Weitere Informationen zu Office 365-Gruppen

Office 365-Gruppen ist ein Dienst, der für die Zusammenarbeit entwickelt wurde. Er kann mit den Office 365-Tools verwendet werden, die Ihnen bereits vertraut sind, sodass Sie mit Ihren Teamkollegen gemeinsam Dokumente verfassen, Kalkulationstabellen erstellen, an Projektplänen arbeiten, Besprechungen planen oder E-Mails senden können.

Die neuesten Informationen und Videos zu Office 365-Gruppen finden Sie unter Office-Blogs.

In diesem Artikel finden Sie eine Einführung in Gruppen sowie einige nützliche Links zu den nächsten Schritten.

Tipp : Informationen zum Verwenden von Outlook-Kontaktgruppen zum Senden von E-Mails an eine Liste von Personen (z. B. eine Gruppe von Freunden) finden Sie unter Erstellen einer Kontaktgruppe.

Jedes Office 365-Abonnement, das Exchange Online und SharePoint Online umfasst, unterstützt Gruppen. Dazu gehören die Business Essentials- und Business Premium-Pläne sowie die Pläne Enterprise E1, E3 und E5.

Wenn Sie über einen Plan verfügen, der nur Exchange enthält, können Sie trotzdem die Features "Freigegebener Posteingang" und "Freigegebener Kalender" von Gruppen in Outlook erhalten; die Dokumentbibliothek, Planner oder eine der anderen Funktionen stehen Ihnen jedoch nicht zur Verfügung. Wenn Sie erweiterte Sicherheits- oder Konformitätsfeatures für das mit einer Gruppe erstellte freigegebene Postfach nutzen möchten, müssen Sie dem Postfach einen Exchange Online (Plan 1) mit Exchange Online-Archivierung oder eine Exchange Online Plan 2-Lizenz zuweisen.

Wenn Sie über einen Plan verfügen, der nur Yammer enthält, haben Sie trotzdem den Unterhaltungsfeed in der Yammer-Gruppe. Die Dokumentbibliothek, Planner oder eine der anderen Funktionen stehen Ihnen jedoch nicht zur Verfügung.

Was sind Gruppen?

In Office 365 können Sie mithilfe von Gruppen Personen auswählen, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten, und auf einfache Weise eine Reihe von Ressourcen zum Freigeben für diese Personen erstellen. Und keine Sorge: Berechtigungen für alle diese Ressourcen müssen nicht manuell zugewiesen werden, denn wenn Sie der Gruppe Mitglieder hinzufügen, erhalten diese automatisch alle erforderlichen Berechtigungen zum Verwenden der für Ihre Gruppe bereitgestellten Tools. Darüber hinaus stellen Gruppen die neue und verbesserte Oberfläche für das Ausführen von Aufgaben dar, für die früher Verteilerlisten oder freigegebene Postfächer verwendet werden mussten.

Tipp : Informationen zum Aktualisieren Ihrer herkömmlichen Verteilerlisten auf Office 365-Gruppen finden Sie in diesem Artikel.

Welche spezifischen Ressourcen jeweils bereitgestellt werden, hängt geringfügig von der von Ihrem Team gewünschten Gruppenoberfläche ab. Während Sie über die Optionen nachdenken, sollten Sie unbedingt im Hinterkopf haben, dass es nur in den seltensten Fällen eine passende Universallösung für alle gibt. Verschiedene Teams bevorzugen unterschiedliche Arbeitsweisen, und Office 365 bietet die Tools, die Ihren Teams eine Zusammenarbeit in der jeweils gewünschten Form ermöglichen.

Sie können Office 365-Gruppen mit einer Vielzahl von Tools einschließlich Outlook, Outlook im Web, SharePoint, Planner, Teams usw. erstellen. Mit welchem Tool Sie beginnen, hängt auch davon ab, mit welcher Art von Gruppe Sie arbeiten. Bei Microsoft tendieren wir beispielsweise dazu, mit Outlook zu beginnen, wenn wir eine nach E-Mail und Kalender organisierte Gruppe erstellen möchten. Wenn die Gruppe für die unternehmensweite Kommunikation vorgesehen ist, beginnen wir in der Regel mit Yammer. Und wenn es um die chatbasierte Zusammenarbeit geht, erstellen wir unsere Gruppe in Microsoft Teams.

Wenn Sie eine Gruppe erstellen, müssen Sie entscheiden, ob es sich um eine private Gruppe oder eine öffentliche Gruppe handeln soll. Inhalte einer öffentlichen Gruppe sind für alle Benutzer in Ihrer Organisation sichtbar, und jede Person in Ihrer Organisation kann der Gruppe beitreten. Inhalte einer privaten Gruppe können nur von Mitgliedern der Gruppe angezeigt werden, und Personen, die einer privaten Gruppe beitreten möchten, müssen von einem Gruppenbesitzer dazu berechtigt werden.

Weder öffentliche noch private Gruppen sind für Personen außerhalb Ihrer Organisation sichtbar oder zugänglich, es sei denn, diese Personen wurden ausdrücklich als Gäste eingeladen.

Weitere Informationen zum Ändern Ihrer Gruppen von "Öffentlich" in "Privat" (oder umgekehrt) finden Sie unter Festlegen von Office 365-Gruppen als öffentlich oder privat.

Wählen Sie den zu verwendenden Gruppentyp aus:

Wenn Sie den freigegebenen Posteingang als Modus für die Zusammenarbeit nutzen möchten, werden Sie von der Gruppenoberfläche in Outlook begeistert sein. Durch das Erstellen einer Gruppe in Outlook stehen Ihnen die folgenden Komponenten zur Verfügung:

  • Freigegebener Posteingang – Für die E-Mail-Kommunikation zwischen den Mitgliedern Ihrer Gruppe. Dieser Posteingang hat eine E-Mail-Adresse und kann für das Annehmen von Nachrichten von Personen außerhalb der Gruppe und sogar außerhalb Ihrer Organisation konfiguriert werden, ähnlich wie eine herkömmliche Verteilerliste.

  • Freigegebener Kalender – Für die Planung von Ereignissen im Zusammenhang mit der Gruppe

  • SharePoint-Dokumentbibliothek – Ein zentraler Ort zum Speichern und Freigeben von Dateien für die Gruppe

  • Freigegebenes OneNote-Notizbuch – Für das Sammeln von Ideen, Recherchedaten und Informationen

  • SharePoint-Teamwebsite – Ein zentrales Repository für Informationen, Links und Inhalte, die Ihre Gruppe betreffen

  • Planner – Für das Zuweisen und Verwalten von Projektaufgaben für die Mitglieder Ihrer Gruppe

Sie müssen keine dieser Ressourcen manuell erstellen. Beim Erstellen der Gruppe werden diese Ressourcen automatisch erstellt, und den Mitgliedern Ihrer Gruppe werden die erforderlichen Berechtigungen zugewiesen, sodass sie die Ressourcen direkt verwenden können.

Sie können über den vertrauten Microsoft Outlook 2016-Desktopclient, über Outlook im Web, über Outlook 2016 für Mac (nur freigegebener Posteingang), über Outlook Mobile oder unsere dedizierten Microsoft-Gruppen-Apps auf iOS-, Android- oder Windows Phone-Geräten auf diese Ressourcen zugreifen. In der Outlook-Desktopversion oder in Outlook im Web finden Sie Ihre Office 365-Gruppen im Navigationsbereich auf der linken Seite.

In Outlook oder Outlook im Web finden Sie Ihre Gruppen im Navigationsbereich auf der linken Seite.

Unsere neueste Komponente für die Zusammenarbeit ist Microsoft Teams. Microsoft Teams ist die innere Schleife für Ihr Team – ein chatbasierter Arbeitsbereich für informelle Unterhaltungen in Echtzeit, die sich um gezielte Themen oder bestimmte Untergruppen in der Gruppe drehen. Durch das Erstellen eines Microsoft Teams-Arbeitsbereichs wird diese beständige Chatfunktion zur Gruppenoberfläche in Outlook hinzugefügt.

Yammer ist die Oberfläche für soziale Enterprise-Netzwerke und ein Tool für die Zusammenarbeit. Mit Yammer können Sie in Ihrer Organisation neue Verbindungen herstellen und neue Erkenntnisse erlangen. Yammer unterstützt Sie bei der Kommunikation und beim Austausch von Ideen im gesamten Unternehmen oder in Bereichen von gemeinsamem Interesse.

Durch das Erstellen einer verbundenen Office 365-Gruppe in Yammer erhalten Sie Folgendes:

  • Yammer-Gruppe – Ein zentraler Ort für Unterhaltungen und für das Freigeben von Informationen

  • SharePoint-Dokumentbibliothek – Ein zentraler Ort zum Speichern und Freigeben von Dateien für die Gruppe

  • Freigegebenes OneNote-Notizbuch – Für das Sammeln von Ideen, Recherchedaten und Informationen

  • SharePoint-Teamwebsite – Ein zentrales Repository für Informationen, Links und Inhalte, die Ihre Gruppe betreffen

  • Planner – Für das Zuweisen und Verwalten von Projektaufgaben für die Mitglieder Ihrer Gruppe

Sie können über Yammer in Ihrem Browser oder über die Yammer-App auf Ihrem iOS-, Android- oder Windows Phone-Gerät auf diese Tools zugreifen.

Nachdem eine Gruppe ihren vorgesehenen Zweck erfüllt hat, können Sie sie löschen, um Systemressourcen freizugeben und dafür zu sorgen, dass die Gruppe nicht mehr aufgelistet oder angezeigt wird. Informationen dazu finden Sie unter Löschen einer Gruppe.

Hinweis : Der Inhalt auf dieser Registerkarte ist für Administratoren vorgesehen.

Es gibt drei primäre Modelle der Bereitstellung in Office 365-Gruppen: Offen, IT-gesteuert oder kontrolliert. Jedes Modell hat seine eigenen Vorteile.

Modell

Vorteile

Offen (Standard)

Benutzer können bei Bedarf ihre eigenen Gruppen erstellen, ohne auf einen IT-Mitarbeiter warten oder einen IT-Mitarbeiter um Hilfe bitten zu müssen.

IT-gesteuert

Benutzer fordern eine Gruppe von der IT an. Die IT kann die Benutzer bei der Auswahl der für ihre Anforderungen am besten geeigneten Tools für die Zusammenarbeit unterstützen.

Kontrolliert

Die Gruppenerstellung ist auf bestimmte Personen, Teams oder Dienste beschränkt (siehe: Steuern, wer Office 365-Gruppen erstellen kann).

Wenn Sie steuern möchten, wie Ihre Office 365-Gruppen benannt werden, können Sie eine Benennungsrichtlinie verwenden, um für Gruppennamen die Einhaltung bestimmter Standards einschließlich Namen mit Präfix oder Suffix zu erzwingen sowie unzulässige Namen zu blockieren. Weitere Informationen finden Sie unter Benennungsrichtlinie für Office 365-Gruppen.

Jeder Gruppe ist mindestens ein Besitzer zugewiesen, der Mitglieder hinzufügen oder entfernen und einige grundlegende organisatorische Aufgaben für die Gruppe und deren Inhalte ausführen kann. In der Regel führt der Besitzer diese Aufgaben in Outlook aus. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen und Entfernen von Gruppenmitgliedern in Outlook. Wenn der (oder die) Besitzer einer Gruppe aus irgendeinem Grund die Organisation verlässt (verlassen), kann der Administrator der Gruppe einen neuen Besitzer zuweisen. Informationen hierzu finden Sie unter Zuweisen eines neuen Besitzers zu einer verwaisten Gruppe.

Wenn Sie darüber hinaus über die Berechtigungen eines Exchange Online-Administrators verfügen, können Sie Ihre Gruppen im Office 365 Admin Center verwalten (siehe Verwalten von Gruppenmitgliedschaften im Office 365 Admin Center) oder mithilfe von PowerShell verwalten (siehe Verwalten von Office 365-Gruppen mit PowerShell).

Irgendwann möchten Sie möglicherweise eine Gruppe aus Ihrem Mandanten löschen. Informationen zum Löschen einer Gruppe finden Sie unter Löschen einer Gruppe. Wenn eine Gruppe versehentlich gelöscht wurde, können Administratoren diese Gruppe innerhalb von 30 Tagen wiederherstellen. Informationen hierzu finden Sie unter Wiederherstellen einer gelöschten Office 365-Gruppe.

Wenn Sie den Lebenszyklus Ihrer Office 365-Gruppen lieber automatisierter verwalten möchten, können Sie Ablaufrichtlinien verwenden, um festzulegen, dass die Gültigkeit von Gruppen nach einem bestimmten Zeitraum abläuft. Die Besitzer der Gruppe erhalten-30 Tage, 15 Tage und 1 Tag vor Gruppenablauf Benachrichtigungen per E-Mail, sodass sie die Gruppe einfach verlängern können, falls diese noch benötigt wird. Weitere Informationen finden Sie unter Ablaufrichtlinien für Office 365-Gruppen.

Grenzwerte für Gruppen

Maximale Anzahl für

Wert

Besitzer pro Gruppe

100

Gruppen, die ein Benutzer erstellen kann

250

Gruppen, die ein Administrator erstellen kann

Bis zu 500.000 (Mandanten-Standardgrenzwert)

Anzahl Mitglieder

Mehr als 1.000

Möglicherweise kommt es in großen Gruppen in Outlook zu Verzögerungen beim Zugriff auf Kalender und Unterhaltungen.

Dateispeicher

1 TB plus 500 MB pro Abonnementbenutzer plus zusätzlich gekaufter Speicher Sie können eine unbegrenzte Menge weiteren Speicher kaufen.

Die maximale Anzahl von Gruppen, die eine Office 365-Organisation enthalten kann, beträgt derzeit 500.000.

Weitere Informationen zu SharePoint Online-Speicher finden Sie unter SharePoint Online-Grenzwerte und SharePoint Online: Softwarelimits und -beschränkungen.

Sie können Ihre Office 365-Gruppen effizienter verwalten, wenn Sie über aussagekräftige Informationen zur Gruppennutzung verfügen. Im Office 365 Admin Center ist ein Berichterstellungstool verfügbar, dem Sie Angaben wie die Speichernutzung und die Anzahl Ihrer aktiven Gruppen und sogar entnehmen können, wie Ihre Benutzer die Gruppen verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Office 365-Berichte im Admin Center.

Office 365-Gruppen bieten Ihnen eine Reihe von Tools für Compliance, den Schutz von Informationen sowie eDiscovery.

Siehe auch

Wir hören Ihnen zu!

Dieser Artikel wurde aufgrund Ihres Feedbacks zuletzt am 25. September 2017von Ben aktualisiert. Wenn Sie der Artikel zu hilfreichen Informationen geführt hat und vor allem, wenn dies nicht der Fall war, klicken Sie auf die nachstehenden Feedbacksteuerelemente, und hinterlassen Sie uns konstruktive Kommentare, damit wir den Artikel verbessern können. Vielen Dank!

Ihre Fähigkeiten erweitern
Schulung erkunden
Neue Funktionen als Erster erhalten
An Office Insider teilnehmen

War diese Information hilfreich?

Vielen Dank für Ihr Feedback!

Vielen Dank für Ihr Feedback. Es klingt, als ob es hilfreich sein könnte, Sie mit einem unserer Office-Supportmitarbeiter zu verbinden.

×