Vorbereiten der Verwendung von Websitepostfächern in Office 365

Ein Websitepostfach kann von einer SharePoint-Teamwebsite aus zum Speichern und Organisieren der E-Mails des Teams verwendet werden. Außerdem kann es von Outlook 2013 im Lieferumfang von Office 365 ProPlus oder Office Professional Plus oder Office Professional Plus aus für die E-Mails des Teams verwendet werden, und es bietet die Möglichkeit, Anlagen schnell zu speichern sowie Dokumente von der Teamwebsite abzurufen.

Bevor Sie Websitepostfächer in Ihrer Organisation verwenden, sollten Sie auf jeden Fall diesen Artikel lesen, insbesondere wenn diese Postfächer von Outlook aus verwendet werden sollen, um die Anforderungen und Überlegungen zur Einrichtung zu verstehen. Unter Häufig gestellte Fragen erhalten Sie einen Einblick in die Fragen, die von Benutzern möglicherweise gestellt werden, sowie Informationen zum Behandeln von Zugriffsproblemen.

Inhalt dieses Artikels

Bedingungen für die Verwendung eines Websitepostfachs

Berechtigungen und Anforderungen

Häufig gestellte Fragen zum Verwalten von Websitepostfächern

Verwenden von Websitepostfächern

Arbeiten mit Dokumenten aus Outlook

Erstellen und Entfernen von Websitepostfächern

Behandeln von Problemen im Zusammenhang mit dem Zugriff auf Websitepostfächer

Bedingungen für die Verwendung eines Websitepostfachs

Informieren Sie sich zuerst, wie ein Websitepostfach die Zusammenarbeit im Team vereinfachen kann. Wenn Sie bereit sind, ein Websitepostfach einzurichten und zu verwenden, lesen Sie folgende Artikel:

Berechtigungen und Anforderungen

Die Berechtigung zum Arbeiten mit Websitepostfächern wird durch Hinzufügen von Personen zu bestimmten Gruppen auf der SharePoint-Website gesteuert. Die folgende Tabelle gibt Aufschluss darüber, wer jeweils welche Aufgabe ausführen kann.

Aufgabe

Benutzer

Senden von E-Mails an die E-Mail-Adresse des Websitepostfachs

Alle.

Erstellen eines Websitepostfachs für die Website

Alle Mitglieder der Gruppe der SharePoint-Besitzer für die Website.

Lesen, Organisieren, Beantworten oder Löschen von E-Mails im Websitepostfach in SharePoint

  • Alle Benutzer in der Standardbesitzergruppe oder der Standardmitgliedsgruppe für die Website (also alle Benutzer mit der Berechtigung "Mitwirken") können das Websitepostfach von SharePoint aus verwenden. Die Personen können in der Besitzergruppe oder der Mitgliedsgruppe als Einzelpersonen oder als Teil einer Sicherheitsgruppe aufgeführt werden.

  • Externe Teammitglieder haben keinen Zugriff auf ein Websitepostfach.

  • Jede Person muss über eine Lizenz für SharePoint und Exchange im selben Office 365-Abonnement verfügen.

Verwenden eines Websitepostfachs von Outlook 2013 im Lieferumfang von Office 365 ProPlus oder Office Professional Plus oder Office Professional Plus

Wichtig :  Beachten Sie die folgenden Punkte:

  • Outlook 2013 im Lieferumfang von Office 365 ProPlus oder Office Professional Plus oder Office Professional Plus ist erforderlich.

  • Sie können bei keiner anderen Outlook-Version ein Websitepostfach wie hier beschrieben verwenden.

  • Outlook 2013 im Lieferumfang von Office 365 ProPlus oder Office Professional Plus ist nur in einigen Office 365-Abonnementplänen enthalten.

  • Der individuelle Benutzername des Benutzers muss in der Standardbesitzergruppe oder der Standardmitgliedsgruppe von SharePoint aufgeführt sein.

  • Wenn Sie der SharePoint-Gruppe eine Sicherheitsgruppe hinzufügen, deren Mitglied der Benutzer bereits ist, kann er das Websitepostfach in Outlook nicht sehen, es jedoch von SharePoint aus verwenden.

Wenn Sie bei Hybridkonfigurationen ein Websitepostfach in Outlook anzeigen möchten, muss das Postfach des Benutzers in Exchange 2013 oder Office 365 gehostet werden.

Senden von E-Mails von der E-Mail-Adresse des Websitepostfachs

Standardmäßig weisen E-Mails, die vom Websitepostfach aus gesendet werden, eine Von-Adresse der Person auf, von der die E-Mail gesendet wird. Damit ein Benutzer die E-Mail-Adresse des Websitepostfachs als Von-Adresse verwenden kann, erteilen Sie dem Benutzer die "Senden als"-Berechtigung für die E-Mail-Adresse des Websitepostfachs.

Häufig gestellte Fragen zum Verwalten von Websitepostfächern

Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen, die Ihnen möglicherweise gestellt werden, wenn Sie die Verwendung von Websitepostfächern in Ihrer Organisation einführen.

Verwenden von Websitepostfächern

Wie kann ein Websitemitglied herausfinden, für wen das Websitepostfach angezeigt wird?

Klicken Sie in Outlook im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf Ihren Kontonamen, und klicken Sie dann auf Alle Websitepostfächer verwalten. Daraufhin wird ein neues Fenster geöffnet, in dem alle Websitepostfächer aufgelistet sind, auf die Sie Zugriff haben. Doppelklicken Sie auf das Websitepostfach, und klicken Sie dann auf Benutzer.

Sie können auch Outlook Web App verwenden. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Einstellungen Einstellungen: Profil aktualisieren, Software installieren und mit der Cloud verbinden , klicken Sie auf Optionen, klicken Sie auf Websitepostfächer, doppelklicken Sie auf des Websitepostfach, und klicken Sie dann auf Benutzer.

Ist es möglich, eine E-Mail in das Websitepostfach in Outlook zu kopieren, statt sie zu verschieben?

Wenn Sie eine E-Mail von Ihrem Postfach in das Websitepostfach ziehen, wird die E-Mail in das Websitepostfach verschoben. Um die E-Mail zu kopieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die E-Mail, um sie in das Websitepostfach zu ziehen, und klicken Sie dann auf Kopieren.

Was passiert, wenn zwei Personen versuchen, dasselbe Dokument mithilfe von Outlook in das Websitepostfach hochzuladen?

Jedes Dokument muss über einen eindeutigen Dateinamen verfügen. Der zweite Benutzer empfängt eine E-Mail mit der Information, dass die Datei nicht hinzugefügt werden konnte, weil es bereits eine Datei mit demselben Namen gibt. Die E-Mail enthält die Anlage.

Was passiert, wenn zwei Personen gleichzeitig einen E-Mail-Entwurf im Websitepostfach bearbeiten und dazu von der SharePoint-Website die Websitepostfach-App verwenden?

Die Änderungen der ersten Person werden durch die Bearbeitungen der zweiten Person überschrieben.

Arbeiten mit Dokumenten aus Outlook

Kann ein Benutzer eine Datei aus Outlook auschecken?

Nein. Zum Auschecken einer Datei müssen Sie zur Teamwebsite in SharePoint wechseln.

Wenn Ihr SharePoint-Workflow das Auschecken von Dokumenten erfordert, ist es nicht möglich, die Dokumente von Outlook aus zu bearbeiten.

Was passiert, wenn zwei Personen über ein Websitepostfach in Outlook an demselben Dokument arbeiten?

SharePoint verwaltet die Versionen und führt die Änderungen zusammen.

Wie werden SharePoint-Metadaten festgelegt, wenn ein Benutzer ein Dokument oder eine Anlage in das Websitepostfach zieht?

Wenn ein Benutzer eine Anlage oder ein Dokument in ein Websitepostfach in Outlook zieht, werden Daten zu der Anlage oder dem Dokument gespeichert. Die folgende Tabelle zeigt die Outlook-Eigenschaften, die als SharePoint-Metadaten gespeichert werden.

Outlook-Eigenschaftsname

SharePoint-Metadaten

Betreff

Dateiname

Von

Zuletzt geändert von

Zuletzt geändert von

Zuletzt geändert von

Empfangszeit

Zuletzt geändert am

Dokumentgröße

Dokumentgröße

Ausgecheckt von

Ausgecheckt von

Wenn Ihre Dokumentbibliothek weitere Metadaten erfordert und ein Benutzer das Dokument mithilfe von Outlook auf eine Website zieht, wird das Dokument in SharePoint als ausgecheckt angezeigt, bis dieselbe Person zu SharePoint wechselt und die erforderlichen Metadaten hinzufügt.

Wie oft wird Outlook mit einem Websitepostfach synchronisiert?

Wenn ein Websitepostfach in Outlook oder SharePoint geöffnet ist, werden die Daten alle 15 Minuten synchronisiert. Outlook-Websitepostfachinformationen werden immer dann synchronisiert, wenn Outlook geöffnet wird.

Wenn eine manuelle Synchronisierung erforderlich ist, kann jeder Benutzer eine solche von Outlook oder Outlook Web App aus starten. Klicken Sie in Outlook im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf Ihren Kontonamen, und klicken Sie dann auf Alle Websitepostfächer verwalten. Daraufhin wird ein neues Fenster mit einer Liste aller Websitepostfächer geöffnet, auf die Sie Zugriff haben. Doppelklicken Sie auf das Websitepostfach, klicken Sie auf Synchronisierungsstatus, und klicken Sie dann auf Synchronisierung starten. Klicken Sie in Outlook Web App in der rechten oberen Ecke auf Einstellungen Einstellungen: Profil aktualisieren, Software installieren und mit der Cloud verbinden , klicken Sie auf Optionen und dann auf Websitepostfächer. Doppelklicken Sie auf das Websitepostfach, klicken Sie auf Synchronisierungsstatus und dann auf Synchronisierung starten.

Was passiert, wenn ich eine Anlage oder ein Dokument, die bzw. das sich in Outlook befindet, in das Websitepostfach ziehe und SharePoint das Dokument nicht speichern kann?

Wenn ein Dokument in der SharePoint-Dokumentbibliothek gespeichert werden kann, wird es gespeichert. Wenn es nicht gespeichert werden kann, erhalten Sie eine E-Mail, der das Dokument als Anlage angefügt ist.

Was sollte ich tun, wenn mein Websitepostfach einen Ordner "Synchronisierungsprobleme" enthält?

Ein Ordner Synchronisierungsprobleme wird angezeigt, wenn eine Synchronisierung fehlschlägt oder ein Dokument nicht hochgeladen oder gelöscht werden kann. Wenn Sie eine Datei von Outlook aus nicht hochladen oder löschen können, versuchen Sie, die Datei über die SharePoint-Website hochzuladen oder auf der SharePoint-Website zu löschen. Um zur SharePoint-Website zu wechseln, klicken Sie in Ihrem Websitepostfach in Outlook mit der rechten Maustaste auf Ihren Dokumentordner. Klicken Sie dann auf Im Webbrowser öffnen.

Wenn die Synchronisierung eines Dokuments von der SharePoint-Website aus mit dem Websitepostfach in Outlook fehlschlägt, versuchen Sie es mit einer manuellen Synchronisierung, um zu sehen, ob das Problem damit gelöst wird. Eine manuelle Synchronisierung muss für Ihr Konto von Outlook Web App und nicht von SharePoint aus erfolgen. Klicken Sie in Outlook Web App auf Einstellungen  Einstellungen: Profil aktualisieren, Software installieren und mit der Cloud verbinden , anschließend auf Optionen und dann auf Websitepostfächer. Doppelklicken Sie auf das Websitepostfach, anschließend auf Synchronisierungsstatus und dann auf Synchronisierung starten. Wenn dieser Versuch nicht erfolgreich ist, klicken Sie auf die Option zum Senden von Details per E-Mail, führen Sie eine Fehlerbehandlung des Problems durch, und wenden Sie sich bei Bedarf an den Support.

Erstellen und Entfernen von Websitepostfächern

Muss ich der E-Mail-Adresse eines Websitepostfachs eine Lizenz zuweisen?

Nein. Für die E-Mail-Adresse eines Websitepostfachs wird keine Exchange-Lizenz benötigt.

Gibt es Situationen, in denen ein Websitepostfach besser nicht verwendet wird?

Es gibt Situationen, in denen ein Websitepostfach möglicherweise nicht geeignet ist:

  • Bedenken Sie die Vertraulichkeit von Daten: Eine E-Mail in einem Websitepostfach kann von jedem Websitemitglied gelesen oder weitergeleitet werden.

  • Da das Websitepostfach ein freigegebener Arbeitsbereich ist, können E-Mails von jedem Postfachbenutzer neu angeordnet und gelöscht werden.

Kann ich ein Websitepostfach umbenennen?

Der Anzeigename eines Websitepostfachs ist der Anzeigename der SharePoint-Teamwebsite. Wenn Sie den Anzeigenamen der Website in SharePoint ändern, wird der Anzeigename auch in Outlook geändert. Die zugehörige E-Mail-Adresse hingegen wird nicht geändert.

Kann ich ein Präfix zu Websitepostfach-E-Mail-Adressen für neue Websites hinzufügen?

Sie können mithilfe des Cmdlets Set-SiteMailboxProvisioningPolicyExchange OnlineWindows PowerShell mit dem Parameter –AliasPrefix ein Präfix erstellen und bei allen neuen Websitepostfächern verwenden.

Kann ich ein Websitepostfach löschen?

Wenn eine Website geschlossen oder manuell bzw. als Ergebnis von Richtlinien für das Schließen von Websites gelöscht wird, wird auch das Websitepostfach geschlossen bzw. gelöscht.

Sie können verhindern, dass Benutzer Websitepostfächer erstellen, indem Sie in der Standard-Rollenzuweisungsrichtline Meine Teampostfächer deaktivieren. Anschließend können Sie ein neues Postfach für Benutzer erstellen, bei dem keine Berechtigungen zum Erstellen von Websitepostfächern erforderlich sind.

Kann ich die Erstellung von Websitepostfächern automatisieren?

Ja.

  1. Wenn Sie ein Websitepostfach für eine vorhandene SharePoint-Website mithilfe Ihres automatisierten Bereitstellungssystems erstellen möchten, installieren Sie die Websitepostfach-App.

  2. Führen Sie unter Verwendung von Windows PowerShell mit den Exchange Online-Cmdlets den folgenden Befehl aus, um das Websitepostfach zu erstellen und den Anzeigenamen festzulegen:

    New-SiteMailbox –DisplayName “<Site display name>” –SharePointUrl https://domain.sharepoint.com/sites/<site_name>

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für das Einrichten eines neuen Websitepostfachs auf der Marketing-Teamwebsite:

New-SiteMailbox –DisplayName “Marketing” –SharePointUrl https://contoso.sharepoint.com/sites/marketing

Weitere Informationen zu Cmdlets zum Verwalten von Websitepostfächern finden Sie unter Freigabe- und Zusammenarbeits-Cmdlets.

Wie steuere ich die maximale Postfachgröße?

Sie können mithilfe des Cmdlets Set-SiteMailboxProvisioningPolicyExchange OnlineWindows PowerShell die maximale Größe von E-Mail-Nachrichten, die bei der Ausgabe von Warnungen zur Postfachgröße empfangen werden können, und die maximale Postfachgröße steuern.

Stehen Statistiken zur Verwendung des Websitepostfachs zur Verfügung?

Ja. Sie können mithilfe folgender Windows PowerShell-Cmdlets Informationen zur Verwendung abrufen:

  • Get-SiteMailbox: Abrufen grundlegender Informationen zu einem Postfach.

  • Get-MailboxFolderStatistics: Anzeigen der Anzahl von Elementen und der Ordnergröße.

  • Get-MailboxStatistics: Anzeigen des Zeitpunkts der letzten Anmeldung.

Weitere Informationen zum Verwenden dieser Cmdlets finden Sie unter Freigabe- und Zusammenarbeits-Cmdlets.

Behandeln von Problemen im Zusammenhang mit dem Zugriff auf Websitepostfächer

Woran liegt es, dass ein Benutzer ein Websitepostfach in Outlook nicht sehen kann, obwohl er es in SharePoint sehen kann?

Es gibt mehrere Gründe dafür, dass ein Benutzer möglicherweise ein Websitepostfach in SharePoint, aber nicht in Outlook sehen kann. Prüfen Sie Folgendes:

  • Vergewissern Sie sich, dass der Benutzer eine unterstützte Version von Outlookverwendet.

  • Überprüfen Sie, ob der Benutzer der Gruppe der Websitebesitzer oder der Gruppe der Websitemitglieder als einzelner Benutzer und nicht als Mitglied einer Sicherheitsgruppe hinzugefügt wurde.

  • Nur 10 Websitepostfächer können gleichzeitig in Outlookverwendet werden. Wenn ein Benutzer bereits 10 Websitepostfächer eingerichtet hat und weitere anzeigen möchte, muss er zunächst einige Websitepostfächer ausblenden. Informationen zum Deaktivieren des Kontrollkästchens In Outlook anzeigen finden Sie unter Zugreifen auf Projekt-E-Mails und -dokumente von einer zentralen Stelle aus.

  • Wenn Ihre Office 365-Organisation in einer Hybridkonfiguration mit dem lokalen Exchange Server 2013 eingerichtet wurde, müssen Sie die Microsoft Exchange 2013 Site Mailbox Directory Sync Support Scripts herunterladen, um den Zugriff auf Websitepostfächer für die lokalen Exchange-Benutzer zu unterstützen.

Warum kann ein Benutzer ein Dokument in SharePoint sehen, aber nicht im Websitepostfach in Outlook?

Damit ein Dokument im Websitepostfach in Outlook sichtbar ist, muss die Dokumentbibliothek, in der sich das Dokument befindet, an die Schnellstartleiste der Website angeheftet sein.

Warum kann ein Benutzer ein Dokument in einem Websitepostfach in Outlook, nicht aber in SharePoint sehen?

Outlook listet alle Dokumente auf, SharePoint dagegen nur Dokumente, bei denen der Benutzer über die Berechtigung zum Lesen verfügt. Wenn ein Benutzer nicht über die Berechtigung zum Lesen eines bestimmten Dokuments verfügt, wird der Name des Dokuments im Websitepostfach in Outlook angezeigt, doch der Outlook-Benutzer kann das Dokument nicht öffnen.

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