Kommunikation auf Ihre Art

Planen einer Besprechung zur Nachverfolgung

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Wenn Sie eine formellere Besprechung benötigen, um wichtige Entscheidungen zu treffen, machen Sie daraus eine Skype for Business-Besprechung. Erfahren Sie, wie Sie eine Skype for Business-Besprechung aus einer Outlook-E-Mail heraus planen können.

Das folgende Verfahren beschreibt, wie Sie Aufgaben auf einem Computer unter Windows ausführen. Anweisungen für andere Geräte finden Sie unter Spezifische Vorgehensweisen für Ihr Gerät.

So planen Sie auf Ihrem PC eine Skype for Business-Besprechung aus einer Outlook-E-Mail heraus
  1. Wählen Sie in Outlook die E-Mail mit der Aufforderung zum Erstellen einer Besprechungsanfrage aus.

  2. Klicken Sie im Outlook-Menüband in der Gruppe "Antworten" auf die Schaltfläche Mit Besprechungsanfrage antworten.

    Schaltfläche "Antworten mit Besprechungsanfrage"

    Es wird eine neue Besprechungseinladung geöffnet, deren E-Mail-Thread bereits mit den Namen der einzelnen Personen oder ihrem E-Mail-Alias ausgefüllt ist. Außerdem bezieht Outlook eine Kopie der ursprünglichen E-Mail ein, damit sich die eingeladenen Personen darauf beziehen können, und es sorgt dafür, dass der Besprechungsbetreff mit dem Betreff der E-Mail identisch ist. Bei Bedarf können Sie an jeder der beiden Angaben Änderungen vornehmen.

  3. Klicken Sie im Menüband des Besprechungsfensters in der Gruppe "Anzeigen" auf denTerminplanungs-Assistenten. Suchen Sie ein Datum und eine Uhrzeit, die für jeden Beschreibungsteilnehmer funktioniert.

    Schaltfläche "Terminplanungs-Assistent"

  4. Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Skype-Besprechung, um aus der Besprechung eine Onlinebesprechung zu machen.

    Schaltfläche "Skype-Besprechung"

    Beachten Sie, dass im Textkörper der Besprechung die Information "An Skype-Besprechung teilnehmen" hinzugefügt wurde.

  5. Klicken Sie auf Senden.

Spezifische Vorgehensweisen für Ihr Gerät

Sie können eine Skype for Business-Besprechung mit Outlook für Android nicht planen, doch Sie haben einige Optionen:

  • Wenn Ihre Besprechung klein ist (nur wenige Personen daran teilnehmen), könnten Sie sie in Outlook für Android als normale Besprechung planen und dann bei Besprechungsbeginn alle Teilnehmer über Skype for Business auf Ihrem Android-Gerät anrufen. (Verwenden Sie dieWähltastatur, um die erste Person anzurufen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche für Weitere (...), und wählen Sie Teilnehmer hinzufügen aus, um weitere Personen hinzuzufügen.)

  • Wenn Ihre Besprechung größer ist, machen Sie daraus am besten eine Skype for Business-Besprechung auf Ihrem PC oder iOS-Gerät.

    Hinweis : Sie können eine Skype for Business-Besprechung mit Outlook für Android zwar nicht planen, doch können Sie auf Ihrem Android-Gerät an einer Skype for Business-Besprechung teilnehmen!

So planen Sie eine Skype for Business-Besprechung auf dem iPhone und iPad
  1. Tippen Sie in der E-Mail mit der Aufforderung zum Erstellen einer Besprechungsanfrage auf die Schaltfläche "Zurück", um zu Ihrem Posteingang zurückzukehren.

  2. Tippen Sie auf das Symbol Kalender.

  3. Tippen Sie oben im Bildschirm "Kalender" auf das Symbol +.

  4. Geben Sie ein Besprechungsthema, eine Uhrzeit und die Namen der Teilnehmer ein.

  5. Tippen Sie auf den Schalter Skype-Anruf, um aus der Besprechung eine Onlinebesprechung zu machen.

  6. Geben Sie alle weiteren benötigten Informationen ein.

  7. Tippen Sie oben auf dem Bildschirm auf Speichern.

Sie können eine Skype for Business-Besprechung mit Outlook für Windows Phone nicht planen, doch Sie haben einige Optionen:

  • Wenn Ihre Besprechung klein ist (nur wenige Personen daran teilnehmen), könnten Sie sie in Outlook für Windows Phone als normale Besprechung planen und dann bei Besprechungsbeginn alle Teilnehmer über Skype for Business auf Ihrem Windows Phone anrufen. (Tippen Sie auf das Kontaktbild der ersten Person und dann auf die Schaltfläche Anruf oder Videoanruf. Tippen Sie auf die drei Punkte (...), um der Besprechung die anderen Teilnehmer hinzuzufügen.)

  • Wenn Ihre Besprechung größer ist, planen Sie sie am besten als eine Skype for Business-Besprechung auf Ihrem PC oder iOS-Gerät.

    Hinweis : Sie können eine Skype for Business-Besprechung mit Outlook für Windows Phone zwar nicht planen, doch können Sie auf Ihrem Windows Phone an einer Skype for Business-Besprechung teilnehmen!

Skype for Business ist für Mac OS X nicht verfügbar.

So planen Sie eine Skype for Business-Besprechung aus einer Outlook Online-E-Mail heraus
  1. Wählen Sie in Outlook Online die E-Mail mit der Aufforderung zum Erstellen einer Besprechungsanfrage aus.

  2. Klicken Sie auf einen Kontakt, um die zugehörige Skype for Business-Schnellstartleiste anzuzeigen. Klicken Sie auf das Symbol für "Ereignis planen". Es sieht wie eine Kalenderseite aus.

  3. Daraufhin wird eine neue Besprechungseinladung geöffnet, in der der Name der ausgewählten Person oder der von Ihnen ausgewählte E-Mail-Alias bereits eingetragen ist.

  4. Wenn Sie einen weiteren Teilnehmer hinzufügen möchten, geben Sie seinen Namen dort ein, wo Personen hinzufügen steht. Klicken Sie auf seinen Namen, um ihn der Liste "Teilnehmer" hinzuzufügen.

  5. Klicken Sie auf denTerminplanungs-Assistenten, um ein Datum und eine Uhrzeit zu suchen, die für jeden Teilnehmer funktioniert.

  6. Klicken Sie in der Menüleiste auf Skype-Besprechung > Skype-Besprechung hinzufügen, um aus der Besprechung eine Onlinebesprechung zu machen.

    Beachten Sie, dass im Textkörper der Besprechung der Link "An Onlinebesprechung teilnehmen" und die entsprechende Information hinzugefügt wurde.

  7. Klicken Sie auf Senden.

Weil Skype for Business in Outlook integriert ist, kann ich eine Besprechungsanfrage direkt aus einer E-Mail heraus erstellen.

Hier ist Maries E-Mail mit der Bitte um eine Aktualisierung der Budgetzahlen in der Präsentation.

Ich plane die Nachbesprechung, indem ich im Outlook-Menüband auf die Schaltfläche Besprechung klicke.

In der Antwort mit der Besprechungsoption werden die Besprechungsteilnehmer aus der E-Mail automatisch hinzugefügt, zusammen mit dem Betreff und dem ursprünglichen E-Mail-Thread.

Ich ermittle mit dem Terminplanungs-Assistenten eine Uhrzeit, zu der jeder verfügbar ist ... Dann klicke ich auf die Schaltfläche Skype-Besprechung, um eine Onlinebesprechung festzulegen.

Wie Sie sehen können, wurde die Info zur Skype for Business-Besprechung der Besprechungseinladung hinzugefügt. Jetzt muss ich nur noch auf Senden klicken.

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