Video: Suchen nach einem Datensatz in einem Formular durch Auswählen eines Werts in einer Liste

Ihr Browser unterstützt kein Video. Installieren von Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player oder Internet Explorer 9.

Mit dem Kombinationsfeld-Assistent können Sie schnell eine Dropdownliste erstellen, über die Sie in einem Formular nach Datensätzen suchen können. Angenommen, Sie haben ein Formular, in dem Mitarbeiterkontaktinformationen angezeigt werden, und möchten in diesem Formular nach einem Datensatz suchen. Sie könnten dann in einem Kombinationsfeld im Kopfbereich des Formulars den Namen eines Mitarbeiters auswählen, und schon würde im Formular der Datensatz dieses Mitarbeiters angezeigt.

Hinweis :  Der Kombinationsfeld-Assistent ist für webkompatible Formulare deaktiviert. Daher gilt die Vorgehensweise in diesem Video nur für Clientformulare. Wenn Sie nicht genau wissen, welche Art von Formular Sie bearbeiten, sehen Sie sich das Symbol des Formulars im Navigationsbereich an. Ein webkompatibles Objekt ist daran zu erkennen, dass sein Symbol einen kleinen Globus enthält.

Inhalt dieses Videos

Hinzufügen eines Kombinationsfelds zu dem Formular

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular, und klicken Sie dann auf Layoutansicht.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Steuerelemente im Katalog Steuerelemente auf den nach unten zeigenden Pfeil, und vergewissern Sie sich, dass die Option Steuerelement-Assistenten verwenden aktiviert ist.

  3. Klicken Sie im Katalog Steuerelemente auf das Steuerelement Kombinationsfeld, und klicken Sie dann im Formularkopf auf die Stelle, an der das Kombinationsfeld platziert werden soll.

    Wird nun in Access ein Sicherheitshinweis angezeigt, klicken Sie auf Öffnen, damit der Assistent gestartet wird.

  4. Aktivieren Sie auf der ersten Seite des Kombinationsfeld-Assistenten die Option Einen Datensatz im Formular anhand des Werts suchen, den ich im Kombinationsfeld ausgewählt habe. Wird diese Option nicht angezeigt, sollten Sie den Abschnitt Wenn die Option Einen Datensatz im Formular anhand des Werts suchen, ... nicht verfügbar ist lesen.

  5. Wählen Sie auf der nächsten Seite des Assistenten in der Liste Verfügbare Felder das Feld aus, dessen Inhalt im Kombinationsfeld angezeigt werden soll, und verwenden Sie die Pfeilschaltfläche, um das Feld zur Liste Ausgewählte Felder hinzuzufügen.

Hinweis : Sie können dem Kombinationsfeld mehrere Felder hinzufügen, für die Suche nach einem Datensatz wird aber nur das erste Feld verwendet. Achten Sie darauf, dass jeder Datensatz eindeutig durch das Feld identifiziert wird, das Sie ausgewählt haben. Wenn Sie ein Feld wie Nachname auswählen und mehrere Datensätze denselben Nachnamen enthalten, wird in Access nur der erste Datensatz gefunden, der diesen Nachnamen enthält. Dies gilt selbst dann, wenn Sie dem Kombinationsfeld das Feld Vorname hinzugefügt haben. Eine bewährte Vorgehensweise besteht darin, in der Datensatzquelle des Formulars ein berechnetes Feld zu erstellen, in dem mindestens zwei Felder verkettet werden, und dieses berechnete Feld dann als Wert des Kombinationsfelds zu verwenden. Weitere Informationen zum Erstellen von berechneten Feldern finden Sie im Siehe auch-Abschnitt dieses Artikels.

  1. Auf der nächsten Seite des Assistenten wird gezeigt, wie die erstellte Liste aussehen wird.

    • Vergewissern Sie sich, dass das Kontrollkästchen Schlüsselspalte ausblenden (empfohlen) aktiviert ist.

    • Justieren Sie gegebenenfalls die Spaltenbreiten, und führen Sie einen Bildlauf nach unten durch, um sich zu vergewissern, dass jeder Wert hineinpasst.

  2. Geben Sie auf der nächsten Seite des Assistenten eine Beschriftung für das Kombinationsfeld ein, beispielsweise „Kontakt suchen“.

  3. Klicken Sie auf Fertig stellen.

    Das Kombinationsfeld wird auf dem Formular platziert. Vergewissern Sie sich, dass das Kombinationsfeld im Formularkopf angezeigt wird. Verwenden Sie bei Bedarf die Befehle für Einfügen, Teilen und Zusammenführen auf der Registerkarte Anordnen, um im Formularkopf Zellen zu erstellen, die für das neue Kombinationsfeld geeignet sind.

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ansichten auf Formularansicht. Testen Sie das Kombinationsfeld, um sich zu vergewissern, dass es wie gewünscht funktioniert.

Seitenanfang

Sortieren der Werte im Kombinationsfeld

In den meisten Fällen sind die Werte in einem Kombinationsfeld nicht sortiert. Gehen Sie wie folgt vor, um die gewünschte Sortierung hinzuzufügen:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ansichten auf Layoutansicht.

  2. Wählen Sie das Kombinationsfeld aus.

  3. Wird das Eigenschaftenblatt nicht angezeigt, drücken Sie F4, um es anzuzeigen.

  4. Klicken Sie auf dem Eigenschaftenblatt auf der Registerkarte Alle im Eigenschaftsfeld Datensatzherkunft auf die Generator-Schaltfläche Schaltflächensymbol .


Der Abfrage-Generator wird geöffnet. Das Feld, das Sie zuvor im Schritt 5 ausgewählt haben, wird im Abfrageraster in seiner eigenen Spalte angezeigt.

  1. Wähen Sie in der Zeile Sortierung des Felds, das Sie für das Kombinationsfeld ausgewählt haben, die gewünschte Sortierreihenfolge aus (Aufsteigend oder Absteigend).

  2. Klicken Sie im Menüband auf Schließen, und klicken Sie dann auf Ja, damit die Änderungen gespeichert werden.

  3. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ansichten auf Formularansicht. Testen Sie das Kombinationsfeld, um sich zu vergewissern, dass es wie gewünscht funktioniert.

Seitenanfang

Wenn die Option Einen Datensatz im Formular anhand des Werts suchen, ... nicht verfügbar ist

Wenn die Option Einen Datensatz im Formular anhand des Werts suchen, den ich im Kombinationsfeld/Listenfeld ausgewählt habe nicht auf der ersten Seite des Assistenten angezeigt wird, ist die wahrscheinliche Ursache, dass das Formular nicht an eine Tabelle oder gespeicherte Abfrage gebunden ist. Das Formular muss an ein Objekt gebunden sein, das im Navigationsbereich unter Tabellen oder Abfragen verfügbar ist.

Gehen Sie wie folgt vor, um zu prüfen, ob das Formular an eine Tabelle oder gespeicherte Abfrage gebunden ist:

  1. Klicken Sie auf Abbrechen, damit der Assistent geschlossen wird.

  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Kombinations- oder Listenfeld, das Sie erstellt haben, und klicken Sie dann auf Löschen.

  3. Wird das Eigenschaftenblatt nicht angezeigt, drücken Sie F4, um es anzuzeigen.

  4. Wählen Sie in der Liste, die sich oben auf dem Eigenschaftenblatt befindet, den Eintrag Formular aus.

  5. Sehen Sie sich auf dem Eigenschaftenblatt auf der Registerkarte Daten das Eigenschaftsfeld Datensatzquelle an. Dieses Feld muss den Namen einer Tabelle oder gespeicherten Abfrage enthalten, damit Sie die Vorgehensweisen nutzen können, die in diesem Artikel beschrieben sind. Ist das Feld leer, können Sie eine vorhandene Tabelle oder Abfrage als Datensatzquelle auswählen oder eine neue Abfrage erstellen, die als Datensatzquelle fungiert. Enthält das Feld eine SELECT-Anweisung, haben Sie die Möglichkeit, diese Anweisung in eine gespeichert Abfrage zu konvertieren. Sobald Sie eine dieser Aufgaben abgeschlossen haben, wird beim nächsten Ausführen des Kombinationsfeld-/Listenfeld-Assistenten die Option Einen Datensatz im Formular anhand des Werts suchen, ... angezeigt.

  6. Führen Sie je nach gewünschtem Ergebnis eine der folgenden Vorgehensweisen aus:

    • Option 1: Auswählen einer vorhandenen Tabelle oder Abfrage als Datensatzquelle

    Wenn Sie wissen, dass es in der Datenbank eine Tabelle oder Abfrage gibt, die die Datensätze enthält, nach denen Sie suchen möchten, verwenden Sie diese Vorgehensweise, um das Formular an das entsprechende Objekt zu binden.

    Hinweis :  Enthält das Eigenschaftsfeld Datensatzquelle eine SELECT-Anweisung, wird diese Anweisung beim Ausführen dieser Vorgehensweise dauerhaft gelöscht. Sofern Sie die Anweisung wiederherstellen möchten, sollten Sie sie in eine Textdatei oder in eine Datei eines Textverarbeitungsprogramms kopieren.

    1. Klicken Sie auf das Eigenschaftsfeld Datensatzquelle, und klicken Sie dann auf den Abwärtspfeil, der angezeigt wird.

    2. Wählen Sie eine der verfügbaren Tabellen oder Abfragen aus. Ist keine geeignete Tabelle oder Abfrage verfügbar, müssen Sie zunächst eine erstellen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Einführung in Tabellen oder Einführung in Abfragen.

    3. Speichern Sie das Formular, und wiederholen Sie dann die Vorgehensweise vom Anfang dieses Artikels. Im Assistent sollte nun die Option Einen Datensatz im Formular anhand des Werts suchen, den ich im Kombinationsfeld/Listenfeld ausgewählt habe angezeigt werden.

      • Option 2: Erstellen einer neuen gespeicherten Abfrage oder Konvertieren einer SELECT-Anweisung in eine gespeicherte Abfrage

      Befinden sich die Daten, nach denen Sie suchen möchten, in mehreren Tabellen, müssen Sie das Formular an eine Abfrage binden, in der die Daten aus diesen Tabellen ausgewählt werden.

  1. Klicken Sie Eigenschaftsfeld Datensatzquelle auf die Generator-Schaltfläche Schaltflächensymbol .

    Der Abfrage-Generator wird geöffnet.

    • War das Eigenschaftsfeld Datensatzquelle ursprünglich leer, wird das Dialogfeld Tabelle anzeigen angezeigt, und Sie können mit dem Erstellen einer neuen Abfrage beginnen. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Einführung in Abfragen. Sobald Sie die Abfrage erstellt haben, können Sie mit dem Schritt 2 beginnen.

    • Enthält das Eigenschaftsfeld Datensatzquelle ursprünglich eine SELECT-Anweisung, wird diese Abfrage im Abfrage-Generator angezeigt. Beginnen Sie mit dem Schritt 2, um die Anweisung in eine gespeicherte Abfrage zu konvertieren.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Schließen auf Speichern unter.

  3. Geben Sie im Dialogfeld Speichern unter in das Feld 'AbfrageN' speichern unter: den Namen für die Abfrage ein.

  4. Achten Sie darauf, dass im Feld Als die Option Abfrage ausgewählt ist, und klicken Sie auf OK.

  5. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwurf in der Gruppe Schließen auf Schließen.

  6. Klicken Sie auf Ja, damit die an der Abfrage vorgenommenen Änderungen gespeichert werden und die Eigenschaft aktualisiert wird.

    Das Formular wird in der Entwurfsansicht angezeigt, und die Eigenschaft Datensatzquelle wurde so geändert, dass für sie der Name der neuen gespeicherten Abfrage angezeigt wird.

  7. Speichern Sie das Formular, und wiederholen Sie dann die Vorgehensweise vom Anfang dieses Artikels. Im Assistent sollte nun die Option Einen Datensatz im Formular anhand des Werts suchen, den ich im Kombinationsfeld/Listenfeld ausgewählt habe angezeigt werden.

Seitenanfang

Ihre Fähigkeiten erweitern
Schulung erkunden
Neue Funktionen als Erster erhalten
An Office Insider teilnehmen

War diese Information hilfreich?

Vielen Dank für Ihr Feedback!

Vielen Dank für Ihr Feedback. Es klingt, als ob es hilfreich sein könnte, Sie mit einem unserer Office-Supportmitarbeiter zu verbinden.

×