Hinzufügen und Formatieren von Text und Bildern

Nachrichteninhalte wiederverwenden

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Sie können einen Schnellbaustein erstellen, um einen häufig verwendeten Textblock zu speichern und wiederzuverwenden, statt ihn jedes Mal erneut einzugeben. Sie können Schnellbausteine auch bearbeiten und löschen.

Erstellen eines Schnellbausteins
  1. Wählen Sie Neue E-Mail aus, geben Sie den Inhalt ein, der als wiederverwendbarer Baustein gespeichert werden soll, und markieren Sie ihn dann.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text die Option Schnellbausteine aus.

  3. Wählen Sie Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern aus.

  4. Fügen Sie im Dialogfeld Neuen Baustein erstellen Folgendes hinzu:

    • Name – Geben Sie einen eindeutigen Namen ein.

    • Katalog – Wählen Sie den Katalog aus, in dem der Baustein angezeigt werden soll.

    • Kategorie – Wählen Sie eine Kategorie aus, z. B. Allgemein oder Integriert, oder erstellen Sie eine neue Kategorie.

    • Beschreibung – Geben Sie eine Beschreibung für den Baustein ein.

    • Speichern in – Wählen Sie den Namen der Vorlage aus dem Dropdownmenü aus.

    • Optionen

      • In eigenem Absatz einfügen – Hiermit wird der Inhalt in einen eigenen Absatz direkt unterhalb der Cursorposition eingefügt und der Cursor auf die nächste Zeile gesetzt.

      • Inhalt auf eigener Seite einfügen – Hiermit wird der Inhalt auf einer eigenen Seite eingefügt.

      • Nur Inhalt einfügen – Für alle anderen Inhalte.

  5. Wählen Sie OK aus.

Verwenden eines Schnellbausteins
  1. Öffnen Sie eine E-Mail, und wählen Sie dann Antworten aus.

  2. Platzieren Sie den Cursor an der Stelle, an der Sie einen Baustein einfügen möchten.

  3. Wählen Sie auf der Registerkarte Einfügen die Option Schnellbausteine aus, und wählen Sie dann den zu verwendenden Baustein aus.

Löschen eines Schnellbausteins
  1. Wählen Sie Neue E-Mail aus, und setzen Sie den Cursor in den Textbereich der E-Mail-Nachricht.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text die Option Schnellbausteine aus.

  3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Schnellbaustein, und wählen Sie dann Organisieren und löschen aus.

  4. Wählen Sie den zu löschenden Schnellbaustein aus, und wählen Sie dann Löschen aus.

  5. Wählen Sie Ja und dann Schließen aus.

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Schnellbausteine

Wenn Sie feststellen, dass Sie immer wieder ähnliche Textpassagen in Ihren Nachrichten schreiben müssen, dann wird es Zeit, diese Passagen als sogenannte Schnellbausteine zu speichern.

Denn dann steht der Text so zu sagen per Knopfdrück zur Verfügung und Sie brauchen ihn nicht immer wieder einzugeben.

Im Folgenden zeige ich Ihnen, wie Sie Textpassagen als Schnellbaustein speichern und diesen in andere Nachrichten einsetzen.

Ich habe hier bereits in einer neuen Nachricht einen Text erstellt, den ich als Schnellbaustein sichern möchte.

Auf der Registerkarte "Nachricht" stehen Ihnen alle Befehle zum Formatieren dieses Textes zur Verfügung und auf der Registerkarte "Einfügen" können Sie auch Tabellen und Bilder einfügen.

Der Text ist da.

Um ihn speichern zu können, muss ich ihn markieren und zwar mit dem Bild, und dann wähle ich auf der Registerkarte "Einfügen" den Befehl "Schnellbausteine", und dann den Befehl "Auswahl" im Schnellbaustein-Katalog.

Outlook öffnet dieses kleine Dialogfeld und übernimmt im Feld "Namen" den Text, der markiert ist, den kann ich überschreiben, dann schreibe ich hier APs - Deutschland Ansprechpartner in Deutschland, der Katalog Schnellbausteine stimmt.

Als Kategorie ist "Allgemein" gewählt.

Hier könnte ich bei Bedarf neue Kategorien erstellen, ich belasse es hier bei Allgemein, hier kann ich eine Beschreibung eingeben und hier unten kann ich noch wählen, wie der Schnellbaustein eingefügt werden soll, mitten in den Fließtext oder in einem eigenen Absatz oder auf eine separaten Seite, ich wähle hier im eigenen Absatz, und dann ist alles eingestellt, und ich bestätige mit "OK".

Diese Nachricht brauche ich nicht mehr, deswegen schließe ich sie und ich möchte sie auch nicht speichern.

Dann erstelle ich auf der Registerkarte "Start" eine neue Nachricht, gebe hier den Empfänger ein, dann gebe ich hier noch den Betreff ein, gebe eine Anrede ein, und dann wähle ich auf der Registerkarte "Einfügen", den Befehl "Schnellbausteine".

Hier sehen Sie den gespeicherten Schnellbaustein, ich klicke hierdrauf und dann wird der Schnellbaustein hier eingefügt, das erspart viel Tipparbeit.

Wenn Sie also Zeit sparen und Tippfehler vermeiden wollen, dann sichern Sie Texte, die Sie häufig benötigen als Schnellbausteine, und fügen Sie diese bei Bedarf mit nur wenigen Mausklicks in neue Nachrichten ein.

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