Verwalten von Daten mit Abfragen

Erstellen von Abfragen mit mehr als einer Datenquelle

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Oft erstellen Sie zum Abrufen der benötigten Antworten Abfragen, die Informationen aus mehr als einer Tabelle oder aus einer Kombination von Tabellen und Abfragen sammeln.

Erste Schritte mit Verknüpfungen

Manchmal müssen Sie Daten aus mehr als einer Datenquelle (Tabelle oder Abfrage) verwenden, um eine Frage zu beantworten. So möchten Sie beispielsweise sehen, wie viele Kunden in einer bestimmten Region ein bestimmtes Produkt bestellt haben.

Wenn Sie mehr als eine Datenquelle hinzufügen, verwendet Access die vorhandenen definierten Beziehungen zwischen ihnen oder erstellt Verknüpfungen zwischen ihnen für Abfragezwecke. Eine Verknüpfung ist einfach eine Art von Beziehung zwischen Datenquellen in einer Abfrage.

Hinweis : Verknüpfungen sind temporär und werden nur der Abfrage zugeordnet. Wenn Sie häufig dieselbe Verknüpfung zwischen Tabellen erstellen, möchten Sie vielleicht eine dauerhafte Beziehung zwischen ihnen erstellen.

Innere Verknüpfungen

Die meisten Verknüpfungen sind innere Verknüpfungen. Dies ist das Pendant zu äußeren Verknüpfungen, die in Erstellen von Abfragen mit äußeren Verknüpfungen behandelt werden.

Eine innere Verknüpfung gibt Daten aus einer Datenquelle nur dann zurück, wenn sie in der anderen Quelle übereinstimmende Datensätze findet. Wenn Sie beispielsweise Informationen zu Produkten und Aufträgen abfragen, werden nur Daten für Produkte angezeigt, bei denen es einen übereinstimmenden Auftrag gibt.

Screenshot der Tabellen "Produkt" und "Aufträge"

Selbstverknüpfungen

Eine Selbstverknüpfung verknüpft zwei Kopien derselben Tabelle oder Abfrage. Verwenden Sie sie zum Kombinieren von Datensätzen aus derselben Tabelle, wenn die verknüpften Felder übereinstimmende Werte enthalten.

Angenommen beispielsweise, dass Sie eine Tabelle "Mitarbeiter" haben, in der alle Mitarbeiter in Ihrer Organisation, einschließlich der Vorgesetzten, aufgeführt sind. Die Tabelle enthält ein Feld "Vorgesetzte/r" mit der ID des bzw. der Vorgesetzten.

ID

Nachname

Vorname

Vorgesetzte/r

1

Faber

Giselle

5

2

Eitner

Werner

3

Klein

Berend

10

4

Stein

Sofia

5

5

Tropschuh

Maximilian

2

6

Nuber

Conrad

10

7

Wilske

Adrian

10

8

Günther

Louisa

10

9

Heinrich

Jule

5

10

Dempsey

Molly

3

Um den Namen des/der Vorgesetzten eines Mitarbeiters zu ermitteln, suchen Sie den Mitarbeiter in der Tabelle, suchen Sie die Vorgesetzten-ID im Feld "Vorgesetzte/r", und schlagen Sie dann die ID des/der Vorgesetzten in demselben Feld "Mitarbeiter" nach. So hat beispielsweise der Vorgesetzte von Giselle die Mitarbeiter-ID 5 – das ist Maximilian Tropschuh.

Um diese Aufgabe zu automatisieren, fügen Sie die Tabelle "Mitarbeiter" Ihrer Abfrage zweimal hinzu, und erstellen Sie dann eine Selbstverknüpfung. Wenn Sie die Datenquelle zum zweiten Mal hinzufügen, fügt Access an den Namen der zweiten Instanz automatisch "_1" an. Wenn Sie beispielsweise die Tabelle "Mitarbeiter" zweimal hinzufügen, wird die zweite Instanz "Mitarbeiter_1" genannt. Um die Namen der Vorgesetzten für die einzelnen Mitarbeiter anzuzeigen, erstellen Sie eine Verknüpfung zwischen dem Feld "Vorgesetzte/r" in der Tabelle "Mitarbeiter" und dem Feld "Mitarbeiter-ID" in der Tabelle "Mitarbeiter_1".

1. Hinzufügen von Datenquellen
  • Wählen Sie Erstellen > Abfrageentwurf aus.

Fügen Sie alle Tabellen und Abfragen hinzu, die Sie als Datenquellen benötigen. (Und keine Sorge: Wenn Sie eine Tabelle oder Abfrage vergessen, gibt es später immer noch eine Gelegenheit, weitere Datenquellen hinzuzufügen.)

Die Datenquellen enthalten möglicherweise Tabellen, aus denen Sie Informationen (z. B. eine Tabelle "Produkte") anzeigen möchten, und Tabellen mit Informationen, die Sie für Kriterien verwenden müssen.

Denken Sie daran, dass vorhandene gespeicherte Abfragen auch als Datenquellen zur Verfügung stehen. Wenn Sie beispielsweise bereits eine Abfrage erstellt haben, um alle Aufträge für einen bestimmten Monat zu suchen, verwenden Sie diese Abfrage und dazu die Tabelle "Produkte", um alle Produkte anzuzeigen, die in einem bestimmten Monat verkauft wurden.

2. Verknüpfen von verwandten Datenquellen
  • Wenn Sie eine Verknüpfung selber hinzufügen möchten, ziehen Sie ein Feld aus einer Datenquelle auf ein entsprechendes Feld in einer anderen Datenquelle. Access erstellt standardmäßig eine innere Verknüpfung.

Bei den meisten Beziehungen erstellt Access eine innere Verknüpfung. Und wenn Sie angegeben haben, dass referenzielle Integrität erzwungen werden soll, wird diese einbezogen. In einigen Fällen aber erstellt Access nicht die benötigte Verknüpfung. Wenn Sie Ihrer neuen Abfrage beispielsweise vorhandene Abfragen hinzufügen und keine Beziehungen erstellt haben, erstellt Access nicht automatisch Verknüpfungen.

3. Schließen Sie die Abfrage ab.
  • Führen Sie die üblichen Schritte zum Erstellen einer Abfrage aus: Ausgabefelder hinzufügen, beliebige Kriterien hinzufügen und dann die Abfrage ausführen oder speichern. Entsprechende Anweisungen finden Sie unter Erstellen von einfachen Abfragen.

Weitere Tipps gefällig?

Excel-Schulung

Outlook-Schulung

In diesem Video erfahren Sie, wie Sie eine Auswahlabfrage mit mehreren Datenquellen erstellen.

Sie erfahren, wie Sie mithilfe von "Verknüpfungen" eine Übereinstimmung zwischen diesen Datenquellen schaffen.

Außerdem lernen Sie die verschiedenen verfügbaren Verknüpfungstypen kennen.

Zum Erstellen einer Auswahlabfrage, die mehr als eine Datenquelle verwendet, führen Sie die gleichen grundlegenden Schritte wie zum Erstellen einer Auswahlabfrage mit nur einer Datenquelle aus.

Sie öffnen den Abfrage-Designer, wählen Ihre Tabellen oder Abfragen aus und fügen Ihre Felder hinzu.

Doch es gibt eine Variante.

Wenn Sie mehrere Quellen für Daten abfragen, müssen Sie eine Übereinstimmung zwischen jeder Quelle schaffen.

Möchten Sie beispielsweise wissen, welche Produkte in einer Reihe von Aufträgen enthalten sind, müssen Sie für eine Übereinstimmung zwischen den Aufträgen und ihren Produkten sorgen.

Zum Schaffen dieser Übereinstimmungen verwenden Sie eine so genannte "Verknüpfung".

Eine VERKNÜPFUNG vergleicht die Daten in zwei gemeinsamen Feldern: ein Feld aus jeder Datenquelle.

Die Verknüpfung steuert, wie die Daten in jedem Feld abgestimmt werden.

Beispielsweise gibt der häufigste Verknüpfungstyp Daten aus einem Feld nur zurück, wenn er einen übereinstimmenden Wert im anderen Feld findet. Und auf diese Weise ermitteln Sie die Anzahl der Produkte in jedem Auftrag.

Ein anderer Verknüpfungstyp gibt ALLE Daten aus einem Feld zurück, aber nur ÜBEREINSTIMMENDE Daten aus dem anderen.

In diesem Beispiel teilt Ihnen die Abfrage mit, welche Aufträge ein bestimmtes Produkt nicht enthalten.

Beim Erstellen Ihrer Tabellenbeziehungen hat Access gleichzeitig eine VERKNÜPFUNG für jede Beziehung erstellt.

Access verwendet Ihre Beziehungen als MUSTER für Verknüpfungen. Deshalb sind Ihre verknüpften Felder meistens Ihre Primär- und Fremdschlüssel.

Sie müssen es aber nicht sein. Sie können auch nicht verwandte Quellen verknüpfen.

Wenn Sie zwei verwandte Quellen haben und sie dem Abfrage-Designer hinzufügen, wird das angezeigt, was wie die Beziehung aussieht – in Wirklichkeit aber keine ist. Access teilt Ihnen nur die Art der Beziehung mit, die es als MUSTER für die Verknüpfung verwendet hat.

Und solange es zwischen Ihren Tabellen oder Abfragen eine Verknüpfung gibt, können Sie Felder aus beiden Quellen hinzufügen.

Beachten Sie auch, dass ich dem Entwurfsbereich keine verknüpften Felder hinzugefügt habe. Dies ist nicht erforderlich, weil Access sie im Hintergrund hinzufügt.

Sie können die Abfrage ausführen und erhalten ein Ergebnis.

Schauen wir uns nun Verknüpfungen genauer an, weil Sie sich einige wichtige Punkte dazu merken müssen.

Erstens: Sie können den Verknüpfungstyp festlegen oder ändern, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Verknüpfungslinie klicken oder darauf doppeltippen und dann Verknüpfungseigenschaften auswählen.

Diese Einstellungen steuern den Verknüpfungstyp in Ihrer Abfrage, und dies sind die häufigsten Verknüpfungstypen.

Diese Option erstellt eine "innere Verknüpfung". Dieser Verknüpfungstyp gibt übereinstimmende Daten aus BEIDEN Tabellen zurück.

Access erstellt diesen Verknüpfungstyp immer, wenn Sie eine Beziehung erstellen.

Die zweite Option erstellt eine "linke äußere Verknüpfung". Dies bedeutet, dass Ihre Abfrage ALLE Daten aus der links aufgeführten Tabelle zurückgibt und nur ÜBEREINSTIMMENDE Daten aus der anderen Tabelle.

Die dritte Option erstellt eine "RECHTE äußere Verknüpfung", und vermutlich können Sie erraten, was dann geschieht.

Die Abfrage gibt ALLE Daten aus der Tabelle rechts und nur ÜBEREINSTIMMENDE Daten aus der Tabelle links zurück.

Normalerweise verwenden Sie äußere Verknüpfungen, wenn Sie wissen möchten, was nicht verkauft wurde, oder – allgemeiner gesagt – wann etwas nicht geschehen ist.

Erinnern Sie sich daran, dass dies die drei häufigsten Verknüpfungstypen sind. Sie können auch "Kreuzverknüpfungen" und "ungleiche Verknüpfungen" verwenden, doch dies geschieht eher selten.

Der andere wichtige Punkt zu Verknüpfungen lautet: "Beziehungen" und "Verknüpfungen" sind nicht dasselbe.

EINE BEZIEHUNG ist eine Reihe von Regeln zur Steuerung der referenziellen Integrität – das heißt, wie Sie Daten hinzufügen und löschen.

Eine VERKNÜPFUNG steuert, wie Ihre Abfrage Daten abstimmt.

Diese beiden können allerdings ähnlich sein.

So können Ihre Beziehungen beispielsweise Seiten haben – 1 und n –, und Ihre Verknüpfungen können ebenfalls Seiten haben – links und rechts –, doch Sie verwenden Verknüpfungen nur in Abfragen und können sie auf Arten verwenden, die in Beziehungen nicht möglich sind.

Zum Beispiel können Sie Verknüpfungen löschen, ohne Ihre Datenbank zu beschädigen. Das ist bei einer Beziehung nicht möglich.

Sie können auch Verknüpfungen dort hinzufügen, wo es keine Beziehungen gibt.

Beispielsweise können Sie ein Feld in einer Tabelle mit einem Feld in einer Abfrage verknüpfen, solange diese Felder übereinstimmende oder kompatible Datentypen haben.

Jetzt wissen Sie, wie Sie mithilfe von Verknüpfungen eine Auswahlabfrage mit mehreren Datenquellen erstellen können. Außerdem können Sie den Verknüpfungstyp festlegen oder ändern. Und Sie verstehen die Ähnlichkeiten und Unterschiede zwischen Verknüpfungen und Beziehungen.

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