Warum Sie Ihre Verteilerlisten für Gruppen in Outlook aktualisieren sollten

Jahrelang haben Organisationen mit Verteilergruppen gearbeitet, um mit Personengruppen innerhalb und außerhalb des Unternehmens zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Office 365-Gruppen in Outlook bieten nun jedoch eine noch leistungsfähigere Lösung für die Zusammenarbeit.

Tipp: Wenn Sie nach Informationen zur Verwendung von Outlook-Kontaktgruppen zum Senden von e-Mails an eine Liste von Personen, wie etwa einer Gruppe von Kontakten, suchen, lesen Sie Erstellen einer Kontaktgruppe oder Verteilerliste in Outlook für PC.

Was sind Office 365-Gruppen?

Wenn Sie eine Office 365-Gruppe in Outlook einrichten, können Sie eine Gruppe von Personen auswählen, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten, und einfach eine Sammlung von Ressourcen für diese Personen einrichten, die Sie freigeben möchten. Und keine Sorge: Berechtigungen für alle diese Ressourcen müssen nicht manuell zugewiesen werden, denn wenn Sie der Gruppe Mitglieder hinzufügen, erhalten diese automatisch alle erforderlichen Berechtigungen zum Verwenden der für Ihre Gruppe bereitgestellten Tools.

Zu diesen zusätzlichen Ressourcen gehören folgende:

  • Freigegebener Posteingang – Hier finden die Unterhaltungen statt, die Sie früher in Ihren Verteilerlisten geführt haben. Der freigegebene Posteingang kann vollständig durchsucht werden, sodass ein lebendiges Archiv der Nachrichten der Gruppe entsteht. Neu hinzugekommene Gruppenmitglieder können den Verlauf durchsuchen oder rückwärts scrollen, um sich schnell zu informieren, welche Beiträge zuvor in der Gruppe gepostet wurden. Weitere Informationen finden Sie unter: Führen einer Gruppenunterhaltung in Outlook

    Tipp: Wenn die Benutzer Gruppennachrichten parallel in ihrem persönlichen Posteingang anzeigen möchten, wie das mit der Verteilerliste möglich war, müssen sie die Gruppe lediglich abonnieren, indem sie im Menüband von Outlook auf die Schaltfläche Mitgliedschaft klicken.

  • Bibliothek für freigegebene Dateien – Ihre Gruppe verfügt über eine SharePoint-Datei Bibliothek, in der Ihre Benutzer Dokumente, Arbeitsmappen, Präsentationen, Bilder oder alle anderen Arten von Dateien, an denen Sie arbeiten müssen, speichern, freigeben und daran zusammenarbeiten können. Siehe: Freigeben von Gruppendateien

  • Freigegebener Kalender – Ihre Gruppe erhält einen freigegebenen Kalender, in dem Ereignisse gepostet werden können, die für die Gruppe relevant sind. Jedes Mitglied, das die Gruppe abonniert hat, wird automatisch zu den Ereignissen eingeladen, die im Kalender gepostet werden, und diese Ereignisse können auf Wunsch auch in den persönlichen Kalendern angezeigt werden. Siehe: Planen einer Besprechung in einem Gruppenkalender in Outlook.

  • Freigegebenes OneNote-Notizbuch – Die Gruppe verfügt automatisch über ein freigegebenes OneNote-Notizbuch, in dem Gruppenmitglieder Informationen sammeln und so zusammenarbeiten können. Viele Gruppen verwenden das Notizbuch, um ein aktuelles Wiki mit Antworten auf häufig gestellte Fragen und anderen Ressourcen bereitzustellen.

  • Gastzugriff – Früher konnten Sie Verteilergruppen externe Kontakte hinzufügen, die jedoch lediglich E-Mails erhielten. Mit Gruppen können Sie Gästen den Zugriff auf E-Mail-Unterhaltungen, Dateien und sogar das freigegebene OneNote-Notizbuch gewähren. Siehe: Gastzugriff in Office 365-Gruppen.

  • Inhalt ist auffindbar – Gruppen in Outlook sind standardmäßig öffentlich, was bedeutet, dass Sie für andere Personen in Ihrer Organisation einfach sind, die Materialien in der Gruppe zu entdecken und daran teilzunehmen oder Sie zu überprüfen. Wenn der Inhalt der Gruppe empfindlicher ist, können Sie die Gruppe in "Privat" umschalten, wodurch die Inhalte von Nichtmitgliedern verdeckt werden und der Gruppenbesitzer die Genehmigungsanforderungen für die Teilnahme anfordert.

  • Self Service-Erstellung – Die IT-Abteilung muss nicht mit Anfragen von Benutzern zum Erstellen von Gruppen belastet werden. Die Benutzer können bei Bedarf eigene Gruppen erstellen. Wenn Sie steuern möchten, welche Benutzer in Ihrer Organisation Gruppen erstellen können, lesen Sie: Gastzugriff in Office 365-Gruppen.

Dies sind nur einige der Features, die Gruppen zu einer leistungsfähigere Lösung als Verteilerlisten machen.

Verwaltung Ihrer Gruppen

Office 365 bietet eine Reihe nützlicher Tools und Fähigkeiten für die einfachere Verwaltung von Gruppen. Wenn Sie weitere Informationen zu den einzelnen Vorzügen erhalten möchten, klicken Sie unten auf die Überschriften.

Das Verzeichnis unter Kontrolle zu halten ist ein kritischer Punkt für jeden Administrator. Hier einige der von Office 365 gebotenen Tools, die diese Aufgabe einfacher machen:

  • Benennungsrichtlinien – Mit Benennungsrichtlinien können Sie definieren, welche Namen für Gruppen akzeptabel sind. Damit wird verhindert, dass Benutzer Gruppen profane oder unzulässige Namen zuweisen. Darüber hinaus können Sie Präfixe oder Suffixe erzwingen, die dem Unternehmensstandard entsprechen.

    Dynamische Mitgliedschaft – Mit der dynamischen Mitgliedschaft können Sie Regeln für die Gruppenmitgliedschaft festlegen, mit denen Gruppenmitglieder basierend auf Metadaten (wie Abteilung oder Rolle) in ihrem Active Directory hinzugefügt (oder entfernt) werden. Weitere Informationen zur dynamischen Mitgliedschaft finden Sie unter Verwenden von Attributen zum Erstellen von erweiterten Regeln.

  • Verborgene Mitgliedschaft – Wenn Ihre Mitgliedschaft in der Gruppe aus bestimmten Gründen vertraulich sein soll, beispielsweise, wenn die Mitglieder Studierende sind, können Sie Ihre Mitgliedschaft vor Dritten verbergen.

  • Erstellungsberechtigungen – Möglicherweise gibt es in Ihrer Organisation Personen, die nicht in der Lage sein sollen, neue Gruppen zu erstellen. Im Folgenden werden einige Techniken für die Verwaltung von Erstellungsberechtigungen in Ihrem Verzeichnis erläutert. Lesen Sie Verwalten der Erstellung von Office 365-Gruppen.

  • Überwachungsprotokolle – Sie können Ihren Benutzern vertrauensvoller die Erstellung von Gruppen und die Verwaltung von Gruppenmitgliedschaften überlassen, da Sie mithilfe von Office 365-Gruppenüberwachungsprotokollen nachverfolgen können, wer eine bestimmte Gruppe erstellt oder gelöscht oder Änderungen an der Mitgliedschaft in der Gruppe vorgenommen hat. Weitere Informationen finden Sie unter: Durchsuchen des Überwachungsprotokolls im Office 365 Security & Compliance Center

Die Zustellungsverwaltung bietet Ihnen einige Methoden, um zu behandeln, wie Nachrichten von der Gruppe gesendet oder empfangen werden sollen. Darüber hinaus gibt es Tools, um den Fluss dieser Nachrichten zu überwachen.

  • Senden als oder Senden im Auftrag von – Diese Einstellungen ermöglichen es bestimmten Benutzern so zu senden, als kämen sie von oder würden im Auftrag der Gruppe gesendet.

  • Sendereinschränkungen – Mit diesen Einstellungen können Sie steuern, wer Nachrichten an die Gruppe senden darf. Die Gruppe kann so konfiguriert werden, dass E-Mails von Dritten zulässig sind, Sie können dies jedoch auf bestimmte externe Benutzer beschränken.

  • Unterstützung für externe Benutzer – Wenn Sie Gäste zur Teilnahme an der Gruppe einladen, können diese in den E-Mail-Unterhaltungen der Gruppe eingeschlossen werden. Siehe: Gastzugriff in Office 365-Gruppen.

  • Transportregeln – Transportregeln funktionieren für Gruppen ebenso wie für Ihren Exchange-Server. Mithilfe der Regeln kann nach Nachrichten gesucht werden, die bestimmten Bedingungen entsprechen und für diese Nachrichten dann Maßnahmen ergreifen.

  • E-Mail-Info – E-Mail-Info sind informative Nachrichten, die während des Verfassens von Nachrichten für Benutzer angezeigt werden. Sie tragen dazu bei NDRs zu verringern, indem der Benutzer gewarnt wird, wenn die Nachricht möglicherweise an Außenstehende geht oder das Nachrichtenkontingent überschreitet.

  • Mehrere Proxyadressen – eine Gruppe kann Aliase besitzen, genau wie ein Benutzerpostfach. Zusätzliche Proxyadressen können nützlich sein, um Nachrichten zu akzeptieren, die an diese anderen Aliase gesendet wurden, oder um das Erreichen einer Gruppe, die einen langen oder schwer zu buchstabierenden Namen hat, einfacher zu gestalten. Siehe: Unterstützung mehrerer Domänen für Office 365-Gruppen – Hilfe für Administratoren

  • Max. Größe für Senden/Empfangen – Diese Kontingente können dazu beitragen, Probleme zu reduzieren, die für die Gruppe beim Empfang (oder beim Senden) extrem großer Nachrichten entstehen. Darüber hinaus können Speicher- und Bandbreitenanforderungen damit besser verwaltet werden.

Office 365 bietet darüber hinaus auch eine Reihe von Tools zum Verwalten der Inhaltsarten, die in der Gruppe freigegeben werden.

  • Nutzungsrichtlinien – Sie können für Office 365-Gruppen Nutzungsrichtlinien definieren, um die Benutzer über die bewährten Methoden zu informieren, die dazu beitragen, die Effektivität der Gruppe zu gewährleisten und interne Inhaltsrichtlinien zu kommunizieren. Ein Beispiel finden Sie hier: Nutzungsrichtlinien für Microsoft-Kunden und -Partner

  • Datenklassifizierung : Sie können ein anpassbares Daten Klassifizierungssystem für Office 365-Gruppen erstellen, das die Trennung von Gruppen nach Richtlinientyp ermöglicht (beispielsweise "nicht klassifiziert", "Unternehmens vertraulich" oder "streng geheim"). Auf diese Weise können Ihre Gruppen die Richtlinien anderer Inhalte in Ihrer Organisation aufweisen. Durch die erweiterbare Richtlinie kann Ihre Organisation einen Endpunkt konfigurieren, der beim Erstellen oder Ändern einer Gruppe aufgerufen wird, und Sie können dann eigene Richtlinien für die Gruppenerstellung oder-Änderung implementieren.

Änderungsverwaltung

Benutzer fühlen sich manchmal unsicher, wenn es um Änderungen geht, daher ist es wichtig, mit den vorhandenen Mitgliedern Ihrer Verteilerlisten zu kommunizieren und sie wissen zu lassen, was sie erwartet. Hier einige der Informationen, die Sie in diese Nachricht einschließen sollten, sowie einige Antworten, die Sie möglicherweise hilfreich finden:

Was sind Gruppen in Outlook?

Office 365-Gruppen in Outlook sind eine zentrale Zusammenarbeitslösung für Teams/Gruppen, die sich einen Platz für gemeinsame Diskussionen sowie freigegebene Dateien, Kalender und Notizen wünschen, der einen einheitlichen Weg bietet, alles einfach zu finden.  Das wahrscheinlich beste Feature ist, dass der Posteingang für die Gruppe einen Verlauf der Unterhaltungen bietet, der das Durchsuchen älterer Unterhaltungen vereinfacht.

Warum nehmen wir diese Änderung vor?

Benutzer haben oftmals die Möglichkeit gefordert, die in unserer Verteilerliste geposteten Nachrichten zu durchsuchen, um Informationen zu finden, die in der Vergangenheit diskutiert wurden. Das Umwandeln der Verteilerliste in eine Gruppe bedeutet, dass Personen nicht immer wieder die gleichen Fragen stellen oder beantworten müssen.

Darüber hinaus enthält die neue Gruppe einen Kalender für Gruppenereignisse, eine Bibliothek für freigegebene Dateien und ein OneNote-Notizbuch, über das wir zusammenarbeiten und Informationen für die zukünftige Verwendung sammeln können.

Muss ich irgendetwas unternehmen, um Mitglied der Gruppe zu werden, wenn ich bereits Mitglied der Verteilerliste bin?

Nein, wenn Sie bereits Mitglied der Verteilerliste sind, werden Sie automatisch Mitglied der neuen Gruppe.

Wie kann ich in Outlook auf die neue Gruppe zugreifen? Wie sieht es mit Outlook im Web aus?

Für den Zugriff auf die neue Gruppe in Outlook wechseln Sie einfach zur Kategorie "Gruppen" unten im linken Navigationsbereich. Wenn Sie diese Gruppe häufig verwenden, können Sie sie als Favorit anheften, indem Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken und dann Als Favorit anzeigen auswählen.

Darüber hinaus gibt es kostenlose mobile Clients für Office 365-Gruppen für jede mobile Plattform (iOS, Android usw.), sodass Sie auch unterwegs ganz einfach auf die Gruppe zugreifen können.

Kann ich nicht weiterhin E-Mails verwenden?

Ja, natürlich. Derselbe e-Mail-Alias, den Sie für die Verteilerliste verwendet haben, funktioniert für die Gruppe in Outlook weiterhin prima.

Und ...

Denken Sie daran, die Benutzer zu informieren, wann diese Änderung stattfindet und wen sie kontaktieren können, wenn sich weitere Fragen ergeben.

Migrieren Ihrer Verteilerlisten

Sind Sie bereit, Ihre Verteilerliste in eine Gruppe umzuwandeln? Lesen Sie Migrieren von Verteilerlisten zu Office 365-Gruppen – Administratorhilfe.

Nächste Schritte

Nachdem Sie Ihre Verteilergruppe in eine Office 365-Gruppe umgewandelt haben, gibt es noch einige nachfolgende Aufgaben, die Sie ggf. ausführen möchten, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

  • Nachfragen bei den Benutzern – Fragen Sie unmittelbar nach Abschluss der Umstellung nach, und melden Sie sich dann einige Tage später noch einmal. Wenn Sie ihnen zeigen, dass Sie zuhören und auf Fragen reagieren, haben Sie schon die wichtigsten Schritte unternommen, um die Benutzer glücklich und mit der Umstellung vertraut zu machen.

  • Überwachen der Einsatzberichte – Im Office 365-Administratorportal finden Sie einige praktische Berichte, denen Sie entnehmen können, wie viele Benutzer die Gruppe nutzen, wie häufig sie sie nutzen und welche Features sie nutzen. Diese Berichte können Ihnen helfen, Ihre Nachverfolgung und die Schulung der Benutzer zu gestalten, und es wird hervorgehoben, wo Ihre Benutzer die meisten Vorteile aus der neuen Gruppe ziehen. Siehe: Aktivitätsberichte im Microsoft 365 Admin Center.

  • Teilen Sie Ihre Erfahrungen – Lassen Sie andere Teams in Ihrem Unternehmen wissen, dass Sie Ihre Verteilerliste aktualisiert haben und welche Schritte Sie für eine erfolgreiche Umstellung unternommen haben! Wenn Sie diese Informationen weitergeben, können Sie anderen Teams helfen, Ihrem Beispiel zu folgenden und selbst zu einer erfolgreichen Umstellung zu gelangen.

Siehe auch

Haben Sie Fragen zu Office 365-Gruppen?

Besuchen Sie die Tech Community zu Microsoft Office 365-Gruppen.

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Dieser Artikel wurde zuletzt am 22. Dezember 2017 als Ergebnis Ihres Feedbacks aktualisiert. Wenn Sie festgestellt haben, dass Sie zu hilfreichen Informationen geführt haben, und besonders, wenn Sie dies nicht getan haben, klicken Sie unten auf die Feedback Steuerelemente und lassen Sie uns konstruktive Kommentare senden, damit wir Sie weiter verbessern können. Vielen Dank!

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