Erstellen von Adressenlisten

Excel-Tabelle als Datenquelle für Serienbriefe nutzen

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Personalisieren Sie Namen, Adressen und vieles mehr in Massen-E-Mails oder -Dokumenten. Alle in einer Excel-Arbeitsmappe gespeicherten Daten können zum Personalisieren der Kommunikation genutzt werden.

Hinweis : Hier wird nur das erläutert, was im Video zu sehen ist. Detaillierte Anweisungen zum Ausführen eines Seriendrucks finden Sie unter Seriendruck mithilfe einer Excel-Tabelle.

Verwenden einer Excel-Tabelle für Seriendruckkontakte

  1. Öffnen Sie das Word-Dokument, das Sie für den Seriendruck verwenden möchten.

  2. Wählen Sie Sendungen > Empfänger auswählen aus.

  3. Wählen Sie Vorhandene Liste verwenden aus.

  4. Wählen Sie die Excel-Tabelle, die Sie verwenden möchten, und dann Öffnen aus.

  5. Wählen Sie das Arbeitsblatt, das Sie verwenden möchten, und dann OK aus.

    Jeder Arbeitsblattname endet mit "$".

  6. Wählen Sie Empfängerliste bearbeiten aus, um die Datenquelle anzuzeigen, aktivieren Sie die Kontrollkästchen für die vorgesehenen Empfänger, und wählen Sie OK aus.

  7. Speichern Sie Ihre Word-Datei, um die vorgenommenen Verbindungen zu sichern.

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Seriendruck mithilfe einer Excel-Tabelle

Vorbereiten einer Excel-Datenquelle für einen Seriendruck in Word

Wir haben einen Brief erstellt, und diesen Brief möchte ich gern zu einem Serienbrief machen.

Damit er ein Serienbrief wird, wechsle ich in die Registerkarte "Sendungen" und arbeite mich dort von links nach rechts durch.

Schauen wir uns das einmal an.

Der erste wichtigste Schritt, damit dieser einfache Brief, der ja noch nicht mal gespeichert ist, auch zu einem Serienbrief wird, ist -- ich wechsle hier über die Schaltfläche "Seriendruck" in "Briefe".

Und damit ist aus meinem Brief ein Serienbrief geworden.

Um es deutlich zu formulieren: Sieht man das?

Nein.

Nirgendwo in Word wird angezeigt, dass es sich jetzt um einen Serienbrief handelt.

Sie können es nur über die Registerkarte "Sendungen" "Seriendruck starten" hier einsehen.

Aha, jetzt habe ich einen Serienbrief.

Nächster Schritt.

Wenn Sie einen Serienbrief haben, wird dieser Serienbrief mit einer Datenquelle verknüpft.

Das heißt, ich wechsle hier auf "Empfänger auswählen" und habe drei Varianten zur Auswahl.

Ich kann eine neue Liste eingeben.

Das empfehle ich nicht, weil er diese Liste dann wieder speichert.

Sondern ich würde diese Liste im Vorfeld erstellen, und dann wird er eben auf eine vorhandene Liste zugreifen, diese vorhandene Liste verwenden.

Als dritte Möglichkeit steht mir noch "aus Outlook-Kontakten" zur Verfügung.

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In diesem Beispiel verwenden wir eine vorhandene Liste.

Und wie bereits gesagt, es kann sich dabei um eine Textdatei handeln, um ein Word-Dokument, um eine Excel-Tabelle, um eine Access-Datenbank, um eine ganz externe Datenquelle und so weiter.

Word hat hier sehr viele Möglichkeiten.

Ich klicke auf die Schaltfläche und suche mal, wo ich diese Liste hingespeichert habe.

Ah, da ist sie ja.

Hier ist diese "ORGDATA2"-Datei.

Die wähle ich gleich aus und Sie sehen hier natürlich lauter Word-Dokumente außenrum.

Das bedeutet natürlich: Aha, Word kann auch als Datenquelle verwendet werden.

Es könnte ja hier eine Tabelle drin sein, aber nein, ich verwende jetzt diese Excel-Tabelle.

"Öffnen".

Und er erkennt in der Liste, es handelt sich nur um ein Tabellenblatt.

Er fragt mich noch mal explizit: Möchtest du wirklich dieses eine Blatt nehmen?

Na klar, natürlich.

Sonst hätte ich es nicht rein getan.

Und er fragt mich auch: Enthält die erste Datenreihe die Spaltenüberschriften?

Klar, da stehen mein Name, Straße, Ort drin.

Mit einem "OK" bestätige ich das, und auch hier, Sie sehen erstmal nicht, dass jetzt aus dem Brief ein Serienbrief wurde, und dass der Brief verknüpft ist mit dieser Empfänger-Liste.

Angenommen, Sie möchten nicht alle 50 Personen anschreiben, dann können Sie auch diese Empfänger-Liste bearbeiten.

Bearbeiten heißt, er zeigt mir sämtliche Informationen hier an.

Und jetzt ein etwas erstaunliches Phänomen.

Er zeigt sie mir nicht in der Reihenfolge an, in der sie in Excel eingetragen wurden, sondern Sie sehen hier "Nachname", "Vorname", "Anrede" und so weiter.

Er zeigt sie auch nicht alphabetisch sortiert an, diese Spalten.

Das heißt, ich muss vielleicht ein bisschen suchen, wo sind denn die für mich wichtigsten Informationen.

Wenn ich sage, Ariane und Michael, die bekommen aber keine Post von mir, die haben mich geärgert, die werden nicht eingeladen, dann kann ich hier natürlich die Haken rausnehmen.

Oder, wenn ich sage, ich möchte ganz gerne nur alle Freunde aus beispielsweise Mannheim einladen, dann könnte ich auch filtern.

Mit "Filtern" kann ich wählen alle "Orte", die "Gleich" sind "Mannheim".

Groß-/Kleinschreibung ist egal.

"OK".

Und Sie sehen jetzt nur, aha, sehr viel weniger.

Nur die Mannheimer und Mannheimerinnen in meiner Liste.

Oder doch wieder alle.

Das heißt, bei "Filtern" kann ich natürlich den Filter wieder ausschalten.

"Kein" Filter, "OK", und jetzt sehe ich wieder alle meine 50 Freunde hier in der Liste.

Das heißt also, Sie können hier entscheiden entweder per Hand, du nicht, du nicht, du nicht, oder alle nicht, aber du, aber du, aber du.

Das geht beides.

Oder Sie können mit Filterkriterien geschickt nach Orten, nach Postleitzahlen, nach Namen, nach Firmennamen und so weiter suchen.

Ich möchte natürlich alle anschreiben.

Ich lasse den Haken hier oben drin.

"OK".

Und jetzt kriegen gleich alle meine 50 Freunde Post.

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