Video: Verwenden der bedingten Formatierung in Berichten

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Mithilfe der bedingten Formatierung können Sie einzelnen Werten in Access-Desktopberichten ein anderes Format zuweisen, und zwar entweder basierend auf dem Wert selbst oder basierend auf einer Berechnung, die andere Werte einschließt. Dies kann dazu beitragen, Muster und Beziehungen in den Daten zu erkennen, die andernfalls nur schwer zu erkennen wären. In diesem Video wird gezeigt, wie einige einfache Regeln für bedingte Formatierung hinzugefügt werden, um bestimmte Wertebereiche in einem Bericht hervorzuheben.

Hinweis : Die bedingte Formatierung steht in Access-Webanwendungen nicht zur Verfügung.

Zuweisen einer bedingten Formatierung zu Steuerelementen in einem Bericht

  1. Öffnen Sie den Bericht in der Layoutansicht, indem Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf den Bericht klicken. Klicken Sie dann auf Layoutansicht.

  2. Markieren Sie alle Steuerelemente, denen Sie die bedingte Formatierung zuweisen möchten. Wenn Sie mehrere Steuerelemente markieren möchten, halten Sie die UMSCHALT- oder STRG-TASTE gedrückt, und klicken Sie auf die gewünschten Steuerelemente.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Steuerelementformatierung auf Bedingte Formatierung. Access öffnet das Dialogfeld Manager für Regeln zur bedingten Formatierung.

  4. Klicken Sie im Dialogfeld Manager für Regeln zur bedingten Formatierung auf Neue Regel.

  5. Wählen Sie im Dialogfeld Neue Formatierungsregel unter Regeltyp auswählen den gewünschten Wert aus:

    • Aktivieren Sie zum Erstellen einer Regel, die für jeden Datensatz einzeln ausgewertet wird, die Option Werte im aktuellen Datensatz prüfen oder einen Ausdruck verwenden.

    • Klicken Sie zum Erstellen einer Regel, die Datensätze mithilfe von Datenbalken miteinander vergleicht, auf Mit anderen Datensätzen vergleichen.

    Hinweis :  Die Option Mit anderen Datensätzen vergleichen steht in Webdatenbanken oder Access-Webanwendungen nicht zur Verfügung.

  6. Geben Sie unter Regelbeschreibung bearbeiten die Regel an, mit der festgelegt wird, wann die Formatierung angewendet werden soll, sowie die Formatierung für den Fall, dass die Kriterien der Regel erfüllt werden.

  7. Klicken Sie auf OK, um zum Dialogfeld Manager für Regeln zur bedingten Formatierung zurückzukehren.

  8. Zum Erstellen einer weiteren Regel für dieses Steuerelement oder den Steuerelementsatz wiederholen Sie das Verfahren ab Schritt 4. Klicken Sie andernfalls auf OK, um das Dialogfeld zu schließen.

Ändern der Priorität einer Regel für die bedingte Formatierung

Sie können für jedes Steuerelement oder jede Steuerelementgruppe bis zu 50 Regeln für die bedingte Formatierung hinzufügen. Wenn die Kriterien einer Regel erfüllt werden, wird das entsprechende Format angewendet, und es werden keine weiteren Bedingungen unterhalb dieser Bedingung mehr ausgewertet. Im Fall von in Konflikt stehenden Regeln können Sie die Priorität der Regel erhöhen oder herabsetzen, indem Sie sie in der Liste nach oben oder unten verschieben. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie das Dialogfeld Manager für Regeln zur bedingten Formatierung, indem Sie die Schritte 1 bis 3 des vorstehenden Verfahrens ausführen.

  2. Markieren Sie die Regel, die Sie verschieben möchten, und verschieben Sie sie dann mithilfe des Aufwärts- und Abwärtspfeils.

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