Zusammenarbeit an Teaminhalten mithilfe von SharePoint Online

Erstellen einer Dokumentbibliothek für vertrauliche Dokumente

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Sie können Dokumentbibliotheken für spezielle Zwecke hinzufügen, z. B. als zusätzlichen Schutz für vertrauliche Dokumente. Mit der Verwaltung von Informationsrechten (Information Rights Management, IRM) können Sie Dateien vor unerlaubter Verteilung schützen, nachdem sie heruntergeladen wurden. Außerdem empfiehlt es sich, Benachrichtigungen für eine Bibliothek festzulegen, um zu sehen und aufzuzeichnen, wer gerade darauf zugreift.

Hinweis : Damit Sie IRM nutzen können, muss es vom Office 365-Administrator aktiviert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten der Verwaltung von Informationsrechten (IRM) im SharePoint Admin Center.

Hinweis : Sie müssen ein Mitglied der Gruppe Designer sein oder über die Berechtigung Mitwirkender verfügen, um eine Teamwebsite ändern zu können. Wenn Sie auf eine sichere Art üben möchten, wie eine Teamwebsite geändert wird, erstellen und nutzen Sie eine Unterwebsite unter der Teamwebsite. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Unterwebsite unter der vorhandenen Website.

Erstellen einer Dokumentbibliothek für vertrauliche Dokumente
  1. Melden Sie sich bei Office 365 mit Ihrem Geschäfts- oder Schulkonto an, und navigieren Sie zu Ihrer Teamwebsite. (Klicken Sie im App-Startfeld  Schaltfläche für das App-Startfeld auf Websites, und suchen Sie Ihre Teamwebsite).

  2. Klicken Sie auf Websiteeinstellungen  Symbol "Einstellungen" > App hinzufügen.

  3. Wählen Sie auf der Seite "Ihre Apps" die Kachel Dokumentbibliothek aus.

  4. Geben Sie einen Namen für die neue Dokumentbibliothek ein, z. B. VertraulicheDokumente, und wählen Sie Erstellen aus.

    Ihre neue Dokumentbibliothek wird in der Schnellstartleiste (den Navigationslinks an der Seite oder am oberen Rand der Seite) unter Zuletzt verwendet angezeigt.

  5. Führen Sie zum Einrichten von IRM für die Bibliothek die folgenden Schritte aus:

    1. Klicken Sie in der Bibliothek auf Bibliothek > Bibliothekseinstellungen und dann auf der Seite "Einstellungen" auf Information Rights Management.

    2. Klicken Sie auf Berechtigungen für diese Bibliothek beim Herunterladen einschränken.

    3. Geben Sie im Feld Berechtigungsrichtlinientitel erstellen einen Namen ein, z. B. Unternehmen_Vertraulich.

    4. Geben Sie im Feld Beschreibung der Berechtigungsrichtlinie hinzufügen eine Beschreibung ein, z. B. Nur intern: Bitte mit niemand anderem besprechen.

    IRM-Einstellungen
  6. Klicken Sie auf OK.

Festlegen einer Benachrichtigung für die Bibliothek
  1. Melden Sie sich bei Office 365 mit Ihrem Geschäfts- oder Schulkonto an, und navigieren Sie zu Ihrer Teamwebsite. (Klicken Sie im App-Startfeld  Schaltfläche für das App-Startfeld auf Websites, und suchen Sie Ihre Teamwebsite).

  2. Klicken Sie in der Bibliothek auf Bibliothek > Benachrichtigen > Benachrichtigung für diese Bibliothek festlegen, übernehmen Sie alle Standardeinstellungen, und klicken Sie auf OK.

    Benachrichtigungseinstellungen für die Bibliothek
Festlegen weiterer Benachrichtigungen für die Bibliothek (Bonusaufgabe!)
  1. Klicken Sie auf Bibliothek > Benachrichtigen > Benachrichtigung für diese Bibliothek festlegen.

  2. Geben Sie unter Benachrichtigungstitel den Titel Bibliothek für vertrauliche Dokumente ein.

  3. Fügen Sie unter Benachrichtigungen senden an einen oder zwei Benutzer in Ihrem Team hinzu, die ebenfalls benachrichtigt werden sollen.

  4. Klicken Sie unter Benachrichtigung versenden, wenn: auf Jemand anders ändert ein Dokument.

  5. Wählen Sie unter Zeitpunkt des Versendens von Benachrichtigungen die Option Tägliche Zusammenfassung senden aus.

Weitere Tipps gefällig?

Anwenden der Verwaltung von Informationsrechten auf eine Liste oder Bibliothek

Erstellen einer Benachrichtigung oder Abonnieren eines RSS-Feeds

Mein Vorgesetzter hat mich dringend gebeten, unsere vertraulichen Dokumente sicherer zu speichern.

Mit Information Rights Management oder kurz "IRM" können Sie Dateien vor unerlaubter Verteilung schützen, nachdem sie heruntergeladen wurden.

Zuerst erstelle ich eine neue Bibliothek. Ich klicke auf das Symbol Einstellungen und dann auf App hinzufügen.

Ich wähle Dokumentbibliothek aus, gebe den Namen ein, "VertraulicheDokumente", und klicke auf Erstellen.

Meine neue Bibliothek wird in der Schnellstartleiste unter Zuletzt verwendet angezeigt.

Ich klicke auf VertraulicheDokumente, um die Bibliothek zu öffnen.

Ich wähle die Registerkarte Bibliothek und dann Bibliothekseinstellungen aus.

Ich klicke auf der Seite Einstellungen auf Information Rights Management

und aktiviere Berechtigungen für diese Bibliothek beim Herunterladen einschränken.

Unter Berechtigungsrichtlinientitel erstellen gebe ich "Unternehmen_Vertraulich" ein.

Unter Beschreibung einer Berechtigungsrichtlinie hinzufügen gebe ich ein: "Nur intern. Mit niemand anderem besprechen." Und ich klicke auf OK.

Ein weiterer Schritt: Indem ich eine Benachrichtigung für diese Bibliothek festlege, kann ich informiert werden, wenn jemand auf diese Dokumente zugreift.

In der Schnellstartleiste klicke ich auf VertraulicheDokumente.

Ich wähle die Registerkarte Bibliothek aus, klicke auf Benachrichtigen und wähle Benachrichtigung für diese Bibliothek festlegen aus.

Ich übernehme die Standardeinstellungen und klicke auf OK.

Jetzt ist jedes Dokument, das ich in diese Bibliothek hochlade, geschützt.

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