Vorbereiten einer Excel 2016-Datenquelle für den Word-Seriendruck

Vorbereiten einer Excel 2016-Datenquelle für den Word-Seriendruck

Sie haben eine Liste der Kontakte und anderer Daten erstellt, die Sie für einen Seriendruck in Word verwenden möchten. Wenn Ihre Datenquelle eine vorhandene Excel-Tabelle ist, müssen Sie die Daten nur für den Seriendruck vorbereiten. Ist Ihre Datenquelle aber eine Datei mit Werten, die durch einen Tabstopp (TXT) oder ein Komma (CSV) getrennt sind, müssen Sie die Daten zuerst in Excel importieren und dann für den Seriendruck vorbereiten.

Hinweis : In einer früheren Version von Excel haben Sie möglicherweise den dynamischen Datenaustausch (Dynamic Data Exchange, DDE) in Kombination mit dem Seriendruck-Assistent mit Schritt-für-Schritt-Anweisungen in Word verwendet. DDE wird von Excel nicht mehr unterstützt. Wenn Sie möchten, dass dieses Feature bei der nächsten Version von Excel berücksichtigt wird, übermitteln Sie uns einen entsprechenden Kommentar in der Excel Suggestion Box.

Schritt 1: Einrichten der Datenquelle in Excel

Wenn Sie bereits eine Excel-Tabelle als Datenquelle für den Seriendruck in Word verwenden, fahren Sie mit Schritt 2 in diesem Thema fort. Wenn die Datenquelle eine TXT- oder CSV-Datei ist, die z. B. Ihre Gmail-Kontakte enthält, verwenden Sie den Textimport-Assistenten zum Einrichten der Daten in Excel.

  1. Öffnen Sie Excel.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Daten die Option Externe Daten abrufen > Aus Text.

    Auf der Registerkarte "Daten" ist die Option "Aus Text" hervorgehoben.

  3. Wählen Sie die gewünschte TXT- oder CSV-Datei aus, und wählen Sie dann Importieren aus.

  4. Wählen Sie im Textimport-Assistenten, im Bereich Ursprünglicher Datentyp die Option Mit Trennzeichen.

    Excel, Abrufen externer Daten aus Text, Textimport-Assistent, Schritt 1 von 3

  5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Daten haben Überschriften über dem Bereich Vorschau, wenn die zu importierende Datei Überschriften enthält, und klicken Sie dann auf Weiter.

  6. Aktivieren Sie im Bereich Trennzeichen das Kontrollkästchen für das Trennzeichen (z. B. Tabstopp oder Komma), das in Ihren Daten verwendet wird, und klicken Sie anschließend auf Weiter.

    Die Optionen für Trennzeichen sind im Textkonvertierungs-Assistenten hervorgehoben.

    Tipp : Im Bereich Datenvorschau wird gezeigt, wie die Ergebnisse im Tabellenformat aussehen werden.

  7. Wählen Sie unter Datenvorschau die Spalte aus, die Postleitzahlen enthält, und wählen Sie dann unter Datenformat der Spalten die Option Text aus.

    Die Option "Text" für das Spaltendatenformat ist im Textkonvertierungs-Assistenten hervorgehoben.

    Hinweis : Jedes Mal, wenn Sie ein Datenformat (Standard, Text oder Datum) auf eine Spalte anwenden, wird der Name des Formats in der Tabellenüberschrift dieser Spalte angezeigt.

  8. Wiederholen Sie Schritt 7 bei Bedarf. Wählen Sie die Spalte, die Sie ändern möchten, und das anzuwendende Datenformat aus.

  9. Klicken Sie auf Fertig stellen.

  10. Übernehmen Sie im Dialogfeld Daten importieren die Standardeinstellung Vorhandenes Arbeitsblatt und die Zelladresse, und klicken Sie dann auf OK.

    Wählen Sie im Dialogfeld "Daten importieren" aus, wo die Daten eingefügt werden sollen: in ein vorhandenes Arbeitsblatt (Standardeinstellung) oder in ein neues Arbeitsblatt

    Achtung : Die Zelladresse im Dialogfeld Daten importieren zeigt die aktuell ausgewählte Zelle an. Die Daten werden ab der benannten Zelladresse importiert.

  11. Speichern Sie die Tabelle unter einem neuen Dateinamen.

Nachdem Sie eine TXT- oder CSV-Datei erfolgreich importiert haben, fahren Sie mit Schritt 2 fort.

Schritt 2: Vorbereiten der Datenquelle

Stellen Sie sicher, dass in der Excel-Datenquelle, die Sie als Adressliste in einem Word-Seriendruck verwenden, die Spalten mit numerischen Daten richtig formatiert sind. Formatieren Sie eine Spalte mit Zahlen z. B. als "Währung".

Wenn Sie "Prozent" auswählen, beachten Sie, dass beim Prozentformat der Zellwert mit 100 multipliziert wird. Formatieren Sie eine Spalte mit Prozentsätzen als Text, wenn Sie diesen Multiplikationsfaktor vermeiden möchten. Auch eine Spalte mit Postleitzahlen muss als Text formatiert werden, damit die Daten beim Seriendruck beibehalten werden. Führende Nullen (z. B. 00399) bei Postleitzahlen werden beim Seriendruck entfernt, sofern sie nicht als Text formatiert sind.

  1. Öffnen Sie die Excel-Datenquelle, und wählen Sie die Spalte aus, die die Postleitzahlen enthält.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Zahl auf den Dropdownpfeil des Felds Zahlenformat (Standard), und wählen Sie dann eine Option aus der Liste aus.

    Klicken Sie in Excel auf der Registerkarte "Start" in der Gruppe "Zahl" auf den Dropdownpfeil des Felds "Allgemein", und wählen Sie dann das Zahlenformat aus, das Sie verwenden möchten.

Stellen Sie sicher, dass Sie das entsprechende Symbol vor oder nach einem Seriendruckfeld hinzufügen. Hier sehen Sie ein Beispiel, wie Währungs- und Prozentwerte dargestellt werden, wenn Sie die Symbole weglassen.

Im Seriendruckdokument wird "Ihr Beitrag in Höhe von 50,00" und "bieten wir Ihnen einen Rabatt von 20" angezeigt.

Wenn Sie die Symbole einfügen, ergeben die Zahlen einen Sinn.

Im Dokument mit den Seriendruckergebnissen wird "Ihr Beitrag in Höhe von € 50,00" und "bieten wir Ihnen einen Rabatt von 20 %" angezeigt.

In Ihrem Seriendruckdokument fügen Sie die Symbole folgendermaßen vor oder nach den Seriendruckfeldern hinzu:

Beispiel für ein Seriendruckdokument, in dem dem Feld "Spende" ein Eurozeichen vorangestellt und dem Feld "Prozent" ein Prozentzeichen nachgestellt ist.

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