Wie funktioniert die Versionsverwaltung in einer Liste oder Bibliothek?

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Wenn für Ihre Liste oder Bibliothek die Versionsverwaltung aktiviert ist, können Sie Elemente in einer Liste oder Dateien in einer Bibliothek immer dann speichern, nachverfolgen und wiederherstellen, wenn eine Änderung erfolgt ist. Die Versionsverwaltung ermöglicht im Zusammenspiel mit anderen Einstellungen wie dem Auschecken eine umfangreiche Steuerung der Inhalte, die auf der Website veröffentlicht werden, und erweist sich immer dann als außerordentlich hilfreich, wenn Sie eine ältere Version eines Elements oder einer Datei anzeigen oder wiederherstellen müssen.

Übersicht über die Versionsverwaltung

Benutzer mit der Berechtigung zum Verwalten von Listen kann die versionsverwaltung aktivieren oder Deaktivieren für eine Bibliothek aktivieren. Versionsverwaltung steht für Listenelemente in allen Standard-Listentypen – einschließlich Kalender, Problem Verlauf und benutzerdefinierte Listen. Es steht auch für alle Typen von Dateien, die in Bibliotheken, einschließlich Webpartseiten gespeichert werden können. Weitere Informationen zum Einrichten und Verwenden der versionsverwaltung für finden Sie unter Aktivieren und Konfigurieren der versionsverwaltung für eine Liste oder Bibliothek .

Hinweis : Wenn Sie Office 365-Kunde sind, ist die Versionsverwaltung jetzt standardmäßig aktiviert, wenn Sie neue OneDrive for Business-Bibliotheken erstellen, und von ihr werden automatisch die letzten zehn Versionen eines Dokuments gespeichert. Dies hilft Ihnen dabei, den Verlust wichtiger Dokumente oder Daten zu verhindern. Wenn Sie vorhandene Bibliotheken auf Ihrer OneDrive for Business-Website oder auf Ihrer Teamwebsite haben, für die keine Versionsverwaltung aktiviert ist, können Sie diese jederzeit dafür aktivieren.

Die Versionsverwaltung kann für Folgendes verwendet werden:

  • Nachverfolgen des Versionsverlaufs    Wenn die Versionsverwaltung aktiviert ist, können Sie sehen, wann ein Element oder eine Datei geändert wurde und von wem die Änderung vorgenommen wurde. Zudem erkennen Sie, wenn Eigenschaften (Informationen zu der Datei) geändert wurden. Wenn z. B. das Fälligkeitsdatum für ein Listenelement geändert wird, wird dies im Versionsverlauf angezeigt. Sie können auch die Kommentare anzeigen, die beim Einchecken von Dateien in Bibliotheken eingefügt wurden.

  • Wiederherstellen einer vorherigen Version    Wenn Sie in einer aktuellen Version einen Fehler gemacht haben, wenn die aktuelle Version defekt ist oder wenn Sie die vorherige Version einfach besser finden, können Sie die aktuelle Version durch eine vorherige Version ersetzen. Die wiederhergestellte Version wird dann zur neuen aktuellen Version.

  • Anzeigen einer vorherigen Version    Sie können eine vorherige Version anzeigen, ohne die aktuelle Version zu überschreiben. Wenn Sie den Versionsverlauf in einem Microsoft Office-Dokument wie einer Word- oder Excel-Datei anzeigen, können Sie die beiden Versionen vergleichen, um die Unterschiede zu ermitteln.

Wenn die Versionsverwaltung aktiviert ist, werden in den folgenden Situationen Versionen erstellt:

  • Wenn ein Listenelement oder eine Datei zum ersten Mal erstellt oder eine Datei hochgeladen wird.

    Hinweis :  Wenn das Auschecken von Dateien obligatorisch ist, müssen Sie die Datei einchecken, um die erste Version zu erstellen.

  • Wenn eine Datei hochgeladen wird, die denselben Namen wie eine bereits vorhandene Datei aufweist, und das Kontrollkästchen Vorhandenen Dateien als neue Version hinzufügen aktiviert ist.

  • Wenn die Eigenschaften eines Listenelements oder einer Datei geändert werden.

  • Wenn eine Datei geöffnet, bearbeitet und gespeichert wird. Eine Version wird beim ersten Klicken auf Speichern erstellt. Die neue Versionsnummer wird für die Dauer der aktuellen Bearbeitungssitzung beibehalten, auch wenn Sie die Datei mehrmals speichern. Wenn Sie die Datei schließen und für eine weitere Bearbeitungssitzung erneut öffnen, wird eine weitere Version erstellt.

  • Während die gemeinsame Erstellung eines Dokuments, wenn Sie ein anderen Benutzer beginnt mit dem Dokument arbeiten, oder wenn ein Benutzer klickt auf Hochladen von Änderungen in der Bibliothek speichern. Die Standardeinstellung ist Zeitraum zum Erstellen neuer Versionen während gemeinsames Verfassen von 30 Minuten. Dies kann pro Webanwendung in SharePoint lokal konfiguriert werden. Mit dieser Einstellung kann nicht konfiguriert in SharePoint Online.

Es kann jederzeit bis zu drei aktuelle Versionen einer Datei geben: die ausgecheckte Version, die letzte Neben- oder Entwurfsversion und die zuletzt veröffentlichte oder Hauptversion. Alle anderen Versionen werden als historische Versionen betrachtet. Einige aktuelle Versionen können nur von Benutzern mit den geeigneten Berechtigungen angezeigt werden.

In einigen Unternehmen werden sowohl Haupt- als auch Nebenversionen von Dateien in den Bibliotheken nachverfolgt, in anderen gilt dies lediglich für Hauptversionen. Hauptversionen werden durch ganze Zahlen gekennzeichnet, z. B. 5.0, und Nebenversionen durch Dezimalzahlen, z. B. 5.1.

In den meisten Unternehmen werden Nebenversionen für Dateien verwendet, die gerade erstellt oder bearbeitet werden, und Hauptversionen, wenn bestimmte Ziele erreicht wurden oder wenn die Dateien bereit für die Überprüfung durch eine größere Leserschaft sind. In vielen Unternehmen ist die Entwurfssicherheit so eingestellt, dass die Datei nur vom Besitzer und von Personen angezeigt werden kann, die berechtigt sind, Dateien zu genehmigen. Dies bedeutet, dass Nebenversionen erst dann für jedermann zugänglich sind, wenn die Hauptversion veröffentlicht wurde.

Für Listen können Hauptversionen, aber keine Nebenversionen erstellt werden. Jede Version eines Listenelements wird mit einer ganzen Zahl nummeriert. Wenn die Elemente einer Liste in Ihrem Unternehmen genehmigt werden müssen, verbleiben die Elemente im Status Ausstehend, bis sie von einer Person mit der entsprechenden Berechtigung genehmigt wurden. Im Status Ausstehend werden sie mit Dezimalzahlen nummeriert und als Entwurf gekennzeichnet.

Versionsnummern werden automatisch jedes Mal hinzugefügt, wenn Sie eine neue Version erstellen. In einer Liste oder Bibliothek, für die die Hauptversionsverwaltung aktiviert ist, werden die Versionen mit ganzen Zahlen wie 1.0, 2.0, 3.0 usw. nummeriert. Für Bibliotheken kann der Administrator die Versionsverwaltung für Haupt- und Nebenversionen aktivieren. Wenn Nebenversionen nachverfolgt werden, werden diese mit Dezimalzahlen wie 1.1, 1.2, 1.3 usw. nummeriert. Wenn eine solche Version als Hauptversion veröffentlicht wird, wird aus 1.3. beispielsweise 2.0. Nachfolgende Nebenversionen werden dann mit 2.1, 2.2, 2.3 usw. nummeriert.

Wenn Sie einen Auscheckvorgang verwerfen, wird die Versionsnummer nicht geändert. Wenn die letzte Versionsnummer 3.0 lautete, lautet sie auch nach dem Verwerfen des Auscheckvorgangs weiterhin 3.0.

Wenn Sie eine Version löschen, geht die Version in den Papierkorb und deren Anzahl geht mit. Den Versionsverlauf wird die verbleibende Versionsnummern angezeigt. Die andere Versionsnummern können nicht ändern. Wenn Sie ein Dokument mit Nebenversionen 4.1 und 4.2 haben und Sie Version 4.1 löschen möchten, wird der resultierende Versionsverlauf nur Version 4.0 und 4.2. Die folgende Abbildung zeigt dies.

Versionsverlauf mit gelöschter Nebenversion einer

In manchen Unternehmen ist eine unbegrenzte Anzahl von Dateiversionen zulässig, während in anderen Einschränkungen gelten. So ist es möglich, dass Sie nach dem Einchecken der neuesten Version einer Datei feststellen, dass eine alte Version fehlt. Wenn die neueste Version 26.0 ist und Sie feststellen, dass Version 1.0 nicht mehr vorhanden ist, hat der Administrator die Bibliothek so konfiguriert, dass nur 25 Hauptversionen einer Datei erlaubt sind. Sobald die 26.Version hinzugefügt wird, wird die erste Version gelöscht. Nur die Versionen 2.0 bis 26.0 bleiben erhalten. Wird eine 27.Version hinzugefügt, bleiben nur die Versionen 3.0 bis 27.0 erhalten.

Der Administrator kann auch beschließen, nur für eine bestimmte Anzahl der neuesten Versionen Nebenversionen zuzulassen. Wenn z. B. 25 Hauptversionen zulässig sind, kann der Administrator festlegen, dass nur für die fünf neuesten Hauptversionen Nebenversionen beibehalten werden. Die Standardanzahl an Nebenversionen zwischen Hauptversionen beträgt 512. Wenn Sie versuchen, eine weitere Nebenversion zu speichern, werden Sie mit einer Fehlermeldung informiert, dass Sie das Dokument zuerst veröffentlichen müssen. Der Websiteadministrator kann den Standardwert verringern, sodass weniger Nebenversionen erstellt werden können.

Im Allgemeinen ist es empfehlenswert, die Anzahl der Versionen zu beschränken, denn damit sparen Sie Platz auf dem Server und sorgen für mehr Übersichtlichkeit für die Benutzer. Wenn Ihr Unternehmen jedoch aus rechtlichen oder anderen Gründen alle Versionen aufbewahren muss, legen Sie keine Einschränkungen fest.

Die Versionsverwaltung wird beim Erstellen einer Liste oder Bibliothek nicht automatisch aktiviert, kann aber von jedem Benutzer aktiviert werden, der über die Berechtigung zum Verwalten von Listen verfügt. Bei vielen Websites ist das dieselbe Person, die auch die Website verwaltet, denn die Listen und Bibliotheken erben Berechtigungen von der Website. Neben dem Aktivieren der Versionsverwaltung muss der Websitebesitzer (oder eine andere Person, die die Liste oder Bibliothek verwaltet) festlegen, ob Inhalte genehmigt werden sollen, wer Elemente im Entwurfszustand anzeigen können soll und ob Auschecken erforderlich sein soll. Jede dieser Entscheidungen hat Auswirkungen auf die Funktionsweise der Versionsverwaltung. Wenn die Person, die eine Bibliothek verwaltet, beispielsweise entscheidet, dass Auschecken erforderlich sein soll, werden erst dann Versionsnummern erstellt, wenn die Datei eingecheckt wird. Wenn Inhalte genehmigt werden müssen, werden Hauptversionsnummern erst zugewiesen, wenn die Dateien von einer Person mit der entsprechenden Berechtigung genehmigt wurden.

Wichtig :  Wenn die Personen, die mit Ihrer Bibliothek arbeiten, planen, Dokumente gemeinsam zu erstellen, dürfen Sie die Bibliothek nicht so konfigurieren, dass ein Auschecken erforderlich ist. Dokumente können nicht gemeinsam bearbeitet werden, wenn sie ausgecheckt werden müssen.

Wenn Sie weitere Informationen zum Aktivieren der versionsverwaltung für eine Liste oder Bibliothek finden Sie unter Aktivieren und Konfigurieren der versionsverwaltung für eine Liste oder Bibliothek.

Wenn in der Bibliothek die Versionsverwaltung aktiviert wird, entscheidet der Benutzer, der diese einrichtet, ob sowohl Haupt- als auch Nebenversionen nachverfolgt werden sollen oder nicht und welche Benutzer die Nebenversionen anzeigen können. In den meisten Fällen, in denen die Inhaltsgenehmigung erforderlich ist, können nur der Besitzer der Datei und Benutzer, die über die Berechtigung zum Genehmigen von Elementen verfügen, die Nebenversionen anzeigen. Es gibt auch Fälle, in denen alle Benutzer, die Dateien in der Bibliothek bearbeiten können, und alle Benutzer mit Leseberechtigung für die Bibliothek alle Versionen anzeigen können. Nachdem eine Version genehmigt worden ist, kann jeder Benutzer mit Leseberechtigung für die Liste oder Bibliothek die Version anzeigen.

Bei Listen werden zwar keine Haupt- und Nebenversionen nachverfolgt, jedoch gilt jedes Element mit dem Status Ausstehend als Entwurf. In den meisten Fällen können nur der Ersteller des Elements und Benutzer mit den Berechtigungen Vollzugriff oder Entwerfen Entwürfe anzeigen. Für diese Benutzer wird ein Entwurf mit dem Status Ausstehend angezeigt, andere Benutzer sehen hingegen nur die neueste Version mit dem Status Genehmigt im Versionsverlauf. Wenn die Datei abgelehnt wird, verbleibt sie im Status Ausstehend, bis sie von einem Benutzer mit den erforderlichen Berechtigungen gelöscht wird.

Hinweis : Einige Listen und Bibliotheken ist so konfiguriert, dass alle Websitebenutzer Versionen von ausstehenden und genehmigt finden Sie unter zulassen.

Wenn Sie aus einer Bibliothek mit aktivierter Versionsverwaltung eine Datei auschecken, wird beim Einchecken jeweils eine neue Version erstellt. Und wenn Haupt- und Nebenversionen aktiviert sind, können Sie beim Einchecken den Typ der Version angeben, die Sie einchecken möchten. In Bibliotheken, in denen das Auschecken erforderlich ist, werden nur beim Einchecken Versionen erstellt.

In Bibliotheken, in denen kein Auschecken erforderlich ist, wird eine neue Version erstellt, wenn Sie eine Datei nach dem Öffnen zum ersten Mal speichern. Bei jedem nachfolgenden Speichern wird dann die beim ersten Speichern erstellte Version überschrieben. Wenn Sie die Anwendung schließen und dann das Dokument erneut öffnen, wird beim ersten Speichern erneut eine Version erstellt. Dies führt dazu, dass die Zahl der Versionen u. U. sehr rasch zunimmt.

Wichtig :  Wenn Sie ein Dokument gemeinsam mit anderen erstellen, checken Sie dieses nicht aus, es sei denn, es gibt einen guten Grund, die Bearbeitung des Dokuments durch andere Benutzer zu unterbinden.

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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