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Ein E-Mail-Profil besteht aus E-Mail-Konten, Datendateien und Informationen darüber, wo Ihre E-Mail gespeichert ist.

Was ist ein E-Mail-Profil?

E-Mail-Profile werden von Outlook verwendet, um sich zu merken, welche E-Mail-Konten Sie verwenden und wo die Daten für die einzelnen Konten gespeichert sind. Jedes Profil stellt Outlook die folgenden Informationen zur Verfügung:

  • Zu verwendende Kontoinformationen     Diese Informationen umfassen den Benutzernamen, den Anzeigenamen, den E-Mail-Servernamen und das Kennwort für das Internetdienstanbieterkonto (INTERNET Service Provider, ISP).

  • Wo die E-Mail-Daten zugestellt und gespeichert werden     In Outlook werden Daten übermittelt und entweder auf dem E-Mail-Server oder in einer PST-Datei auf Ihrem Computer gespeichert. Diese Daten umfassen Regeln, Nachrichten, Kontakte, Kalender, Notizen, Aufgaben, Journale, Suchordner und andere Einstellungen.

Outlook-E-Mail-Profile werden in der Windows-Registrierung gespeichert. Wenn Outlook gestartet wird, werden die Profilinformationen aus der Registrierung abgerufen.

Hinweis: Sie verwenden das E-Mail-Symbol in Systemsteuerung, um auf Optionen zum Konfigurieren von Outlook-E-Mail-Profilen zuzugreifen. Das E-Mail-Symbol wird nur angezeigt, wenn Sie Outlook installiert haben und das Programm mindestens einmal ausgeführt haben.

Wenn Sie Outlook zum ersten Mal ausführen, führt Sie ein Start-Assistent durch den Prozess der Erstellung eines neuen Profils. Das so erstellte Profil wird immer ausgeführt, wenn Sie Outlook starten. Die meisten Personen behalten nur ein Profil – es kann jedoch manchmal sinnvoll sein, mehr als ein Profil zu haben. Beispielsweise können Sie ein Profil für geschäftliche E-Mails und ein zweites Profil für persönliche E-Mails verwenden. Wenn andere Personen denselben Computer wie Sie verwenden, können ihre Konten und Einstellungen außerdem in separaten Profilen mit unterschiedlichen Namen gespeichert werden.

Sie können keine Kennwörter zum Schutz von Outlook-Profilen verwenden. Um Ihre Outlook-Daten vor Angriffen durch andere Personen zu schützen, sollten Sie ein kennwortgeschütztes Windows-Benutzerkonto verwenden.

Wichtig: Sie können nicht von einem E-Mail-Profil zu einem anderen wechseln, während Outlook ausgeführt wird.

Ein Basisprofil besteht aus einem oder mehreren E-Mail-Konten und einer Speicherdatei. Eine Privatperson verfügt möglicherweise über ein Internet-E-Mail-Konto, z. B. ein POP3-Konto, während Mitarbeiter im Unternehmen möglicherweise über ein Microsoft Exchange-Konto verfügen. Konten anderer Typen (einschließlich IMAP4- und HTTP-Konten) können jedem Profil hinzugefügt werden, ebenso wie zusätzliche Speicherdateien (z. B. eine Archive.pst-Datei zum Aufbewahren älterer Nachrichten). Manchmal sind auch zusätzliche Dienste wie Fax- und Adressbuchverzeichnisse enthalten.

Hinweis: Ein Profil kann zwar mehrere Internetkonten enthalten, aber es kann nur ein Exchange-Konto enthalten.

Die meisten Personen benötigen nur ein einzelnes Profil. Wenn Outlook zum ersten Mal ausgeführt wird, wird das erste Profil automatisch erstellt und heißt "Outlook". Jedes Mal, wenn Outlook gestartet wird, wird dieses Standardprofil automatisch ausgeführt. Wenn Sie E-Mail-Konten hinzufügen oder ändern oder eine zusätzliche PST-Datei zur Verwendung einschließen, ändern Sie Ihr Profil. Sie können Ihr Profil jederzeit ändern, aber Sie können den Namen eines Profils nicht ändern, nachdem es zum ersten Mal erstellt wurde.

  1. Wählen Sie das Windows-Symbol aus, geben Sie Systemsteuerung in das Suchfeld ein, und wählen Sie es aus.

  2. Suchen Sie in Systemsteuerung nach E-Mail, und wählen Sie sie aus.

  3. Das E-Mail-Symbol wird nur angezeigt, wenn Sie Outlook installiert haben und das Programm mindestens einmal ausgeführt haben.

    Das Dialogfeld Mail-Setup wird geöffnet.

    Das E-Mail-Dialogfeld in der Systemsteuerung

  4. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Um ein weiteres E-Mail-Konto hinzuzufügen, klicken Sie auf E-Mail-Konten.

    • Klicken Sie zum Ändern der Outlook-Datenspeicheroptionen auf Datendateien.

    • Klicken Sie auf Profile anzeigen, um eine Liste der derzeit verfügbaren Profile anzuzeigen.

In den folgenden Situationen benötigen Sie möglicherweise mehr als ein Profil:

  • Wenn Sie Outlook auf einem einzelnen Computer verwenden, den Sie für andere vertrauenswürdige Personen freigeben    
    Wenn Sie und Ihr Ehepartner beispielsweise über separate E-Mail-Konten verfügen, kann jeder von Ihnen auch ein separates Profil mit den entsprechenden Konten und Einstellungen haben.

  • Wenn Sie mehrere Exchange-Konten verwalten    

Wenn Sie mehrere Profile benötigen, können Sie jederzeit ein zusätzliches Profil erstellen und die gewünschten Konten und Einstellungen hinzufügen. Wenn Sie von einem Profil zu einem anderen wechseln, ändern Sie die E-Mail-Konten und -Einstellungen, die Ihnen in einer Outlook-Sitzung zur Verfügung stehen.

  1. Wählen Sie das Windows-Symbol aus, geben Sie Systemsteuerung in das Suchfeld ein, und wählen Sie es aus.

  2. Suchen Sie in Systemsteuerung nach E-Mail, und wählen Sie sie aus.

  3. Das E-Mail-Symbol wird nur angezeigt, wenn Sie Outlook installiert haben und das Programm mindestens einmal ausgeführt haben.

    Das Dialogfeld Mail-Setup wird geöffnet.

    Das E-Mail-Dialogfeld in der Systemsteuerung

  4. Klicken Sie auf Profile anzeigen.

  5. Klicken Sie auf Hinzufügen.

  6. Geben Sie einen Namen für das Profil ein, und klicken Sie auf OK.

    Dialogfeld "Neues Profil"

  7. Fügen Sie ein E-Mail-Konto hinzu, das in Ihrem Profil verwendet werden soll, indem Sie die Anweisungen auf Ihrem Bildschirm befolgen.

  1. Wählen Sie das Windows-Symbol aus, geben Sie Systemsteuerung in das Suchfeld ein, und wählen Sie es aus.

  2. Suchen Sie in Systemsteuerung nach E-Mail, und wählen Sie sie aus.

  3. Das E-Mail-Symbol wird nur angezeigt, wenn Sie Outlook installiert haben und das Programm mindestens einmal ausgeführt haben.

    Das Dialogfeld Mail-Setup wird geöffnet.

    Das E-Mail-Dialogfeld in der Systemsteuerung

  4. Klicken Sie auf Profile anzeigen.

  5. Klicken Sie unter Beim Starten von Microsoft Office Outlook dieses Profil verwenden auf Dieses Profil immer verwenden, und klicken Sie dann auf das Profil, das Sie in der Liste verwenden möchten.

    Dialogfeld "Konto" mit ausgewählter Option "Immer verwenden"

  1. Wählen Sie das Windows-Symbol aus, geben Sie Systemsteuerung in das Suchfeld ein, und wählen Sie es aus.

  2. Suchen Sie in Systemsteuerung nach E-Mail, und wählen Sie sie aus.

  3. Das Dialogfeld Mail-Setup wird geöffnet.

    Das E-Mail-Dialogfeld in der Systemsteuerung

  4. Klicken Sie auf Profile anzeigen.

  5. Klicken Sie unter Beim Starten von Microsoft Office Outlook dieses Profil verwenden auf Zur Eingabe eines zu verwendenden Profils auffordern.

    Dialogfeld "Kontoprofil"

  6. Wenn Outlook gestartet wird, klicken Sie in der Liste Profilname auf das Profil, das Sie verwenden möchten.

    Dialogfeld 'Profil auswählen'

Wenn Sie mehrere Profile verwenden, gibt es in der Regel eines, das Sie am häufigsten verwenden. Mithilfe der Option Zur Eingabe eines Profils zur Verwendung auffordern können Sie Outlook so konfigurieren, dass dieses Profil immer im Feld Profilname ausgewählt wird. Klicken Sie dann nur noch auf OK, um dieses Profil zu verwenden:

  1. Klicken Sie im Dialogfeld Profil auswählen in der Liste Profilname auf das Profil, das automatisch ausgewählt werden soll.

  2. Klicken Sie auf Optionen , und aktivieren Sie dann unter Optionen das Kontrollkästchen Als Standardprofil festlegen .

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