Welches Dateiformat sollte ich in Access 2007 verwenden?

In Microsoft Office Access 2007 wird ein neues Dateiformat eingeführt, das die Dateinamenerweiterung ACCDB verwendet. Außerdem bietet Office Access 2007 weiterhin Unterstützung für das in früheren Versionen von Access verwendete Dateiformat. In diesem Artikel wird erläutert, warum Sie das neue Dateiformat in allen Fällen verwenden sollten, in denen dies möglich ist, und warum Sie in einigen Fällen eventuell besser das Dateiformat aus früheren Versionen verwenden sollten. Sie erfahren auch im Einzelnen, wie eine Datenbank in das neue Dateiformat konvertiert wird.

Inhalt dieses Artikels

Das neue Dateiformat (ACCDB)

Das Dateiformat aus früheren Versionen (MDB)

Konvertieren in das neue Dateiformat

Das neue Dateiformat (ACCDB)

In Office Access 2007 wird ein neues Dateiformat verwendet, das eine Vielzahl von Produkterweiterungen unterstützt. Wenn Sie in Access 2007 eine neue Datenbank erstellen, verwendet die Datenbank standardmäßig das neue Dateiformat und weist ihr die Dateinamenerweiterung ACCDB zu.

Sie sollten das neue Dateiformat in allen Fällen verwenden, in denen dies möglich ist, da es neue Features unterstützt, z. B. Mehrfachwertfelder und Anlagen. Das neue Dateiformat kann jedoch nicht mit früheren Versionen von Access geöffnet oder verknüpft werden und unterstützt keine Replikation und keine Sicherheit auf Benutzerebene. Wenn Sie die Datenbank mit früheren Versionen von Access verwenden möchten, oder wenn Sie die Replikation oder Sicherheit auf Benutzerebene verwenden möchten, müssen Sie ein Dateiformat aus einer früheren Version auswählen.

Die im ACCDB-Dateiformat unterstützten neuen Features sind u. a.:

  • Mehrfachwertfelder

    Angenommen, Sie müssen einem Ihrer Mitarbeiter eine Aufgabe zuweisen, beschließen jedoch, diese Aufgabe mehreren Personen zuzuweisen. In Office Access 2007 können Sie ein Mehrfachwertfeld erstellen, in dem die Namen der Mitarbeiter ausgewählt oder in ein Feld eingegeben werden können.

    Wenn Sie auf das Feld klicken, geben die aktivierten Kontrollkästchen Ihre Auswahl an. Die ausgewählten Mitarbeiter werden in dem Mehrfachwertfeld gespeichert und bei der Anzeige (standardmäßig) durch Kommas getrennt.

    Die Idee hinter Mehrfachwertfeldern besteht darin, das Auswählen und Speichern mehrerer Möglichkeiten zu unterstützen, ohne einen aufwändigeren Datenbankentwurf erstellen zu müssen. Mehrfachwertfelder sind auch wichtig für die Integration von Windows SharePoint Services 3.0, da SharePoint-Listen ebenfalls Mehrfachwertfelder unterstützen.

    Wichtig : Mehrfachwertfelder werden nur mit dem ACCDB-Dateiformat unterstützt.

  • Datentyp "Anlage"

    Mit dem neuen Datentyp "Anlage" können Sie alle Dokumenttypen und Binärdateien problemlos in Ihrer Datenbank speichern, ohne dass diese unnötig anwächst. Die Anlagen werden ggf. automatisch komprimiert, um die Speicherplatzauslastung zu optimieren. Sie können einem Datensatz ein Microsoft Office Word 2007-Dokument anfügen oder eine Reihe von Digitalbildern speichern. Einem einzelnen Datensatz können Sie sogar mehrere Anlagen anfügen.

    Wichtig : Der Datentyp Anlage wird nur mit dem Dateiformat ACCDB unterstützt.

  • Verbesserte Integration von Windows SharePoint Services und Microsoft Office Outlook 2007

    In der Vergangenheit wurden Access-Dateien im MDB-Format von Windows SharePoint Services oder Outlook aufgrund der Tatsache blockiert, dass unsicherer Code in eine Access-Datenbank gelangen könnte. In Office Access 2007 kann Code entweder als sicher erklärt oder deaktiviert werden. So ist eine vollständigere Integration von Access-Datenbanken in Windows SharePoint Services und Outlook möglich.

    Wichtig : Diese bessere Integration von Access-Datenbanken in Windows SharePoint Services oder Outlook wird nur mit dem neuen ACCDB-Dateiformat unterstützt.

  • Offlinenehmen einer SharePoint-Liste mit Access

    Sie können Ihre SharePoint-Listen mit einem Klick offline nehmen, indem Sie Office Access 2007 verwenden. Arbeiten Sie an Ihren Daten in Access, und synchronisieren Sie dann Ihre Änderungen, oder stellen Sie zu einem späteren Zeitpunkt eine neue Verbindung mit der SharePoint-Website her.

    Wichtig : Die Möglichkeit, eine SharePoint-Liste mit Access offline zu nehmen, wird nur mit dem neuen ACCDB-Dateiformat unterstützt.

  • Verlaufsverfolgung des Memo-Felds

    Memo-Felder sind zum Speichern großer Informationsmengen hilfreich. In Office Access 2007 können Sie eine Eigenschaft (NurAnfügen) festlegen, die Access zwingt, einen Verlauf aller Änderungen eines Memo-Felds aufzubewahren. Sie können dann einen Verlauf dieser Änderungen anzeigen. Dieses Feature unterstützt auch das Versionsverwaltungsfeature von Windows SharePoint Services 3.0, sodass Sie Access zum Verfolgen von Änderungen in einem mehrzeiligen Textfeld verwenden können, das in einer SharePoint-Liste gespeichert ist (vorausgesetzt, die Option Änderungen an vorhandenen Text anfügen ist auf Ja festgelegt).

    Wichtig : Die Verlaufsverfolgung des Memo-Felds wird nur mit dem neuen ACCDB-Dateiformat unterstützt.

  • Verbesserte Verschlüsslung

    Sie können ein Datenbankkennwort festlegen und den Inhalt Ihrer Datenbank verschlüsseln. Wenn Sie diese mit Office Access 2007 und einer Datei ausführen, die das neue Dateiformat verwendet, wird in Access die Windows-Krypto-API zum Verschlüsseln von Daten verwendet.

    Wichtig : Die verbesserte Verschlüsselung wird nur mit dem neuen ACCDB-Dateiformat unterstützt.

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Das Dateiformat aus früheren Versionen (MDB)

Die Access-Versionen vor Office Access 2007 unterstützen Dateiformate mit der Dateierweiterung MDB. In Office Access 2007 können Sie MDB-Dateien auch weiterhin öffnen. Wurde die Datei im Dateiformat von Access 2002/2003 oder Access 2000 gespeichert, können Sie sie öffnen und in Office Access 2007 wie üblich verwenden. Die Vorteile der neuen Features, die das ACCDB-Dateiformat erfordern, können Sie jedoch nicht nutzen.

Wenn die Datei beim erstmaligen Öffnen in Office Access 2007 im Access 95- oder Access 97-Dateiformat gespeichert wird, wird die Datenbank auf das Dateiformat aktualisiert, das derzeit als Standarddateiformat festgelegt ist (in der Regel das ACCDB-Dateiformat, es sei denn, Sie oder ein Administrator hat die Einstellung geändert). Wenn Sie nicht vorhaben, die Datenbank mit früheren Access-Versionen als Access 2007 zu verwenden, und die Datenbank nicht mit anderen Benutzern gemeinsam nutzen, die mit früheren Access-Versionen als Access 2007 arbeiten, und Sie weder Replikation noch Sicherheit auf Benutzerebene verwenden, sollten Sie die Datenbankdatei auf das neue ACCDB-Format aktualisieren. Nachdem Sie die Datenbank auf das ACCDB-Dateiformat aktualisiert haben, können Sie die Datenbank nicht mehr mit einer früheren Access-Version als Access 2007 öffnen.

Wenn die Datei im Access 95- oder Access 97-Format gespeichert wird und Sie diese nicht auf das ACCDB-Format aktualisieren möchten, können Sie keine Entwurfsänderungen vornehmen. Sie können Objekte anzeigen und Ihre Daten über Office Access 2007 ändern, aber keine Entwurfsänderungen durchführen.

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Konvertieren in das neue Dateiformat

Wenn Sie eine Access-Datenbank explizit in das neue ACCDB-Dateiformat konvertieren möchten, müssen Sie die Datenbank zunächst öffnen und anschließend im Dateiformat ACCDB speichern. Das folgende Verfahren bezieht sich auf Dateien, die in Access 97, Access 2000, Access 2002 oder Access 2003 erstellt wurden. Informationen zum Importieren und Konvertieren von Access 2.0- oder Access 95-Datenbankdateien finden Sie, wenn Sie im Abschnitt Siehe auch auf die Verknüpfungen klicken.

Öffnen Sie zunächst Ihre Datenbank wie folgt:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Office-Schaltfläche und anschließend auf Neu.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Öffnen die zu konvertierende Datenbank aus, und öffnen Sie sie.

Konvertieren Sie Ihre Datenbank jetzt wie folgt:

  1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Microsoft Office Abbildung der Office-Schaltfläche , und zeigen Sie anschließend auf Speichern unter.

  2. Klicken Sie unter Datenbank in anderem Format speichern auf Access-Datenbanken.

  3. Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter im Feld Dateiname einen Dateinamen ein, oder verwenden Sie den vorgegebenen Dateinamen.

  4. Klicken Sie auf Speichern.

    Es wird eine Kopie der Datenbank im ACCDB-Dateiformat erstellt.

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