Verwalten von Daten mit Abfragen

Erstellen von Abfragen mit äußeren Verknüpfungen

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Manchmal möchten Sie in Ihren Abfragen alle Datensätze aus einer Tabelle zusammen mit den übereinstimmenden Datensätzen aus einer anderen Tabelle sehen. Zu diesem Zweck erstellen Sie äußere Verknüpfungen.

Innere Verknüpfungen zeigen Daten nur an, wenn es in beiden verbundenen Datenquellen eine übereinstimmende ID gibt. Wenn Sie beispielsweise die verkauften Produkte und deren Mengen anzeigen möchten, erstellen Sie eine innere Verknüpfung zwischen den Tabellen "Produkte" und "Bestelldetails". Beim Ausführen der Abfrage werden nur Produkte zurückgegeben, die in Aufträgen vorkommen und deshalb in beiden Tabellen angezeigt werden.

Im Gegensatz dazu geben äußere Verknüpfungen alle Daten aus einer Datenquelle und einige Daten aus einer anderen Tabelle oder Datenquelle zurück.

Wenn Sie beispielsweise sehen möchten, welche Produkte nicht verkauft wurden, erstellen Sie eine Abfrage, die die Produkt-ID aus der Tabelle "Produkte" und alle übereinstimmenden Auftrags-IDs aus der Tabelle "Bestelldetails" zeigt. Produkte, zu denen es keine übereinstimmenden Datensätze in der Tabelle "Bestelldetails" gibt, geben den Produktnamen mit keinem Wert für das Feld "Auftrags-ID" zurück.

Linke äußere Verknüpfungen und rechte äußere Verknüpfungen

In einer äußeren Verknüpfung wird die Tabelle, die alle enthaltenen Datensätze anzeigt, als Basistabelle bezeichnet. Die Tabelle, die nur einige (übereinstimmende) Datensätze anzeigt, ist die so genannte sekundäre Tabelle.

Im Dialogfeld Verknüpfungseigenschaften wird beschrieben, was bei den verschiedenen Verknüpfungstypen angezeigt wird:

Screenshot der drei Tabellen und deren Verknüpfungseigenschaften

Angenommen, dass Sie eine Abfrage erstellt haben, um zu zeigen, welche Produkte Ihre Kunden gekauft haben. Ihre Ausgabefelder lauten "Produktname", "Auftrags-ID" und "Menge".

  1. Innere Verknüpfung. Enthält nur Zeilen (Datensätze), in denen die verknüpften Felder aus beiden Tabellen gleich sind – z. B. nur die Produkte, denen Aufträge zugeordnet sind.

  2. Linke äußere Verknüpfung. Enthält alle Datensätze aus der Tabelle unter Linker Tabellenname und nur die Datensätze aus der Tabelle unter "Rechter Tabellenname", in denen die verknüpften Felder gleich sind – z. B. alle Aufträge, aber nur die Mengen und Produkt-IDs für die Aufträge, denen Produkte zugeordnet sind.

  3. Rechte äußere Verknüpfung. Enthält alle Datensätze aus der Tabelle unter Rechter Tabellenname und nur die Datensätze aus der Tabelle unter "Linker Tabellenname", in denen die verknüpften Felder gleich sind – z. B. alle Produkte, sogar wenn es dafür keine Aufträge gibt. In diesem Fall werden in den Feldern "Auftrags-ID" und "Menge" Leerwerte angezeigt.

Wie Sie an diesen Beispielen sehen können, ist es wichtig zu wissen, welche Tabelle sich links und welche sich rechts befindet. Dies kann aufgrund der Tabellenanordnung im Abfragefenster tatsächlich unterschiedlich sein. Wenn Sie verstehen möchten, welche Daten Sie aus Ihrer Abfrage erhalten, lesen Sie sorgfältig den Text im Dialogfeld "Verknüpfungseigenschaften".

1. Hinzufügen von Datenquellen

  • Wählen Sie Erstellen > Abfrageentwurf aus.

Fügen Sie alle Tabellen und Abfragen hinzu, die Sie als Datenquellen benötigen. (Und keine Sorge: Wenn Sie eine Tabelle oder Abfrage vergessen, gibt es später immer noch eine Gelegenheit, weitere Datenquellen hinzuzufügen.)

Wenn Access Beziehungen erkennt oder ableitet, zeigt es sie möglicherweise für die Datenquellen an.

2. Hinzufügen einer Verknüpfung

  • Wenn keine Beziehung zwischen den Quellen angezeigt wird, fügen Sie eine Verknüpfung hinzu: Ziehen Sie von dem Feld, das in einer Datenquelle enthalten sein soll, zum entsprechenden Feld in einer anderen Datenquelle. Die Tabelle, aus der Sie ziehen, ist diejenige, die im Dialogfeld "Verknüpfungseigenschaften" auf der linken Seite angezeigt wird. Access erstellt standardmäßig eine innere Verknüpfung. Wenn Sie eine äußere Verknüpfung benötigen, ändern Sie den Typ.

    Screenshot der Verknüpfung zwischen zwei Tabellen

3. Ändern einer Verknüpfung

  1. Doppelklicken Sie auf die Linie, die die zu ändernde Verknüpfung darstellt.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld Verknüpfungseigenschaften die zweite oder dritte Option aus, um eine äußere Verknüpfung zu erstellen. Wählen Sie dann OK aus.

    Achten Sie besonders darauf, welches die Basistabelle ist – die Tabelle, aus der alle Datensätze angezeigt werden.

    Screenshot der Verknüpfungseigenschaften, Name der linken Tabelle

4. Schließen Sie die Abfrage ab.

Führen Sie die üblichen Schritte zum Erstellen einer Abfrage aus: Ausgabefelder hinzufügen, beliebige Kriterien hinzufügen und dann die Abfrage ausführen oder speichern. Entsprechende Anweisungen finden Sie unter Erstellen von einfachen Abfragen.

Weitere Tipps gefällig?

Erstellen von einfachen Abfragen

Excel-Schulung

Outlook-Schulung

Schauen wir uns an, wie linke und rechte äußere Verknüpfungen in einer Auswahlabfrage verwendet werden.

Äußere Verknüpfungen haben Seiten – linke und rechte. Sie geben ALLE Daten aus einer Tabelle und nur ÜBEREINSTIMMENDE Daten aus der anderen zurück. Sie sind hilfreich, wenn Sie wissen möchten, wann etwas NICHT geschehen ist, beispielsweise ein bestimmter Artikel sich NICHT gut verkauft oder Studenten sich für einen bestimmten Kurs NICHT registrieren.

Dazu möchte ich jetzt ein bisschen hinzufügen.

Die Tabelle, die ALLE Daten zurückgibt, ist die "Basistabelle", und die Tabelle, die ÜBEREINSTIMMUNGEN zurückgibt, ist die "sekundäre Tabelle".

Welches die Basistabelle und welches die sekundäre Tabelle ist, hängt von der Richtung der Verknüpfung ab.

Wenn Sie eine rechte äußere Verknüpfung verwenden, ist die Tabelle rechts die Basistabelle. Bei einer linken äußeren Verknüpfung ist die Tabelle links die Basistabelle.

Sie steuern, ob Sie eine linke oder rechte äußere Verknüpfung verwenden, im Dialogfeld Verknüpfungseigenschaften. Wählen Sie die Verknüpfungslinie aus, und klicken Sie dann entweder mit der rechten Maustaste oder doppeltippen Sie darauf. Anschließend wählen Sie Verknüpfungseigenschaften... und dann die zweite oder dritte Option aus.

Das will ich jetzt umsetzen:

Auf der Registerkarte Erstellen wähle ich Abfrageentwurf aus. Hier füge ich die Tabellen "Bestelldetails" und "Produkte" hinzu.

Sie können sehen, dass Access eine 1:n-Beziehung als MUSTER für die Verknüpfung verwendet hat. Dies ist also eine innere Verknüpfung.

Ich füge die Felder "Produktname" und "Menge" hinzu, und wenn ich die Abfrage ausführe, gibt sie nur Daten für bestellte Produkte zurück.

Das erkenne ich an Folgendem: Wenn die Abfrage Daten für nicht bestellte Produkte zurückgäbe, würden hier leere Datensätze angezeigt.

Wieder in der Entwurfsansicht klicke ich mit der rechten Maustaste oder doppeltippe auf die Verknüpfungslinie und wähle Verknüpfungseigenschaften aus. Wählen Sie die zweite Option aus, und beachten Sie die Verknüpfungslinie.

Der Pfeil gibt an, dass dies eine äußere Verknüpfung ist, und er zeigt auch auf die sekundäre Tabelle. Führen Sie die Abfrage aus, und sortieren Sie die Daten von den kleinsten zu den größten. Und jetzt wissen Sie, welche Produkte sich nicht verkaufen.

Was geschieht aber, wenn ich zu einer rechten äußeren Verknüpfung wechsle?

Ich nehme die Änderung vor, ... führe die Abfrage aus ... und erhalte die gleichen Ergebnisse wie bei einer inneren Verknüpfung: keine leeren Datensätze.

Wenn ich im Dialogfeld Verknüpfungseigenschaften nachschaue, erfahre ich den Grund:

Es werden alle Daten aus der Tabelle "Bestelldetails", doch aus der Tabelle "Produkte" nur ÜBEREINSTIMMUNGEN zurückgegeben. Mit anderen Worten: Angezeigt werden Produkte, zu denen es einen entsprechenden Auftrag gibt. Und das wird auch von einer inneren Verknüpfung zurückgegeben.

Sie wissen nun, wie Sie äußere Verknüpfungen in einer Auswahlabfrage mit mehreren Datenquellen verwenden. Durchlaufen Sie also gedanklich Ihre Verknüpfungen, und wenn Sie nicht das gewünschte Ergebnis erhalten, können Sie sie jederzeit ändern.

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