Hinzufügen und Bearbeiten von Daten

Kopieren von Daten aus Excel

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Nutzen Sie die Vorteile der optimierten Bearbeitungs-, leistungsstarken Abfrage- und hilfreichen Berichterstellungsfunktionen in Access, indem Sie Daten aus einer Excel-Tabelle kopieren. Fügen Sie Ihre Daten in eine vorhandene Tabelle oder eine neue, leere Tabelle ein.

Stellen Sie vor dem Kopieren von Daten sicher, dass sie einheitlich und strukturiert sind, damit sie einwandfrei kopiert werden können.

Bereinigen Ihrer Daten
  • Alle Daten in einer Spalte sollten vom selben Typ sein und ein ähnliches Format haben. Stellen Sie beispielsweise sicher, dass alle Telefonnummern eine Ortsvorwahl, aber keine Auslandsvorwahl, haben, alle Adressen Ort und Bundesland/Kanton, aber kein Land, umfassen und alle Preise die Cent-Angabe enthalten – sogar, wenn Sie ",00" eintragen.

  • Entfernen Sie alle Unterüberschriften, Haupt- oder Kommentarzeilen und leeren Zeilen.

    Hinweis : Fügen Sie diese Zeilen später bei Bedarf mithilfe einer Access-Abfrage sowie den Gruppierungs- und Summierungsfunktionen für Berichte wieder hinzu.

    Wenn Sie die Daten in eine vorhandene Access-Tabelle einfügen, stellen Sie sicher, dass Ihre Excel-Tabelle dieselbe Spaltenanzahl – in derselben Reihenfolge – wie die Access-Tabelle hat. (Wenn Sie dagegen eine neue Access-Tabelle mit diesen Daten erstellen möchten, können Sie die Spalten ganz nach Belieben benennen und anordnen.)

    Tipp : Eine bewährte Methode bei Datenbanken ist das Auflisten jeder Information in einer eigenen Spalte. Teilen Sie beispielsweise Vorname und Nachname in unterschiedliche Spalten auf, und verfahren Sie genauso für Postleitzahl, Straße und Hausnummer, Ort und Bundesland/Kanton.

Hinzufügen von Excel-Daten zu einer neuen Tabelle
  1. Wählen Sie die Daten, die Sie der Tabelle hinzufügen möchten, in Excel aus, und kopieren Sie sie.

  2. Wählen Sie in Access Start > Einfügen aus.

  3. Um anzugeben, ob die erste Zeile Ihrer Daten Spaltenüberschriften enthält, wählen Sie Ja oder Nein aus.

  4. Wenn Sie möchten, benennen Sie die Tabellen und Felder um.

Hinzufügen von Excel-Daten zu einer vorhandenen Tabelle
  1. Wählen Sie die Daten, die Sie der Tabelle hinzufügen möchten, in Excel aus, und kopieren Sie sie.

  2. Öffnen Sie in Access die Tabelle, in die Sie die Daten einfügen möchten.

  3. Wählen Sie am Ende der Tabelle eine leere Zeile aus.

  4. Wählen Sie Start > Einfügen > Am Ende anfügen aus.

Wenn Sie Excel-Daten in eine Access-Datenbank kopieren, bleiben die ursprünglichen Daten in Excel unverändert.

Weitere Tipps gefällig?

Video: Verschieben von Daten von Excel nach Access

Excel-Schulung

Outlook-Schulung

Sie haben Excel bisher wahrscheinlich zum Speichern von Datenlisten wie Kontakten verwendet.

Wenn sich Ihre Liste in Excel aber nur mühsam verwalten lässt, empfiehlt es sich, sie in Access zu verschieben. Dann können Sie dessen Abfrage- und Berichterstellungsfunktionen nutzen.

Als eine Möglichkeit können Sie die Excel-Daten einfach kopieren und in Access einfügen – und zwar in eine vorhandene oder eine neue Tabelle. Das geht so:

Vielleicht müssen Sie in Excel erst Daten bereinigen. Access-Tabellen erfordern nämlich strukturierte Daten zum präziseren Speichern von Informationen.

Sorgen Sie dafür, dass sämtliche Daten in jeder Spalte denselben Typ haben, z. B. "Text", "Datum" oder" Zahl".

Entfernen Sie alle Unterüberschriften, Hauptzeilen oder leeren Zeilen. Sie können sie später mit den Gruppierungs- und Summierungsfunktionen von Access-Abfragen und -Berichten neu erstellen.

Wenn Sie Ihre Excel-Daten in eine vorhandene Access-Tabelle einfügen möchten, stellen Sie sicher, dass die Daten dieselbe Spaltenanzahl wie die Tabelle haben und dass die Reihenfolge der Spalten gleich ist.

Vielleicht müssen Sie in Ihrem Excel-Arbeitsblatt leere Spalten hinzufügen, damit alles zusammenpasst.

Wenn Sie in Access eine neue Tabelle erstellen, formatieren Sie das Excel-Arbeitsblatt so, wie es für Sie am nützlichsten ist.

So empfiehlt es sich zum Beispiel, die Vor- und Nachnamen in eigene Spalten aufzuteilen, ...

... und auch Adressinformationen sind normalerweise nützlicher, wenn sie in Spalten aufgeteilt werden.

Nachdem Sie Ihre Daten vorbereitet haben, können Sie sie auswählen ...

und in die Zwischenablage kopieren.

Wenn Sie in Access eine neue Tabelle mit diesen Daten erstellen möchten, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste in den Navigationsbereich, und wählen Sie Einfügen aus.

Wenn Ihre kopierten Daten die Spaltenüberschriften enthalten, wählen Sie Ja aus. Andernfalls wählen Sie Nein aus.

Access erstellt eine neue Tabelle, mit der Sie jetzt arbeiten können.

Wenn Sie Daten in eine vorhandene Tabelle einfügen möchten, doppelklicken Sie in Access auf diese Tabelle.

Wählen Sie das Sternchen in der leeren Zeile unten aus, um diese Zeile hervorzuheben. Wählen Sie anschließend auf der Registerkarte "Start" den Abwärtspfeil unter "Einfügen" und dann Am Ende anfügen aus.

Wenn Ihre Excel-Daten mit den Spalten Ihrer Access-Tabelle nicht übereinstimmen, müssen Sie den Einfügevorgang vielleicht mehrmals ausprobieren.

Bei Einfügeproblemen überprüfen Sie die Datentypen jeder Spalte in der Access-Tabelle.

Dazu können Sie die Registerkarte Felder auswählen und dann in eine Spalte klicken. Der Datentyp dieser Spalte wird hier gezeigt. Sorgen Sie dafür, dass die Daten, die Sie in die Spalte einzufügen versuchen, mit diesem Datentyp übereinstimmen.

Nachdem Sie die Daten eingefügt haben, können Sie in Access damit arbeiten. Weil dies eine Kopie der Daten ist, bleiben Ihre ursprünglichen Daten in Excel unverändert.

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