Was ist automatisches Speichern?

Umschaltfläche "AutoSpeichern" in Office

AutoSpeichern ist ein neues Feature, das in Excel, Word und PowerPoint für Office 365-Abonnenten verfügbar ist und die Datei, die Sie gerade bearbeiten, alle paar Sekunden speichert. 

AutoSpeichern ist in Office 365 standardmäßig aktiviert, wenn eine Datei auf OneDrive, OneDrive for Business oder in SharePoint Online gespeichert ist. 

Wichtig: Verwenden Sie Datei > Speichern unter, nachdem Sie Änderungen am ursprünglichen Dokument oder an einer Vorlage vorgenommen haben? In diesem Falle empfehlen wir Ihnen, Datei > Kopie speichern zu verwenden, bevor Sie Änderungen an der Datei vornehmen. Auf diese Weise überschreibt AutoSpeichern die ursprüngliche Datei nicht mit den Änderungen. Wenn die Datei von AutoSpeichern mit Ihren Änderungen überschrieben wurde, ziehen Sie den Abschnitt "Ich wollte meine Änderungen nicht speichern. Wie stelle ich die ursprüngliche Fassung wieder her?" weiter unten zurate.

AutoSave ist unter Windows in Excel, Word und PowerPoint für Office 365-Abonnenten verfügbar. Nachfolgend finden Sie einige häufig gestellte Fragen dazu.

Sie können eine frühere Version der Datei unter Verwendung des Versionsverlaufs wiederherstellen. 

Cursor auf Dateiname, alle Versionen anzeigen

Klicken Sie am oberen Rand des Fensters auf den Dateinamen und dann auf Versionsverlauf. Überprüfen Sie die Datums- und Uhrzeitangaben, um die Version zu finden, die Sie wiederherstellen möchten, und klicken Sie dann auf Version öffnen. Ein zweites Fenster wird geöffnet, in dem diese Version der Datei angezeigt wird. Wenn Sie ein Rollback auf diese Version ausführen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Wiederherstellen. Weitere Informationen zum Versionsverlauf finden Sie unter Anzeigen von historischen Versionen von Office-Dateien.

Wenn Sie eine Datei öffnen und Ihre ersten Änderungen vornehmen, werden diese Änderungen mit AutoSpeichern gespeichert, und eine neue Version der Datei wird zum Versionsverlauf hinzugefügt. Obwohl AutoSpeichern Ihre Änderungen regelmäßig in der Datei speichert, werden neue Versionen für den Rest Ihrer Bearbeitungssitzung nur noch ab und zu (etwa alle 10 Minuten) zum Versionsverlauf hinzugefügt.

Wenn Sie der Besitzer der Datei sind, können Sie festlegen, dass die Datei immer schreibgeschützt geöffnet wird. Wenn Personen eine Datei mit dieser Einstellung öffnen, können sie keine Änderungen in der Datei speichern, es sei denn, sie aktivieren die Bearbeitung ausdrücklich. Um diese Einstellung für eine Datei zu aktivieren, navigieren Sie zu Datei > Info > Dokument schützen > Immer schreibgeschützt öffnen. Wenn Sie die Option später wieder deaktivieren möchten, wiederholen Sie einfach diesen Prozess.

Das Steuerelement "Dokument schützen" wurde ausgewählt, wodurch die Option "Immer schreibgeschützt öffnen" angezeigt wird.

Es gibt weitere Möglichkeiten, die Datei vor der Bearbeitung zu schützen. Wenn sich die Datei auf OneDrive befindet, können Sie die Berechtigungen für die Datei ändern. Wenn sich die Datei auf SharePoint befindet, können Sie eine Bibliothek einrichten, um das Auschecken vorzuschreiben.

Datei > Kopie speichern

Wenn Sie ein Dokument aus OneDrive, OneDrive for Business oder SharePoint Online öffnen, wird der Befehl "Speichern unter" nicht im Menü "Datei" angezeigt. Stattdessen wird im Menü "Datei" in diesen Fällen der Befehl Kopie speichern angezeigt.

Verwenden Sie "Speichern unter" häufig? Viele Benutzer sind gewöhnt, an einer Datei zu arbeiten und die Änderungen anschließend mithilfe von "Datei" > "Speichern unter" in der Kopie und nicht im Original zu speichern. Wenn automatisches Speichern aktiviert ist, werden die Änderungen jedoch laufend im Original gespeichert. Daher empfiehlt es sich, Datei > Kopie speichern zu verwenden, bevor Sie Änderungen durchführen , falls Sie Ihre Änderungen in der Kopie und nicht im Original speichern möchten.

AutoSpeichern wird in der oberen linken Ecke der Titelleiste angezeigt, wenn Sie ein Office 365-Abonnent sind und die neuesten Versionen von Excel, Word und PowerPoint für Windows installiert haben. Bitte beachten Sie, dass Ihr Administrator, wenn Sie ein Arbeits- oder Schulkonto haben, kontrollieren kann, welche Version von Office Sie installieren können und es ist möglicherweise nicht die neueste Version. Sehen Sie Wann erhalte ich die neuesten Funktionen in Office 365?.

Wenn Sie kein Abonnent sind, ist das auch kein Problem. Gibt es ja noch die Funktion AutoWiederherstellen. AutoWiederherstellen hilft Ihnen, Dateien im Falle eines Absturzes zu schützen. Wenn Sie die Datei nach einem Absturz erneut öffnen, wird eine Version der Datei mit Ihren letzten Änderungen im Bereich "Dokumentwiederherstellung" angezeigt. Weitere Informationen zum Aktivieren der Funktion finden Sie unter Schützen von Dateien bei einem Absturz.

Und natürlich können Sie Dateien jederzeit manuell speichern, wie Sie es immer getan haben, indem Sie entweder STRG+S drücken, auf die Schaltfläche Speichern klicken oder Datei > Speichern verwenden.

Automatisches Speichern ist aktiviert, wenn Sie an einer auf OneDrive, OneDrive for Business oder SharePoint Online gespeicherten Datei arbeiten. Wenn die Datei an einem anderen Speicherort gespeichert ist (oder wenn sie noch gar nicht gespeichert wurde), ist AutoSpeichern deaktiviert. Dies ist der Fall, wenn sich Ihre Datei auf einer lokalen SharePoint-Website, einem Dateiserver oder einem anderen Cloudspeicherdienst befindet oder unter einem lokalen Pfad (beispielsweise "C:\") gespeichert wird.

Automatisches Speichern kann auch noch aus anderen Gründen deaktiviert sein. Es folgen einige der häufigen Gründe für die Deaktivierung:

  • Die Datei liegt in einem älteren Format vor, z. B. XLS, PPT oder DOC.

  • Die Datei befindet sich in einem lokalen OneDrive-Ordner und die OneDrive-Synchronisierung wurde angehalten.

  • Die Datei wird mit einer älteren Version des OneDrive-Synchronisierungsclients synchronisiert. Weitere Informationen zum Aktualisieren von OneDrive finden Sie unter Erste Schritte mit dem neuen OneDrive-Synchronisierungsclient unter Windows.

  • Die Datei ist in eine andere Office-Datei eingebettet.

  • Die Präsentation wird als Bildschirmpräsentation angezeigt.

Wenn Sie Excel verwenden und die oben genannte Vorgehensweise probiert haben, verfügen Sie möglicherweise über eine Datei mit Features, die vom automatischen Speichern nicht unterstützt werden. Führen Sie zum Aktivieren eine oder mehrere der folgenden Aktionen aus:

  • Deaktivieren Sie das Feature "Freigegebene Arbeitsmappe". Dieses Feature ist eine ältere Freigabemethode. Es weist viele Einschränkungen auf und wurde durch die gemeinsame Dokumenterstellung ersetzt.

  • Entfernen Sie, wenn möglich, die Kennwortverschlüsselung von der Datei: Wechseln Sie zu Datei > Info > Arbeitsmappe schützen. Löschen Sie anschließend das Kennwort, und klicken Sie dann auf OK.

  • Wenn möglich, entfernen Sie den eingeschränkten Zugriff: Wechseln Sie zu Datei > Info > Arbeitsmappe schützen > Zugriff beschränken, und klicken Sie auf Unbeschränkter Zugriff.

  • Wenn Sie eine Momentaufnahme der Arbeitsmappe in SharePoint öffnen, öffnen Sie die Datei anstelle der Momentaufnahme.

  • Deaktivieren Sie die Einstellung Daten beim Öffnen der Datei aktualisieren für alle Tabellen und PivotTables in der Datei. Wählen Sie die Tabelle oder PivotTable aus, und wechseln Sie zu Tabellentools | Entwurf > Aktualisieren > Verbindungseigenschaften. Deaktivieren Sie dann Daten beim Öffnen der Datei aktualisieren.

  • Deaktivieren Sie ein Add-In, das eine Deaktivierung des automatischen Speicherns verursacht. Wählen Sie Datei > Optionen > Add-Ins > Excel-Add-ins > Gehe zu aus, und deaktivieren Sie dann das Kontrollkästchen für das Add-In.

Die einfachste Möglichkeit besteht darin, den Schalter AutoSpeichern zu deaktivieren, bevor Sie die Änderungen vornehmen. Wenn es sich um temporäre Änderungen handelt, die nicht gespeichert werden sollen, schließen Sie die Datei. Klicken Sie dann auf Nein, wenn Sie zum Speichern aufgefordert werden. Wenn Sie sich zum Speichern der Änderungen entscheiden, aktivieren Sie "AutoSpeichern" einfach wieder.

Wenn Ihre Änderungen nicht ständig gespeichert und anderen Personen nicht angezeigt werden sollen, können Sie das automatische Speichern deaktivieren. Wenn Sie dann fertig sind, klicken Sie auf Speichern (oder drücken Sie STRG+S), damit Ihre Änderungen gespeichert und allen anderen Personen angezeigt werden, die an der Datei arbeiten. (Sie können auch den Schalter AutoSpeichern wieder aktivieren, um Ihre Änderungen zu speichern und zu teilen.)

Für in der Microsoft Cloud gespeicherte Dateien lautet die Standardeinstellung grundsätzlich Ein. Wenn Sie jedoch das automatische Speichern für eine einzelne Datei deaktivieren (in Aus ändern), merkt sich das Programm diese Einstellung, und die Funktion bleibt bei jedem erneuten Öffnen dieser Datei deaktiviert. Wenn Sie die Einstellung für eine Datei wieder auf Ein festlegen, wird sie für diese Datei beibehalten.

"AutoWiederherstellen" funktioniert auch dann, wenn Ihre Datei bei einem Systemabsturz geöffnet, AutoSpeichern aber deaktiviert war. Weitere Informationen finden Sie unter Schützen von Dateien bei einem Absturz.

Wenn Sie das automatische Speichern für eine einzelne Datei deaktivieren (in Aus ändern), merkt sich das Programm diese Einstellung, damit die Funktion bei jedem erneuten Öffnen dieser Datei deaktiviert bleibt. Wenn Sie die Einstellung für eine einzelne Datei wieder auf Ein festlegen, wird sie für diese Datei beibehalten.

Wenn Sie das automatische Speichern für alle Dateien standardmäßig deaktivieren möchten, wechseln Sie zu Datei > Optionen > Speichern, und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Standardmäßiges AutoSpeichern von OneDrive- und SharePoint Online-Dateien in <Anwendung>.

Das Dialogfeld "Datei" > "Optionen" > "Speichern" mit dem Kontrollkästchen zum Aktivieren oder Deaktivieren von "Automatisches Speichern"

Starten Sie Word neu (oder die Anwendung, mit der Sie gerade arbeiten). Dann wird die Änderung wirksam.

Hinweise: 

  • Wenn Sie das automatische Speichern für alle Ihre Office-Anwendungen, z. B. auch PowerPoint und Excel, standardmäßig deaktivieren möchten, müssen Sie die vorstehenden Schritte bei jedem dieser Programme wiederholen.

  • Wenn aber einzelne Dateien weiterhin automatisch gespeichert werden sollen, können Sie diese Dateien öffnen und das automatische Speichern dafür manuell aktivieren.

Auf dem Mac ist AutoSave in Excel, Word und PowerPoint für Office 365-Abonnenten verfügbar. Hier sind einige Fragen, die uns dazu häufig gestellt werden.

Sie können eine frühere Version der Datei wiederherstellen. Dadurch wird die ältere Version wiederhergestellt und als aktuelle Version verwendet. Klicken Sie auf Datei > Versionsverlauf durchsuchen. Überprüfen Sie im Bereich "Versionsverlauf" die Datums- und Uhrzeitangaben, um die Version zu finden, die Sie wiederherstellen möchten, und klicken Sie dann auf Version öffnen. Ein zweites Fenster wird geöffnet. Wenn Sie ein Rollback auf diese Version ausführen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Wiederherstellen.

Wenn sich die Datei auf OneDrive befindet, können Sie die Berechtigungen für die Datei ändern. Wenn sich die Datei auf SharePoint befindet, können Sie eine Bibliothek einrichten, um das Auschecken vorzuschreiben.

Wenn Sie ein Dokument aus OneDrive, OneDrive for Business oder SharePoint Online öffnen, wird der Befehl "Speichern unter" nicht im Menü "Datei" angezeigt. Stattdessen wird im Menü "Datei" in diesen Fällen der Befehl Kopie speichern angezeigt.

Verwenden Sie "Speichern unter" häufig? Viele Benutzer sind gewöhnt, an einer Datei zu arbeiten und die Änderungen anschließend mithilfe von "Datei" > "Speichern unter" in der Kopie und nicht im Original zu speichern. Wenn automatisches Speichern aktiviert ist, werden die Änderungen jedoch laufend im Original gespeichert. Daher empfiehlt es sich, direktDatei > Kopie speichern zu verwenden, wenn Sie Ihre Änderungen in der Kopie und nicht im Original speichern möchten.

AutoSave wird in der oberen linken Ecke angezeigt, wenn Sie ein Office 365-Abonnent sind und die neuesten Versionen von Excel, Word und PowerPoint für Office 365 installiert haben. Bitte beachten Sie, dass Ihr Administrator, wenn Sie ein Arbeits- oder Schulkonto haben, kontrollieren kann, welche Version von Office Sie installieren können und es ist möglicherweise nicht die neueste Version. Weitere Informationen finden Sie unter Wann erhalte ich die neuesten Funktionen in Office 365?.

Wenn Sie kein Abonnent sind, ist das auch kein Problem. Gibt es ja noch die Funktion AutoWiederherstellen. AutoWiederherstellen hilft Ihnen, Dateien im Falle eines Absturzes zu schützen. Wenn Sie die Datei nach einem Absturz erneut öffnen, wird eine Version der Datei mit Ihren letzten Änderungen im Bereich "Dokumentwiederherstellung" angezeigt. Weitere Informationen zum Aktivieren der Funktion finden Sie unter Wiederherstellen von Dateien in Office für Mac.

Automatisches Speichern ist aktiviert, wenn Sie an einer auf OneDrive, OneDrive for Business oder SharePoint Online gespeicherten Datei arbeiten. Wenn die Datei an einem anderen Speicherort gespeichert ist (oder wenn sie noch gar nicht gespeichert wurde), ist AutoSpeichern deaktiviert. Dies ist der Fall, wenn sich Ihre Datei auf einer lokalen SharePoint-Website oder einem Dateiserver befindet oder in einem lokalen Ordner auf dem Computer gespeichert wird.

Darüber hinaus müssen Sie die Datei über das Menü Datei in Word, Excel oder PowerPoint öffnen, damit das automatische Speichern aktiviert wird.

Hinweis: Wenn die Anzeige unter Datei > Öffnen der folgenden Abbildung ähnelt, müssen Sie auf die Schaltfläche "Onlinespeicherorte" klicken und dann dort Ihre OneDrive- oder SharePoint-Datei auswählen, damit das automatische Speichern funktioniert. Das Menü unter "Datei" > "Öffnen" in der Ansicht für "Auf meinem Mac".

Automatisches Speichern kann auch noch aus anderen Gründen deaktiviert sein. Es folgt eine Liste der häufigen Gründe für die Deaktivierung:

  • Die Datei liegt in einem älteren Format vor, z. B. XLS, PPT oder DOC.

  • Die Datei befindet sich in einem lokalen OneDrive-Ordner und die OneDrive-Synchronisierung wurde angehalten.

  • Die Datei ist in eine andere Office-Datei eingebettet.

  • Die Präsentation wird als Bildschirmpräsentation angezeigt.

Wenn Sie Excel verwenden und die oben genannte Vorgehensweise probiert haben, verfügen Sie möglicherweise über eine Datei mit Features, die vom automatischen Speichern nicht unterstützt werden. Führen Sie zum Aktivieren eine oder mehrere der folgenden Aktionen aus:

  • Deaktivieren Sie das Feature "Freigegebene Arbeitsmappe". Dieses Feature ist eine ältere Freigabemethode. Es weist viele Einschränkungen auf und wurde durch die gemeinsame Dokumenterstellung ersetzt.

  • Entfernen Sie, wenn möglich, die Kennwortverschlüsselung von der Datei: Klicken Sie auf der Registerkarte Überprüfen auf Arbeitsmappe schützen. Löschen Sie anschließend das Kennwort, und klicken Sie auf OK.

  • Wenn möglich, entfernen Sie den eingeschränkten Zugriff: Wechseln Sie zu Datei > Berechtigungen einschränken > keine Einschränkungen.

  • Wenn Sie eine Momentaufnahme der Arbeitsmappe in SharePoint öffnen, öffnen Sie die Datei anstelle der Momentaufnahme.

  • Deaktivieren Sie die Einstellung Daten beim Öffnen der Datei aktualisieren für alle Tabellen und PivotTables in der Datei. Wählen Sie die Tabelle oder PivotTable aus, und wechseln Sie zur Registerkarte Tabelle. Klicken Sie auf Aktualisieren > Verbindungseigenschaften, und deaktivieren Sie Daten beim Öffnen der Datei aktualisieren.

  • Deaktivieren Sie ein Add-In, das eine Deaktivierung des automatischen Speicherns verursacht. Wählen Sie Extras > Excel-Add-Ins aus, und deaktivieren Sie dann das Kontrollkästchen für das Add-In.

Die einfachste Möglichkeit besteht darin, den Schalter AutoSpeichern zu deaktivieren, bevor Sie die Änderungen vornehmen. Wenn Sie sich zum Speichern der Änderungen entscheiden, aktivieren Sie "AutoSpeichern" einfach wieder. Wenn Sie die Änderungen nicht speichern möchten, schließen Sie die Datei. Klicken Sie dann auf Nein, wenn Sie zum Speichern aufgefordert werden.

Wenn Ihre Änderungen nicht ständig gespeichert und anderen Personen nicht angezeigt werden sollen, können Sie das automatische Speichern deaktivieren. Wenn Sie dann bereit sind, klicken Sie auf Speichern, damit Ihre Änderungen den anderen Personen angezeigt werden, die an der Datei arbeiten. (Sie können auch den Schalter Automatisches Speichern wieder aktivieren, um Ihre Änderungen zu speichern und zu teilen.)

Für in der Cloud gespeicherte Dateien lautet die Standardeinstellung grundsätzlich Ein. Wenn Sie jedoch das automatische Speichern für eine Datei deaktivieren (in Aus ändern), merkt sich das Programm diese Einstellung, und die Funktion bleibt bei jedem erneuten Öffnen dieser Datei deaktiviert. Wenn Sie die Einstellung für eine Datei wieder auf Ein festlegen, wird sie für diese Datei beibehalten.

"AutoWiederherstellen" funktioniert auch dann, wenn Ihre Datei bei einem Systemabsturz geöffnet, AutoSpeichern aber deaktiviert war. Weitere Informationen finden Sie unter Automatisches Speichern und Wiederherstellen von Dateien.

Wenn Sie das automatische Speichern für eine einzelne Datei deaktivieren (in Aus ändern), merkt sich das Programm diese Einstellung, damit die Funktion bei jedem erneuten Öffnen dieser Datei deaktiviert bleibt. Wenn Sie die Einstellung für eine einzelne Datei wieder auf Ein festlegen, wird sie für diese Datei beibehalten.

Wenn Sie das automatische Speichern für alle Dateien standardmäßig deaktivieren möchten, wechseln Sie zu Einstellungen > Speichern, und deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben Standardmäßiges AutoSpeichern.

Nein. Sie können AutoSpeichern für eine Datei aber deaktivieren (in Aus ändern), damit das Programm sich diese Einstellung merkt und AutoSpeichern bei jedem erneuten Öffnen dieser Datei deaktiviert bleibt. Wenn Sie die Einstellung für eine Datei wieder auf Ein festlegen, wird sie für diese Datei beibehalten.

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