Weitere Methoden zum Speichern und Freigeben Ihrer OneNote-Notizen

Anwendbar unter

Microsoft Office OneNote™ 2003
Microsoft Office Outlook® 2003

Wie können Sie Ihre Notizen am einfachsten für andere Personen freigeben oder auf mehreren Computern bereitstellen, damit Sie ein Notizbuch auch auf diesen Computern verwenden können? Wenn Sie mit Microsoft Office 2003 arbeiten, steht Ihnen eine Vielzahl von Funktionen zur Verfügung, die Ihre Flexibilität erhöhen. Darüber hinaus können Sie Microsoft Windows® SharePoint™ Services 2.0 und das Microsoft Windows®-Feature zur Offlinebereitstellung von Dateien verwenden. In diesem Artikel werden einige Beispielszenarios und optimale Methoden behandelt, mit denen Sie Ihre Notizen veröffentlichen und auf mehreren Computern bereitstellen können.

Senden von Notizen per E-Mail

Kevin Wright absolviert gerade sein Grundstudium an der Maple University. Microsoft Office lernte er während seines Ferienjobs als Büroassistent bei einem Immobilienmakler kennen, und er verwendet Microsoft Word für seine Seminararbeiten. Schon immer hat Kevin fleißig Notizen verfasst, und heute verwendet er OneNote in allen seinen Kursen.

Kevin ist Mitglied einer Arbeitsgruppe, in der außer ihm noch einige andere OneNote verwenden. Jede Woche muss ein anderes Mitglied der Arbeitsgruppe die in der Woche angefertigten Vorlesungsnotizen aufbereiten und mit Literaturhinweisen versehen. Die Notizen werden dann per E-Mail an die anderen Mitglieder der Arbeitsgruppe gesendet.

Die Mitglieder der Arbeitsgruppe, die OneNote nicht verwenden, erhalten die Notizen in einer E-Mail-Nachricht, an die als Anhang eine ONE-Datei angefügt ist. Diese Empfänger löschen die ONE-Datei normalerweise und verwenden nur die Notizen aus der E-Mail-Nachricht. Die Mitglieder der Arbeitsgruppe, die OneNote verwenden, öffnen die angehängte ONE-Datei und verschieben diese dann aus dem Ordner Per E-Mail an mich gesendete Notizen in den Ordner Politikwissenschaften, wobei sie die Datei als Seite im Abschnitt Vorlesungsnotizen einfügen.

Senden von Notizen in einer E-Mail-Nachricht

Hinweis : Dieses Feature steht nur zur Verfügung, wenn Microsoft Office Outlook® 2003 auf Ihrem Computer installiert ist.

  1. Wechseln Sie auf die zu sendende Seite.

  2. Wenn Sie weitere Seiten senden möchten, wählen Sie die Seitenregister dieser Seiten aus.

    So wird's gemacht

    1. Klicken Sie auf das Register der aktiven Seite.

      Hinweis : Auch wenn das ausgewählte Seitenregister zu einer Seitengruppe gehört, wird nur die jeweilige Seite ausgewählt. Wenn Sie die gesamte Gruppe auswählen möchten, klicken Sie erneut auf das Seitenregister.

    2. Wählen Sie weitere Seiten aus, indem Sie die UMSCHALTTASTE oder STRG gedrückt halten und auf weitere Seitenregister klicken. Mit der UMSCHALTTASTE können Sie einen Block von aufeinander folgenden Seitenregistern auswählen, mit STRG einzelne Seitenregister.

  3. Klicken Sie auf der Standardsymbolleiste auf E-Mail Schaltflächensymbol .

  4. Geben Sie Informationen in die Nachrichtenkopffelder (wie An und Cc) ein.

  5. Wenn Sie eine getrennte Nachricht hinzufügen möchten, geben Sie diese im Feld Einleitung ein.

  6. Klicken Sie auf Kopie senden.

Beim Senden einer E-Mail-Nachricht aus OneNote fügt das Programm am Ende der Nachricht eine vordefinierte Signatur ein. Im Dialogfeld Optionen (Menü Extras) können Sie diese Signatur in der Kategorie E-Mail deaktivieren oder anpassen. Zum Anpassen der Signatur ersetzen Sie den vorhandenen Text durch Ihren eigenen.

Hinzufügen einer ONE-E-Mail-Anlage zu Ihrem Notizbuch

Wenn Sie eine als E-Mail-Anlage gesendete OneNote-Datei öffnen, wird im Ordner Per E-Mail an mich gesendete Notizen eine Kopie der Datei gespeichert. Sie können die Datei bearbeiten. Änderungen werden aber nicht in der ursprünglichen Anlage gespeichert. Wenn Sie die ursprüngliche Anlage wieder öffnen, wird im Ordner Per E-Mail an mich gesendete Notizen eine weitere Kopie der Datei erstellt.

  1. Doppelklicken Sie in der E-Mail-Nachricht auf die Anlage.

    Die Anlage wird in OneNote im Ordner Per E-Mail an mich gesendete Notizen geöffnet.

  2. Um empfangene Notizen in einem anderen Ordner zu speichern, wählen Sie die Seitenregister der gewünschten Seiten aus.

    So wird's gemacht

    1. Klicken Sie auf das Seitenregister der Seite, um zu einer Seite zu wechseln, und klicken Sie dann noch einmal auf das Seitenregister, um die Seite auszuwählen.

      Hinweis : Wenn das ausgewählte Seitenregister zu einer Seitengruppe gehört, wird nur die jeweilige Seite ausgewählt. Wenn Sie die gesamte Gruppe auswählen möchten, klicken Sie erneut auf das Seitenregister.

    2. Wählen Sie weitere Seiten aus, indem Sie die UMSCHALTTASTE oder STRG gedrückt halten und auf weitere Seitenregister klicken. Mit der UMSCHALTTASTE können Sie einen Block von aufeinander folgenden Seitenregistern auswählen, mit STRG einzelne Seitenregister.

  3. Nachdem Sie eine oder mehrere Seiten ausgewählt haben, klicken Sie mit der rechten Maustaste, zeigen Sie auf Seite verschieben nach, und klicken Sie dann auf In anderen Abschnitt.

  4. Klicken Sie im Dialogfeld Seiten verschieben oder kopieren auf den Abschnitt, in den Sie die Seite verschieben möchten.

    Hinweis : Der Abschnitt muss geöffnet sein, damit er in der Liste angezeigt wird. Wenn Sie einen Abschnitt oder Ordner erstellen müssen, klicken Sie auf Neuen Abschnitt erstellen oder Neuen Ordner erstellen.

Veröffentlichen von Notizen als Webseite

Katie McAskill-White ist Professorin für Englisch an der Maple University, hält aber in diesem akademischen Jahr nur Vorlesungen im Ausland. Um ihre Kollegen und Studenten zu Hause über ihre Reisen und Erlebnisse auf dem Laufenden zu halten, veröffentlicht sie mithilfe von OneNote ein Webtagebuch auf ihrer eigenen MSN®-Website.

Für das Webtagebuch verwendet Katie eine einzelne Seite, der sie bei Bedarf neue Informationen hinzufügt. Dabei wird das jeweilige Datum als Überschrift verwendet. Die auf der MSN-Site veröffentlichte Seite wird immer durch die aktualisierte Seite ersetzt.

Veröffentlichen von Notizen auf einer Website

  1. Wechseln Sie auf die zu veröffentlichende Seite.

  2. Wenn Sie weitere Seiten veröffentlichen möchten, wählen Sie die Seitenregister dieser Seiten aus.

    So wird's gemacht

    1. Klicken Sie auf das Register der aktiven Seite.

      Hinweis : Auch wenn das ausgewählte Seitenregister zu einer Seitengruppe gehört, wird nur die jeweilige Seite ausgewählt. Wenn Sie die gesamte Gruppe auswählen möchten, klicken Sie erneut auf das Seitenregister.

    2. Wählen Sie weitere Seiten aus, indem Sie die UMSCHALTTASTE oder STRG gedrückt halten und auf weitere Seitenregister klicken. Mit der UMSCHALTTASTE können Sie einen Block von aufeinander folgenden Seitenregistern auswählen, mit STRG einzelne Seitenregister.

  3. Klicken Sie im Menü Datei auf Seiten veröffentlichen.

  4. Wechseln Sie im Dialogfeld Veröffentlichen zu dem Speicherort, an dem Sie die Notizen veröffentlichen möchten.

    Wenn Sie z. B. über eine Gruppe auf MSN verfügen, suchen Sie diese in Netzwerkumgebung und klicken dann auf den Ordner Dokumente.

  5. Geben Sie in das Feld Dateiname einen Namen ein.

  6. Klicken Sie in der Liste Dateityp auf Webseite in einer Datei.

  7. Klicken Sie auf Veröffentlichen.

Speichern von Notizen in einer Dokumentbibliothek

Yvonne Schleger ist in der Forschungsabteilung von Contoso Pharmaceuticals beschäftigt und dort an der Entwicklung von Medikamenten beteiligt, die das Risiko von Gewebeabstoßungen bei Organtransplantationen verringern sollen. Sie arbeitet mit einem Team von Forschern zusammen, die ihre Ergebnisse in einem OneNote-Notizbuch veröffentlichen, das im Firmennetzwerk mithilfe einer Dokumentbibliothek auf einer Microsoft Windows® SharePoint™ Services 2.0-Website freigegeben ist.

Täglich aktualisiert Yvonne den für sie reservierten Abschnitt des Notizbuchs mit Informationen, von denen sie annimmt, dass sie für ihre Kollegen von Nutzen sind. Da es für jeden Forscher einen eigenen Abschnitt im freigegebenen Notizbuch gibt, ist die Eingabe von Beiträgen nur selten gesperrt. Gelegentlich fügt Yvonne Kommentare zu einem Abschnitt einer anderen Person hinzu. Wenn ihr Kollege gerade in diesem Abschnitt arbeitet, versucht es Yvonne später noch einmal oder verwendet einen der Befehle im Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich, um den Kollegen zu kontaktieren und ihren Kommentar per E-Mail zu senden.

Früher arbeiteten die Mitglieder des Forschungsteams mit kurzen Dateisperrungsintervallen, damit sie die Abschnitte schnell bearbeiten konnten. Es stellte sich aber heraus, dass dies die Leistungsfähigkeit der Website erheblich einschränkte, da jede Abschnittsdatei nach dem Aufheben der Sperre erneut gedownloadet werden musste. Daher entschied sich das Team dafür, mit dreißigminütigen Dateisperrungsintervallen zu arbeiten. Diese Intervalldauer verhindert einerseits, dass Abschnitte gedownloadet werden, während ein Mitarbeiter Notizen verfasst, und ist andererseits kurz genug, damit die Dateien zur Verfügung stehen, wenn ein Forscher seinen Abschnitt von einer anderen Arbeitsstation oder einem Laptop ändern möchte.

Speichern eines Abschnitts in einer Dokumentbibliothek

Mit dem Befehl Speichern unter können Sie eine Kopie eines Abschnitts an einem anderen Speicherort als Mein Notizbuch speichern.

  1. Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter, und navigieren Sie im Dialogfeld Speichern unter zu dem Speicherort, an dem Sie eine Kopie der Abschnittsdatei speichern möchten.

    Wenn Sie einen Abschnitt in einer Dokumentbibliothek speichern möchten, geben Sie die Webadresse der Windows SharePoint Services-Website im Feld Dateiname ein, drücken die EINGABETASTE und doppelklicken in der Liste von Bibliotheksnamen auf den Namen der Dokumentbibliothek.

  2. Geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für die Abschnittsdatei ein, und klicken Sie dann auf Speichern.

Öffnen eines in einer Dokumentbibliothek gespeicherten Abschnitts und Verwenden des Aufgabenbereichs Freigegebener Arbeitsbereich

  1. Klicken Sie im Menü Datei auf Öffnen.

  2. Doppelklicken Sie im Ordner Mein Notizbuch auf die Verknüpfung mit dem Abschnitt, der in der Dokumentbibliothek gespeichert ist.

  3. Verwenden Sie den Aufgabenbereich Freigegebener Arbeitsbereich, um mit anderen Mitarbeitern der Website zu kommunizieren, mit der Aufgaben- und der Hyperlinkliste auf der Website zu arbeiten oder andere Dokumente zu speichern, die in derselben Dokumentbibliothek wie die aktive Abschnittsdatei gespeichert sind.

    Um z. B. schnell eine E-Mail-Nachricht an alle Mitglieder der Website zu senden, klicken Sie im Aufgabenbereich auf der Registerkarte Mitglieder auf E-Mail an alle Mitglieder senden.

Ändern des Zeitintervalls für das Sperren von Abschnitten

OneNote sperrt Abschnitte, sodass diese immer nur von einem Computer aus geändert werden können. Wenn Sie einen Abschnitt bearbeiten, ist dieser für andere Personen schreibgeschützt. Wenn Sie für eine bestimmte Dauer nicht in dem Abschnitt arbeiten, wird die Sperrung aufgehoben, und der Abschnitt kann von einem anderen Computer aus bearbeitet werden. Diese Dauer kann konfiguriert werden. Klicken Sie dazu im Menü Extras auf Optionen, und geben Sie unter Zugriff auf Dateien von mehreren Rechnern aus in der Kategorie Öffnen und speichern die entsprechenden Optionen an.

Ausführen von OneNote auf mehreren Computern ohne Verwendung von Offlinedateien

Annette Hill ist Leiterin der Marketingabteilung in der Coho Winery. Sie verwendet OneNote auf ihren Desktopcomputern zu Hause und im Büro. Zu Hause nutzt Sie OneNote für private Notizen, z. B. Einkaufszettel, zu verfolgende Projekte und Vorschläge für den Familienurlaub.

Wenn sie im Internet surft, fallen ihr gelegentlich Aktivitäten ein, die sie als berufliche Notizen aufzeichnen möchte. Sie speichert diese Notizen in einem speziellen Abschnitt namens Ereignisplanung, der für diesen Zweck reserviert ist. Dieser Abschnitt befindet sich auf einer Netzwerkfreigabe, auf die sie von ihrem Arbeitscomputer oder von zu Hause aus über eine DFÜ-Verbindung zugreifen kann.

Speichern eines Abschnitts an einem freigegebenen Speicherort

Mit dem Befehl Speichern unter können Sie eine Kopie eines Abschnitts an einem anderen Speicherort als Mein Notizbuch speichern. Der neue Speicherort wird anschließend bei jeder automatischen Speicherung dieser Abschnittsdatei verwendet.

  1. Klicken Sie im Menü Datei auf Speichern unter, und navigieren Sie im Dialogfeld Speichern unter zum entsprechenden Speicherort.

    Um einen Abschnitt z. B. in einem freigegebenen Ordner im Netzwerk zu speichern, geben Sie im Feld Dateiname den freigegebenen Speicherort ein und drücken die EINGABETASTE.

  2. Geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für die Abschnittsdatei ein, und klicken Sie dann auf Speichern.

Erneutes Öffnen eines Abschnitts an einem freigegebenen Speicherort

  1. Klicken Sie im Menü Datei auf Öffnen.

  2. Doppelklicken Sie im Ordner Mein Notizbuch auf die Verknüpfung mit dem Abschnitt, der an dem freigegebenen Speicherort gespeichert ist.

Ausführen von OneNote auf mehreren Computern unter Verwendung von Windows-Offlinedateien

Avrind B. Rao ist Vizepräsident für Forschung und Entwicklung von Contoso Pharmaceuticals. Er hat OneNote auf seinem Desktopcomputer installiert, da er diesen am häufigsten verwendet. Da er aber oft an Besprechungen außerhalb seines Büros teilnimmt, ist OneNote auch auf seinem Laptopcomputer installiert.

Die IT-Abteilung von Contoso hat das Microsoft Windows® XP-Feature zur Offlinebereitstellung von Dateien so eingerichtet, dass Mitarbeiter einen Ordner auf einem Firmenserver speichern können, auf dem in der Nacht eine Sicherungskopie erstellt wird. Avrind verwendet dieses Feature, damit seine offline angefertigten Notizen automatisch mit dem Inhalt des Ordners Mein Notizbuch im Netzwerk synchronisiert werden, wenn er seinen Laptopcomputer wieder mit dem Firmennetzwerk verbindet.

Wenn er einen Abschnitt auf seinem Desktopcomputer geändert und diesen Abschnitt auch auf dem Laptopcomputer bearbeitet hat, kann er bei der Synchronisierung beide Versionen speichern. Später kann er sich die beiden Kopien noch einmal anschauen und die Unterschiede per Hand auflösen.

Offlinebereitstellen des Ordners „Mein Notizbuch“ im Netzwerk

Hinweis : Das Microsoft Windows-Feature zur Offlinebereitstellung von Dateien ist nur verfügbar, wenn es im Windows-Netzwerk implementiert ist. Weitere Informationen zu Offlinedateien erhalten Sie von Ihrem Systemadministrator und im Windows Hilfe- und Supportcenter.

  1. Klicken Sie auf Start und dann auf Eigene Dateien.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Eigene Dokumente mit der rechten Maustaste auf den Ordner Mein Notizbuch, und klicken Sie dann auf Offlinezugriff ermöglichen.

  3. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm.

Synchronisieren von Dateien

  1. Beim Wiederherstellen der Verbindung zwischen Ihrem Computer und dem Netzwerk müssen Sie alle geöffneten Dateien und Ordner schließen. Klicken Sie dann im Benachrichtigungsfenster auf OK.

  2. Wenn Sie Änderungen an mehreren Kopien einer Datei vornehmen, können Sie entweder die Version behalten, die bereits im Netzwerk gespeichert ist, oder Sie behalten die Version, die sich auf dem Computer befindet, den Sie wieder mit dem Netzwerk verbinden. Sie können auch auf die Option klicken, mit der Sie beide Versionen behalten können, um beide Versionen im Netzwerk zu speichern. Windows fügt eine Versionsnummer wie „v1“ an den Dateinamen an. Später können Sie beide Versionen in OneNote öffnen und widersprüchliche Änderungen per Hand auflösen.

    So wird's gemacht

    1. Klicken Sie in OneNote im Menü Datei auf Öffnen, um beide Versionen der Datei zu öffnen, z. B. Besprechungsnotizen und Besprechungsnotizen v1.

    2. Suchen Sie in beiden Abschnitten nach den neuen Änderungen. Verschieben Sie Seiten aus der einen Version des Abschnitts ggf. in die andere.

    3. Wenn der Abschnitt, den Sie behalten möchten, alle Änderungen enthält, löschen Sie die andere Version (klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Abschnittsregister, und klicken Sie dann auf Löschen).

    Tipp

    Wenn Sie die Dateien nebeneinander anzeigen möchten, um sie zu vergleichen, führen Sie folgende Schritte aus:

    1. Öffnen Sie beide Abschnitte.

    2. Klicken Sie im Menü Fenster auf Neues Fenster.

    3. Ändern Sie die Größe der Fenster, sodass sie nebeneinander angezeigt werden.

    4. Klicken Sie in einem Fenster auf das Abschnittsregister für den einen Bereich, und klicken Sie im anderen Fenster auf das Abschnittsregister für den anderen Bereich.

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