber noch kein Zertifikat besitzen, müssen Sie ein solches anfordern, um eine Datei signieren zu können. Eine ausführliche Erklärung erhalten Sie im weiteren Verlauf dieses Kurses.

Was ist erforderlich?

Feld 'Word 2007', 'Excel 2007'

Word 2007 und Excel 2007

Beachten Sie, dass die in diesem Kurs beschriebenen Signaturen nur in Verbindung mit Word 2007 und Excel 2007 verfügbar sind. In diesem Kurs werden die Vorgehensweisen mit Excel 2007 erläutert. Keine Sorge, für Word 2007 gelten dieselben Verfahren.

Vorbereiten der Datei für Signaturen

Registerkarte 'Einfügen', Schaltfläche 'Signaturzeile'

Ein animiertes Beispiel, wie Sie eine Datei für Signaturen vorbereiten

Kommen wir nun zum Kern der Sache: wie kommen die Signaturen in eine Datei? Nina muss die Datei entsprechend vorbereiten, bevor sie Signaturen sammeln kann. Zuerst fügt sie drei leere Signaturzeilen in die Datei ein, um Platz für drei Signaturen zu schaffen, also für ihre eigene sowie für die von Kevin und die von Daniel. Klicken Sie auf das Wort Wiedergabe über dieser Abbildung, um eine Animation dazu anzuzeigen.

Beschreibung der Animation:

Nina setzt Ihren Cursor in die Datei. Sie klickt auf die Registerkarte Einfügen und anschließend auf Signaturzeile.

Sie gibt ihren Namen, Titel und ihre E-Mail-Adresse ein.

Dann wiederholt sie den Vorgang für Kevin Koch und Daniel Peters.

Anschließend speichert sie die Datei.

Selbst signieren

Excel-Datei mit Beschriftung 'Schreibgeschützt' oben in der Datei

Ein animiertes Beispiel, wie Nina die Datei signiert, bevor sie den Workflow startet

Vor dem Starten des Workflows sollte Nina außerdem ihre Signaturzeile signieren. Dadurch wird die Datei Schreibgeschützt und kann nicht mehr von anderen Benutzern geändert werden. Auf diese Weise wird verhindert, dass die Datei zwischen dem Signieren durch sie und dem Signieren durch Kevin und Daniel noch einmal geändert wird. Klicken Sie auf das Wort Wiedergabe über dieser Abbildung, um diese Vorgänge anzuzeigen.

Beschreibung der Animation:

Nina doppelklickt auf ihre Signaturzeile und gibt ihren Namen dann mit dem X ein.

Sie klickt auf OK.

In der Titelleiste der Datei wird daraufhin Schreibgeschützt angezeigt.

Funktionsweise

Schaltfläche zum Starten von 'Signaturen sammeln'

Ein animiertes Beispiel für den Workflow zum Sammeln von Signaturen während der Ausführung

Jetzt ist es an der Zeit, den Workflow zu starten, um die beiden anderen Signaturen zu sammeln. Das Starten dieses Workflows unterscheidet sich vom Starten der beiden anderen Workflows. Er muss in dem gerade verwendeten Programm gestartet werden. Klicken Sie auf das Wort Wiedergabe, um zu sehen, wie Nina den Workflow startet und inwiefern andere Benutzer beteiligt sind.

Beschreibung der Animation:

Cursor klickt auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche und klickt dann auf Workflows.

Cursor klickt auf die Schaltfläche Start neben Signaturen sammeln.

Kevin erhält eine E-Mail-Nachricht, klickt auf den Link zur Datei und doppelklickt dann auf seine Signaturzeile.

Anschließend gibt Kevin seinen Namen mit dem X ein und klickt dann auf OK.

Daniel geht genauso vor.

In der Dokumentbibliothek enthält die Spalte Signaturen sammeln dann die Angabe Abgeschlossen.

Zertifikat

Dialogfeld 'Digitale ID anfordern'

Was Benutzern angezeigt wird, wenn sie ohne digitales Zertifikat zu signieren versuchen

Verfügt ein Signierer nicht über ein digitales Zertifikat, wird evtl. beim Versuch, die Datei zu unterzeichnen, diese Meldung angezeigt. Sie besagt, dass eine digitale ID erforderlich ist. "Digitale ID" ist einfach ein anderes Wort für "digitales Zertifikat".

Die beste Lösung in diesem Fall ist das Klicken auf die erste Option, um so eine digitale ID von einem Microsoft-Partner zu erhalten. Nach dem Klicken auf OK wird eine Webseite geöffnet, die eine Auswahl aus verschiedenen Anbietern ermöglicht.

Prüfen Sie mit dem folgenden Test, ob Sie die bisherigen Erörterungen verstanden haben.

Wie wird der Workflow zum Sammeln von Signaturen gestartet?

Genau wie die beiden anderen Workflows. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Datei in der Bibliothek, klicken Sie auf den Pfeil, und klicken Sie anschließend auf Workflows.

Diese Antwort ist nicht richtig. Der Workflow zum Sammeln von Signaturen unterscheidet sich von den anderen. Versuchen Sie es erneut.

Bewegen Sie den Mauszeiger in Windows Explorer über die Datei, und klicken Sie dann auf Workflow starten.

Nein, das ist leider nicht richtig. Den Workflow zum Sammeln von Signaturen können Sie auf diese Weise nicht starten. Versuchen Sie es erneut.

Öffnen Sie die Datei in der Bibliothek, klicken Sie auf Einfügen und anschließend auf Signaturzeile.

Nein, das ist leider falsch. Auf diese Weise fügen Sie eine Signaturzeile ein, in der die Signatur eines Benutzers eingetragen wird. Versuchen Sie es erneut.

Öffnen Sie die Datei in der Bibliothek, klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche und anschließend auf Workflows.

Ja, diese Antwort ist richtig. Hier können Sie den Workflow zum Sammeln von Signaturen auswählen.

Was ist ein digitales Zertifikat?

Ihr vollständiger Name, der in eine Datei eingegeben wurde.

Diese Antwort ist nicht richtig. So könnte Ihre digitale Signatur aussehen, wenn Sie die Datei signieren, aber das ist kein digitales Zertifikat. Versuchen Sie es erneut.

Ihr vollständiger Name, oder Sie unterzeichnen mit einem Tablet PC.

Diese Antwort ist nicht richtig. So könnte Ihre digitale Signatur aussehen, wenn Sie die Datei signieren, aber das ist kein digitales Zertifikat. Versuchen Sie es erneut.

Ein digitales Zertifikat ist ein Objekt, das Sie in eine Datei einfügen können, indem Sie auf der Registerkarte Einfügen auf Signaturzeile klicken.

Diese Antwort ist nicht richtig. Das ist eine Signaturezeile. Hierbei handelt es sich um ein leeres Feld, in das Benutzer ihre Signatur einfügen können. Versuchen Sie es erneut.

Ein digitales Zertifikat ist ein Mittel zum Überprüfen der Identität einer digitalen Signatur.

Diese Antwort ist richtig. Ein digitales Zertifikat ist mit einer Signatur verbunden. Zertifikate werden von einer Zertifizierungsstelle ausgegeben und können ablaufen oder gesperrt werden, ähnlich wie ein Führerschein entzogen werden kann.

Was geschieht, wenn Sie eine Datei als Erster signieren?

Die Datei ist dann gesperrt und kann von anderen Benutzern nicht mehr geöffnet werden.

Diese Antwort ist nicht richtig. Möglicherweise müssen auch andere Benutzer die Datei signieren, daher wäre das Sperren nicht sinnvoll. Versuchen Sie es erneut.

Die Datei ist dadurch schreibgeschützt und kann von anderen Benutzern nicht mehr geändert werden.

Diese Antwort ist richtig. Die Datei ist dadurch schreibgeschützt und kann von anderen Benutzern zwar noch signiert, aber nicht mehr geändert werden.

Die Datei kann noch geändert und von anderen Benutzern signiert werden.

Nein, das ist leider nicht richtig. Nach dem Signieren der Datei möchten Sie sicherstellen, dass sie nicht mehr geändert wird. Versuchen Sie es erneut.

Die Datei wird als E-Mail-Anhang an den Initiator des Workflows gesendet.

Nein, das ist leider nicht richtig. Versuchen Sie es erneut.

Richtig oder falsch: Nach dem Signieren einer Datei sollten Sie außerdem auf die Schaltfläche "Diese Aufgabe bearbeiten" klicken, um eine allgemeine Aussage und Feedback abzugeben.

Richtig

Diese Antwort ist nicht richtig. Für diesen Workflow müssen Sie lediglich die Datei signieren, dann sind Sie fertig. Es ist kein Kommentar erforderlich.

Falsch

Diese Antwort ist richtig. Für diesen Workflow müssen Sie lediglich die Datei signieren, dann sind Sie fertig. Es ist kein Kommentar erforderlich.

Einer der Unterzeichner erhält eine Meldung beim Versuch, die Datei zu signieren. Diese besagt, dass eine digitale ID erforderlich ist. Was bedeutet das?

Das bedeutet, auf der vorgegebenen Zeile muss die Signatur eingegeben werden.

Diese Antwort ist nicht richtig. Hier ist noch etwas anderes erforderlich. Versuchen Sie es erneut.

Das bedeutet, es muss ein digitales Zertifikat angefordert werden.

Diese Antwort ist richtig. Das passiert selten, da die meisten IT-Abteilungen digitale Zertifikate bereitstellen. Es kommt jedoch vor, dass ein Benutzer nicht über ein digitales Zertifikat verfügt. Durch die Meldung wird dann die weitere Vorgehensweise erklärt.

Das bedeutet, es muss eine vierstellige PIN eingegeben werden.

Diese Antwort ist nicht richtig. Das hat in diesem Fall nichts mit der digitalen ID zu tun. Versuchen Sie es erneut.

Das bedeutet, der Unterzeichner muss neben seiner Signatur auch eine vierstellige PIN eingeben.

Falsch. Versuchen Sie es erneut.

Feedback

Kurzübersichtskarte

Siehe auch

So fügen Sie Signaturzeilen ein und starten den Workflow "Signaturen sammeln"

  1. Laden Sie eine Microsoft® Office Excel® 2007-Arbeitsmappe oder ein Microsoft® Office Word 2007-Dokument in eine Dokumentbibliothek auf einer Microsoft® Office SharePoint® Server 2007-Website hoch, oder speichern Sie das Dokument dort.

  2. Wechseln Sie mithilfe des Webbrowsers zur Dokumentbibliothek. Klicken Sie auf den Namen der Datei und dann auf Bearbeiten.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen auf Signaturzeile.

  4. Geben Sie im Dialogfeld Signatureinrichtung Informationen zu der Person ein, deren Signatur auf dieser Signaturzeile eingefügt werden soll. Klicken Sie auf OK. Wiederholen Sie die Schritte 3 und 4 für jeden Benutzer, für den Sie eine zusätzliche Signaturzeile hinzufügen möchten.

  5. Speichern Sie die Datei.

  6. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche, und klicken Sie dann auf Workflows.

  7. Suchen Sie nach dem Workflow Signaturen sammeln, und klicken Sie dann auf Start.

  8. Klicken Sie für jeden Unterzeichner auf die Schaltfläche Namen überprüfen.

  9. Klicken Sie auf Start.

Signieren einer Datei

  1. Klicken Sie in der E-Mail-Nachricht der Aufgabe auf den Link zu dem unter Zum Abschließen dieser Aufgabe angezeigten Dokument.

  2. Doppelklicken Sie im Dokument auf die Signaturzeile, in der Ihre Signatur angefordert wird. Führen Sie im Dialogfeld Signieren eine der folgenden Aktionen aus:

    • Geben Sie Ihren Namen ein.

    • Klicken Sie auf Bild auswählen, um ein Bild Ihrer geschriebenen Signatur auszuwählen. Suchen Sie im Dialogfeld Signaturbild auswählen nach dem Speicherort der Signaturbilddatei, wählen Sie die gewünschte Datei aus, und klicken Sie dann auf Auswählen.

    • Unterschreiben Sie unter Verwendung des Freihandfeatures in dem Feld neben dem X, um eine handschriftliche Signatur hinzuzufügen (nur Tablet PC-Benutzer).

  3. Klicken Sie auf Signieren.

Gilt für: SharePoint Server 2007, Excel 2007, Word 2007



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