Speichern und Freigeben von Präsentationen

Persönliche Informationen aus dem Dokument entfernenaus Ihrer Präsentation

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Bevor Sie eine Präsentation wiederverwenden oder freigeben, können Sie mithilfe von Dokument prüfen vertrauliche Informationen oder Markups suchen und entfernen.

Verwenden von "Dokument prüfen"

  1. Wählen Sie Datei > Informationen aus.

  2. Wählen Sie Auf Probleme überprüfen > Dokument prüfen aus.

  3. Wählen Sie die Elemente aus, die überprüft werden sollen.

    Hinweis : Wenn die Dokumentprüfung von Ihrem Unternehmen angepasst wurde, indem Prüfungsmodule hinzugefügt wurden, können Sie Ihr Dokument möglicherweise auf weitere Informationstypen prüfen.

    • Kommentare und Anmerkungen: Wenn Sie beim Erstellen Ihrer Präsentation mit anderen Personen zusammengearbeitet haben, enthält Ihre Präsentation möglicherweise solche Elemente wie Kommentare oder Freihandanmerkungen. Diese Informationen können es anderen Personen ermöglichen, die Namen der Personen, die an Ihrer Präsentation gearbeitet haben, Kommentare von Prüfern und Änderungen anzuzeigen, die an der Präsentation vorgenommen wurden.

    • Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen: Dokumenteigenschaften, auch bekannt als "Metadaten", enthalten Details zu Ihrer Präsentation, z. B. Autor, Betreff und Titel. Darüber hinaus können Dokumenteigenschaften Informationen enthalten, die von Office-Programmen automatisch verwaltet werden, z. B. den Namen der Person, die ein Dokument zuletzt gespeichert hat, und das Datum, an dem ein Dokument erstellt wurde. Wenn Sie bestimmte Features verwendet haben, enthält Ihr Dokument außerdem zusätzliche Arten von personenbezogenen Informationen (Personally Identifiable Information, PII).

    • Eingebettete Dokumente: Wenn Sie Inhalte aus anderen Dateien hinzugefügt haben (z. B. eine Tabelle aus einer Excel-Tabellenkalkulation eingefügt haben), könnten die Inhalte aus diesen Dateien angezeigt werden.

    • Benutzerdefinierte XML-Daten: Präsentationen können benutzerdefinierte XML-Daten enthalten, die im Dokument selbst nicht sichtbar sind. Die Dokumentprüfung kann diese XML-Daten finden und entfernen.

    • Nicht sichtbarer Inhalt auf Folien: Ihre Präsentation könnte Objekte enthalten, die nicht sichtbar sind, weil sie als unsichtbar formatiert wurden.

    • Externer Folieninhalt: PowerPoint-Präsentationen können Objekte enthalten, die nicht unmittelbar sichtbar sind, weil sie aus der Folie heraus in den externen Folienbereich gezogen wurden. Dieser externe Folieninhalt kann Textfelder, ClipArt, Grafiken und Tabellen umfassen.

    • Präsentationsnotizen: Der Abschnitt Notizen einer PowerPoint-Präsentation kann Text enthalten, den Sie nicht öffentlich preisgeben möchten – insbesondere dann, wenn die Notizen allein für den Gebrauch der Person geschrieben wurden, die die die Präsentation vorführt.

  4. Wählen Sie Prüfen aus.

  5. Nachdem Sie sich die Ergebnisse angesehen haben, können Sie Entfernen auswählen, um Elemente wie Notizen oder Autor zu entfernen, oder Sie können die Informationen beibehalten.
    Sie können aber auch Weitere Informationen auswählen, um weitere Informationen zu erhalten.

  6. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Schließen aus.

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Entfernen von ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen durch Prüfen von Präsentationen

Es gibt mehrere Assistenten.

Die finden Sie hier im Bereich "Datei" "Informationen" und hier unter "Auf Probleme überprüfen".

Der Assistent hier sagt: Prüf das Dokument auf Sachen, die Sie darin vergessen haben könnten.

Und da gibt es eine Menge mehr, als Sie vielleicht vermuten.

Vor allem natürlich Kommentare und Anmerkungen, Eigenschaften, wo was drin steht, eventuell eingebettete Apps.

Das könnten zum Beispiel Videos oder Flash-Animationen sein oder Ähnliches und, was hier leider nicht angekreuzt ist, externer Folieninhalt, der in irgendeiner Form außerhalb der Folie liegt.

Und den wir eventuell groß machen, weil Sie da ein riesiges Bild zur Seite geschoben haben, was man aber sowieso nie sieht.

Ich klicke an der Stelle einfach mal alle Häkchen an, lasse ihn einmal prüfen und dann finden Sie jeweils dazu, was gefunden wurde, also zum Beispiel die Dokumenteigenschaften können wir uns gleich angucken.

"Nicht sichtbarer Inhalt auf Folien", das heißt, welcher der daneben liegt oder der auf der Folie versteckt wurde und natürlich Notizen.

Das ist bei mir immer eine Quelle vieler möglicher Informationen, wenn ich was vortrage, aber ich möchte natürlich nicht, dass meine persönlichen Hinweise und Tipps, die ich für den Vortrag brauche, später in der Datei noch enthalten sind.

Also gehe ich hier erstmal mit "Schließen" raus und kann Ihnen das schon mal zeigen.

Zum Beispiel bei den Informationen hier drin, in den "Eigenschaften" "Erweiterte Eigenschaften", da verstecken sich Autor und eventuell eine Firma und solche Sachen.

Die anderen Sachen stehen in den Folien selber drin.

Hier zum Beispiel auf Folie 2, da ist eine Notiz dabei.

Die ist jetzt nicht wirklich schlimm, aber an der Stelle möchte ich die vielleicht gelöscht haben.

Was Sie vielleicht überrascht haben mag, waren die versteckten Objekte.

Hier zum Beispiel eins, das kann man finden, aber nur, wenn man sehr genau guckt, da unten.

Da habe ich außerhalb -- da muss ich jetzt ein kleines bisschen nach unten schieben -- einen Pfeil abgelegt und dann nie wieder gebraucht.

Der ist nicht sichtbar, der hilft einem nirgends, bestenfalls für eine Animation, die ist aber hier nicht drin, also kann der weg.

Das andere Versteckte muss man wirklich wissen, hier liegt ein Objekt dahinter.

Das sehen Sie aber nicht.

Das können Sie nur finden, wenn Sie irgendeine Grafik markieren, dazu muss ich hier mal in den Master gehen, weil gerade keine andere da ist, dann den Auswahlbereich aktivieren und jetzt wieder zurückgehen in die normale Folie und da finden Sie jetzt tatsächlich ein Objekt, welches aber nicht sichtbar ist.

Ich mache das mal sichtbar.

Das habe ich aus irgendeinem Grund mal drin gehabt, dann hier weggeschaltet mit dem Auswahlbereich.

Das ist sehr praktisch.

Und dann habe ich es offenbar vergessen.

Und dafür ist dieser Assistent gut, der entdeckt solche Sachen, Objekte die außerhalb liegen, die versteckt sind und aus irgendeinem Grund nicht gebraucht werden, die auch nicht animiert sein können.

Versteckte Objekte können keine Animation haben.

Das muss man anders lösen.

Oder eben die Inhalte, die versteckt in den Dateieigenschaften mittransportiert werden.

All das können Sie unter "Datei" "Informationen" hier in diesem Dokument prüfen.

Erstens finden lassen -- ich habe inzwischen geändert, deshalb musste ich nochmal speichern --, also erstens finden lassen und nach dem Prüfen auch hier jeweils entfernen lassen.

Da wird also jetzt, wenn ich hier draufklicke, das mache ich jetzt nicht, aber das wäre dann der letzte Handgriff.

Da sollten Sie vorher vielleicht noch eine Kopie von der Datei anlegen.

Das wäre also der letzte Handgriff, diese Objekte auch wirklich zu entfernen.

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