Wegweiser: SharePoint-Bibliotheken erstellen und konfigurieren

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Eine Bibliothek ist ein Speicherort auf einer Website, in der Mitglieder des Projektteams zusammenarbeiten können, um Dateien zu erstellen, zu aktualisieren und zu verwalten. Die beste Möglichkeit zum Einrichten einer Bibliothek hängt davon ab, wie und von wie vielen Personen die Bibliothek verwendet werden soll.

Es sind nur ein paar Schritte zum Einrichten einer einfachen Bibliothek erforderlich, um die Verwaltung von Teamdokumenten zu unterstützen. Wenn in Ihrem Unternehmen ein Prozess zur Entwicklung von Dokumenten definiert ist oder mehrere Personen an demselben Dokument arbeiten, erwägen Sie die Verwendung der komplexeren Features für die Dokumentverwaltung, z. B. Inhaltstypen und Workflows.

Diese Roadmap ist für Personen konzipiert, die Bibliotheken für eine Microsoft Office SharePoint Server 2007-Website erstellen und konfigurieren, die aber keine IT-Experten sind. Wenn Sie IT-Experte sind, entspricht das TechNet möglicherweise eher Ihren Anforderungen.

Konzepte und Planung

Wenn Ihr Unternehmen mit einer großen Anzahl von Dokumenten arbeitet, sollten Sie eine Strategie zum Organisieren und Verwalten von Dokumenten entwickeln, bevor Personen mit dem Hinzufügen von Inhalten beginnen. Sie können z. B. Spalten und Ansichten verwenden, die Ihnen dabei helfen, die Anzahl der Dokumente zu beschränken, die gleichzeitig angezeigt werden.

Bibliotheken können mithilfe von Tools ebenfalls eine wichtige Aufgabe bei der Dokumentverwaltung übernehmen, die für Konsistenz sorgen, große Mengen von Inhalten verwalten und den Workflow zur Entwicklung von Inhalten steuern.

Kennenlernen von Bibliotheken

Ihr Unternehmen verfügt möglicherweise über mehrere Bibliotheken auf einer SharePoint-Website, z. B. eine oder mehrere Bibliotheken für Teamdokumente, eine Bibliothek für Webseiten, einer Folienbibliothek für Präsentationen und eine Bildbibliothek für Fotos und andere Bilder.

Konzept

Beschreibung

Einführung in Bibliotheken

Erhalten Sie Informationen zu den Vorteilen, Typen und Features von Bibliotheken.

Anordnen von Dateien in einer Bibliothek

Lernen Sie Strategien zum Organisieren von Dateien in Bibliotheken kennen, bevor Sie Ihre Bibliotheken erstellen.

Roadmap für SharePoint-Schulungen, Arbeiten mit Dokumentbibliotheken

Zeigen Sie eine Roadmap mit fünf verschiedenen Kursen zu Dokumentbibliotheken an.

Einführung in eingehende E-Mails

Erfahren Sie, wie Sie eine Bibliothek einrichten, um Dokumente in E-Mails zu empfangen, wenn Ihr Administrator den Server für den Empfang von Inhalten in einer SharePoint-Website über eingehende E-Mails aktiviert hat.

Planen der Organisation und Verwaltung von Dateien

SharePoint-Bibliotheken verfügen über verschiedene Features, die Ihrem Team beim Verwalten und Organisieren ihrer Dokumente helfen. Eine gewisse Planung kann bei der Einrichtung der am besten für Ihr Unternehmen geeigneten Struktur hilfreich sein.

Die Art des Ordnens der Dateien in einer Bibliothek hängt von den Anforderungen der Gruppe, von der bevorzugten Speicherart und von der Art des Suchens nach Informationen ab. Ansichten und Ordner können Ihrem Team dabei helfen, organisiert zu bleiben.

Das Auschecken stellt eine Option dar, mit der Ihre Teammitglieder exklusiv an Dateien arbeiten und somit Dateikonflikte vermeiden können. Ihr Team kann auch die Versionsverwaltung verwenden, wobei ein Versionsverlauf der Dateien erstellt wird. Die Versionsverwaltung erfordert mehr Speicherplatz auf dem Server, ermöglicht es Ihrem Team aber, vorherige Versionen von Dateien wiederherzustellen, wenn sie einen Fehler gemacht haben.

Ihr Unternehmen kann z. B. das Auschecken und die Versionsverwaltung für Dokumente verwenden, um bei der Verwaltung zu helfen, wie Personen mit Dateien arbeiten. Ein Benutzer checkt eine Datei aus, um sie exklusiv zu bearbeiten, damit seine Änderungen nicht versehentlich von anderen überschrieben werden können. Mithilfe der Versionsverwaltung kann das Team einen Versionsverlauf nachverfolgen und eine frühere Version wiederherstellen, wenn ein Fehler gemacht wurde.

Konzept

Beschreibung

Einführung in die Versionsverwaltung

Erhalten Sie Informationen zur Versionsverwaltung, mit deren Hilfe Sie einen Versionsverlauf nachverfolgen und frühere Versionen eines Dokuments anzeigen und wiederherstellen können.

Anordnen von Dateien in einer Bibliothek

Sie erhalten Informationen zu den verschiedenen Möglichkeiten, um Dateien in einer Bibliothek zu organisieren. Es ist sinnvoll, die Struktur der Bibliothek zu planen, bevor sie erstellt und konfiguriert wird.

Roadmap: Benutzern den Zugriff auf Websites und Websiteinhalte gewähren

Sie erhalten einen Überblick über die Verwaltung des Zugriffs auf Websites und Websiteinhalte, einschließlich der Informationen, ob Berechtigungen in Unterwebsites geerbt werden oder eindeutige Berechtigungen gelten.

Bewerten der Verwendung einer erweiterten Dokumentverwaltung

Wenn in Unternehmen kein formales System zur Dokumentverwaltung eingerichtet ist, werden Inhalte häufig in einer nicht verwalteten und dezentralen Weise auf verstreuten Dateifreigaben und einzelnen Festplatten gespeichert. Dadurch können Mitarbeiter Inhalte nur schwer finden, freigeben und effektiv daran zusammenarbeiten. Dies erschwert es den Unternehmen auch wichtige Geschäftsinformationen und -Daten im Inhalt zu verwenden.

Office SharePoint Server 2007 unterstützt die Dokumentverwaltungsanforderungen Ihres Unternehmens, indem eine breite Palette von Funktionen zur Dokumentverwaltung bereitgestellt wird, mit denen Sie folgende Aktionen ausführen können:

  • Speichern, Organisieren und Auffinden von Dokumenten

  • Sicherstellen der Konsistenz von Dokumenten

  • Verwalten von Metadaten für Dokumente

  • Schützen von Dokumenten vor unbefugtem Zugriff oder unbefugter Verwendung

  • Sicherstellen konsistenter Geschäftsprozesse (Workflows) für die Verarbeitung von Dokumenten

Konzept

Beschreibung

Einführung in die Dokumentverwaltung

Lernen Sie verschiedene Möglichkeiten kennen, mit denen Sie die Dokumentverwaltung dazu verwenden können, um Inhalte und Prozesse in Ihrem Unternehmen zu verwalten.

Einführung in Workflows

Erhalten Sie Informationen zu Workflows und wie sie Personen beim Implementieren von Geschäftsprozessen helfen, z. B. beim Verwalten von Aufgaben und bei der Zusammenarbeit an Dokumenten und Listenelementen.

Einführung in Inhaltstypen

Erfahren Sie, wie es Inhaltstypen den Unternehmen ermöglichen, die Metadaten, Vorlagen und das Verhalten von Elementen und Dokumenten einheitlich zu verwalten. Inhaltstypen werden auf Websiteebene definiert und für Listen und Bibliotheken verwendet.

Verwalten von umfangreichen Bibliotheken

SharePoint-Bibliotheken dienen dazu, eine große Menge von Dateien (bis zu 5 Millionen insgesamt) zu verarbeiten, wenn Sie Ordner für die Organisation verwenden, aber es sind Strategien verfügbar, mit denen Sie die Leistung maximieren können.

Für typische Kundenszenarien, in denen die standardmäßige browserbasierte SharePoint Server 2007-Benutzeroberfläche verwendet wird, empfiehlt es sich, dass eine einzelne Liste nicht mehr als 2.000 Elemente pro Listencontainer enthält. Der Begriff "Container" verweist in diesem Fall auf den Listenstamm sowie auf beliebige Ordner in der Liste. Ein Ordner ist ein Container, da andere Listenelemente in ihm gespeichert werden.

Beispielsweise verwendet das Unternehmen AdventureWorks Ordner für unterschiedliche Arten von Dokumenten, z. B. Handbücher oder Preislisten, innerhalb der Bibliothek. Es können auch Ansichten und Indizes verwendet werden, um die Leistung und das Browsen für den Benutzer zu verbessern. Die folgenden Artikel helfen Ihnen bei der Planung einer Strategie für umfangreiche Listen und Bibliotheken.

Konzept

Beschreibung

Planen der Speicherung von Unternehmensinhalten

Erhalten Sie eine Anleitung zum Konfigurieren und Verwalten von Bibliotheken mit einer großen Anzahl von Dateien.

Verwalten einer großen Anzahl von Dateien mithilfe eines Dokumentcenters

Erhalten Sie Informationen zu den Vorteilen, Typen und Features eines Dokumentcenters.

Verwalten von Listen und Bibliotheken mit zahlreichen Elementen

Lernen Sie Kapazitätsempfehlungen kennen, einschließlich der Informationen zum Optimieren der Listenleistung durch Begrenzen der Anzahl der angezeigten Elemente sowie durch Auswählen der am besten geeigneten Methode zum Abrufen von Inhalten.

Erstellen und Konfigurieren von Bibliotheken

Sie müssen Mitglied der Gruppe der Besitzer von Websitenamen sein oder über die bestimmte Berechtigung zum Entwerfen einer Website oder zum Erstellen von Listen und Bibliotheken verfügen, um eine Bibliothek erstellen zu können. Sie können beim Erstellen von Bibliotheken einige Einstellungen anwenden, und Sie können später über das Menü Einstellungen weitere Einstellungen auf die Bibliothek anwenden.

Erstellen von Bibliotheken

Aufgabe

Beschreibung

Erstellen einer Bibliothek

Erhalten Sie Informationen zum Erstellen einer Bibliothek, um Dateien mit Teammitgliedern zu erstellen, zu sammeln, zu aktualisieren und zu verwalten.

Erstellen einer Formularbibliothek

Erfahren Sie, wie Sie eine Bibliothek speziell für Formulare erstellen, z. B. für Kostenberichte.

Konfigurieren von Bibliotheken

Aufgabe

Beschreibung

Hinzufügen oder Ändern eines Workflows für eine Liste, eine Bibliothek oder einen Inhaltstyp

Sie können standardmäßige Workflows verwenden oder eigene Workflows zum Verwalten von Dokumenten und Geschäftsprozessen anpassen und einrichten.

Aktivieren und Konfigurieren der Versionsverwaltung für eine Liste oder Bibliothek

Aktivieren Sie eine Bibliothek für das Nachverfolgen von Versionen in einem Versionsverlauf, und stellen Sie frühere Versionen wieder her.

Erstellen und Ändern von Ansichten

Erstellen Sie Ansichten, um es Personen zu ermöglichen, die Elemente anzuzeigen, die für sie am wichtigsten oder relevantesten sind.

Erfordern des Auscheckens für Dateien in einer Bibliothek

Erfahren Sie, wie Sie für alle Benutzer vor dem Bearbeiten von Dateien das Auschecken erforderlich machen können, wenn Sie diese Anforderung einrichten möchten. Wenn das Auschecken von Dateien erforderlich ist, kann verhindert werden, dass mehrere Benutzer gleichzeitig Änderungen vornehmen, was zu Bearbeitungskonflikten führen und Verwirrung stiften kann.

Ändern eines Inhaltstyps für eine Liste oder Bibliothek

Erhalten Sie Informationen zum Konfigurieren eines Inhaltstyps und zum Hinzufügen des Inhaltstyps zu einer Bibliothek.

Einrichten einer Vorlage für eine Bibliothek

Erhalten Sie Informationen zum Hinzufügen einer Vorlage zu einer Bibliothek, wenn Sie keine Inhaltstypen verwenden.

Aktivieren und Konfigurieren von E-Mail-Unterstützung für eine Liste oder Bibliothek

Richten Sie eine Bibliothek zum Empfangen von Dateien in einer E-Mail ein, wenn Ihr Server für eingehende E-Mails aktiviert ist.

Bereitstellen des Zugriffs auf Bibliotheken

Sie können eine Liste oder Bibliothek innerhalb einer Website anpassen, um die Auswahl der Benutzer zu erweitern oder zu begrenzen, die auf die Liste oder Bibliothek zugreifen können. Zudem können Sie festlegen, wie die Inhalte der Liste oder Bibliothek von den Benutzern bearbeitet werden können.

Standardmäßig erbt eine Liste oder Bibliothek die Berechtigungen von der Website, der sie angehört. Die Website, in der sich eine Liste oder Bibliothek befindet, wird als übergeordnete Website bezeichnet. Änderungen an den Berechtigungen für die übergeordnete Website gelten für alle Listen, Bibliotheken und anderen Inhalte, die Berechtigungen von dieser übergeordneten Website erben.

Sie können die Vererbung von Berechtigungen von einer übergeordneten SharePoint-Website beenden und eigene Berechtigungen für eine Liste oder Bibliothek erstellen. Möglicherweise möchten Sie z. B. für eine Liste eigene Berechtigungen verwenden, die Mitarbeiterdatensätze oder ein unfertiges Dokument zur Produktplanung enthält. Sie können auch den Zugriff auf bestimmte Ordner und Listenelemente erweitern oder begrenzen, z. B. auf Gehalts- oder Mitarbeiterinformationen.

Konzept

Beschreibung

Anpassen des Benutzerzugriffs auf eine Liste oder Bibliothek

Erhalten Sie Informationen zum Anpassen des Benutzerzugriffs auf Bibliotheken in einem schrittweisen Ablauf, oder lernen Sie die einzelnen detaillierten Verfahren zur erweiterten Anpassung kennen.

Anpassen des Benutzerzugriffs auf Ordner, Listenelemente und Bibliotheksdateien

Erhalten Sie Informationen zum Erweitern oder Begrenzen des Zugriffs auf bestimmte Dateien oder Ordner, wenn in Ihrem Unternehmen der Zugriff auf bestimmte Inhalte angepasst werden muss.

Roadmap: Benutzern den Zugriff auf Websites und Websiteinhalte gewähren

Sie erhalten einen Überblick über die Verwaltung des Zugriffs auf Websites und Websiteinhalte, einschließlich der Informationen, ob Berechtigungen in Unterwebsites geerbt werden oder eindeutige Berechtigungen gelten.

Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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