Workflows II: Sammeln von Feedback für eine Datei

Übersicht

Dokument mit drei verschiedenen Überarbeitungen

Wird in Ihrer Organisation eine Microsoft Office SharePoint Server 2007-Website verwendet? Nutzen Sie auf dieser Website Dokumentbibliotheken zum Freigeben von Dateien? Ist dies der Fall, müssen Sie unbedingt wissen, wie der Workflow "Feedback sammeln" eingesetzt wird. Dieser Workflow ermöglicht es Ihnen, auf effiziente Weise automatisch Feedback zu einer Datei einzuholen.

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Am Ende dieses Kurses beherrschen Sie Folgendes:

  • Verstehen, warum Sie den Workflow "Feedback sammeln" verwenden sollten

  • Vorbereiten einer Datei für den Workflow "Feedback sammeln"

  • Anzeigen, wie Mitarbeiter einer Datei Feedback hinzufügen

  • Erfahren, wie das Endergebnis aussieht

Dieser Kurs umfasst Folgendes:

  • Eine Lektion zum Selbststudium.

  • Einen kurzen Test am Ende jeder Lektion; die Tests werden nicht bewertet.

  • Eine Kurzübersichtskarte, die Sie nach dem Kurs behalten können.

Sie sollten wissen, was Workflows sind und die ihnen zugrunde liegenden Basiskonzepte kennen. Sie können auch den Kurs Workflows I: Grundlagen (nur auf Englisch verfügbar) besuchen.

Wird in Ihrer Organisation eine Microsoft Office SharePoint Server 2007-Website verwendet? Nutzen Sie auf dieser Website Dokumentbibliotheken zum Freigeben von Dateien? Ist dies der Fall, müssen Sie unbedingt wissen, wie der Workflow "Feedback sammeln" eingesetzt wird. Dieser Workflow ermöglicht es Ihnen, auf effiziente Weise automatisch Feedback zu einer Datei einzuholen.

Wenn Sie mehr über diesen Kurs erfahren möchten, lesen Sie unter Ziele und Informationen zu diesem Kurs nach, oder werfen Sie einen Blick ins Inhaltsverzeichnis. Klicken Sie dann auf Weiter, um mit der ersten Lektion zu beginnen.

Frustrierte Person, da zu viele Versionen einer geänderten Datei vorhanden sind

Es kann frustrierend sein, wenn mehrere Exemplare einer Datei vorhanden sind.

Das Einholen von Feedback zu einer Datei kann eine anspruchsvolle Aufgabe sein. Angenommen, Sie möchten ein neues Richtliniendokument versenden, um Feedback dazu zu erhalten. Sie senden eine E-Mail mit der Datei als Anlage an alle gewünschten Personen und erhalten auch gleich Antworten per E-Mail mit einzelnen Anlagen, die das jeweilige Feedback enthalten. Dies kann eine mühevolle Angelegenheit sein.

Wenn Sie eine Datei in einer Dokumentbibliothek auf einer SharePoint Server 2007-Website speichern, können Sie hierfür jedoch den Workflow Feedback sammeln nutzen. Durch den Workflow wird die E-Mail für Sie ohne Anhänge versendet, und die von den einzelnen Personen vorgenommenen Änderungen werden in derselben Kopie der Datei angezeigt. Alles an einem Ort, ist das nicht praktisch?

Feedback

Funktionsweise

Dokumentbibliothek, aus der E-Mail-Nachrichten an Benutzer gesendet werden

Durch den Workflow "Feedback sammeln" wird an jeden Bearbeiter eine E-Mail gesendet.

Sie starten den Workflow Feedback sammeln aus der Dokumentbibliothek, die die Datei enthält. Durch den Workflow wird dann an jeden Bearbeiter eine E-Mail gesendet, die in SharePoint Server 2007 als Aufgabe bezeichnet wird. Die Nachricht enthält einen Hyperlink zu der Datei. Nachdem die Bearbeiter auf den Hyperlink geklickt haben, wird die Datei geöffnet, und sie können Feedback hinzufügen. Wie geben die anderen Mitarbeiter jedoch Feedback? Dies wird auf der nächsten Seite erläutert.

Abgeben von Feedback

Geöffnetes Dokument mit den Schaltflächen 'Dokument bearbeiten' und 'Diese Aufgabe bearbeiten'

Beim Abschließen der Aufgabe kann auf zwei Schaltflächen geklickt werden.

Wenn eine Person eine Datei öffnet, zu der Feedback eingeholt werden soll, stehen zwei Schaltflächen zur Verfügung:

1. Die Schaltfläche Dokument bearbeiten. Auf diese Schaltfläche können Benutzer klicken, um Änderungen an der Datei selbst vorzunehmen, falls Änderungen erforderlich sind.

2. Die Schaltfläche Diese Aufgabe bearbeiten. Dies ist der letzte Schritt, der durchgeführt werden sollte. Wenn ein Benutzer auf diese Schaltfläche klickt, wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem ein kurzer allgemeiner Kommentar zu der Datei eingegeben werden kann (beinahe identisch mit der Vorgehensweise im Genehmigungsworkflow).

Wichtig    Bearbeiter müssen zunächst auf Diese Aufgabe bearbeiten und dann auf Feedback senden klicken, um die Aufgabe abzuschließen. Falls ein Bearbeiter diesen Schritt überspringt, wird im Workflow davon ausgegangen, dass die Aufgabe dieses Bearbeiters nicht abgeschlossen ist. Gegebenenfalls müssen den Bearbeitern spezielle Anweisungen hinsichtlich dieser Schritte erteilt werden, damit sie nicht übersehen werden..

Bevor Sie beginnen

Schaltfläche 'Änderungen verfolgen' auf der Registerkarte 'Überprüfen'

Änderungen verfolgen befindet sich auf der Registerkarte Überprüfen.

Wenn Sie Änderungen in einem Word-Dokument nachverfolgen möchten, sollten Sie diese Funktion vor dem Starten des Workflows "Feedback sammeln" einrichten. Klicken Sie dazu auf der Registerkarte Überprüfen auf Änderungen verfolgen. Speichern Sie dann das Dokument, bevor Sie den Workflow starten..

Nachdem Sie das Feedback eingeholt haben, können Sie dann zu einem späteren Zeitpunkt die Änderungen der einzelnen Mitarbeiter akzeptieren oder ablehnen.

Funktionsweise

Cursor beim Klicken auf den Hyperlink 'Feedback sammeln'

Ein animiertes Beispiel für den Workflow zum Sammeln von Feedback

Wie also starten Sie den Workflow Feedback sammeln, und wie geben Mitarbeiter ihr Feedback ab? Sehen wir uns ein Beispiel dazu an.

Franz hat ein Dokument zur Marketingstrategie erstellt, das in einer Dokumentbibliothek gespeichert ist. Der Start war gut, aber nun benötigt er Feedback von Dorena, Markus und Christian. Vor Beginn hat er die Funktion Änderungen nachverfolgen in Word aktiviert. Nun kann er den Workflow starten.

Klicken Sie auf das Wort Wiedergabe über der Abbildung, um die Ausführung des Workflows anzuzeigen. Beachten Sie, dass diese Animation den Vorgang für Word 2007 zeigt.

Der Vorgang ist bei Verwendung von PowerPoint 2007 und Excel 2007 im Grunde identisch, abgesehen davon, dass in diesen Programmen die Funktion zum Nachverfolgen von Änderungen nicht zur Verfügung steht.

Beschreibung der Animation:

Franz bewegt den Mauszeiger über die Datei, klickt auf den Pfeil nach unten und klickt dann auf Workflows.

Anschließend klickt er auf den Hyperlink Feedback sammeln, gibt E-Mail-Adressen der Empfänger an, gibt einen Text ein, legt einen Endtermin fest und klickt dann auf Start.

Dorena erhält eine E-Mail-Nachricht, klickt auf den Hyperlink zu der Datei, nimmt Änderungen an der Datei vor und klickt anschließend auf Diese Aufgabe bearbeiten. Sie gibt einen kurzen Kommentar ein und klickt dann auf Feedback senden.

Markus und Christian führen dieselben Schritte aus.

In der Dokumentbibliothek enthält die Spalte Feedback sammeln dann die Angabe Abgeschlossen.

Daraufhin öffnet Franz das Dokument und klickt mit der rechten Maustaste auf die einzelnen Änderungen, um sie entweder anzunehmen oder abzulehnen.

Seite "Workflowstatus"

Seite 'Workflowstatus' mit drei abgeschlossenen Aufgaben, von denen jede als 'Durchgesehen' gekennzeichnet und mit einem Kommentar versehen ist

Kommentare werden unten auf der Seite "Workflowstatus" angezeigt.

Erinnern Sie sich an die Seite Workflowstatus aus dem ersten Kurs dieser Reihe? Diese Seite ist auch von Bedeutung, wenn Sie den Workflow "Feedback sammeln" ausführen. Auf dieser Seite sehen Sie, welche Mitarbeiter die Überarbeitung abgeschlossen haben und welche nicht. Außerdem werden dort die allgemeinen Kommentare der einzelnen Bearbeiter angezeigt.

Gleichzeitig gesendete Aufgaben

Aus einer Dokumentbibliothek werden E-Mail-Nachrichten an Personen gesendet. Hinweis: Alle Nachrichten werden gleichzeitig versendet.

Die Aufgaben zum Sammeln von Feedback werden gleichzeitig versendet.

Beachten Sie Folgendes: Die Funktionsweise des Workflows "Feedback sammeln" unterscheidet sich geringfügig von der des Genehmigungsworkflows. Beim Workflow zum Sammeln von Feedback werden alle Aufgaben gleichzeitig versendet, während sie beim Genehmigungsworkflow nacheinander an die einzelnen Personen gesendet werden. Beim Workflow "Feedback sammeln" ist es also unerheblich, in welcher Reihenfolge die Datei bearbeitet wird.

Nun werden Sie sich fragen, ob zwei Personen gleichzeitig Änderungen an einer Datei vornehmen können. Die Antwort lautet "Nein". Auf der nächsten Seite wird erläutert, was geschieht, wenn zwei Personen gleichzeitig versuchen, eine Datei zu bearbeiten.

Die Meldung "Dokument wird verwendet"

Dorenas Computer mit geöffnetem Dokument; Markuss Computer mit der Meldung 'Dokument wird verwendet'

Dorena hat zuerst auf Dokument bearbeiten geklickt.

Folgendes geschieht, wenn zwei Personen gleichzeitig versuchen, eine Datei zu bearbeiten. Dorena hat zuerst auf die Schaltfläche Dokument bearbeiten geklickt. Nur eine Sekunde später hat Markus auf dieselbe Schaltfläche geklickt. Daraufhin wird die Meldung Dokument wird verwendet angezeigt. Er kann die Datei erst bearbeiten, wenn Dorena sie geschlossen hat.

Lässt Dorena die Datei jedoch während ihrer Mittagspause geöffnet, kann Markus in einem Zeitraum zwischen 15 Minuten und einer Stunde danach auf die Datei zugreifen. Falls Dorena mehr Zeit für die Bearbeitung der Datei wünscht, sollte Sie die Datei zuerst auschecken.

Klicken Sie auf Weiter mit, um weitere Informationen zu erhalten.

Falls Bearbeiter mehr Zeit benötigen

Office-Schaltfläche, Untermenü 'Server', Befehl 'Auschecken'

Auschecken einer Datei

Falls Sie mehr Zeit benötigen, um eine Datei zu bearbeiten und Feedback dazu abzugeben, sollten Sie die Datei zuerst auschecken. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , zeigen Sie auf Server, und klicken Sie dann auf Auschecken. Wenn Sie die Überarbeitung beendet haben, können Sie die Datei einchecken, sodass andere Personen im Workflow ihr Feedback dazu geben können. Hierfür schließen Sie einfach die Datei und werden daraufhin aufgefordert, sie einzuchecken.

Hinweis    Manche Dokumentbibliotheken können so konfiguriert sein, dass Dateien vor ihrer Bearbeitung ausgecheckt werden müssen. Nähere Informationen zum Einrichten einer Bibliothek auf diese Weise erhalten Sie auf der Kurzübersichtskarte dieses Kurses.

Wenn Auschecken erforderlich ist

Geöffnetes Dokument mit Schaltfläche 'Auschecken' über dem Dokumenttext

Wenn Auschecken erforderlich ist, wird die Schaltfläche Dokument bearbeiten durch die Schaltfläche Auschecken ersetzt.

Falls die Bibliothek so konfiguriert ist, dass Dateien ausgecheckt werden müssen, wird anstelle der Schaltfläche Dokument bearbeiten die Schaltfläche Auschecken angezeigt. Wenn Sie auf Auschecken klicken, ist die Datei so lange für Sie reserviert, bis Sie sie wieder einchecken.

Prüfen Sie mit dem folgenden Test, ob Sie die bisherigen Erörterungen verstanden haben.

Richtig oder falsch: Beim Workflow "Feedback sammeln" werden E-Mail-Aufgaben in einer von Ihnen festgelegten Reihenfolge versendet. So kann zuerst eine Person ihr Feedback abgeben, und wenn diese Person fertig ist, kann die nächste Person ihr Feedback abgeben usw. (Wählen Sie eine Antwort aus.)

Richtig

Diese Antwort ist nicht richtig. Beim Workflow "Feedback sammeln" werden alle Aufgaben gleichzeitig versendet, und nicht in einer bestimmten Reihenfolge..

Falsch

Ja, die Aussage ist richtig. Beim Workflow "Feedback sammeln" werden die Aufgaben nicht in einer bestimmten Reihenfolge, sondern alle gleichzeitig versendet.

Was müssen Sie tun, um eine Aufgabe im Rahmen des Workflows "Feedback sammeln" abzuschließen?

Klicken Sie auf Dokument bearbeiten, und speichern Sie dann die Datei.

Das genügt leider nicht. Es fehlt noch ein Schritt. Versuchen Sie es erneut.

Klicken Sie auf Dokument bearbeiten, speichern Sie die Datei, und schließen Sie sie dann, damit sie von anderen Personen geöffnet werden kann.

Das ist nicht richtig. Dadurch kann die Datei von anderen Benutzern bearbeitet werden, aber die Aufgabe wird nicht abgeschlossen. Es fehlt ein weiterer Schritt. Versuchen Sie es erneut.

Klicken Sie auf Diese Aufgabe bearbeiten, geben Sie eine allgemeine Aussage ein, und klicken Sie dann auf Feedback senden.

Bearbeiter können die Eingabe der allgemeinen Aussage auch überspringen. Sie müssen aber unbedingt auf die Schaltfläche Feedback senden klicken. Hiermit wird die Aufgabe abgeschlossen.

Klicken Sie auf Auschecken, bearbeiten Sie das Dokument, und checken Sie die Datei danach wieder ein.

Nein, das ist leider nicht richtig. Durch das Auschecken wird die Datei zwar für Sie reserviert, was nützlich ist, dieser Vorgang hat aber nichts mit dem Abschließen der Aufgabe zu tun. Versuchen Sie es erneut.

Welchen der folgenden Schritte sollten Sie ausführen, um Änderungen von Benutzern an einem Word-Dokument zu verfolgen?

Sie sollten auf die Schaltfläche Änderungen nachverfolgen klicken und die Datei dann speichern.

Genau. Dies ist die richtige Vorgehensweise vor dem Starten des Workflows.

Sie sollten auf die Schaltfläche Änderungen nachverfolgen klicken und die Datei dann schließen.

Diese Antwort ist nicht ganz richtig. Sie müssen zuerst noch einen anderen Schritt ausführen. Versuchen Sie es erneut.

Sie sollten auf die Schaltfläche Änderungen nachverfolgen klicken und die Datei dann auschecken.

Nein, das ist leider nicht richtig. Es ist zwar richtig, auf die Option zum Nachverfolgen von Änderungen zu klicken, aber da Benutzer die Datei bearbeiten sollen, ist das Auschecken die falsche Wahl. Versuchen Sie es erneut.

Sie sollten auf die Schaltfläche Änderungen nachverfolgen klicken und den Workflow dann starten.

Fast, aber nicht ganz richtig. Vor dem Starten des Workflows ist ein anderer Schritt erforderlich. Versuchen Sie es erneut.

Wie können Sie sicherstellen, dass die Zeit zum Ändern einer Datei ausreicht?

Klicken Sie auf Dokument bearbeiten.

Nein, das ist leider nicht richtig. Wenn Sie die Datei in einem Zeitraum zwischen 15 Minuten und einer Stunde unbeaufsichtigt lassen, könnte ein anderer Benutzer Sie aussperren. Versuchen Sie es erneut.

Klicken Sie auf Diese Aufgabe bearbeiten.

Diese Antwort ist nicht richtig. Damit können Sie zwar einen kurzen Kommentar zur Datei eingeben, aber die Datei wird nicht für Sie reserviert. Versuchen Sie es erneut.

Klicken Sie auf Auschecken.

Ja, so sollten Sie vorgehen, um unbegrenzte Zeit zum Abgeben von Feedback in der Datei zu haben.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Auschecken bearbeiten.

Nein, diese Antwort ist nicht richtig. Diese Schaltfläche gibt es gar nicht. Versuchen Sie es erneut.

Was bedeutet es, wenn die Schaltfläche "Auschecken" direkt über der Schaltfläche "Diese Aufgabe bearbeiten" angezeigt wird?

Die Datei wurde von einem anderen Benutzer ausgecheckt.

Falsch, die Schaltfläche zum Auschecken können Sie verwenden. Sie dient nicht als Indikator dafür, ob die Datei ausgecheckt wurde oder nicht. Versuchen Sie es erneut.

Die Datei muss ausgecheckt werden, bevor Sie sie bearbeiten können.

Diese Antwort ist richtig! In diesem Fall muss die von Ihnen verwendete Dokumentbibliothek ausgecheckt werden. Daher ist es sinnvoll, dass Sie bequem auf die Schaltfläche zugreifen können.

Indem Sie auf Auschecken klicken, können Sie die Datei aus dem Workflow "auschecken". Im Wesentlichen wird die Datei dadurch ab diesem Zeitpunkt aus dem Workflow ausgeschlossen, und der Workflow wird abgebrochen.

Diese Antwort ist nicht richtig. Beim Auschecken wird die Datei reserviert, und nicht aus dem Workflow entfernt. Versuchen Sie es erneut.

Wenn Sie die Datei bearbeiten müssen, können Sie optional auf Auschecken klicken und Feedback abgeben.

Nein, das ist leider nicht richtig. Wird diese Schaltfläche angezeigt, muss die von Ihnen verwendete Dokumentbibliothek ausgecheckt werden. Der Schritt ist nicht optional, wenn Sie die Datei bearbeiten möchten. Versuchen Sie es erneut.

Feedback

Kurzübersichtskarte

Siehe auch

Starten des Workflows "Feedback sammeln"

  1. Laden Sie eine Microsoft® Office Excel® 2007-Arbeitsmappe, eine Microsoft® Office PowerPoint® 2007-Präsentation oder ein Microsoft® Office Word 2007-Dokument in eine Dokumentbibliothek auf einer Microsoft® Office SharePoint® Server 2007-Website hoch, oder speichern Sie das Dokument dort.

  2. Wechseln Sie mithilfe des Webbrowsers zur Dokumentbibliothek. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Datei, klicken Sie auf den Pfeil nach unten, und klicken Sie dann auf Workflows.

  3. Klicken Sie auf den Hyperlink zum Workflow Feedback sammeln.

  4. Geben Sie die E-Mail-Adressen der einzelnen Bearbeiter ein.

  5. Wenn Sie eine Nachricht oder spezielle Aufgabenanweisungen bereitstellen möchten, geben Sie diese unter Geben Sie eine Nachricht ein, die in die Anforderung eingeschlossen werden soll ein.

  6. Geben Sie unter Fälligkeitsdatum eine Zahl ein, und wählen Sie dann entweder Tag(e) oder Woche(n) als Zeiteinheit aus.

  7. Klicken Sie auf Start.

Abschließen einer Aufgabe

  1. Klicken Sie in der E-Mail-Nachricht der Aufgabe auf den Link zu der unter Zum Abschließen dieser Aufgabe angezeigten Datei.

  2. Überprüfen Sie die Datei.

  3. Wenn Sie die Datei ändern möchten, klicken Sie auf Dokument bearbeiten oder auf Auschecken.

  4. Klicken Sie oben im Dokumenttext auf Diese Aufgabe bearbeiten, wenn Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben.

  5. Geben Sie einen kurzen Kommentar ein, und klicken Sie dann auf Feedback senden.

Erfordern des Auscheckens von Dateien

Sie benötigen die Berechtigung zum Erstellen einer Liste oder Bibliothek, um das Auschecken von Dateien zu erfordern.

  1. Wechseln Sie im Webbrowser zur Bibliothek.

  2. Klicken Sie im Menü Einstellungen auf Dokumentbibliothekseinstellungen.

  3. Klicken Sie unter Allgemeine Einstellungen auf Versionierungseinstellungen.

  4. Klicken Sie im Abschnitt Auschecken erfordern unter Auschecken von Dokumenten erfordern, bevor sie bearbeitet werden können? auf Ja

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