Hinzufügen von Tabellen

Erstellen von Tabellen und Festlegen von Datentypen

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Weil in Tabellen Ihre Daten gespeichert werden, sind sie das Rückgrat Ihrer Datenbank. Jede Tabelle enthält Informationen zu einem bestimmten Thema. So könnten in einer Lieferantentabelle beispielsweise die Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern von Lieferanten gespeichert werden.

Hinweis : Bevor Sie Tabellen erstellen, ist es hilfreich, wenn Sie Access-Datenbankobjekte verstehen.

Wenn Sie eine neue, leere Datenbank öffnen, erstellt Access automatisch eine leere Tabelle. Um diese Tabelle anzupassen, definieren Sie Ihre Felder, und fügen Sie Daten hinzu.

Umbenennen einer Tabelle in einer Desktopdatenbank

"Tabelle1" ist der Standardname der ersten Tabelle in einer neuen Desktopdatenbank. Es empfiehlt sich, die Tabelle sinnvoller zu benennen.

  1. Wählen Sie auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff Speichern Speichern aus.

  2. Geben Sie im Feld Tabellenname einen aussagekräftigen Namen ein.

Hinzufügen einer Tabelle zu einer Desktopdatenbank

Fügen Sie einer Datenbank bei Bedarf weitere Tabellen hinzu, selbst wenn Sie mit einer Vorlage begonnen haben.

  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Erstellen die Option Tabelle aus.
    Access fügt eine neue Tabelle namens "Tabelle<#> hinzu. Dabei steht <#> für die nächste sequenzielle, nicht genutzte Nummer.

  2. Benennen Sie die Tabelle mit dem Verfahren um, das unter Umbenennen einer Tabelle in einer Desktopdatenbank weiter oben in diesem Modul beschrieben wurde.

Speichern einer Tabelle

Vermeiden Sie vor dem Schließen Ihrer Datenbank den Verlust Ihrer Arbeit und der eingegebenen Daten, indem Sie Ihre Tabelle speichern. Wenn Sie die Datenbank zu schließen versuchen, Ihre Arbeit an einer Tabelle aber nicht gespeichert haben, fordert Sie Access zum Speichern auf. Sie können aber auch jederzeit Speichern auswählen.

Hinzufügen eines Felds durch Eingeben von Daten

  1. Geben Sie in der Datenblattansicht Daten in der Spalte Zum Hinzufügen klicken des Datenblatts ein.
    Access erstellt ein neues Feld.

    Bildschirmausschnitt der ID in der Tabelle "Lieferanten"

  2. Geben Sie in der Spaltenüberschrift einen neuen Namen für das Feld ein.

    Bildschirmausschnitt der Tabelle "Lieferanten" zeigt zwei Zeilen mit ID.

Ändern des Datentyps eines Felds

Wenn Sie ein Feld hinzufügen, indem Sie darin Daten eingeben, legt Access den Datentyp des Felds anhand seiner Inhalte fest. Zeigen Sie den Datentyp auf der Registerkarte Felder unter Datentyp an.

Bildschirmausschnitt zeigt das Datentypfeld.

So ändern Sie den Datentyp:

  1. Wählen Sie das Feld aus.

  2. Öffnen Sie auf der Registerkarte Felder" die Liste Datentyp, und wählen Sie einen Datentyp aus.

Hinzufügen eines Felds für einen bestimmten Datentyp

Access überprüft Daten während der Eingabe, um sicherzustellen, dass sie mit dem Datentyp des Felds übereinstimmen. Wenn Sie in einem Feld ein bestimmtes Datenformat benötigen, geben Sie dessen Datentyp beim Erstellen ein.

  1. Während die Tabelle in der Datenblattansicht geöffnet ist, wählen Sie Zum Hinzufügen klicken und dann den gewünschten Datentyp aus.

    Bildschirmausschnitt des Datentyp-Dropdownmenüs "Zum Hinzufügen klicken"

  2. Geben Sie einen aussagekräftigen Namen für das Feld ein, z. B. Nachname.

    Bildschirmausschnitt von Feld zum Hinzufügen eines aussagekräftigen Namens für eine Spalte

Weil Sie einen Datentyp angegeben haben, überprüft Access die von Ihnen im neuen Feld eingegebenen Daten. So wird beispielsweise in einem Datumsfeld kein Text akzeptiert. Die Angabe des Datentyps ist außerdem hilfreich zum Minimieren Ihrer Datenbankgröße.

Weitere Tipps gefällig?

Datentypen für Access-Apps

Datentypen für Access-Desktopdatenbanken

Excel-Schulung

Outlook-Schulung

Tabellen sind normalerweise die ersten Objekte, die Sie zu einer Datenbank hinzufügen, weil darin Ihre Daten gespeichert werden. Während ich diese Tabelle erstelle, identifiziere ich ihren Primärschlüssel. Außerdem lernen Sie die verschiedenen verfügbaren Datentypen kennen und sehen, wie Sie den Datentyp für jedes Feld festlegen können.

Ich füge meinen Entwurf hier oben zu Referenzzwecken ein. Wenn ich auf das Feld ID hier doppelklicke, sehe ich, dass es bearbeitet werden kann. Ich benenne das Feld in Kunden-ID um. Dann weiß ich immer, woher die Werte im Feld stammen – aus der Tabelle "Kunden". Alle Tabellen müssen einen Primärschlüssel haben, und "Kunden-ID" ist der Primärschlüssel für diese Tabelle.

Wenn ich die EINGABETASTE HIER drücke, wählt Access das nächste leere Feld aus und zeigt dieses Menü an. Die meisten dieser Elemente sind DATENTYPEN. Jedem Feld in Ihrer Datenbank muss ein Datentyp zugewiesen werden.

Datentypen machen das Speichern effizienter, weil sie die Größe Ihrer Felder steuern. Wenn Sie beispielsweise nur Namen erfassen möchten, müssen Sie dafür keinen riesigen Speicherplatz anlegen. Das scheint bei diesem einfachen Beispiel vielleicht nicht wichtig zu sein, ist es aber, wenn Sie eine Menge an Daten haben.

Mithilfe von Datentypen können Sie außerdem Fehler verhindern. So können Sie zum Beispiel keinen Namen in ein Feld eingeben, das für Datumsangaben und Uhrzeiten vorgesehen ist.

Ich möchte Ihnen jetzt schnell die Datentypen zeigen, die Sie verwenden können. Im Textfeld Kurzer Text können Sie bis zu 256 Zeichen eingeben. Hier ist Zahl, Währung, Datum und Uhrzeit und Ja/Nein.

Ein Ja/Nein-Feld kann die Werte "Ja" oder "Nein", "Wahr" oder "Falsch" oder aber "1" oder "0" enthalten.

Nachschlagen und Beziehung ist eigentlich kein Datentyp. Sie können damit aber eine Liste von Wahlmöglichkeiten in diesem Feld erstellen.

Bei Rich Text und Langer Text können Sie jeweils ein GB Text speichern. Für Desktopdatenbanken verwenden Sie "Rich Text" und für Access-Web Apps "Langer Text". Der Hauptunterschied ist der: Sie können bei "Rich Text" Schriftarten und andere Formatierungen anwenden, zum Beispiel Fett und Kursiv.

Mit dem Datentyp Anlage fügen Sie Bilder und andere Dateien an einen Datensatz an – so wie bei einer E-Mail. Mit dem Datentyp Link speichern Sie Web- und E-Mail-Adressen. Und mit dem Datentyp Berechnetes Feld können Sie beispielsweise Vor- und Nachnamen kombinieren oder einen Rabatt berechnen.

In dieser Tabelle gibt es einen weiteren Datentyp: AutoWert. Dieser Datentyp weist immer, wenn Sie einen neuen Datensatz hinzufügen, eine laufende Nummer zu. Sie können einen Wert in einem dieser Felder weder ändern noch löschen. Viele Primärschlüssel verwenden diesen Datentyp, weil hier die Regel gilt: Primärschlüsselwerte bleiben unverändert.

Wenn Sie in einer Access-Web App eine Tabelle erstellen, verwenden Sie den Datentyp Bild statt des Datentyps Anlage zum Speichern und Anzeigen von Bildern.

Bei diesem Feld wähle ich Kurzer Text aus, weil darin Namen gespeichert werden sollen, und 256 Zeichen bieten reichlich Speicherplatz. Beachten Sie, dass die Überschrift nach dem Auswählen des Datentyps bearbeitet werden kann. Ich gebe Vorname ein und drücke die TAB-TASTE, um das nächste leere Feld auszuwählen. Ich wähle erneut Kurztext aus ... und gebe dann Nachname ein. Die Festlegung von Vor- und Nachnamen als zwei separate Felder spiegelt das Prinzip meines Datenbankentwurfs wider, dass jedes Feld die kleinstmögliche Dateneinheit enthalten sollte.

Ich drücke STRG+S, um die Tabelle zu speichern. Die nenne ich Kunden.

Damit habe ich jetzt einen Primärschlüssel und Felder vom Typ "Kurzer Text" für Vor- und Nachnamen. Jedes Feld enthält die kleinstmögliche Dateneinheit und hat einen Datentyp. Nun ist alles festgelegt, was für diese Tabelle benötigt wird.

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