Vorlagen und Briefpapier

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Verwenden Sie eine E-Mail-Vorlage, wenn Sie häufig ähnliche E-Mails versenden. Mit einem Briefpapier verleihen Sie Ihren E-Mails ein konsistentes Aussehen, z. B. mit einem farbenfrohen Hintergrund, mit Mustern und Designs.

Wenn Sie immer wieder praktisch identische E-Mails senden, zum Beispiel Status-E-Mails,

können Sie Zeit sparen, indem Sie eine E-Mail-Vorlage verwenden.

Eine E-Mail-Vorlage wird ähnlich wie eine E-Mail erstellt.

Klicken Sie auf 'START', 'Neue E-Mail',

und fügen Sie der Vorlage alle gewünschten Informationen hinzu,

beispielsweise Text, Dokumente usw.

Wenn Outlook so konfiguriert wurde, dass Ihre Signatur E-Mails automatisch hinzugefügt wird,

schließen Sie sie nicht mit in die Vorlage ein.

Markieren Sie die Signatur, und drücken Sie ENTF.

Wenn Sie diese E-Mail immer an dieselben Personen senden möchten,

können Sie sie jetzt in den Zeilen 'An' und 'Cc' hinzufügen.

Oder Sie können Empfänger hinzufügen oder entfernen, bevor Sie die E-Mail senden.

Weil aus dieser E-Mail eine Vorlage wird,

können Sie sogar Erinnerungen für Sie selbst im Text einfügen.

Ich füge jetzt zum Beispiel einen Hinweis an mich hinzu,

dass der Monat in den Betreff einbezogen werden soll.

Nachdem Sie die E-Mail geschrieben haben, senden Sie sie nicht ab,

sondern speichern Sie sie als Vorlage. Dazu klicke ich auf 'DATEI', 'Speichern unter',

anschließend auf den Abwärtspfeil neben 'Dateityp' und dann auf 'Outlook-Vorlage'.

Es ist wichtig, dass Sie den Speicherort für die Vorlagen nicht ändern.

Hier oben.

Geben Sie der Vorlage einen Namen, den Sie sich leicht merken können,

und klicken Sie auf 'Speichern'.

Wenn Sie die E-Mail schließen,

werden Sie in einem Dialogfeld gefragt, ob Sie Ihre Änderungen speichern möchten.

Diese Frage betrifft aber die E-Mail und nicht die gespeicherte Vorlage.

Deshalb klicke ich auf 'Nein'.

Jetzt möchte ich meine Vorlage verwenden.

Die folgenden Schritte sind zunächst vielleicht ein bisschen verwirrend.

Doch es sind nur ein paar Klicks erforderlich, bis Sie die Vorgehensweise im Griff haben.

Klicken Sie auf der Registerkarte 'START' statt auf 'Neue E-Mail' auf 'Neue Elemente'.

Wechseln Sie zu 'Weitere Elemente', und klicken Sie auf 'Formular auswählen'.

Klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben

'Suchen in' und dann auf 'Vorlagen im Dateisystem'.

Und hier ist unsere Vorlage.

Wenn die Vorlage nicht angezeigt wird, probieren Sie den

vorherigen Schritt erneut aus. Vergewissern Sie sich dabei,

dass Sie 'Vorlagen im Dateisystem' ausgewählt haben.

Outlook sucht nämlich nur an diesem Speicherort nach Ihren Vorlagen.

Ich wähle die Vorlage aus und klicke auf 'Öffnen'.

Jetzt kann ich die gewünschten Änderungen vornehmen.

Und dadurch wird die Vorlage nicht geändert.

Ich füge beispielsweise den Monat zum Betreff hinzu,

lösche den Hinweis an mich selbst,

gebe den Status für 'Meilenstein B' ein

und füge die aktuelle Zeitachse des Projekts ein.

Überprüfen Sie, ob die Nachricht an die gewünschten

Empfänger adressiert ist, und klicken Sie auf 'Senden'.

Im nächsten Video erfahren Sie,

wie Vorlagen für Kalender, Aufgaben und Kontakte erstellt werden.

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