Vorbereiten einer Excel-Datenquelle für einen Word-Seriendruck

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Ein wesentlicher Schritt in einem Seriendruck Word ist einrichten und Vorbereiten der Datenquelle. Sie können verwenden eine vorhandenen Datenquelle in Excel oder erstellen ein neues Kontos durch Importieren einer Tabulatoren-getrennt (txt) oder die Datei durch Trennzeichen getrennt (CSV). Nachdem Sie eingerichtet haben und vorbereitet Ihrer Datenquelle, können Sie einen Seriendruck mithilfe von Dynamischer Datenaustausch (Dynamic Data Exchange, DDE) mit schrittweise Seriendruck-Assistenten oder mithilfe einer manuellen Seriendruck-Methode ausführen.

Wenn Sie eine vorhandene Excel Datenquelle für den Seriendruck nicht verwenden, können Sie eine Kontaktliste oder ein Adressbuch in eine TXT- oder CSV-Datei. Der Textimport-Assistent führt Sie durch die Schritte zum Abrufen von Daten, die in einer TXT- oder CSV-Datei in Excel befindet.

  1. Öffnen Sie Excel.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte DatenAus Text/CSV aus.

  3. Wählen Sie die TXT- oder CSV-Datei soll, und wählen Sie dann auf Importieren.

  4. Wählen Sie im Textimport-Assistenten, im Bereich Ursprünglicher Datentyp die Option Mit Trennzeichen.

    Excel, Abrufen externer Daten aus Text, Textimport-Assistent, Schritt 1 von 3

  5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Daten haben Überschriften über dem Bereich Vorschau, wenn die zu importierende Datei Überschriften enthält, und klicken Sie dann auf Weiter.

  6. Aktivieren Sie im Bereich Trennzeichen das Kontrollkästchen für das Trennzeichen (z. B. Tabstopp oder Komma), das in Ihren Daten verwendet wird, und klicken Sie anschließend auf Weiter.

    Die Optionen für Trennzeichen sind im Textkonvertierungs-Assistenten hervorgehoben.

    Tipp: Im Bereich Datenvorschau wird gezeigt, wie die Ergebnisse im Tabellenformat aussehen werden.

  7. Wählen Sie unter Datenvorschau die Spalte aus, die Postleitzahlen enthält, und wählen Sie dann unter Datenformat der Spalten die Option Text aus.

    Die Option "Text" für das Spaltendatenformat ist im Textkonvertierungs-Assistenten hervorgehoben.

    Hinweise: 

    • Die verfügbaren Formate sind Allgemein, Text und Datum. Jedes Mal, wenn Sie ein Datenformat auf eine Spalte anwenden, wird der Name des Formats in der Tabellenüberschrift dieser Spalte angezeigt.

    • Eine Spalte, die numerische Daten wie z. B. einen Prozentsatz oder einen Währungswert enthält, kann z. B. erst nach dem Importieren der Datei formatiert werden. Weitere Informationen finden Sie im folgenden Unterabschnitt "Formatieren numerischer Daten in Excel".

  8. Wiederholen Sie Schritt 7 bei Bedarf. Wählen Sie die Spalte, die Sie ändern möchten und das anzuwendende Datenformat aus.

  9. Klicken Sie auf Fertig stellen.

  10. Übernehmen Sie im Dialogfeld Daten importieren die Standardeinstellung Vorhandenes Arbeitsblatt und die Zelladresse, und klicken Sie dann auf OK.

    Wählen Sie im Dialogfeld "Daten importieren" aus, wo die Daten eingefügt werden sollen: in ein vorhandenes Arbeitsblatt (Standardeinstellung) oder in ein neues Arbeitsblatt

    Achtung: Die Zelladresse im Dialogfeld Daten importieren zeigt die aktuell ausgewählte Zelle an. Die Daten werden ab der benannten Zelladresse importiert.

  11. Wenn Sie fertig sind, speichern Sie Ihre Datenquelle mit einem neuen Dateinamen.

Formatieren numerischer Daten in Excel

Formatieren Sie numerischen Daten wie Prozentsätze oder Währungswerte in jeder neuen oder vorhandenen Datenquelle in Excel, die Sie in einem Word-Seriendruck verwenden möchten. Um numerische Daten, die Sie für den Seriendruck als Prozentsatz oder als Währungswert formatiert haben, zu erhalten, folgen Sie den Anweisungen im Abschnitt "Schritt 2: Verwenden von DDE (Dynamic Data Exchange) für einen Seriendruck".

Ihre Excel-Datenquelle, die Sie für eine Adressliste Word beim Seriendruck verwenden möchten, stellen Sie sicher, dass Sie Spalten mit numerischen Daten ordnungsgemäß formatieren. Formatieren einer Spalteninhalts mit Zahlen, beispielsweise eine bestimmte Kategorie wie etwa Währung übereinstimmt.

  1. Öffnen Sie die Excel-Datenquelle.

  2. Wählen Sie eine Spalte aus, die Sie formatieren möchten.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zahl auf den Dropdownpfeil des Felds Zahlenformat (Allgemein), und wählen Sie dann eine Option aus der Liste aus.

    Klicken Sie in Excel auf der Registerkarte "Start" in der Gruppe "Zahl" auf den Dropdownpfeil des Felds "Allgemein", und wählen Sie dann das Zahlenformat aus, das Sie verwenden möchten.

  4. Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3 nach Bedarf.

  5. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Speichern.

Wenn Sie eine Datenquelle Excel haben, die wie Prozentsätze und Währungswerte formatierte Zahlen enthält, möglicherweise einige der numerischen Daten nicht beibehalten, deren Formatierung beim Seriendruck. Sie möchten, und das Format der numerischen Daten in Excel können beibehalten werden, mithilfe von DDE, erhalten Sie die Ergebnisse des Seriendrucks.

Excel-Datenformat im Vergleich zum Word-Seriendruckfeld, mit oder ohne Dynamic Data Exchange

Hinweis: Wenn Sie sich gegen die Verwendung von DDE entscheiden, folgen Sie den Anweisungen unter Verwenden des Seriendrucks zum Senden von Massen-E-Mails.

  1. Öffnen Sie Word, und wählen Sie Datei > Optionen > Erweitert aus.

  2. Wählen Sie unter Allgemein das Kontrollkästchen dateiformatkonvertierung beim Öffnen bestätigen.

    Option "Dateiformatkonvertierung beim Öffnen bestätigen"

  3. Wählen Sie OK aus.

  4. Wählen Sie auf der Registerkarte SendungenSeriendruck starten > Schritt-für-Schritt-Seriendruck-Assistenten.

    Klicken Sie in Word auf der Registerkarte "Sendungen" auf "Seriendruck starten", und wählen Sie dann den Seriendruck-Assistenten mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen aus

  5. Wählen Sie im Bereich Seriendruck unter Empfänger auswählen die Option Vorhandene Liste verwenden aus.

    Der Aufgabenbereich "Seriendruck" in Word, der geöffnet wird, wenn Sie den Seriendruck-Assistenten mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen in der Gruppe "Seriendruck" auswählen

  6. Klicken Sie unter Vorhandene Liste verwenden, auf Durchsuchen, und öffnen Sie dann die formatierte Tabelle.

  7. Klicken Sie im Dialogfeld Datenquelle bestätigen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle anzeigen, und wählen Sie MS Excel-Arbeitsblätter über DDE (*.xls) > OK.

    Dialogfeld "Datenquelle bestätigen"

  8. Wählen Sie im Dialogfeld Microsoft Excel die Option Gesamtes Tabellenblatt > OK.

    Dialogfeld "Microsoft Excel" in Word

  9. Wenn das Dialogfeld Seriendruckempfänger geöffnet wird, klicken Sie auf OK.

    Dialogfeld "Seriendruckempfänger", das den Inhalt einer Excel-Tabelle anzeigt, die als Datenquelle für eine Adressliste verwendet wird

  10. Fahren Sie mit dem Seriendruck von Briefen, E-Mail-Nachrichten, Etiketten oder Umschlägen fort.

Tipp: Sie können verhindern, dass Sie in Word bei jedem Öffnen einer Datendatei die Konvertierung bestätigen müssen. Wechseln Sie dazu, nachdem Sie eine Verbindung mit Ihrer Adressenliste hergestellt haben, zu Datei > Optionen > Erweitert. Deaktivieren Sie unter Allgemein das Kontrollkästchen Dateiformatkonvertierung beim Öffnen bestätigen.

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