Video: Verwenden der Vorlage für die Gemeinnützige Spenden-Webdatenbank

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Die Access 2010-Webdatenbank für gemeinnützige Spenden bietet für Organisationen eine schnelle Möglichkeit, eingehende Spenden zu erfassen. In diesem Video wird gezeigt, wie Sie mit der Nutzung der Datenbank beginnen. 

Inhalt des Videos

Eingeben einer neuen Kampagne

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Kampagnen.

  2. Klicken Sie auf Neue Kampagne, und geben Sie die Informationen in das Formular Kampagnendetails ein.

  3. Wenn Sie den Vorgang abgeschlossen haben, klicken Sie auf Speichern und schließen.

Alternativ können Sie Kampagnendaten auch direkt in das Datenblatt eingeben. Mit der TAB-TASTE und den Pfeiltasten können Sie auf dem Datenblatt navigieren.

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Anzeigen und Bearbeiten von Kampagnen

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Kampagnen.

  2. Doppelklicken Sie im Datenblatt auf den Namen der Kampagne, die Sie anzeigen oder bearbeiten möchten.

  3. Bearbeiten Sie die Angaben den Anforderungen entsprechend, und klicken Sie dann auf Speichern und schließen.

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Bearbeiten der Elemente in einer Dropdownliste

Viele Dropdownlisten in der Gemeinnützige Spenden-Webdatenbank können Ihren Anforderungen entsprechend bearbeitet werden. Verwenden Sie das folgende Verfahren:

  1. Klicken Sie auf den nach unten weisenden Pfeil, um die Liste anzuzeigen.

    Wenn die Liste bearbeitet werden kann, wird direkt unter der Liste die Schaltfläche Listenelemente bearbeiten angezeigt.

  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Listenelemente bearbeiten.

  3. Wenn das Dialogfeld Listenelemente bearbeiten angezeigt wird:

    1. Geben Sie die gewünschten Listenelemente ein (jeweils eines pro Zeile).

    2. Optional können Sie einen Standardwert aus der Liste Standardwert auswählen.

    3. Klicken Sie auf OK.

  4. Wenn ein Formular Details anzeigt wird:

    1. Verwenden Sie die Navigationsschaltflächen am Fuß des Formulars, um die Datensätze durchzugehen, und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.

    2. Wenn Sie den Vorgang abgeschlossen haben, klicken Sie auf Speichern und schließen.

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Hinzufügen einer Veranstaltung

Mit jeder Kampagne können zahlreiche Veranstaltungen verbunden sein. Mit dem nachstehenden Verfahren können Sie eine neue Veranstaltung erstellen:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Kampagnen auf Veranstaltungen.

  2. Klicken Sie auf Neue Veranstaltung, und geben Sie die Informationen in das Formular Veranstaltungsdetails ein.

  3. Wenn Sie den Vorgang abgeschlossen haben, klicken Sie auf Speichern und schließen.

Alternativ können Sie Veranstaltungsdaten auch direkt in das Datenblatt eingeben. Mit der TAB-TASTE und den Pfeiltasten können Sie auf dem Datenblatt navigieren.

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Anzeigen und Bearbeiten von Veranstaltungen

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Kampagnen auf Veranstaltungen.

  2. Doppelklicken Sie im Datenblatt auf den Namen der Veranstaltung, die Sie anzeigen oder bearbeiten möchten.

  3. Bearbeiten Sie die Angaben den Anforderungen entsprechend, und klicken Sie dann auf Speichern und schließen.

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Hinzufügen einer Spende

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Kampagnen auf Spenden.

  2. Klicken Sie auf Neue Spende, und geben Sie die Informationen in das Formular Spendendetails ein.

  3. Wenn Sie den Vorgang abgeschlossen haben, klicken Sie auf Speichern und schließen.

Alternativ können Sie Spendendaten auch direkt in das Datenblatt eingeben. Mit der TAB-TASTE und den Pfeiltasten können Sie auf dem Datenblatt navigieren.

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Anzeigen und Bearbeiten von Spenden

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Kampagnen auf Spenden.

  2. Klicken Sie im Datenblatt auf die Spalte ID der Spende, die Sie anzeigen oder bearbeiten möchten.

  3. Bearbeiten Sie die Angaben den Anforderungen entsprechend, und klicken Sie dann auf Speichern und schließen.

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Hinzufügen einer Aufgabe

Mit jeder Kampagne können zahlreiche Aufgaben verbunden sein. Mit dem nachstehenden Verfahren können Sie eine neue Aufgabe erstellen:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Kampagnen auf Aufgaben.

  2. Klicken Sie auf Neue Aufgabe, und geben Sie die Informationen in das Formular Aufgabendetails ein.

  3. Wenn Sie den Vorgang abgeschlossen haben, klicken Sie auf Speichern und schließen.

Alternativ können Sie Aufgabendaten auch direkt in das Datenblatt eingeben. Mit der TAB-TASTE und den Pfeiltasten können Sie auf dem Datenblatt navigieren.

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Anzeigen und Bearbeiten von Aufgaben

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Kampagnen auf Aufgaben.

  2. Klicken Sie im Datenblatt auf die Spalte ID der Aufgabe, die Sie anzeigen oder bearbeiten möchten.

  3. Bearbeiten Sie die Angaben den Anforderungen entsprechend, und klicken Sie dann auf Speichern und schließen.

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Hinzufügen eines Spenders

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Spender.

  2. Klicken Sie auf Neuer Spender, und geben Sie die Informationen in das Formular Spenderdetails ein.

  3. Wenn Sie den Vorgang abgeschlossen haben, klicken Sie auf Speichern und schließen.

Alternativ können Sie Spenderdaten auch direkt in das Datenblatt eingeben. Mit der TAB-TASTE und den Pfeiltasten können Sie auf dem Datenblatt navigieren. Sie können Datensätze auch aus einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel einfügen. Weitere Informationen hierzu enthält das Video.

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Anzeigen und Bearbeiten von Spendern

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Spender.

  2. Klicken Sie im Datenblatt auf die Spalte ID des Spenders, den Sie anzeigen oder bearbeiten möchten.

  3. Bearbeiten Sie die Angaben den Anforderungen entsprechend, und klicken Sie dann auf Speichern und schließen.

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Hinzufügen eines Benutzers

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Benutzer.

  2. Klicken Sie auf Neuer Benutzer, und geben Sie die Informationen in das Formular Benutzerdetails ein.

  3. Wenn Sie den Vorgang abgeschlossen haben, klicken Sie auf Speichern und schließen.

Alternativ können Sie Benutzerdaten auch direkt in das Datenblatt eingeben. Mit der TAB-TASTE und den Pfeiltasten können Sie auf dem Datenblatt navigieren.

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Anzeigen und Bearbeiten von Benutzern

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Benutzer.

  2. Klicken Sie im Datenblatt auf die Spalte ID des Benutzers, den Sie anzeigen oder bearbeiten möchten.

  3. Bearbeiten Sie die Angaben den Anforderungen entsprechend, und klicken Sie dann auf Speichern und schließen.

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Anfügen von Dateien an einen Datensatz

Wenn ein Formular oder ein Datenblatt ein Feld Anlagen enthält, können Sie mit diesem Feld Bilder, Dokumente oder andere Dateien an den Datensatz anfügen. Verwenden Sie das folgende Verfahren:

  1. Doppelklicken Sie auf das Feld Anlagen.

  2. Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf Hinzufügen.

  3. Suchen Sie die anzufügende Datei, und klicken Sie dann auf Öffnen.

  4. Klicken Sie im Dialogfeld Anlagen auf OK.

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Berichte in der Vorschau anzeigen und drucken

Die Vorlage für die Gemeinnützige Spenden-Webdatenbank umfasst zehn Berichte. So zeigen Sie einen Bericht in der Vorschau an:

  • Klicken Sie auf die Registerkarte Berichtscenter, und klicken Sie dann unter Wählen Sie einen Bericht aus auf den Bericht, den Sie anzeigen möchten.

    Access zeigt den Bericht im Vorschaufenster an. So drucken Sie den Bericht:

  • Klicken Sie auf In neuer Registerkarte öffnen, und klicken Sie dann auf der Registerkarte Datei auf Drucken. Wählen Sie die gewünschte Druckoption aus.

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Veröffentlichen der Gemeinnützige Spenden-Webdatenbank in Access Services

Wenn Sie Zugang zu einem SharePoint-Server haben, auf dem Access Services ausgeführt werden, können Sie die Gemeinnützige Spenden-Webdatenbank auf dem Server veröffentlichen und so für Ihr Team bereitstellen. Verwenden Sie das folgende Verfahren:

  1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei, und klicken Sie dann auf In Access Services veröffentlichen.

  2. Geben Sie im Feld Server-URL die URL des SharePoint-Servers ein, den Sie verwenden möchten.

  3. Geben Sie im Feld Websitename den gewünschten Namen für die Datenbank ein. Dieser Name wird Teil der URL.

Klicken Sie auf In Access Services veröffentlichen.

Access veröffentlicht die Datenbank auf dem Server. Wenn keine Probleme auftreten, zeigt Access eine Erfolgsmeldung an, die einen Link zu der neuen Webdatenbank enthält.

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