Erstellen von Adressenlisten

Einführung in den Seriendruck

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Wenn Sie mit Ihren Kunden über Begrüßungsschreiben, spezielle Ankündigungen, Dank-E-Mails oder Rechnungen kommunizieren, verwenden Sie den Seriendruck zum Erstellen von personalisierten Dokumenten, die die Aufmerksamkeit der Kunden erwecken.

Grundlegendes zum Seriendruckprozess

In den Seriendruckprozess werden drei Dokumente eingebunden:

  • Ihr Hauptdokument: Es enthält Text und Grafiken, die bei jeder Version des zusammengeführten Dokuments identisch sind. Beispiele für identische Inhalte sind die Absenderadresse auf dem Umschlag oder der Textkörper eines Briefs.

  • Ihre Adressenliste: Sie enthält die Daten, mit denen die Informationen in Ihrem Hauptdokument ausgefüllt werden. So enthält Ihre Adressenliste beispielsweise die Adressen, die auf die Etiketten gedruckt werden sollen.

  • Ihr zusammengeführtes Dokument: Aus dem kombinierten Hauptdokument und der Adressenliste wird das zusammengeführte Dokument. Die Informationen werden aus Ihrer Adressenliste abgerufen und in Duplikate Ihres Hauptdokuments eingefügt. Dadurch entstehen zusammengeführte Dokumente, die für unterschiedliche Personen personalisiert werden.

Berücksichtigen der Möglichkeiten für den Seriendruck

  • Briefe: Erstellen und Drucken einer Reihe personalisierter Briefe für jede Person in Ihrer Adressenliste. Jeder Brief wird auf ein separates Blatt Papier gedruckt.

  • E-Mail: Erstellen und Senden von E-Mail-Nachrichten an jede Person in Ihrer Adressenliste.

  • Umschläge: Erstellen und Drucken einer Reihe von Umschlägen für den Postversand.

  • Etiketten: Erstellen und Drucken von Bögen mit Adressetiketten. Jedes Etikett enthält eine eindeutige Postanschrift.

Datenquellen

Word kann Daten aus einer Vielzahl von Datenquellen abrufen, um einen Seriendruck auszuführen. Wenn Sie keine Adressenliste haben, erstellen Sie eine während des Seriendruckvorgangs. Hier sind einige einfache Optionen für Datenquellen:

  • Excel-Tabelle: Verwenden Sie eine Excel-Tabelle, die als Datenquelle beim Seriendruck gut funktioniert, wenn alle Daten ordnungsgemäß formatiert sind und sich auf einem einzigen Blatt befinden.

  • Outlook-Kontaktliste: Wählen Sie in Ihren Outlook-Kontakten die vorgesehenen Empfänger aus.

  • Word-Datendatei: Sorgen Sie dafür, dass Ihr Word-Dokument eine einzige Tabelle enthält. Die erste Zeile der Tabelle muss Überschriften enthalten, und die anderen Zeilen müssen die Datensätze enthalten, die Sie zusammenführen möchten.

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Verwenden des Seriendrucks zum Erstellen und Senden von Massensendungen, Etiketten und Umschlägen

Andere Datenquellen, die Sie als Adressenliste verwenden können

Vorbereiten einer Excel 2016-Datenquelle für den Word-Seriendruck

Verwenden des Seriendrucks zum Senden von Massen-E-Mails

Die Idee eines Serienbriefs.

Ich möchte gerne einen Brief an mehrere Leute verschicken, zum Beispiel möchte ich meine Freunde zu einem Diaabend einladen, oder einen Geschäftsrundbrief machen, oder Zertifikate für mehrere Leute erstellen.

Dazu brauche ich einen Brief.

Einen ganz normalen Brief, zu dem es eigentlich nichts zu sagen gibt.

Außerdem brauche ich eine Liste, eine Datenquelle.

Das muss ein zweites Dokument sein.

Der Brief auf der einen Seite, die Datenquelle auf der anderen Seite, haben erst mal nichts miteinander zu tun.

In einem weiteren Schritt werden die beiden miteinander verbunden.

Das heißt, der Brief weiß dann, welche Datenquelle zu ihm gehört.

Dann schreibe ich die entsprechenden Felder dorthin, wo ich es haben möchte.

Also meinen Namen, Straße, Ort, oder meine Anrede, Sehr geehrter Herr/Sehr geehrte Frau, oder Ähnliches.

Anschließend wird das Ganze ausgedruckt, und zwar folgendermaßen: Ich möchte gern den Brief nicht einmal ausgedruckt haben, sondern ich hätte ganz gern jeden Brief einzeln, oder genau so oft ausgedruckt, wie ich hier Datensätze, also, wie ich hier Einträge in dieser Tabelle habe.

Das Ganze nennt man Serienbrief.

Halten Sie sich nicht zu sehr an dem Begriff Brief auf, es kann sich hierbei auch um Zertifikate, um Teilnahmebestätigungen, Anwesenheitsnamenslisten, was auch immer, handeln.

Wichtig ist dabei, ein Dokument wird mit einer Liste verknüpft, und diese Liste wird dann auf eine andere Art und Weise dargestellt.

Das ist ein Serienbrief.

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