Wiederverwenden und Verteilen von Teilen eines Dokuments

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Schlüsselwörter    AutoText; AutoText-Eintrag Ersatztext

Bausteine sind wieder verwendbare Inhalt oder anderen Dokumentbausteinen, z. B. Wasserzeichen, Kopf- oder Fußzeilen oder Tabellen, die in Kataloge gespeichert sind. Sie können zugreifen und die Bausteine zu einem beliebigen Zeitpunkt wiederverwenden. Sie können auch von Bausteinen zu speichern und mit Dokumentvorlagen verteilen.

Sie können AutoText, also eine Typ des Bausteins, zum Speichern von Text oder Grafiken, die Sie erneut, wie z. B. eine Standardvertragsklausel oder eine lange Verteilerliste verwenden möchten. Jede Auswahl von Text oder Grafiken als AutoText-Eintrag im Organizer für Bausteine gespeichert und einen eindeutigen Namen ein, der Sie den Inhalt finden, wenn Sie es verwenden möchten leicht zugeordnet ist.

Was möchten Sie tun?

Erstellen eines wiederverwendbaren Inhaltsbausteins

Suchen und Verwenden eines Bausteins

Ändern des Inhalts eines Bausteins

Umbenennen eines Bausteins

Speichern und Verteilen von Bausteinen mit einer Dokumentvorlage

Löschen eines Bausteins

Erstellen eines wiederverwendbaren Inhaltsbausteins

  1. Wählen Sie den Inhalt, den Sie als wieder verwendbare Baustein speichern möchten.

    Um die Absatzformatierung, wie z. B. Einzüge, Ausrichtung, Zeilenabstand und Paginierung) mit dem Eintrag zu speichern, müssen Sie die Absatzmarke ( Absatzmarke ) ebenfalls markieren.

    Hinweis : Um Absatzmarken anzuzeigen, klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Absatz auf Einblenden/Ausblenden.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text auf Schnellbausteine, und klicken Sie dann auf Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern, oder drücken Sie ALT+F3.

  3. Füllen Sie das Dialogfeld Neuen Baustein erstellen aus:

    • Name     Geben Sie einen eindeutigen Namen für den Baustein ein.

    • Katalog     Wählen Sie den Katalog aus, in dem der Baustein angezeigt werden soll.

    • Kategorie     Wählen Sie eine Kategorie aus, wie z. B. Allgemein oder Integriert, oder erstellen Sie eine neue Kategorie.

    • Beschreibung     Geben Sie eine Beschreibung für den Baustein ein.

    • Speichern in     Klicken Sie auf den Namen der Vorlage in der Dropdownliste.

      Eine Vorlage muss geöffnet sein, damit sie in der Dropdownliste der Vorlagennamen angezeigt wird.

    • Optionen     Wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:

    • Wählen Sie Inhalt auf eigener Seite einfügen aus, damit der Baustein auf einer separaten Seite mit Seitenumbrüchen davor und dahinter eingefügt wird.

    • Wählen Sie Inhalt in eigenem Absatz einfügen aus, damit der Inhalt in einem eigenen Absatz selbst dann eingefügt wird, wenn sich der Cursor in der Mitte eines Absatzes befindet.

    • Wählen Sie Nur Inhalt einfügen für alle anderen Inhalte aus.

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Suchen und Verwenden eines Bausteins

  1. Klicken Sie auf die Stelle, an der Sie im Dokument einen Baustein einfügen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text auf Schnellbausteine, und klicken Sie dann auf Organizer für Bausteine.

    Wenn Sie den Namen des Bausteins kennen, klicken Sie auf Name, um nach Namen zu sortieren.

  3. Klicken Sie auf Einfügen.

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Ändern des Inhalts eines Bausteins

Sie können einen Baustein ändern, indem Sie ihn ersetzen. Sie fügen den Baustein ein, nehmen die gewünschten Änderungen vor und speichern den Baustein mit demselben Namen.

  1. Klicken Sie auf die Stelle, an der Sie den Baustein, wie z. B. einen AutoText-Eintrag, einfügen möchten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text auf Schnellbausteine, und klicken Sie dann auf Organizer für Bausteine.

    Wenn Sie den Namen des Bausteins kennen, klicken Sie auf Name, um nach Namen zu sortieren.

  3. Klicken Sie auf Einfügen.

  4. Nehmen Sie am Baustein die gewünschten Änderungen vor.

  5. Markieren Sie den überarbeiteten Text.

    Um die Absatzformatierung, wie z. B. Einzüge, Ausrichtung, Zeilenabstand und Paginierung) mit dem Eintrag zu speichern, müssen Sie die Absatzmarke ( Absatzmarke ) ebenfalls markieren.

    Hinweis : Um Absatzmarken anzuzeigen, klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Absatz auf Einblenden/Ausblenden.

  6. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text auf Schnellbausteine, und klicken Sie dann auf Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern.

  7. Klicken Sie im Dialogfeld neuen Baustein erstellen Geben Sie die ursprüngliche Name, Category und Katalog für den Baustein-Eintrag, und klicken Sie dann auf OK.

Zum Ersetzen des ursprünglichen Eintrags im Katalog müssen der Name, die Kategorie und der Katalog dem ursprünglichen Eintrag entsprechen.

Hinweis : Sie können einen Baustein beliebig vielen Katalogen hinzufügen.

  1. Wenn Sie gefragt werden, ob Sie den Bausteineintrag neu definieren möchten, klicken Sie auf Ja.

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Umbenennen eines Bausteins

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text auf Schnellbausteine, und klicken Sie dann auf Organizer für Bausteine.

  2. Klicken Sie auf den Namen des Bausteins, den Sie umbenennen möchten, und klicken Sie dann auf Eigenschaften bearbeiten.

  3. Geben Sie im Dialogfeld Baustein ändern einen neuen Namen für den Eintrag an, und klicken Sie dann auf OK.

  4. Klicken Sie unter Möchten Sie den Eintrag für den Baustein neu definieren? auf Ja.

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Speichern und Verteilen von Bausteinen mit einer Dokumentvorlage

Sie können zugreifen und häufig verwendeten Bausteine zu einem beliebigen Zeitpunkt wiederverwenden. Sie können auch mit Vorlagen Bausteine verteilen. Sie können beispielsweise AutoText-Bausteine in einer Vorlage erstellen und verteilen die Vorlage für andere Benutzer.

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Neu.

  2. Klicken Sie auf Leeres Dokument, und klicken Sie dann auf Erstellen.

  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche für Microsoft Office Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Speichern unter.

  4. Klicken Sie im Dialogfeld Speichern unter auf Vorlagen (Windows Vista) oder Vertrauenswürdige Vorlagen (Microsoft Windows XP).

  5. Geben Sie einen Dateinamen für die neue Vorlage, klicken Sie in der Liste Dateityp auf Word-Vorlage, und klicken Sie dann auf Speichern.

Hinweis : Sie können die Dokumentvorlage auch als Word-Vorlage mit Makros (DOTM-Datei) oder als Word 97-2003-Vorlage (DOT-Datei) speichern.

  1. Erstellen Sie in der geöffneten Vorlage die AutoText-Bausteine, die Sie anderen Benutzern zur Verfügung stellen möchten.

Erstellen Sie beispielsweise Text sollen andere Benutzer wiederverwenden, wählen Sie den Text, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text auf Textfeld, und klicken Sie dann auf Auswahl im Textfeldkatalog speichern.

  1. Stellen Sie sicher, dass Sie beim Ausfüllen der Informationen im Dialogfeld Neuen Baustein erstellen auf den Vorlagennamen in der Liste Speichern in klicken.

Verwenden Sie denselben Kategorienamen für alle Auswahlmöglichkeiten, die die Benutzer im Hinblick auf einen bestimmten Baustein haben sollen.

Hinweis : Nachdem Sie den Baustein in einem Katalog gespeichert haben, können Sie den Inhalt aus der Vorlage löschen. Der Inhalt bleibt mit dem Baustein verknüpft.

  1. Verteilen Sie die Vorlage.

    Weisen Sie die Vorlagenempfänger an, die Vorlage im Ordner Anwendungsdaten zu speichern, damit die von Ihnen mit der Vorlage gespeicherten Bausteine in den von Ihnen angegebenen Katalogen und im Organizer für Bausteine zur Verfügung stehen.

    In Windows Vista befindet sich der Ordner Anwendungsdaten standardmäßig unter C:\Benutzer\Benutzername\AppData.

    Tipp : Sie können den Ordner AppData auch öffnen, indem Sie auf die Schaltfläche Start Schaltflächensymbol klicken und %appdata% in das Feld Suche starten eingeben.

    In Microsoft Windows XP befindet sich der Ordner Anwendungsdaten standardmäßig unter C:\Dokumente und Einstellungen\Benutzername\Anwendungsdaten.

    Tipp : Sie können den Ordner Anwendungsdaten auch öffnen, indem Sie auf Ausführen im Menü Start klicken und dann %appdata% eingeben.

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Löschen eines Bausteins

  1. Öffnen Sie die Vorlage, die den zu löschenden Baustein enthält.

  2. Auf der Registerkarte Einfügen in der Gruppe Text auf Schnellbausteine, und klicken Sie dann auf Organizer für Bausteine.

    Wenn Sie den Namen des Bausteins wissen, klicken Sie zum Sortieren nach dem Namen auf Name.

  3. Markieren Sie den Eintrag, und klicken Sie dann auf Löschen.

  4. Schließen Sie die Vorlage, und klicken Sie dann auf Ja wenn Sie zum Speichern der Vorlage aufgefordert werden.

    Der von Ihnen gelöschte Baustein steht in den Katalogen nicht mehr zur Verfügung, wenn Sie die Vorlage verteilen, obwohl der Inhalt möglicherweise noch in der Vorlage angezeigt wird.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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