Wo befinden sich die Übersichten?

Wenn Sie in Microsoft Office Access 2007 eine Datenbank öffnen, die in einer früheren Version von Access erstellt wurde – und diese Datenbank eine Übersicht (ein Formular mit Schaltflächen oder Hyperlinks zum Navigieren in der Datenbank) enthält – sind möglicherweise einige Befehle in dieser Übersicht nicht funktionsfähig. Dies ist beispielsweise bei Befehlen zum Anzeigen des Datenbankfensters der Fall.

In Office Access 2007 steht ein neues Feature zur Verfügung, der so genannte Navigationsbereich. Dieser Bereich ersetzt das Datenbankfenster, und Sie können ihn anstelle von Übersichten verwenden. Der Navigationsbereich arbeitet mit dem neuen Benutzeroberflächenmodell von Office Access 2007 zusammen. In diesem Modell, das auch als SDI-Modell (Single-Document Interface, Einfachdokumentenschnittstelle) bezeichnet wird, werden alle geöffneten Objekte – Formulare, Berichte usw. – in einem einzigen Fenster abgelegt und jedes Objekt mit einer Registerkarte versehen. Wenn Sie mehrere Objekte öffnen, können Sie über die Registerkarten zwischen den einzelnen Objekten wechseln. Folgende Abbildung zeigt einen typischen Registerkartensatz:

Objektregisterkarten in einer Access 2007-Datenbank

Anders als bei Übersichten bleibt der Navigationsbereich sichtbar, wenn Sie ihn nicht manuell ausblenden. Sie können den Bereich mithilfe der Schaltfläche zum Öffnen/Schließen der Verkleinerungsleiste Schaltfläche zum Öffnen/Schließen der Verkleinerungsleiste im Navigationsbereich oder durch Drücken von F11 ein- bzw. ausblenden. Soll der Navigationsbereich beim Öffnen einer Datenbank nicht standardmäßig angezeigt werden, müssen Sie eine Programmoption festlegen.

Inhalt dieses Artikels

Optionen für die Verwendung von Übersichten

Erstellen einer benutzerdefinierten Objektgruppe im Navigationsbereich

Öffnen und Schließen des Navigationsbereichs

Deaktivieren des Navigationsbereichs

Verwenden des Übersichts-Managers zum Erstellen oder Ändern einer Übersicht

Optionen für die Verwendung von Übersichten

In Office Access 2007 stehen die folgenden Optionen für die Verwendung von Übersichten zur Verfügung:

  • Erstellen benutzerdefinierter Objektkategorien und -gruppen im Navigationsbereich    Sie können benutzerdefinierte Gruppen erstellen, die lediglich die Tabellen, Formulare, Berichte und andere Objekte enthalten, die Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt oder mit einer bestimmten Datenbank verwenden möchten. Sie können benutzerdefinierte Gruppen ohne Makros erstellen oder VBA-Code (Visual Basic für Applikationen) schreiben zu müssen. Im weiteren Verlauf dieses Artikels wird beschrieben, wie Sie eine benutzerdefinierte Objektgruppe im Navigationsbereich erstellen.

    Weitere Informationen zum Verwenden des Navigationsbereichs finden Sie in Artikel Leitfaden für den Navigationsbereich.

  • Gewohntes Ausführen der vorhandenen Übersichten    Wenn Sie weiterhin Übersichten verwenden möchten, sollten Sie die Deaktivierung nicht unterstützter Aktionen, wie das Anzeigen des Datenbankfensters, in Betracht ziehen. Wenn Sie eine Datenbank so konfigurieren, dass beim Starten eine Übersicht angezeigt wird, wird diese ordnungsgemäß eingeblendet und ausgeführt. mit Ausnahme der Befehle, die Office Access 2007 nicht mehr unterstützt. Darüber hinaus können Sie den Übersichts-Manager weiterhin zum Erstellen, Ändern und Löschen von Übersichten verwenden. Informationen zur Verwendung des Übersichts-Managers finden Sie weiter unten in diesem Artikel.

  • Manuelles Erstellen eines Formulars, das als Übersicht fungiert    Sie können zum Starten der Datenbankkomponenten ggf. Schaltflächen und eingebettete Makros hinzufügen, und dann festlegen, dass das Formular beim Starten angezeigt wird.

    Informationen zum Erstellen eingebetteter Makros finden Sie in Artikel Grundlegende Informationen zu Makros in Access 2007. Weitere Informationen zum Einrichten eines Startformulars finden Sie unter Formular anzeigen im Abschnitt Anwendungsoptionen in Artikel Aktuelle Datenbankkategorie (Access-Optionen).

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Erstellen einer benutzerdefinierten Objektgruppe im Navigationsbereich

Benutzerdefinierte Gruppen sind in Office Access 2007 die Entsprechung sowie der Ersatz für Übersichten und das Datenbankfenster. Der Prozess zum Erstellen einer benutzerdefinierten Gruppe besteht aus den folgenden wesentlichen Schritten:

  • Erstellen Sie zunächst eine benutzerdefinierte Kategorie. Access stellt eine Kategorie mit dem Namen Benutzerdefiniert bereit. Sie können diese Kategorie umbenennen und dann, entsprechend Ihrer Anforderungen, Gruppen hinzufügen oder entfernen. Sie können auch jederzeit eine neue Kategorie erstellen.

  • Erstellen Sie anschließend mindestens eine Gruppe für die neue Kategorie.

  • Schließen Sie das Dialogfeld Navigationsoptionen, und weisen Sie der benutzerdefinierten Gruppe im Navigationsbereich die Datenbankobjekte per Drag & Drop oder durch Kopieren zu. Sämtliche Objekte befinden sich in einer Gruppe mit dem Namen Nicht zugewiesene Objekte. Access erstellt diese Gruppe automatisch, wenn Sie eine benutzerdefinierte Kategorie anlegen.

    Hinweis : Wenn Sie einer benutzerdefinierten Gruppe ein Datenbankobjekt hinzufügen, erstellt Access eine Verknüpfung zu diesem Objekt. Sie verschieben oder kopieren also nicht das Objekt selbst. Wenn Sie eine Verknüpfung in einer benutzerdefinierten Gruppe umbenennen oder löschen, wirken sich diese Änderungen nicht auf das Objekt selbst, sondern lediglich auf die Verknüpfung aus.

  • Wenn Sie die benutzerdefinierten Gruppen mit den gewünschten Objekten aufgefüllt haben, blenden Sie die Gruppe Nicht zugewiesene Objekte sowie alle anderen Gruppen, die nicht angezeigt werden sollen, aus.

Erstellen einer benutzerdefinierten Kategorie

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Menü im oberen Navigationsbereich, und klicken Sie auf Navigationsoptionen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Navigationsoptionen im Bereich Kategorien auf Element hinzufügen. Folgende Abbildung zeigt den Bereich Kategorien mit einer neuen benutzerdefinierten Kategorie.

    Neue benutzerdefinierte Kategorie im Navigationsbereich

  3. Geben Sie einen Namen für die neue Kategorie ein, und drücken Sie die EINGABETASTE.

    Verwenden Sie einen möglichst aussagekräftigen Namen, der anderen Personen das Arbeiten mit den Kategorien in Ihrer Datenbank vereinfacht. Beachten Sie, dass sich die Beschriftung des Abschnitts Gruppen für entsprechend des eingegebenen Namens ändert. Wenn Sie für die neue Kategorie beispielsweise den Namen Meine Übersicht eingeben, lautet die Beschriftung Gruppen für "Meine Übersicht". Beachten Sie auch, dass sich im Abschnitt Gruppen für eine Gruppe namens Nicht zugewiesene Objekte befindet. Diese wird standardmäßig von Access erstellt. Sie enthält sämtliche Objekte in der Datenbank, mit denen Sie die von Ihnen erstellte benutzerdefinierte Gruppe auffüllen können.

Nachdem Sie eine benutzerdefinierte Kategorie erstellt haben, können Sie nun beliebig viele Gruppen für diese Kategorie anlegen. Lassen Sie das Dialogfeld Navigationsoptionen geöffnet, und führen Sie die folgenden Schritte aus.

Erstellen einer benutzerdefinierten Objektgruppe

  1. Klicken Sie im Abschnitt Gruppen für auf Gruppe hinzufügen, geben Sie einen Namen für die Gruppe ein, und drücken Sie dann die EINGABETASTE. Sie können diesen Schritt beliebig oft wiederholen. Beispielsweise kann Meine Übersicht drei Gruppen enthalten – Dateneingabeformulare, Berichte und Abfragen. Die Gruppen, die Sie in diesem Stadium erstellen, sollten Ihren eigenen sowie den Anforderungen der Benutzer gerecht werden.

  2. Lassen Sie das Kontrollkästchen neben Nicht zugewiesene Objekte deaktiviert, und klicken Sie auf OK. Access schließt das Dialogfeld Navigationsoptionen und fügt dem Navigationsbereich die neue benutzerdefinierte Gruppe hinzu. Diese ist jedoch nicht sichtbar.

  3. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die neue Gruppe einzublenden und ihr Objekte hinzuzufügen

Hinzufügen von Objekten zu einer benutzerdefinierten Gruppe

  1. Klicken Sie auf das Menü am oberen Rand des Navigationsbereichs, und klicken Sie dann auf die neue Kategorie. Die von Ihnen für die Kategorie erstellten Gruppen werden zusammen mit der Gruppe Nicht zugewiesene Objekte im Menü angezeigt.

  2. Wählen Sie in der Gruppe Nicht zugewiesene Objekte die gewünschten Elemente für die benutzerdefinierte Gruppe aus, und verschieben Sie diese dann in die Gruppe. In Access stehen mehrere Möglichkeiten zum Verschieben der ausgewählten Elemente zur Verfügung:

    • Verschieben Sie die Elemente einzeln per Drag & Drop.

    • Halten Sie STRG gedrückt, klicken Sie auf mehrere Elemente, und ziehen Sie diese dann in die benutzerdefinierte Gruppe.

    • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eines der ausgewählten Elemente, zeigen Sie auf Zur Gruppe hinzufügen, und klicken Sie dann auf den Namen der benutzerdefinierten Gruppe.

Wenn Sie fertig sind, können Sie die Gruppe Nicht zugewiesene Objekte im Navigationsbereich eingeblendet lassen oder sie ausblenden.

Ausblenden der Gruppe 'Nicht zugewiesene Objekte'

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Menü im oberen Navigationsbereich, und klicken Sie auf Navigationsoptionen.

  2. Deaktivieren Sie im Bereich Gruppen für Kategorie das Kontrollkästchen Nicht zugewiesene Objekte.

Erstellen einer neuen benutzerdefinierten Gruppe anhand eines Objekts aus einer vorhandenen benutzerdefinierten Gruppe

Hinweis : Um diese Technik verwenden zu können, müssen Sie zunächst gemäß den Anweisungen in den vorherigen Abschnitten eine benutzerdefinierte Kategorie erstellen und anschließend Objekte gruppieren.

  1. Klicken Sie, während eine benutzerdefinierte Kategorie im Navigationsbereich geöffnet ist, mit der rechten Maustaste auf ein Objekt, das Sie in einer neuen Gruppe ablegen möchten.

  2. Zeigen Sie auf Zur Gruppe hinzufügen, und klicken Sie dann auf Neue Gruppe.

    Im Navigationsbereich wird eine neue Gruppe angezeigt. Folgende Abbildung zeigt eine typische neue Gruppe:

    Eine neue benutzerdefinierte Gruppe im Navigationsbereich

  3. Geben Sie einen Namen für die neue Gruppe ein, drücken Sie die EINGABETASTE, und ziehen Sie dann ggf. weitere Verknüpfungen in die neue Gruppe.

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Öffnen und Schließen des Navigationsbereichs

Wenn Sie in Office Access 2007 eine Datenbank öffnen, wird standardmäßig der Navigationsbereich angezeigt. Dies gilt auch für Datenbanken, die in früheren Versionen von Access erstellt wurden. In den nachfolgenden Schritten werden Aktionen beschrieben, die für den Navigationsbereich ausgeführt werden können.

Aus-/Einblenden des Navigationsbereichs

  • Klicken Sie auf die Schaltfläche zum Öffnen/Schließen der Verkleinerungsleiste im Navigationsbereich.

    Schaltfläche zum Öffnen/Schließen der Verkleinerungsleiste im Navigationsbereich

    Tastenkombination  Drücken Sie F11.

Hinweis : Wenn der Navigationsbereich ausgeblendet ist, können Sie ihn auch anzeigen, indem Sie auf den vertikalen Text Navigationsbereich klicken:

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Deaktivieren des Navigationsbereichs

Hinweis : Es wird empfohlen, den Navigationsbereich nur dann auszublenden, wenn Sie über ein Formular, eine Legacyübersicht oder eine andere Methode zum Aufrufen von Objekten aus der Datenbank verfügen.

Verhindern, dass der Navigationsbereich standardmäßig angezeigt wird

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie anschließend auf Access-Optionen.

    Das Dialogfeld Access-Optionen wird angezeigt.

  2. Klicken Sie auf Aktuelle Datenbank, und wählen Sie unter Navigation die Option Navigationsbereich anzeigen aus, bzw. heben Sie die Auswahl auf. Diese Option ist standardmäßig ausgewählt.

Weitere Informationen

Weitere Informationen zum Verwenden des Navigationsbereichs finden Sie in Artikel Leitfaden für den Navigationsbereich.

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Verwenden des Übersichts-Managers zum Erstellen oder Ändern einer Übersicht

Sie können den Übersichts-Manager verwenden, um Übersichten schnell und einfach zu erstellen. Denken Sie daran, dass Übersichten nicht immer angezeigt werden (andere Fenster können diese verdecken) und im Gegensatz zum Navigationsbereich das neue Einfachdokumentmodell nicht unterstützen.

Die Schritte im Folgenden erläutern das Erstellen, Anpassen und Löschen von Übersichten.

Erstellen einer Übersicht

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Datenbanktools auf Übersichts-Manager.

    Hinweis : Klicken Sie auf Ja, wenn Microsoft Access fragt, ob Sie eine Übersicht erstellen möchten.

  2. Klicken Sie auf Neu.

    Das Dialogfeld Neu erstellen wird angezeigt.

  3. Geben Sie einen Namen für die neue Übersicht ein, und klicken Sie auf OK.

    Microsoft Access fügt die Übersicht der Liste in den Übersichtsseiten hinzu.

  4. Klicken Sie auf die neue Übersicht und dann auf Bearbeiten.

    Das Dialogfeld Übersichtsseite bearbeiten wird geöffnet.

  5. Klicken Sie auf Neu.

    Das Dialogfeld Übersichtselement bearbeiten wird geöffnet.

  6. Geben Sie einen Namen für das ersten Übersichtselement in das Feld Text ein, und wählen Sie einen Befehl aus der Liste Befehl list.

    Geben Sie z. B. Kundedaten in das Feld Text ein, und wählen Sie dann in der Befehlsliste Formular im Hinzufügemodus öffnen aus.

    Hinweis : Klicken Sie zum Erstellen einer Übersicht mit Verbindungen zu anderen Übersichten auf den Befehl Zur Übersicht gehen im Feld Befehl ein, und wählen Sie entweder eine Übersicht aus der Liste aus, oder geben Sie einen Namen für die andere Übersicht ein.

  7. Abhängig vom ausgewählten Befehl zeigt Access eine andere Liste unterhalb der Liste Befehl an. Wenn Sie z. B. den Befehl Bericht öffnen ausgewählt haben, wird eine Liste der Berichte in der geöffneten Datenbank angezeigt. Wählen Sie ein Element aus der Liste aus, sofern erforderlich.

  8. Wiederholen Sie die Schritte 5 bis 7, bis Sie der Übersicht alle Elemente hinzugefügt haben, und wenn Sie mit dem Erstellen der Übersicht fertig sind, klicken Sie auf Schließen.

Hinweis : 

  • Zum Definieren einer Übersicht als Standardübersicht, die beim Öffnen einer Datenbank immer geöffnet wird, klicken Sie im Dialogfeld Übersichts-Manager auf den Namen dieser Übersicht und dann auf Standard.

  • Wenn Sie eine Übersicht mit dem Übersichts-Manager erstellen, erstellt Access die Tabelle Einträge der Übersicht, die eine Beschreibung der Schaltflächen auf dem Formular enthält. Wenn Sie Ihre Übersicht manuell ändern, kann es sein, dass die Anwendung nicht mehr funktionsfähig ist.

Ändern einer Übersicht

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Datenbanktools auf Übersichts-Manager.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Übersichts-Manager die zu bearbeitende Übersicht aus, und klicken Sie anschließend auf Bearbeiten.

  3. Klicken Sie in der Übersicht auf das Element, das Sie ändern möchten, und führen Sie dann eine der folgenden Aktionen aus:

    Klicken Sie auf Bearbeiten, wenn Sie den Text eines Elements, den von diesem Element ausgeführten Befehl oder das Objekt ändern möchten, das beim Klicken auf das jeweilige Element geöffnet oder ausgeführt wird.

    Klicken Sie auf Neu, wenn Sie ein Element hinzufügen möchten. Geben Sie den Text für das Element ein, und klicken Sie anschließend im Feld Befehl auf einen Befehl. Abhängig davon, auf welchen Befehl Sie klicken, zeigt Microsoft Access unterhalb des Felds Befehl ein weiteres Feld an. Klicken Sie in diesem Feld gegebenenfalls auf ein Element. Wenn Sie z. B. im Feld Befehl auf einen der Formularbefehle geklickt haben, klicken Sie auf den Namen des Formulars, das Sie öffnen möchten.

    Klicken Sie auf Löschen, wenn Sie ein Element löschen möchten.

    Klicken Sie auf Aufwärts oder Abwärts, wenn Sie ein Element verschieben möchten.

  4. Wenn Sie mit dem Ändern der Übersicht fertig sind, klicken Sie auf Schließen.

Eine Übersicht löschen

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Datenbanktools in der Gruppe Datenbanktools auf Übersichts-Manager.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Übersichts-Manager die Übersicht aus, die Sie löschen möchten, und klicken Sie anschließend auf Löschen.

  3. Klicken Sie auf Schließen.

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