Erstellen von Berichten

Ändern und Drucken von Berichten

Ihr Browser unterstützt kein Video. Installieren Sie Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player oder Internet Explorer 9.

Obwohl Ihr Bericht alle gewünschten Informationen enthält, drückt er möglicherweise nicht Ihre persönliche Marke aus. Bevor Sie den Bericht drucken und freigeben, ändern Sie sein Erscheinungsbild, und fügen Sie ein Logo hinzu.

Tipp : Wenn Sie Entwurfs- oder Formatänderungen an Berichten vornehmen, beginnen Sie in der Layoutansicht. Wählen Sie dazu auf der Registerkarte Start den Befehl Ansicht > Layoutansicht aus.

  • Wenn Sie die Größe eines Felds ändern möchten, wählen Sie es aus, und ziehen Sie die Ränder.

    Bildschirmausschnitt "Jährlicher Umsatzbericht" zu Produkten

  • Wenn Sie ein Feld verschieben möchten, wählen Sie es aus, und ziehen Sie es an die neue Position. Wenn Sie mehrere Felder verschieben möchten, halten Sie STRG gedrückt, während Sie die gewünschten Felder auswählen. Ziehen Sie sie dann an die neue Position.

  • Wenn Sie allen Berichten und Formularen in Ihrer Datenbank ein visuelles Design hinzufügen möchten, wählen Sie auf der Registerkarte Entwurf die Option Designs aus. Wenn Sie sich anschauen möchten, wie das Design aussehen wird, zeigen Sie darauf. Wenn Sie alle Farben und Schriftarten ändern möchten, wählen Sie ein Design aus.

  • Wenn Sie das Schriftartformat für ein Feld ändern möchten, wählen Sie das gewünschte Feld aus. Wählen Sie anschließend auf der Registerkarte Format eine Schriftart, einen Schriftgrad, eine Schriftfarbe und die Ausrichtung aus.

  • Wenn Sie einem Bericht ein Hintergrundbild hinzufügen möchten, wählen Sie auf der Registerkarte Format den Befehl Hintergrundbild > Durchsuchen aus. Wechseln Sie anschließend zu dem Ordner mit dem Bild, wählen Sie dieses und dann Öffnen aus.

Hinweis : Weil Access Entwurfsänderungen nicht automatisch speichert, denken Sie daran, Ihre Arbeit zu speichern. Wählen Sie auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff "Speichern" aus.

Hervorheben von Daten mit einer Regel zur bedingten Formatierung
  1. Wählen Sie die Felder mit Daten aus, die Sie hervorheben möchten.
    Um mehrere Elemente auszuwählen, halten Sie STRG gedrückt, während Sie die gewünschten Felder oder Steuerelemente auswählen.

  2. Wählen Sie Format > Bedingte Formatierung aus.

  3. Wählen Sie Neue Regel und dann den gewünschten Regeltyp aus.

  4. Geben Sie für Regelbeschreibung bearbeiten den Bereich der Feldwerte ein, die Sie hervorheben möchten.

    Screenshot der Benutzeroberfläche von "Neue Formatierungsregel"

  5. Wählen Sie auf der Formatsymbolleiste das Schriftartformat und die Hintergrundfarbe aus, das bzw. die Sie für die hervorgehobenen Daten verwenden möchten.

  6. Um die Regel auf Ihren Bericht anzuwenden, wählen Sie OK aus.

Hinzufügen eines Logos
  1. Wählen Sie auf der Registerkarte Entwurf die Schaltfläche Logo aus.

  2. Wenn Sie das Bild am Anfang des Berichts hinzufügen möchten, wechseln Sie zu dem Ordner mit dem Bild, wählen Sie dieses und dann Öffnen aus.

    • Wenn Sie die Größe des Logos ändern möchten, wählen Sie einen Bildziehpunkt aus, und ziehen Sie, bis das Logo die gewünschte Größe aufweist.

    • Wenn Sie das Logo verschieben möchten, wählen Sie es aus, und ziehen Sie, bis es sich an der gewünschten Position befindet.

Anzeigen der Vorschau und Drucken des Berichts
  1. Wählen Sie Datei > Drucken > Seitenansicht aus.

    • Wenn Sie den Bericht durchblättern möchten, wählen Sie die Seitenpfeile aus.

    • Wenn Sie eine größere oder kleinere Vorschau anzeigen möchten, wählen Sie die Zoomschaltflächen aus.

  2. Wenn Sie die Seitenränder ändern möchten, wählen Sie Seitenränder und dann die gewünschte Seitenrandgröße aus.

  3. Wenn Ihnen das Erscheinungsbild des Berichts gefällt, wählen Sie Drucken aus, und geben Sie die gewünschten Druckoptionen an. Ändern Sie bei Bedarf den Drucker, und wählen Sie die Anzahl der zu druckenden Exemplare aus.

  4. Wählen Sie zum Drucken des Berichts OK aus.

Weitere Tipps gefällig?

Einführung in Berichte in Access

Excel-Schulung

Outlook-Schulung

Angenommen, dass Sie einen Datenbank-Basisbericht erstellt haben.

Er zeigt Ihre Informationen wie gewünscht an.

Doch Sie möchten ihn ein bisschen verfeinern und dann ausdrucken, um ihn mit anderen zu teilen.

Um mit einigen grundlegenden Änderungen zu beginnen, wählen Sie den Pfeil unter Ansicht und dann Layoutansicht aus.

Sie können Entwurfs- oder Formatänderungen sowohl in der Entwurfsansicht als auch in der Layoutansicht vornehmen. Wahrscheinlich finden Sie aber, dass die Größenänderung von Steuerelementen in der Layoutansicht einfacher geht, weil Sie die Daten sehen können.

Um die Größe eines Steuerelements zu ändern, wählen Sie es aus, und ziehen Sie die Kanten auf die gewünschte Größe.

Beachten Sie: Wenn Sie eine Beschriftung bei einem Steuerelement ändern, werden die anderen Beschriftungen mit geändert.

Um ein Steuerelement und seine Beschriftungen zu verschieben, wählen Sie alles aus, und ziehen Sie die Auswahl an die neue Position.

Zum Öffnen des Kontextmenüs und Anzeigen weiterer Formatierungsoptionen für Berichte wählen Sie ein Steuerelement aus, und drücken Sie UMSCHALT+F10, oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Steuerelement.

Über dieses Menü können Sie das Layout ändern, die Gruppierungs- oder Sortierreihenfolge ändern, das Eigenschaftenblatt öffnen und noch mehr erledigen.

Zum Anzeigen weiterer Berichtsoptionen wählen Sie Eigenschaften aus.

Auf dem Eigenschaftenblatt werden viele Optionen aufgelistet, die Sie in Ihrem Bericht anpassen können.

Außerdem können Sie die Textausrichtung in einem Steuerelement ändern.

Weil Access Entwurfsänderungen nicht automatisch speichert, wählen Sie auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff Speichern aus.

Eine tolle Methode zum Hervorheben von Informationen in einem Bericht ist die Verwendung einer Regel für bedingte Formatierung.

So möchten Sie beispielsweise Aufträge hervorheben, die von Januar bis März 2015 ausgeliefert wurden.

Wählen Sie in dem in der Layoutansicht angezeigten Bericht die Steuerelemente aus, die Sie hervorheben möchten.

Um mehrere Steuerelemente auszuwählen, halten Sie beim Auswählen die STRG-TASTE gedrückt.

Wählen Sie Format und dann Bedingte Formatierung aus.

Wählen Sie im Dialogfeld Neue Regel aus.

Der Regeltyp wird als "Werte im aktuellen Datensatz prüfen oder einen Ausdruck verwenden" gespeichert.

Der andere Regeltyp vergleicht Werte miteinander und verwendet dazu Datenbalken.

Ich gebe den Bereich von Werten ein, den ich hervorheben möchte.

Darunter gebe ich das Format für die Werte an

und formatiere sie als fetten Text mit einer Hintergrundfarbe.

Damit wird gezeigt, wie die Werte mit bedingter Formatierung aussehen werden. Wählen Sie OK aus.

Dann wendet Access die Regel auf Ihren Bericht an.

Wenn Ihr Bericht insgesamt ansprechender und besser lesbar werden soll, passen Sie die Farbe und Schriftarten an.

Während Ihr Bericht in der Layoutansicht angezeigt wird, wählen Sie Entwurf und dann den Pfeil unter Designs aus.

Zeigen Sie auf ein Design, um sich anzuschauen, wie es in Ihrem Bericht aussehen wird.

Wenn Sie ein Design finden, das zu Ihrem Bericht passt, wählen Sie es aus. Dann wendet es Access auf Ihren Bericht an.

Falls Sie nur Farben ändern möchten, wählen Sie Farben und dann das gewünschte Schema aus.

Möchten Sie nur die Schriftart ändern, wählen Sie "Schriftarten" aus, und treffen Sie Ihre Auswahl.

Um den Bericht noch professioneller zu gestalten, fügen Sie ihm das Logo Ihrer Organisation oder ein anderes Bild als Kopfzeile hinzu.

Während Ihr Bericht in der Layoutansicht angezeigt wird, wählen Sie Entwurf und dann Logo aus.

Navigieren Sie zur Bilddatei, und wählen Sie OK aus.

Access fügt das Logo in der Kopfzeile Ihres Berichts hinzu.

Ändern Sie die Logogröße bei Bedarf auf die gewünschten Maße.

Verschieben Sie das Logo an die gewünschte Position in der Kopfzeile.

Vielleicht möchten Sie Ihrem Bericht auch ein Hintergrundbild hinzufügen, beispielsweise ein Wasserzeichen Ihres Logos oder ein Foto Ihrer Signatur.

Wenn Sie Ihren Bericht mit dem Berichts-Assistenten oder dem Berichtstool erstellt haben, wird in der Kopf- oder Fußzeile das Tagesdatum und die Seitenzahl angezeigt.

Wenn Sie den Bericht aber mit dem Tool Berichtsentwurf oder Leerer Bericht erstellt haben, wurde keine Kopf- oder Fußzeile definiert.

Zum Hinzufügen oder Ändern von Seitenzahlen wählen Sie Entwurf und dann Seitenzahlen aus.

Geben Sie Format, Position und Ausrichtung für die Seitenzahl an.

Wenn Sie das Datum in der Kopf- oder Fußzeile hinzufügen, ändern oder entfernen möchten, wählen Sie Datum und Uhrzeit aus.

Geben Sie an, ob Sie das Datum oder die Uhrzeit einbeziehen möchten. Trifft das zu, wählen Sie das Format aus.

Wenn Ihr Bericht zum Drucken bereit ist, überprüfen Sie zunächst, ob er korrekt aussieht.

Wählen Sie Datei, Drucken und dann Seitenansicht aus.

Passen Sie den Bericht nach Bedarf mit den Befehlen auf der Registerkarte "Seitenansicht" an.

Vergrößern oder verkleinern Sie den Bericht, um ihn besser anzeigen zu können, oder ändern Sie die Seitenränder oder die Seitenausrichtung.

Wenn Ihnen das Erscheinungsbild des Berichts gefällt, wählen Sie auf der Registerkarte Seitenansicht den Befehl Drucken aus.

Geben Sie im Dialogfeld "Drucken" Optionen an – z. B. den gewünschten Drucker und die Anzahl der Exemplare. Wählen Sie OK aus.

Access druckt den Bericht mit ihren Verfeinerungen.

Jetzt haben Sie einen übersichtlichen, professionell aussehenden Bericht, den andere Benutzer leicht verstehen können.

Teilen Facebook Facebook Twitter Twitter E-Mail E-Mail

War diese Information hilfreich?

Sehr gut. Noch anderes Feedback?

Was können wir verbessern?

Vielen Dank für Ihr Feedback!

×