Workflowbeispiel: Erstellen einer Aufgabe aus einem Diskussionsbeitrag

Ihr Team verwendet die Teamdiskussionsliste, um Probleme zu bearbeiten, die vom Team gelöst werden müssen. Im Verlauf einer Diskussion ergibt sich häufig eine Frage oder eine Aufgabe, die ein bestimmtes Teammitglied dann verfolgen muss. Sie möchten in der Lage sein, ein Aufgabenelements einfach anhand eines Teamdiskussionsbeitrags zu erstellen. Sie entscheiden, einen Workflow zu erstellen, sodass Ihr Team einfach auf eine Schaltfläche in der Teamdiskussionsliste klicken kann, um eine Aufgabe in der Aufgabenliste zu erstellen. Die erstellte Aufgabe enthält automatisch Informationen aus den verwandten Diskussionsbeiträgen. Die Aufgabe wird automatisch der Person zugewiesen, die das ursprüngliche Diskussionselement erstellt hat. Dieser Prozess ist für Ihr Team einfach, und es kann keinen Irrtum darüber geben, wem eine Aufgabe gehört und auf welchen Diskussionsbeitrag sie sich bezieht.

Ein Teammitglied erstellt z. B. einen Diskussionsbeitrag in der Teamdiskussionsliste und gibt im Feld Betreff die Angabe Erstellen eines Projektplans ein. Im Verlauf einer langen Diskussion erkennen Sie, dass sich ein Aktionselement herausgebildet hat. Sie klicken in der Teamdiskussionsliste auf den Befehl Workflows und wählen dann, den Workflow auszuführen und klicken auf Starten. Der Workflow erstellt eine Aufgabe in der Aufgabenliste, die dem Teammitglied zugeordnet ist, das den Diskussionsbeitrag ursprünglich erstellt hat. Die Aufgabe heißt Erstellen eines Projektplans.

Obwohl in diesem Beispiel die Teamdiskussionsliste verwendet wird, können Sie dasselbe grundlegende Verfahren verwenden, um einen ähnlichen Workflow für Elemente beliebiger Listen oder Bibliotheken auf Ihrer Website zu erstellen. Sie müssen jedoch darauf achten, den Workflow an die Liste bzw. die Bibliothek anzuhängen, von der der Workflow gestartet werden soll.

Weitere Informationen zu Workflows finden Sie unter Einführung in Workflows.

Wichtig : Wenn Sie einen Workflow erstellen möchten, muss sich Ihre Website auf einem Server befinden, auf dem Windows SharePoint Services 3.0 oder Microsoft Office SharePoint Server 2007 ausgeführt wird.

Inhalt dieses Artikels

Bevor Sie beginnen

Entwerfen des Workflows

Bevor Sie beginnen

Bevor Sie den Workflow entwerfen, müssen Sie alle erforderlichen Änderungen oder Anpassungen Ihrer Website, Liste oder Bibliothek vornehmen. Beispiel:

  • Ein Workflow ist immer an genau eine SharePoint-Liste oder -Bibliothek angefügt. Ihre Website muss mindestens eine Liste oder Bibliothek haben, damit Sie einen Workflow erstellen können. Wenn keine Listen in Ihrer Website vorhanden sind, werden Sie bei der Workflowerstellung aufgefordert, eine Liste zu erstellen.

  • Wenn der Workflow benutzerdefinierte Spalten oder Einstellungen verwenden soll, müssen Sie diese Änderungen vor der Erstellung des Workflows vornehmen, sodass diese Spalten und Einstellungen im Workflow-Designer verfügbar sind.

  • Wenn der Workflow Listen oder Bibliotheksfunktionen verwenden soll, die nicht standardmäßig aktiviert sind, wie etwa die Genehmigung von Inhalten, müssen Sie diese Funktionen vor der Erstellung des Workflows aktivieren.

Hinweis : Die Workflowfunktion baut auf der Microsoft Windows Workflow Foundation auf, einer Komponente von Microsoft Windows. Auf Ihrem Computer und dem Server muss jeweils dieselbe Version der Workflow Foundation installiert sein. Wenn Sie erstmals einen Workflow erstellen, werden Sie möglicherweise aufgefordert, die Workflow Foundation zu installieren.

In diesem Beispiel wird die Teamdiskussionsliste verwendet, die standardmäßig in der Teamwebsite-Vorlage enthalten ist.

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Entwerfen des Workflows

Wenn Ihre Website eine Diskussionsrunde enthält, wie z. B. die Teamdiskussionsliste auf einer Teamwebsite, können Sie den Workflow-Designer verwenden.

  1. Klicken Sie im Menü Datei auf Website öffnen.

  2. Suchen Sie im Dialogfeld Website öffnen die SharePoint-Website, für die Sie den Workflow erstellen wollen, wählen Sie sie aus, und klicken dann auf Öffnen.

  3. Zeigen Sie im Menü Datei auf Neu, und klicken Sie dann auf Workflow.

    Der Workflow-Designer wird geöffnet.

  4. Geben Sie im Feld Name des Workflows die Angabe Erstellen einer Aufgabe ein.

    Besucher der Website sehen diesen Namen, wenn sie die Workflowstatus- und Workflows-Seiten im Browser anzeigen.

  5. Klicken Sie in der Liste An welche SharePoint-Liste soll dieser Workflow angefügt werden? auf Teamdiskussion.

    Wenn Teammitglieder die Bibliothek Freigegebene Dokumente anzeigen, sehen sie eine neue Spalte für diesen Workflow mit dem Namen Erstellen einer Aufgabe. Diese Spalte gibt den Status des Workflows für jedes Element an, beispielsweise ob der Workflow gestartet oder abgeschlossen wurde.

  6. Führen Sie unter Workflowstartoptionen für Elemente in 'Freigegebene Dokumente' auswählen die folgenden Aufgaben aus:

    • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Für diesen Workflow zulassen, dass er manuell von einem Element gestartet wird.

    • Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Diesen Workflow automatisch starten, wenn ein Element erstellt wird.

    • Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Diesen Workflow automatisch jedes Mal starten, wenn ein Element geändert wird.

      Durch die Auswahl dieser Option machen Sie für jedes Element in der Liste einen Workflows-Befehl verfügbar. Um den Workflow Erstellen einer Aufgabe zu starten, klicken Sie auf dieses Element, klicken Sie im Menü auf Workflows, doppelklicken Sie auf den zu startenden Workflow, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Starten.

      Erste Seite im Workflow-Designer

  7. Klicken Sie auf Weiter.

  8. Klicken Sie auf Aktion, und klicken Sie dann in der Liste auf Listenelement erstellen.

    Wenn diese Aktion nicht in der Liste enthalten ist, klicken Sie auf Weitere Aktionen, klicken Sie auf die gewünschte Aktion und dann auf Hinzufügen.

  9. Klicken Sie in der Aktion Element in dieser Liste erstellen auf diese Liste.

  10. Klicken Sie im Dialogfeld Neuen Listeneintrag erstellen im Feld Liste auf Aufgaben, da das neue Element hier erstellt werden soll.

    Hinweis :  Diese Aktion erstellt ein Aufgabenelement. Im Unterschied zur Aktion Daten von einem Benutzer sammeln hält sie den Workflow nicht an, so lange die Aufgabe läuft.

    Sie können Felder, die in dem neuen Listenelement angezeigt werden, unter Feld und Wert hinzufügen, entfernen oder ändern. Der Titel des neuen Aufgabenelements soll Informationen aus dem Teamdiskussionsbeitrag enthalten. Daher klicken Sie nun auf das Feld und ändern es, indem Sie es nach Informationen aus dem Diskussionsbeitrag suchen und die Informationen anzeigen lassen.

  11. Klicken Sie unter Feld auf Titel (*) und dann auf Ändern.

  12. Klicken Sie im Dialogfeld Wert zuweisen auf Datenbindung anzeigen Schaltflächensymbol .

    Dialogfeld 'Wert zuweisen'

  13. Klicken Sie im Dialogfeld Workflow-Nachschlagevorgang definieren in der Liste Quelle auf Aktuelles Element. Klicken Sie in der Liste Feld auf Betreff.

    Der Workflow sucht nun für das Titelfeld der neuen Aufgabe die Informationen im Feld Betreff des aktuellen Diskussionsbeitrags.

    Dialogfeld 'Workflow-Nachschlagevorgang definieren'

  14. Klicken Sie zweimal auf OK.

    Der Workflow soll die neue Aufgabe automatisch der Person zuweisen, die den betreffenden Diskussionsbeitrag erstellt hat.

  15. Klicken Sie im Dialogfeld Neuen Listeneintrag erstellen auf Hinzufügen. Damit fügen Sie der neuen vom Workflow erstellten Aufgabe ein Feld hinzu.

  16. Klicken Sie im Dialogfeld Wert zuweisen in der Liste Festzulegendes Feld auf Zugewiesen an.

    Dialogfeld 'Wert zuweisen'

  17. Klicken Sie unter Diesen Wert zuweisen auf Datenbindung anzeigen Schaltflächensymbol .

  18. Klicken Sie im Dialogfeld Workflow-Nachschlagevorgang definieren in der Liste Quelle auf Aktuelles Element. Klicken Sie in der Liste Feld auf Erstellt von.

    Dialogfeld 'Workflow-Nachschlagevorgang definieren'

  19. Klicken Sie zweimal auf OK.

    Dialogfeld 'Neuen Listeneintrag erstellen'

    Der Workflow erstellt eine Aufgabe, deren Titel mit dem Betreff des Teamdiskussionsbeitrags übereinstimmt, anhand dessen die Aufgabe erstellt wurde. Die Aufgabe wird der Person zugewiesen, die den betreffenden Teamdiskussionsbeitrag ursprünglich erstellt hat, um ihn zu verfolgen.

  20. Klicken Sie im Dialogfeld Neuen Listeneintrag erstellen auf OK.

    Aktion für Schritt 1 wird im Workflow-Designer angezeigt

    Sie haben nun eine Regel, die eine Aufgabe erstellt, wenn eine Person den Workflow anhand eines Elements in der Teamdiskussionsliste manuell startet.

  21. Wenn Sie den Workflow auf Fehler überprüfen möchten, klicken Sie auf Workflow überprüfen, bevor Sie den Workflow-Designer beenden.

    Wenn ein Workflowfehler vorliegt, ändert sich die Farbe des Hyperlinks, und vor und nach dem ungültigen Parameter werden Sternchen angezeigt. Außerdem erscheint unter Workflowschritte neben jedem Schritt, der einen Fehler enthält, ein Fehlersymbol.

  22. Klicken Sie auf Fertig stellen, um den Workflow zu speichern.

Auf der Seite der Teamdiskussionsliste der SharePoint-Website erscheint eine Schaltfläche. Die Teammitglieder können auf diese Schaltfläche klicken, um den Workflow manuell zu starten.

Um den Workflow zu testen, wechseln Sie zur Teamdiskussionsliste und erstellen ein neues Element. Beachten Sie, dass das Feld Betreff in der Standardeinstellung ein erforderliches Feld ist. Klicken Sie nach dem Speichern des neuen Elements in der Liste auf den Diskussionsbeitrag, und klicken Sie dann im Menü auf Workflows. Klicken Sie auf der Seite Workflows auf den Workflow Erstellen einer Aufgabe, und klicken Sie dann auf Starten. Wechseln Sie anschließend zur Aufgabenliste. Da Sie den Diskussionsbeitrag erstellt haben, sollte Ihnen nun eine Aufgabe zugewiesen sein, die die Information enthält, die Sie im Feld Betreff eingegeben haben.

Bei Bedarf können Sie dem Workflow einen weiteren Schritt hinzufügen, in dem eine weitere Aktion ausgeführt wird, wenn die neue Aufgabe als abgeschlossen markiert wird. Sie können auch mit einem einstufigen Workflow starten und dann Schritte hinzufügen, sodass der Workflow sich entwickelt und schließlich einen komplexen Geschäftsprozess widerspiegelt.

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