Erstellen von barrierefreieren E-Mail-Nachrichten in Outlook

Verbessern der Barrierefreiheit bei E-Mails

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Wenn Sie eine E-Mail an einen großen Verteiler senden, sorgen Sie dafür, dass sie für sehbehinderte oder blinde Personen barrierefrei ist.

Festlegen von HTML als Standardnachrichtenformat

  1. Wählen Sie Datei > Optionen > Mail aus.

  2. Legen Sie unter Nachrichten verfassen die Option Nachrichten in diesem Format verfassen: HTML fest.

Ändern einer einzelnen Nachricht in das HTML-Format

  • Wählen Sie in der Nachricht, die Sie verfassen, Text formatieren > HTML aus.

Sorgfältiges Auswählen von Schriftarten

  • Verwenden Sie einfache, serifenlose Schriftarten ohne dekorative Details, die normalerweise mit einheitlichen Linienstärken gezeichnet werden. Beispiele für serifenlose Schriftarten sind:

    • Arial

    • Calibri

    • Segoe

    • Franklin Gothic Book

  • Vermeiden Sie Kursivformatierung, ausgefallene Schriften und dekorative Schriftarten mit gewellten Rändern.

  • Verwenden Sie einen Schriftgrad von mindestens 12 Punkt.

  • Verwenden Sie eine Schriftfarbe, die mit dem Hintergrund gut kontrastiert.

Festlegen der Standardschriftart für alle Nachrichten

  1. Wählen Sie Datei > Optionen > Mail aus.

  2. Wählen Sie unter Nachrichten verfassen nacheinander Briefpapier und Schriftarten > Persönliches Briefpapier aus.

  3. Wählen Sie unter Neue E-Mail-Nachrichten die Option Schriftart aus, legen Sie Ihre Standardschriftart fest, und klicken Sie auf OK.

Ändern der Schriftart in einer einzelnen Nachricht

  • Wählen Sie in einer neuen, leeren Nachricht Nachricht aus, und ändern Sie Schriftart, Schriftgrad, Schriftfarbe und andere Attribute.

  • Um eine Schriftart für vorhandenen Text zu ändern, markieren Sie diesen, wählen Sie Nachricht aus, und ändern Sie die Schriftart.

Erstellen einer barrierefreien Signatur

  1. Wählen Sie Datei > Optionen > Mail aus.

  2. Wählen Sie unter Nachrichten verfassen die Option Signaturen aus.

  3. Wählen Sie eine Signatur zum Bearbeiten aus, oder erstellen Sie eine neue.

  4. Wählen Sie den Text zum Formatieren aus, und wenden Sie eine Schriftart, einen Schriftgrad und eine Farbe (jeweils barrierefrei) aus.

  5. Wenn Sie der Signatur ein Bild hinzufügen möchten, wählen Sie die gewünschte Stelle für das Bild und dann "Grafik einfügen" aus. Navigieren Sie, um das Bild zu finden, und wählen Sie Einfügen aus.

  6. Wenn Sie dem Bild Alternativtext hinzufügen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild, und wählen Sie Bild aus.

  7. Wählen Sie Alternativtext aus, fügen Sie Text zur Beschreibung des Bilds in Ihrer Signatur hinzu, und wählen Sie OK aus.

Festlegen eines barrierefreien E-Mail-Hintergrunds oder Briefpapiers

  1. Wählen Sie Datei > Optionen > Mail aus.

  2. Wählen Sie Nachrichten verfassen > Briefpapier und Schriftarten > Designs aus.

  3. Wählen Sie das gewünschte Design und dann OK
    aus. Die barrierefreiesten Designs weisen einen starken Farbkontrast, aber keine Hintergrundbilder oder Linien auf, die den Nachrichtentext stören.

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Allein in den USA verwenden mindestens 12 Millionen Menschen eine Sprachausgabe, eine Bildschirmlupe oder ein Braille-Lesegerät zum Lesen von E-Mails. Deshalb ist es am besten, jede an einen breiten Verteiler gesendete E-Mail barrierefrei für sehbehinderte oder blinde Personen zu machen.

Ich möchte ihnen jetzt in Outlook Techniken zum Erstellen von barrierefreien Nachrichten zeigen. Doch diese Richtlinien gelten für jedes beliebige E-Mail-Programm.

Fast alle Hilfstechnologien wurden so entwickelt, dass sie bei HTML (und nicht bei "Nur-Text") gut funktionieren.

Bei HTML können Ihre Nachrichten formatierte Links mit Anzeigetext, Listen, Überschriften und Alternativtext für Bilder enthalten.

Um HTML als mein Standardformat in Outlook festzulegen, wähle ich Datei, Optionen und Mail aus.

Unter Nachrichten verfassen wähle ich HTML aus.

Jetzt werden alle meine neuen Nachrichten im HTML-Format erstellt.

Wenn ich auf eine Nachricht antworten muss, die ich als "Nur-Text" empfangen habe, kann ich keinerlei Formatierung anwenden.

Deshalb wähle ich Text formatieren und dann HTML aus.

Jetzt kann ich dieses Datum fett formatieren ...

... und einen Link hinzufügen, der zur Website des Konferenzzentrums führt.

Die Wahl der Schriftart in E-Mail-Nachrichten kann für Legastheniker einen großen Unterschied machen.

Vermeiden Sie Serifen-Schriftarten mit winzigen Strichen am Anfang oder Ende eines Buchstabens.

Serifen-Schriftarten werden außerdem sowohl mit dicken als auch dünnen Linien gezeichnet. Und das kann für Legastheniker schwierig zu lesen sein.

Wählen Sie stattdessen eine einfache, serifenlose Schriftart.

Serifenlose Schriftarten werden mit einheitlicheren Linienstärken im gesamten Buchstaben gezeichnet.

Vermeiden Sie Kursivformatierung, ausgefallene Schriften und dekorative Schriftarten mit gewellten Rändern.

Und verwenden Sie immer einen Schriftgrad von mindestens 12 Punkt.

Ich habe beschlossen, in meinen Nachrichten Segoe UI 12 Punkt zu verwenden.

Ich kann die Schriftart für eine bestimmte Nachricht festlegen, indem ich sie einfach spontan in den Feldern Schriftart und Schriftgrad ändere.

Zur Hervorhebung verwende ich eine Kombination aus Farbe, Größe und Fettformatierung, weil Farbe allein bei farbenblinden Personen möglicherweise nicht ausreicht, einen Unterschied zu erkennen.

Statt die Schriftart bei jedem Erstellen einer neuen Nachricht zu ändern, kann ich sie einmal als meinen Standard für alle Nachrichten festlegen.

Ich wähle Datei, Optionen und dann Mail aus.

Unter Nachrichten verfassen wähle ich Briefpapier und Schriftarten aus.

Unter Persönliches Briefpapier ändere ich die Schriftart in "Segoe UI 12 Punkt", und zwar für Zum Verfassen einer Nachricht ...

... und für Zum Antworten oder Weiterleiten einer Nachricht.

Jetzt werden alle meine Nachrichten mit "Segoe UI 12 Punkt" formatiert.

Die gleichen Schriftartrichtlinien verwende ich in meiner Signatur ...

Unter Nachrichten verfassen wähle ich Signaturen aus.

Ich gebe die gewünschte Signatur ein ...

... und lege dann die Schriftart fest: "Segoe UI 12 Punkt".

Außerdem beziehe ich mein Firmenlogo in meine Signatur ein.

Ich füge Alternativtext zur Beschreibung für Personen hinzu, die Sprachausgaben nutzen.

Den Hintergrund meiner Nachrichten halte ich einfach und übersichtlich, damit sich der Text abhebt. Eine Volltonfarbe in Kontrast zum Text funktioniert gut, ...

... und ich verzichte auf Hintergrundbilder.

Hier kann ich E-Mail-Designs auswählen oder entfernen. Ich wähle Persönliches Briefpapier und dann Designs aus.

Einige Designs funktionieren gut – mit starkem Farbkontrast und keinen Hintergrundbildern oder Linien, die den Text stören.

Andere sind etwas zu unruhig für eine Barrierefreiheit.

Deshalb wähle ich Kein Design aus.

Mit diesen einfachen Schritten habe ich dafür gesorgt, dass meine E-Mails für alle meine Empfänger barrierefrei sind.

Weitere Informationen finden Sie unter aka.ms/OfficeAccessibility.

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