Workflowbeispiel: Senden einer Systemmitteilung

Ihr Team verwendet die Bibliothek freigegebener Dokumente, um gemeinsam Dokumente zu bearbeiten. Außerdem verwendet Ihr Team die Spalte Zugewiesen an, um zu verfolgen, wem Dokumente zugewiesen sind. Damit die Mitglieder des Teams nicht ständig auf der Teamwebsite überprüfen müssen, ob ihnen neue Dokumente zugewiesen wurden, möchten Sie einen Workflow erstellen, der automatisch eine E-Mail-Nachricht an die Teammitglieder sendet, denen neue Dokumente zugewiesen wurden. Sie können hierfür einen einstufigen Workflow erstellen.

Die Verwendung einer Benachrichtigung ist in diesem Fall nicht möglich. Benachrichtigungen bieten verschiedene Optionen. Sie können z. B. eine Benachrichtigung erhalten, wenn ein Element hinzugefügt oder geändert wurde. Es ist jedoch nicht möglich, eine Benachrichtigung zu verwenden, wenn eine bestimmte Spalte auf einen bestimmten Wert geändert wird. Außerdem können Sie mit Benachrichtigungen keine E-Mail-Nachricht erstellen, die dem Empfänger genau beschreibt, welche Aktion erforderlich ist.

Weitere Informationen zu Workflows finden Sie unter Einführung in Workflows.

Wichtig : Wenn Sie einen Workflow erstellen möchten, muss sich Ihre Website auf einem Server befinden, auf dem Windows SharePoint Services 3.0 oder Microsoft Office SharePoint Server 2007 ausgeführt wird.

Inhalt dieses Artikels

Bevor Sie beginnen

Entwerfen des Workflows

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie den Workflow entwerfen, müssen Sie alle erforderlichen Änderungen oder Anpassungen Ihrer Website, Liste oder Bibliothek vornehmen. Beispiel:

  • Ein Workflow ist immer an genau eine SharePoint-Liste oder -Bibliothek angefügt. Ihre Website muss mindestens eine Liste oder Bibliothek haben, damit Sie einen Workflow erstellen können. Wenn keine Listen in Ihrer Website vorhanden sind, werden Sie bei der Workflowerstellung aufgefordert, eine Liste zu erstellen.

  • Wenn der Workflow benutzerdefinierte Spalten oder Einstellungen verwenden soll, müssen Sie diese Änderungen vor der Erstellung des Workflows vornehmen, sodass diese Spalten und Einstellungen im Workflow-Designer verfügbar sind.

  • Wenn der Workflow Listen oder Bibliotheksfunktionen verwenden soll, die nicht standardmäßig aktiviert sind, wie etwa die Genehmigung von Inhalten, müssen Sie diese Funktionen vor der Erstellung des Workflows aktivieren.

Hinweis : Die Workflowfunktion baut auf der Microsoft Windows Workflow Foundation auf, einer Komponente von Microsoft Windows. Auf Ihrem Computer und dem Server muss jeweils dieselbe Version der Workflow Foundation installiert sein. Wenn Sie erstmals einen Workflow erstellen, werden Sie möglicherweise aufgefordert, die Workflow Foundation zu installieren.

Hinzufügen einer Spalte zur Dokumentbibliothek

In diesem Beispiel wird die Bibliothek Freigegebene Dokumente verwendet, die standardmäßig auf der Teamwebsite angezeigt wird. Sie müssen der Bibliothek jedoch die Spalte Zugewiesen an hinzufügen, da diese Spalte nicht automatisch in der Bibliothek angezeigt wird.

  1. Gehen Sie im Browser zur Bibliothek Freigegebene Dokumente.

    Tipp : Klicken Sie in der Ordnerliste auf Freigegebene Dokumente, und drücken Sie dann F12.

  2. Klicken Sie auf der Bibliothekssymbolleiste auf Einstellungen und dann auf Spalten aus Websitespalten hinzufügen.

  3. Klicken Sie unter Verfügbare Websitespalten auf Zugewiesen an und dann auf Hinzufügen.

  4. Klicken Sie auf OK.

    In der Bibliothek Freigegebene Dokumente wird nun im Browser die Spalte Zugewiesen an angezeigt.

  5. Schließen Sie den Browser.

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Entwerfen des Workflows

Nachdem Sie der Bibliothek Freigegebene Dokumente die richtige Spalte hinzugefügt haben, können Sie den Workflow-Designer verwenden.

  1. Starten Sie Office SharePoint Designer 2007.

  2. Klicken Sie im Menü Datei auf Website öffnen.

  3. Suchen Sie im Dialogfeld Website öffnen die SharePoint-Website, für die Sie den Workflow erstellen wollen, wählen Sie sie aus, und klicken dann auf Öffnen.

  4. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie dann auf Workflow.

    Der Workflow-Designer wird geöffnet.

  5. Geben Sie im Feld Name des Workflows die Angabe Zuweisungsbenachrichtigung ein.

    Besucher der Website sehen diesen Namen, wenn sie die Workflowstatus- und Workflows-Seiten im Browser anzeigen.

  6. Klicken Sie in der Liste An welche SharePoint-Liste soll dieser Workflow angefügt werden? auf Freigegebene Dokumente.

    Wenn Teammitglieder die Bibliothek Freigegebene Dokumente anzeigen, sehen sie eine neue Spalte für diesen Workflow mit dem Namen Zuweisungsbenachrichtigung. Diese Spalte gibt den Status des Workflows für jedes Element an, beispielsweise ob der Workflow gestartet oder abgeschlossen wurde.

  7. Führen Sie unter Workflowstartoptionen für Elemente in 'Freigegebene Dokumente' auswählen die folgenden Aufgaben aus:

    • Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Für diesen Workflow zulassen, dass er manuell von einem Element gestartet wird.

    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diesen Workflow automatisch starten, wenn ein Element erstellt wird.

    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diesen Workflow automatisch jedes Mal starten, wenn ein Element geändert wird.

      Durch das Aktivieren dieser Optionen stellen Sie sicher, dass der Workflow jedes Mal ausgeführt wird, wenn ein Element erstellt oder geändert wird. Die erste Seite von Workflow-Designer sollte nun folgendermaßen aussehen.

      Erste Seite im Workflow-Designer

  8. Klicken Sie auf Weiter.

  9. Klicken Sie auf Bedingungen, und klicken Sie dann in der Liste auf Benutzerdefinierte Bedingung (Freigegebene Dokumente).

    Die Bedingung Wenn Feld entspricht Wert wird im Workflow angezeigt.

    Diese Liste enthält zahlreiche vorgefertigte Bedingungen. Sie wollen jedoch eine Bedingung erstellen, bei der der Workflow die Nachricht nur sendet, wenn ein bestimmtes Feld (in diesem Fall Zugewiesen an) einen bestimmten Wert hat (in diesem Fall den Namen einer Person aus dem Team). Hierzu erstellen Sie eine benutzerdefinierte Bedingung.

  10. Klicken Sie in der Bedingung Wenn Feld entspricht Wert auf Feld und dann in der Liste auf Zugewiesen an.

  11. Klicken Sie in der Bedingung auf Wert.

    Das Dialogfeld Benutzer auswählen wird geöffnet. Sie müssen ein Mitglied Ihres Teams auswählen. Sie können den Namen oder die betreffende E-Mail-Adresse eingeben und dann auf Hinzufügen klicken, oder das Teammitglied aus der Liste vorhandener Benutzer auswählen. Sie können auch Benutzer aus dem Adressbuch oder Namen aus einer Liste oder einem Listenelement auswählen.

  12. Geben Sie einen Benutzernamen oder eine Adresse ein, oder wählen Sie sie aus, klicken Sie auf Hinzufügen und dann auf OK.

  13. Klicken Sie auf Aktionen, und klicken Sie dann in der Liste auf E-Mail senden.

    Wenn diese Aktion nicht in der Liste enthalten ist, klicken Sie auf Weitere Aktionen, klicken Sie auf die gewünschte Aktion und dann auf Hinzufügen.

  14. Klicken Sie auf die Option zum Versenden der Nachricht als E-Mail, und füllen Sie dann das Formular aus, indem Sie den Empfänger, den Betreff und den Text der Nachricht eingeben.

    Geben Sie in der Zeile An den Namen bzw. die Adresse ein, die Sie als Teil der Bedingung ausgewählt haben.

  15. Klicken Sie auf OK.

    Zweite Seite des Workflow-Designers mit angezeigter Bedingung und Aktion

    Die so erstellte Regel legt fest, dass ein Teammitglied, dem ein Element der Bibliothek Freigegebene Dokumente zugeordnet wird, eine entsprechende E-Mail-Benachrichtigung erhält. Für den Fall, dass das Dokument einem anderen Teammitglied zugeordnet wird, müssen Sie nun für jede weitere Person des Teams eine "else if"-Bedingung erstellen.

  16. Klicken Sie auf 'Andernfalls wenn'-Bedingungsverzweigung hinzufügen.

    Dem Workflow wird eine Bedingungsverzweigung hinzugefügt. Wiederholen Sie die Schritte 8–14 dieser Prozedur, um dieselbe Regel für ein anderes Teammitglied zu erstellen.

  17. Wenn erforderlich, klicken Sie auf 'Else If'-Bedingungsverzweigung hinzufügen, um für jedes Mitglied des Teams, das benachrichtigt werden soll, wenn ihm ein Dokument zu geordnet wird, eine Regel hinzuzufügen.

    Workflow-Designer mit angezeigten Regeln mit Bedingungsverzweigung

  18. Wenn Sie den Workflow auf Fehler überprüfen möchten, klicken Sie auf Workflow überprüfen, bevor Sie den Workflow-Designer beenden.

    Wenn ein Workflowfehler vorliegt, ändert sich die Farbe des Hyperlinks, und vor und nach dem ungültigen Parameter werden Sternchen angezeigt. Außerdem erscheint unter Workflowschritte neben jedem Schritt, der einen Fehler enthält, ein Fehlersymbol.

  19. Klicken Sie auf Fertig stellen, um den Workflow zu speichern.

    Zum Testen des Workflows wechseln Sie zur Bibliothek Freigegebene Dokumente, erstellen ein neues Element und geben in der Spalte Zugewiesen an eine Person ein, die im Workflow als Bedingung angegeben wurde. Überprüfen Sie, ob die Person die erstellte Benachrichtigung erhält.

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