Erstellen von barrierefreieren E-Mail-Nachrichten in Outlook

Hinzufügen von barrierefreien Tabellen und Listen zu E-Mails

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Das Hinzufügen einer Struktur (beispielsweise von Aufzählungen und Tabellen) zu Text hilft, die Reihenfolge und Beziehungen darin für Sprachausgaben und Braille-Schreibgeräte zu vermitteln.

Erstellen einer Aufzählung

  1. Wählen Sie Nachricht > Aufzählungszeichen aus.

  2. Geben Sie jedes Listenelement in einem eigenen Absatz ein. Drücken Sie zweimal die EINGABETASTE, um die Liste zu beenden.
    Oder markieren Sie vorhandenen Text, und wählen Sie Nachricht > Aufzählungszeichen aus.

Erstellen einer nummerierten Liste

  1. Wählen Sie Nachricht > Nummerierung aus.

  2. Geben Sie jedes Listenelement in einem eigenen Absatz ein. Drücken Sie zweimal die EINGABETASTE, um die Liste zu beenden.
    Oder markieren Sie vorhandenen Text, und wählen Sie Nachricht > Nummerierung aus.

Erstellen einer Tabelle

  1. Wählen Sie die Stelle aus, an der Sie die Tabelle hinzufügen möchten.

  2. Wählen Sie Einfügen > Tabelle und dann die gewünschte Anzahl von Spalten und Zeilen aus.

  3. Fügen Sie der Tabelle Text hinzu.

Formatieren einer barrierefreien Tabelle

  1. Wählen Sie eine beliebige Stelle in der Tabelle aus, und wechseln Sie zu Entwurf.

  2. Wählen Sie die gewünschten Entwurfsfunktionen aus, z. B. Kopfzeile, Gebänderte Zeilen und Erste Spalte.

  3. Wenn Sie weitere Tabellenformatvorlagen anzeigen möchten, wählen Sie Entwurf > Schaltfläche Weitere aus.

    Screenshot der ersten sechs Tabellenformatvorlagen und der Schaltfläche "Weitere" zum Anzeigen aller Tabellenformatvorlagen
  4. Wählen Sie eine Formatvorlage mit starken Kontrastfarben aus.

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Excel-Schulung

Word-Schulung

PowerPoint-Schulung

Manchmal enthalten E-Mail-Nachrichten Informationen, die mehr Struktur als ein einfacher Text erfordern.

Durch die Erstellung einer Aufzählung oder einer Tabelle können Sie die Reihenfolge und Beziehungen im Text effektiver vermitteln.

So möchten Sie beispielsweise jemand eine Liste der Schritte senden, die für ein freigegebenes Projekt wichtig sind.

Manuell erstellte Listen können aber schwer zu lesen sein und Barrierefreiheitstools Schwierigkeiten bei deren korrekter Verarbeitung haben.

Outlook und Word verfügen über integrierte Funktionen, mit denen sich einfachere, barrierefreiere Listen erstellen lassen, die von Sprachausgaben und Braille-Schreibgeräten entsprechend vorgelesen werden können.

Hier würde eine Sprachausgabe beispielsweise vorlesen:

"Liste, 1, Öffnen Sie eine neue E-Mail-Nachricht, geben Sie die Elemente für Ihre Liste ein, wählen Sie sie dann aus.

2, Wechseln Sie zu 'Nachricht', 'Aufzählungszeichen'."

Tabellen bieten sogar noch mehr Struktur zum Vermitteln der Beziehungen zwischen Informationselementen.

Sie können Tabellen in Outlook erstellen oder sie aus anderen Office-Apps wie Word einfügen.

Office-Apps arbeiten zusammen, damit Sprachausgaben den Text weiterhin nahtlos erkennen können.

In dieser Tabelle wird jedes Element in einem Monatsbudget mit dem Betrag dafür verbunden: 800 Euro für "Miete/Hypothek" und 50 Euro für Gas.

Um Tabelleninformationen optimal zu nutzen, müssen Sie wissen, welche Informationsart in den Spalten enthalten ist.

Hier habe ich nur 2 Spalten: ein Element und einen Betrag.

Die Bezeichnungen am Anfang dieser Spalten lauten "Tabellenkopfzeilen" oder manchmal "Spaltenüberschriften" .

Sprachausgaben verwenden die Informationen in der Kopfzeile zum Definieren einer Position in der Tabelle.

Tatsächlich wiederholen viele Sprachausgaben die Kopfzeile für den Zuhörer, damit jeder immer herausfinden kann, dass 120 Euro der Betrag für das Element "Kreditkarten" ist.

Bei einer Sprachausgabe besteht die Kopfzeile jedoch nicht einfach aus den Wörtern in der ersten Zeile einer Tabelle. Sie ist ein speziell definierter Bereich.

Ich möchte jetzt dieser Tabelle definierte Kopfzeilen hinzufügen, damit "Element" und "Betrag" von einer Sprachausgabe so verstanden und einfacher visuell identifiziert werden.

Während eine Zelle ausgewählt ist, wechsle ich zu Tabellentools, ...

Entwurf ...

und wähle Kopfzeile aus.

Ich lasse "Gebänderte Zeilen" und "Erste Spalte" aktiviert, weil eine Tabelle dadurch für jeden einfacher lesbar wird.

Um die Navigation in dieser Tabelle für jeden zu vereinfachen, suche ich als Nächstes eine Tabellenformatvorlage mit einem guten Farbkontrast aus.

Und hier ist mein Ergebnis!

Durch die Verwendung von integrierten Funktionen zum Organisieren von Textinformationen in Outlook können Sie mit jedem effektiver kommunizieren.

Weitere Informationen finden Sie unter aka.ms/OfficeAccessibility.

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