Erste Schritte mit Access

Einführung in Datenbankobjekte

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Access bietet sechs Datenbankobjekte, die Ihnen in Kombination zur vollen Nutzung Ihrer Daten verhelfen. Hier erfahren Sie, welche Rolle die einzelnen Objekte spielen.

Tabellen

Access organisiert Ihre Informationen in Tabellen: Listen aus Zeilen und Spalten, die an den Block eines Buchhalters oder eine Kalkulationstabelle erinnern. Weil in jeder Tabelle Informationen zu einem bestimmten Thema gespeichert sind, enthalten die meisten Datenbanken mehrere Tabellen.

Ausschnitte der Tabellen "Produkte", "Kunden" und "Aufträge"

Jede Zeile in der Tabelle ist ein so genannter Datensatz, und jede Spalte ist ein Feld. Ein Datensatz enthält alle spezifischen Informationen zu einer bestimmten Entität, z. B. einem Kunden oder einem Auftrag. Ein Feld ist ein einzelnes Informationselement zu dieser Entität. In der Tabelle "Produkte" beispielsweise würde jede Zeile (jeder Datensatz) Informationen zu einem einzigen Produkt enthalten. Jede Spalte (jedes Feld) enthält einen Informationstyp zu diesem Produkt, z. B. seinen Namen oder Preis. Wenn dies für Sie neu ist, lernen Sie die Grundlagen von Datenbanken kennen.

Abfragen

In einer gut strukturierten Datenbank befinden sich die Daten, die Sie in einem Formular oder Bericht präsentieren möchten, normalerweise in mehreren Tabellen. Mithilfe einer Abfrage rufen Sie diese Informationen aus verschiedenen Tabellen ab und stellen Sie zur Anzeige in einem Formular oder Bericht zusammen.

Eine Abfrage kann eine Anforderung von Datenergebnissen aus Ihrer Datenbank sein, oder mithilfe einer Abfrage kann eine Aktion an den Daten ausgeführt werden, oder beides könnte zutreffen. Verwenden Sie Abfragen, wenn Sie Antworten auf einfache Fragen erhalten, Berechnungen mit Daten durchführen, Daten aus verschiedenen Tabellen kombinieren sowie Daten zu einer Datenbank hinzufügen, sie darin ändern oder daraus löschen möchten.

Es gibt viele Typen von Abfragen, doch die beiden grundlegenden Typen sind folgende:

Wichtige Abfragetypen

Verwendung

Auswahlabfrage

Abrufen von Daten aus einer Tabelle oder Durchführen von Berechnungen

Aktionsabfrage

Hinzufügen, Ändern oder Löschen von Daten. Für jede Aufgabe gibt es eine spezielle Aktionsabfrage. Aktionsabfragen sind in Access Web Apps nicht verfügbar.

Formulare

Formulare sind wie Vitrinen in Geschäften – sie vereinfachen die Anzeige oder das Abrufen der gewünschten Datenbankelemente. Ähnlich wie Formulare aus Papier handelt es sich bei Access-Formularen um Objekte, über die Sie oder andere Benutzer die in der Access-Desktopdatenbank gespeicherten Daten hinzufügen, bearbeiten oder anzeigen können. Es ist wichtig, dass Sie beim Entwurf Ihres Formulars an die künftige Verwendung denken. Wenn es beispielsweise für mehrere Benutzer vorgesehen ist, verhilft ein gut strukturiertes Formular zu einer präzisen, schnellen und effizienten Dateneingabe.

Berichte

Berichte bieten eine Möglichkeit, Informationen aus Ihrer Access-Datenbank anzuzeigen, zu formatieren und zusammenzufassen. Erstellen Sie beispielsweise einen einfachen Bericht mit den Telefonnummern aller Kontakte oder einen zusammenfassenden Bericht mit dem Gesamtumsatz in verschiedenen Regionen und Zeiträumen.

Berichte sind praktisch, wenn Sie die Informationen in Ihrer Datenbank für folgende Zwecke präsentieren möchten:

  • Anzeigen oder Verteilen einer Zusammenfassung der Daten

  • Archivieren von Momentaufnahmen der Daten

  • Bereitstellen von Details zu einzelnen Datensätzen

  • Erstellen von Etiketten

Makros

Ein Makro ist ein Tool, mit dem Sie Aufgaben automatisieren sowie Ihren Formularen, Berichten und Steuerelementen Funktionen hinzufügen können. Wenn Sie einem Formular beispielsweise eine Befehlsschaltfläche hinzufügen und deren OnClick-Ereignis einem Makro zuordnen, führt dieses bei jedem Klicken auf die Schaltfläche einen Befehl aus.

Access bietet eine Entwurfsumgebung, damit Sie Makros einfacher erstellen können. Im Wesentlichen verwenden Sie eine vereinfachte Programmiersprache zum Erstellen einer Liste der auszuführenden Aktionen. Bei einigen Aktionen sind zusätzliche Informationen erforderlich – beispielsweise, welches anzuzeigende Feld ausgefüllt werden soll. Die Entwurfsumgebung erleichtert das Erstellen von Makros, da Sie aus Listen von Aktionen auswählen und Informationen ausfüllen.

Mithilfe von Makros können Sie eine Reihe von Aktionen automatisieren, Änderungen an Daten in einer Datenbank vornehmen und mehr erledigen. Über die Entwurfsansicht stellen Makros eine Teilmenge der in VBA (Visual Basic for Applications) verfügbaren Befehle bereit. Die meisten Benutzer finden es einfacher, ein Makro zu erstellen, um Formularen, Berichten und Steuerelementen Funktionen hinzuzufügen, als VBA-Code zu schreiben. Sie können aber die Makros über die Entwurfsansicht jederzeit in VBA konvertieren.

Nehmen wir an, dass Sie einen Bericht direkt aus einem Ihrer Dateneingabeformulare öffnen möchten. Fügen Sie Ihrem Formular eine Schaltfläche hinzu, und erstellen Sie dann ein Makro zum Öffnen des Berichts. Das Makro kann entweder ein eigenständiges Makro (ein separates Objekt in der Datenbank) sein, das dann an das OnClick-Ereignis der Schaltfläche gebunden wird, oder es kann in das OnClick-Ereignis der Schaltfläche direkt eingebettet werden. In beiden Fällen wird das Makro beim Klicken auf die Schaltfläche ausgeführt und öffnet den Bericht.

Module

Module sind VBA-Code, den Sie schreiben, um Aufgaben in Ihrer Anwendung zu automatisieren und Higher-End-Funktionen auszuführen. Sie schreiben Module in der VBA-Programmiersprache. Ein Modul ist eine Sammlung von Deklarationen, Anweisungen und Prozeduren, die zusammen als eine Einheit gespeichert werden.

Daten sind so lange wenig interessant – und können tatsächlich bedeutungslos sein –, bis Sie etwas damit anstellen. Mit Access können Sie Ihre Daten strukturieren und modellieren, um ihnen den Kontext zu verleihen, der sie nicht nur sinnvoll, sondern geradezu unentbehrlich macht. Durch das Einbinden einiger der sechs Access-Komponenten (oder OBJEKTE) in Ihre Datenbank können Sie die Eingabe, Suche, Visualisierung und sonstige Verwaltung Ihrer Daten vereinfachen.

Hier sind die sechs Access-Objekte, die Sie für die Arbeit mit Ihren Daten nutzen können.

In TABELLEN werden die Daten gespeichert. Tabellen sind das Rückgrat Ihrer Datenbank. Das FELD ist das kleinste Datenelement in einer Datenbank, und Felder sind in Ihrer Tabelle in Spalten organisiert. Eine SAMMLUNG von Feldern bildet einen DATENSATZ, und Datensätze werden in den Zeilen Ihrer Tabelle organisiert. Auf diese Weise sind Ihre Datenfelder und Datensätze als eine Tabelle übersichtlich organisiert.

ABFRAGEN sind Fragen, die Sie zu Ihren Daten stellen. Beispielsweise "Wie war der Umsatz im vierten Quartal?". Mit Abfragen können Daten auch gefiltert und mathematische Berechnungen durchgeführt werden, z. B. von Summen oder Rabatten. Die Ergebnisse werden in einer Tabelle angeordnet. Je nach dem Typ der Abfrage können Sie Daten hinzufügen oder ändern.

FORMULARE lassen Ihre Datenbank perfekt aussehen. Sie können Ihnen eine schnelle Dateneingabe ermöglichen und mithilfe von Schaltflächen das Navigieren in der Datenbank erleichtern.

BERICHTE helfen Ihnen beim Anordnen, Aufbereiten oder Visualisieren Ihrer Daten, um sie besser zu präsentieren oder zu analysieren. Wenn Sie ein Diagramm zur Darstellung einiger Ihrer Daten benötigen, können Sie eins zu einem Bericht hinzufügen.

MAKROS automatisieren Ihre Datenbank und lassen etwas geschehen, wenn Sie eine Schaltfläche auswählen. Sie können auch Makros erstellen, die sich wiederholende Aufgaben automatisch ausführen.

MODULE helfen ebenfalls bei der Automatisierung Ihrer Datenbank und gehen über Makros hinaus. Sie können leistungsstarke Aufgaben ausführen, indem Sie mit Visual Basic for Applications Code in Modulen schreiben. Mit Modulen können Sie im Wesentlichen ein benutzerdefiniertes Add-On für Ihre Datenbank erstellen.

Nachdem Sie die sechs Datenbankobjekte kennen gelernt haben, schauen Sie sich erneut unser Beispiel an, um etwas über ANSICHTEN zu erfahren. Was Sie hier sehen, ist das Tabellenobjekt, angezeigt in der DATENBLATTANSICHT. Denken Sie daran: Das Datenbankobjekt, mit dem Sie gerade arbeiten, wird immer in irgendeiner Ansicht angezeigt – entweder einer Ansicht zum ERSTELLEN des Objekts oder einer Ansicht zu seiner VERWENDUNG.

Hier ist ein weiteres Beispiel. DIESE Tabelle ist jetzt in der Datenblattansicht geöffnet. Über diese Registerkarte können Sie ganz einfach zur Entwurfsansicht wechseln und die vielen Optionen zum Erstellen und Ändern der Tabelle anzeigen.

Dieses Formular ist in der FORMULARANSICHT geöffnet, in der Sie der zugrunde liegenden Tabelle Daten schnell hinzufügen können. Sie können das Formular in der LAYOUTANSICHT öffnen, um Steuerelemente hinzuzufügen oder das Formular zu ändern. In dieser Ansicht erstellen Sie das Formular in erster Linie.

Das Gleiche gilt für Abfragen. Sie richten die Abfrage in der Entwurfsansicht ein. Wenn Sie die Abfrage dann ausführen, werden die Ergebnisse in der Datenblattansicht angezeigt. Sie können sogar noch weiter gehen, eine Abfrage in der SQL-Ansicht öffnen und bei Bedarf den Code ändern.

Einige Ansichten erledigen beide Aufgaben. Beispielsweise können Sie dieser Tabelle tatsächlich Daten hinzufügen. Sie können aber auch den Entwurf ändern, indem Sie Felder hinzufügen.

Nun kennen Sie die sechs Typen von Access-Datenbankobjekten und die Ansichten, in denen Sie mit diesen Objekten arbeiten können. Überlegen Sie beim Planen Ihrer Datenbank, wofür Sie Ihre Daten letztlich verwenden möchten. Dann können Sie einfacher entscheiden, mithilfe welcher Access-Objekte Sie Ihre Ziele am besten erreichen werden.

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