Weitere Informationen zu Office 365-Gruppen

Letzte Aktualisierung: 14. August 2019

Office 365-Gruppen ist ein Dienst, der mit den Office 365-Tools verwendet werden kann, die Ihnen bereits vertraut sind, sodass Sie mit Ihren Teamkollegen gemeinsam Dokumente schreiben, Kalkulationstabellen erstellen, an Projektplänen arbeiten, Besprechungen planen oder E-Mails senden können.

In diesem Artikel finden Sie eine Einführung in Gruppen sowie einige nützliche Links zu den nächsten Schritten.

Die neuesten Informationen und Videos zu Office 365-Gruppen finden Sie unter Office-Blogs.

Tipp: Informationen zum Verwenden von Outlook-Kontaktgruppen zum Senden von E-Mails an eine Liste von Personen, z. B. eine Gruppe von Freunden, finden Sie unter Erstellen einer Kontaktgruppe oder Verteilerliste in Outlook für PC.

Was sind Office 365-Gruppen?

In Office 365 können Sie mithilfe von Gruppen Personen auswählen, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten, und auf einfache Weise eine Reihe von Ressourcen zum Teilen für diese Personen erstellen. Ressourcen wie ein gemeinsam genutzter Outlook-Posteingang, geteilte Kalender oder eine Dokumentbibliothek für die Zusammenarbeit an Dateien.

Keine Sorge: Berechtigungen für alle diese Ressourcen müssen nicht manuell zugewiesen werden, denn wenn Sie der Gruppe Mitglieder hinzufügen, erhalten diese automatisch alle erforderlichen Berechtigungen zum Verwenden der für Ihre Gruppe bereitgestellten Tools. Darüber hinaus stellen Gruppen die neue und verbesserte Oberfläche für das Ausführen von Aufgaben dar, für die früher Verteilerlisten oder geteilte Postfächer verwendet werden mussten.

Tipp: Informationen zum Aktualisieren Ihrer herkömmlichen Verteilerlisten auf Office 365-Gruppen finden Sie in diesem Artikel.

Welche spezifischen Ressourcen jeweils bereitgestellt werden, hängt geringfügig von der von Ihrem Team gewünschten Gruppenoberfläche ab. Während Sie über die Optionen nachdenken, sollten Sie unbedingt im Hinterkopf haben, dass es nur in den seltensten Fällen eine passende Universallösung für alle gibt. Verschiedene Teams bevorzugen unterschiedliche Arbeitsweisen, und Office 365 bietet die Tools, die Ihren Teams eine Zusammenarbeit in der jeweils gewünschten Form ermöglichen.

Sie können Office 365-Gruppen mit einer Vielzahl von Tools einschließlich Outlook, Outlook im Web, Outlook Mobile, Microsoft Office SharePoint Online, Planner, Teams usw. erstellen. Mit welchem Tool Sie beginnen, hängt auch davon ab, mit welcher Art von Gruppe Sie arbeiten. Bei Microsoft tendieren wir beispielsweise dazu, mit Outlook zu beginnen, wenn wir eine nach E-Mail und Kalender organisierte Gruppe erstellen möchten. Wenn die Gruppe für die unternehmensweite Kommunikation vorgesehen ist, beginnen wir in der Regel mit Yammer. Und wenn es um die chatbasierte Zusammenarbeit geht, erstellen wir unsere Gruppe in Microsoft Teams.

Wenn Sie eine Gruppe erstellen, müssen Sie entscheiden, ob es sich um eine private Gruppe oder eine öffentliche Gruppe handeln soll. Inhalte einer öffentlichen Gruppe sind für alle Benutzer in Ihrer Organisation sichtbar, und jede Person in Ihrer Organisation kann der Gruppe beitreten. Inhalte einer privaten Gruppe können nur von Mitgliedern der Gruppe angezeigt werden, und Personen, die einer privaten Gruppe beitreten möchten, müssen von einem Gruppenbesitzer dazu berechtigt werden.

Hinweis: Zurzeit sind Gruppen, die mit Outlook im Web erstellt wurden, standardmäßig privat.

Weder öffentliche noch private Gruppen sind für Personen außerhalb Ihrer Organisation sichtbar oder zugänglich, es sei denn, diese Personen wurden ausdrücklich als Gäste eingeladen.

Weitere Informationen zum Ändern Ihrer Gruppen von "Öffentlich" in "Privat" (oder umgekehrt) finden Sie unter Festlegen von Office 365-Gruppen als öffentlich oder privat.

Besitzer, Mitglieder und Gäste

Gruppenbesitzer sind die Moderatoren der Gruppe. Sie können Mitglieder hinzufügen oder entfernen und über eindeutige Berechtigungen wie die Möglichkeit zum Löschen von Unterhaltungen aus dem geteilten Posteingang oder zum Ändern verschiedener Einstellungen für die Gruppe verfügen. Gruppenbesitzer können Sie die Gruppe umbenennen, die Beschreibung oder das Bild aktualisieren und mehr. Wenn Sie mit SharePoint-Rollen vertraut sind, entspricht ein Besitzer einem Websitesammlungsadministrator.

Gruppenmitglieder sind die normalen Benutzer in Ihrer Organisation, die die Gruppe für die Zusammenarbeit verwenden. Sie können auf alle Inhalte der Gruppe zugreifen, aber keine Gruppeneinstellungen ändern. In der SharePoint-Welt sind dies die Websitemitglieder. Weitere Informationen zum Hinzufügen oder Entfernen von Gruppenmitgliedern finden Sie unter Hinzufügen und Entfernen von Gruppenmitgliedern in Outlook.

Gäste sind mit Gruppenmitgliedern vergleichbar, gehören aber nicht zu Ihrer Organisation. Standardmäßig können Benutzer Gäste einladen, Ihrer Gruppe beizutreten, und Sie können diese Einstellung steuern. Weitere Informationen finden Sie unter Gastzugriff in Office 365-Gruppen.

Wählen Sie den zu verwendenden Gruppentyp aus:

Wenn Sie den geteilten Posteingang als Modus für die Zusammenarbeit nutzen möchten, werden Sie von der Gruppenoberfläche in Outlook begeistert sein. Durch das Erstellen einer Gruppe in Outlook stehen Ihnen die folgenden Komponenten zur Verfügung:

  • Geteilter Posteingang – Für die E-Mail-Kommunikation zwischen den Mitgliedern Ihrer Gruppe. Dieser Posteingang hat eine E-Mail-Adresse und kann für das Annehmen von Nachrichten von Personen außerhalb der Gruppe und sogar außerhalb Ihrer Organisation konfiguriert werden, ähnlich wie eine herkömmliche Verteilerliste.

  • Geteilter Kalender – Für die Planung von Ereignissen im Zusammenhang mit der Gruppe

  • SharePoint-Dokumentbibliothek – Ein zentraler Ort zum Speichern und Teilen von Dateien für die Gruppe

  • Geteilter OneNote-Notizbuch – Für das Sammeln von Ideen, Recherchedaten und Informationen

  • SharePoint-Teamwebsite – Ein zentrales Repository für Informationen, Links und Inhalte, die Ihre Gruppe betreffen

  • Planner – Für das Zuweisen und Verwalten von Projektaufgaben unter den Mitgliedern Ihrer Gruppe

Sie müssen keine dieser Ressourcen manuell erstellen. Beim Erstellen der Gruppe werden diese Ressourcen automatisch erstellt, und den Mitgliedern Ihrer Gruppe werden die erforderlichen Berechtigungen zugewiesen, sodass sie die Ressourcen direkt verwenden können.

Sie können über den vertrauten Microsoft Outlook 2016-Desktopclient, über Outlook im Web, über Outlook 2016 für Mac (nur geteilter Posteingang) oder über Outlook Mobile auf diese Ressourcen zugreifen. In der Outlook-Desktopversion oder in Outlook im Web finden Sie Ihre Office 365-Gruppen im Navigationsbereich auf der linken Seite.

In Outlook oder Outlook im Web finden Sie Ihre Gruppen im Navigationsbereich auf der linken Seite.

Mit der neuen Office 365-Gruppen-Popupkarte haben Sie schnellen Zugriff auf geteilte Gruppenressourcen. Zeigen Sie mit der Maus einfach auf einen Gruppennamen in Outlook im Web oder in Microsoft Office SharePoint Online.

Bild der neuen Office 365-Gruppen-Popupkarte

Unsere neueste Komponente für die Zusammenarbeit ist Microsoft Teams. Microsoft Teams ist die innere Schleife für Ihr Team – ein chatbasierter Arbeitsbereich für informelle Unterhaltungen in Echtzeit, die sich um gezielte Themen drehen oder für bestimmte Untergruppen in der Gruppe. 

Yammer ist die Oberfläche für soziale Enterprise-Netzwerke und ein Tool für die Zusammenarbeit. Mit Yammer können Sie in Ihrer Organisation neue Verbindungen herstellen und neue Erkenntnisse erlangen. Yammer unterstützt Sie bei der Kommunikation und beim Austausch von Ideen im gesamten Unternehmen oder in Bereichen von gemeinsamem Interesse.

Durch das Erstellen einer verbundenen Office 365-Gruppe in Yammer erhalten Sie Folgendes:

  • Yammer-Gruppe – Ein zentraler Ort für Unterhaltungen und für das Teilen von Informationen

  • SharePoint-Dokumentbibliothek – Ein zentraler Ort zum Speichern und Teilen von Dateien für die Gruppe

  • Geteiltes OneNote-Notizbuch – Für das Sammeln von Ideen, Recherchedaten und Informationen

  • SharePoint-Teamwebsite – Ein zentrales Repository für Informationen, Links und Inhalte, die Ihre Gruppe betreffen

  • Planner – Für das Zuweisen und Verwalten von Projektaufgaben für die Mitglieder Ihrer Gruppe

Sie können über Yammer in Ihrem Browser oder über die Yammer-App auf Ihrem iOS-, Android- oder Windows Phone-Gerät auf diese Tools zugreifen.

Nachdem eine Gruppe ihren vorgesehenen Zweck erfüllt hat, können Sie sie löschen, um Systemressourcen freizugeben und dafür zu sorgen, dass die Gruppe nicht mehr aufgelistet oder angezeigt wird. Informationen dazu finden Sie unter Löschen einer Gruppe. Wenn Sie sich nicht daran erinnern möchten, veraltete Gruppen zu löschen, kann der Administrator Ablaufrichtlinien festlegen, die bewirken, dass alte Gruppen ablaufen und nach einem festgelegten Zeitraum automatisch entfernt werden. Siehe Ablaufrichtlinien für Office 365-Gruppen.

Hinweis: Der Inhalt auf dieser Registerkarte ist für Administratoren vorgesehen.

Es gibt drei primäre Modelle der Bereitstellung in Office 365-Gruppen: Offen, IT-gesteuert oder kontrolliert. Jedes Modell hat seine eigenen Vorteile.

Modell

Vorteile

Offen (Standard)

Benutzer können bei Bedarf ihre eigenen Gruppen erstellen, ohne auf einen IT-Mitarbeiter warten oder einen IT-Mitarbeiter um Hilfe bitten zu müssen.

IT-gesteuert

Benutzer fordern eine Gruppe von der IT an. Die IT kann die Benutzer bei der Auswahl der für ihre Anforderungen am besten geeigneten Tools für die Zusammenarbeit unterstützen.

Kontrolliert

Die Gruppenerstellung ist auf bestimmte Personen, Teams oder Dienste beschränkt (siehe: Steuern, wer Office 365-Gruppen erstellen kann).

Wenn Sie steuern möchten, wie Ihre Office 365-Gruppen benannt werden, können Sie eine Benennungsrichtlinie verwenden, um für Gruppennamen die Einhaltung bestimmter Standards einschließlich Namen mit Präfix oder Suffix zu erzwingen sowie unzulässige Namen zu blockieren. Weitere Informationen finden Sie unter Benennungsrichtlinie für Office 365-Gruppen.

Jeder Gruppe ist mindestens ein Besitzer zugewiesen, der Mitglieder hinzufügen oder entfernen und einige grundlegende organisatorische Aufgaben für die Gruppe und deren Inhalte ausführen kann. In der Regel führt der Besitzer diese Aufgaben in Outlook aus. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen und Entfernen von Gruppenmitgliedern in Outlook. Wenn der Besitzer einer Gruppe aus irgendeinem Grund die Organisation verlässt, kann der Administrator der Gruppe einen neuen Besitzer zuweisen. Informationen hierzu finden Sie unter Zuweisen eines neuen Besitzers zu einer verwaisten Gruppe.

Wenn Sie darüber hinaus über die Berechtigungen eines Exchange Online-Administrators verfügen, können Sie Ihre Gruppen im Office 365 Admin Center (siehe Verwalten von Gruppenmitgliedschaften im Office 365 Admin Center) oder mithilfe von PowerShell verwalten (siehe Verwalten von Office 365-Gruppen mit PowerShell).

Irgendwann möchten Sie möglicherweise eine Gruppe aus Ihrem Mandanten löschen. Informationen zum Löschen einer Gruppe finden Sie unter: Löschen einer Gruppe. Wenn eine Gruppe versehentlich gelöscht wurde, können Administratoren diese Gruppe innerhalb von 30 Tagen wiederherstellen. Siehe Wiederherstellen einer gelöschten Office 365-Gruppe.

Wenn Sie den Lebenszyklus Ihrer Office 365-Gruppen lieber automatisierter verwalten möchten, können Sie Ablaufrichtlinien verwenden, um festzulegen, dass die Gültigkeit von Gruppen nach einem bestimmten Zeitraum abläuft. Die Besitzer der Gruppe erhalten-30 Tage, 15 Tage und 1 Tag vor Gruppenablauf Benachrichtigungen per E-Mail, sodass sie die Gruppe einfach verlängern können, falls diese noch benötigt wird. Siehe: Ablaufrichtlinien für Office 365-Gruppenhttps://docs.microsoft.com/office365/admin/create-groups/office-365-groups-expiration-policy?view=o365-worldwide.

Grenzwerte für Gruppen

Maximale Anzahl für

Wert

Besitzer pro Gruppe

100

Gruppen, die ein Benutzer erstellen kann

250

Gruppen, die ein Administrator erstellen kann

Bis zu 500.000 (Mandanten-Standardgrenzwert)

Anzahl Mitglieder

Mehr als 1 000, obwohl nur 1 000 gleichzeitig auf die Gruppen-Chats zugreifen können.

Möglicherweise kommt es in großen Gruppen in Outlook zu Verzögerungen beim Zugreifen auf Kalender und Unterhaltungen.

Anzahl von Gruppen, in denen ein Benutzer Mitglied sein kann

1 000

Dateispeicher

1 TB plus 10 GB pro Abonnementbenutzer plus zusätzlich gekaufter Speicher. Sie können eine unbegrenzte Menge weiteren Speichers kaufen.

Größe des Gruppenpostfachs

50 GB

Die maximale Standardanzahl von Gruppen, die eine Office 365-Organisation enthalten kann, beträgt derzeit 500 000.

Wenn Sie beabsichtigen, das Feature "Gruppenrückschreiben" aus dem Azure Active Directory Connect-Tool zu verwenden, beträgt die maximale Länge 448 Zeichen bezogen auf das Attribut "Beschreibung".

Weitere Informationen zu SharePoint Online-Speicher finden Sie unter SharePoint Online-Grenzwerte und SharePoint Online: Softwarelimits und -beschränkungen.

Sie können Ihre Office 365-Gruppen effizienter verwalten, wenn Sie über aussagekräftige Informationen zur Gruppennutzung verfügen. Im Office 365 Admin Center ist ein Berichterstellungstool verfügbar, dem Sie Angaben wie die Speichernutzung und die Anzahl Ihrer aktiven Gruppen und sogar entnehmen können, wie Ihre Benutzer die Gruppen verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Office 365-Berichte im Admin Center.

Office 365-Gruppen bieten Ihnen eine Reihe von Tools für Compliance, den Schutz von Informationen sowie eDiscovery.

Siehe auch

Ihre Office-Fähigkeiten erweitern
Schulungen erkunden
Neue Funktionen als Erster erhalten
Office Insider werden

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