Video: Verschieben von Daten von Excel nach Access

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Haben Sie in Excel eine Kontakt- oder Inventarliste erstellt, deren Pflege zunehmend schwieriger wird? Dann ist es möglicherweise an der Zeit, diese Liste nach Access zu verschieben, wo bessere Tools für die Verwaltung großer Datenmengen bereitstehen. Schauen Sie sich dieses Video an, und überzeugen Sie sich selbst, wie ein einfacher Importvorgang in Access durchgeführt wird.

Hinweis :  Dieses Video befasst sich nicht mit dem Import von Daten in Webdatenbanken. Weitere Informationen zu Webdatenbanken finden Sie im Artikel Erstellen einer Datenbank, die im Web freigegeben werden soll.

Inhalt dieses Videos

Vorbereiten der Daten in Excel

Wichtig :  Wenn die folgenden Anweisungen voraussetzen, dass Sie Änderungen an Ihrem Arbeitsblatt vornehmen müssen, erstellen Sie eine Sicherheitskopie der Arbeitsmappe oder des Arbeitsblatts, bevor Sie fortfahren.

  • Wenn die Daten in Ihrem Excel-Arbeitsblatt durch leere Zeilen oder Spalten getrennt sind, führen Sie sie so gut wie möglich zu einer einzelnen Liste zusammen. Leere Zellen sind kein Problem, versuchen Sie jedoch, vollständig leere Zeilen oder Spalten in den Daten zu vermeiden, die verschoben werden sollen.

  • Sorgen Sie möglichst dafür, dass jede Spalte den gleichen Datentyp enthält, z. B. nur numerische Daten oder nur Text. Wenn in einer Spalte Datentypen gemischt werden, versuchen Sie, mindestens ein Vorkommen eines jeden Datentyps in die ersten acht Datenzeilen zu setzen. Damit helfen Sie Access, den besten Datentyp für diese Spalte zu finden, und Sie tragen dazu bei, Importfehler zu vermeiden.

  • Access verwendet den Namen des Arbeitsblattregisters als Tabellennamen. Wenn das Arbeitsblatt beispielsweise "Tabelle1" heißt, erhält auch die nach Access importierte Tabelle den Namen "Tabelle1". Wenn Sie der Tabelle vor dem Verschieben der Daten einen aussagekräftigeren Namen zuweisen möchten, benennen Sie das Arbeitsblatt wie folgt um:

    • Doppelklicken Sie auf das Arbeitsblattregister (am Fuß des Arbeitsblatts), geben Sie den gewünschten Namen ein und drücken Sie dann die EINGABETASTE.

Verschieben der Daten nach Access

  1. Markieren Sie in Excel die Daten, die nach Access verschoben werden sollen, einschließlich Spaltenüberschriften (sofern vorhanden).

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die markierten Daten, und klicken Sie dann auf Kopieren.

  3. Öffnen Sie in Access eine vorhandene Datenbank, oder erstellen Sie eine neue Datenbank.

    Wenn Sie eine neue Datenbank erstellen, zeigt Access eine leere Tabelle an. Schließen Sie diese Tabelle, ohne sie zu speichern.

  4. Wenn der Navigationsbereich nicht angezeigt wird, drücken Sie F11, um ihn anzuzeigen.

  5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste an eine beliebige Position im Navigationsbereich, und klicken Sie dann auf Einfügen.

    Access zeigt ein Dialogfeld an, in dem Sie gefragt werden, ob die Daten Spaltenüberschriften enthalten.

  6. Wenn die kopierten Daten Spaltenüberschriften enthalten, klicken Sie auf Ja und andernfalls auf Nein.

    Wenn keine Problem auftreten, zeigt Access eine Meldung an, die besagt, dass das Objekt erfolgreich importiert wurde.

  7. Klicken Sie auf OK, um fortzufahren.

Access zeigt die neue Tabelle im Navigationsbereich an. Doppelklicken Sie auf die neue Tabelle, um sich zu vergewissern, dass die Daten ordnungsgemäß importiert wurden.

Beheben von Importfehlern

Wenn während des Importvorgangs Probleme aufgetreten sind, erstellt Access eine Tabelle Importfehler, die Beschreibungen der Fehler enthält. Doppelklicken Sie zum Anzeigen der Fehler auf die Tabelle Importfehler. Wenn viele Fehler aufgetreten sind, möchten Sie die importierte Tabelle ggf. löschen, die Probleme im Excel-Arbeitsblatt beheben und die Daten dann erneut kopieren und einfügen. Wenn nur wenige Fehler aufgetreten sind, ist es ggf. günstiger, diese manuell in Access zu beheben. Nachdem Sie alle Probleme behoben haben, können Sie die Tabelle Importfehler löschen.

Festlegen von Felddatentypen

Wenn Sie feststellen, dass Sie den gewünschten Datentyp nicht in die Access-Tabelle eingeben können, müssen Sie möglicherweise den Datentyp des Felds ändern.

Wenn Sie wissen möchten, welchen Datentyp ein Feld aufweist, markieren Sie einen Wert im jeweiligen Feld, und schauen Sie dann auf der Registerkarte Felder in der Gruppe Formatierung im Feld Datentyp nach. Wenn der Datentyp beispielsweise Zahl lautet, verhindert Access, dass Sie Buchstaben in das Feld eingeben, wie 166A.

Ändern des Datentyps eines Felds

Warnung :  In einigen Fällen kann das Ändern des Datentyps eines Felds zu Datenverlust führen. Erstellen Sie daher eine Sicherungskopie der ACCDB-Datei (oder der Tabelle selbst), bevor Sie den Datentyp eines Felds ändern.

  1. Klicken Sie in die Zelle, die Sie ändern möchten.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte Felder in der Gruppe Formatierung einen neuen Datentyp aus der Liste Datentyp aus.

    Access zeigt eine Warnung an.

  3. Wenn Sie eine Sicherungskopie der Daten erstellt haben und sicher sind, dass Sie fortfahren möchten, klicken Sie auf Ja.

  4. Speichern Sie die Tabelle.

Hinzufügen eines Primärschlüssels

Es empfiehlt sich, der neuen Tabelle einen Primärschlüssel hinzuzufügen, um doppelte Datensätze zu vermeiden und um das Erstellen von Beziehungen zwischen Tabellen zu vereinfachen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf die Tabelle, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht.

  2. Geben Sie in die erste leere Zelle in der Spalte Feldname den Wert "ID" ein.

  3. Wählen Sie in der Spalte Datentyp den Eintrag AutoWert aus.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Tools auf Primärschlüssel, während die neue ID-Zeile weiterhin markiert ist.

  2. Speichern und schließen Sie die Tabelle.

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