Organisationen und Teams in Organisationen verfügen häufig gleichzeitig über mehrere verschiedene E-Mail-Threads. Leicht können sich diese überschneiden und Informationen verloren gehen oder übersehen werden, wodurch die Kommunikation unterbrochen wird. Websitepostfächer können Ihnen beim Koordinieren und Speichern von team- oder projektbezogenen E-Mails an einem Ort helfen, damit alle Teammitglieder die gesamte Kommunikation sehen können.
Wichtig: Das Websitepostfachfeature in SharePoint wird ab März 2017 nicht mehr unterstützt. Dieses Feature wird in einer zukünftigen Version vollständig entfernt. Neue SharePoint Organisationen haben keinen Zugriff mehr auf das Feature "Websitepostfach". Vorhandene SharePoint organisationen können keine neuen Websitepostfächer mehr erstellen. Alle Websitepostfächer, die vor März 2017 eingerichtet und bereitgestellt wurden, funktionieren weiterhin.
Wir werden im September 2017 einen Prozess bereitstellen, der den Übergang Ihrer vorhandenen Websitepostfachwebsites zu einerMicrosoft 365 Gruppe erleichtern soll. Wenn Sie derzeit das Websitepostfachfeature in SharePoint verwenden, sollten Sie stattdessen eine Änderung auf Microsoft 365-Gruppen zur Unterstützung Ihrer Szenarien für die E-Mail-Zusammenarbeit in Betracht ziehen. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden Microsoft 365 Gruppen anstelle von Websitepostfächern.
Hinweis: Das Feature "Websitepostfach" wird weiterhin unterstützt, in der SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint Server 2013 und SharePoint Server 2010 nicht mehr unterstützt. Kunden wird empfohlen, freigegebene Postfächer als Alternative zu Websitepostfächern zu erkunden.
Klicken Sie auf der Schnellstartleiste auf Postfach.
Das Websitepostfach wird als zweiter, separater Posteingang und Ordnerstruktur neben Ihrem persönlichen E-Mail-Konto geöffnet. An und von dem Websitepostfachkonto gesendete E-Mails werden für alle Personen freigegeben, die über mitwirkende Berechtigungen für die Website SharePoint verfügen.
Einrichten Ihres Websitepostfachs
Sie können ein Websitepostfach als E-Mail-Empfänger hinzufügen, E-Mails aus dem Postfach senden oder es zu Ihren Favoriten hinzufügen. Weitere Informationen zum Hinzufügen eines Postfachs zu einer Website finden Sie unter Hinzufügen einer Websitepostfach-App, um E-Mails im Kontext anzuzeigen. Ihre Website muss E-Mail-fähig sein. Wenn das nicht der Fall ist, wenden Sie sich an Ihren Administrator.
Wenn Sie das Websitepostfach bei einem wichtigen E-Mail-Thread einbeziehen, wird eine Kopie der Informationen in diesem Thread an einem Ort gespeichert, auf den von allen Benutzern im Team zugegriffen werden kann.
Fügen Sie das Websitepostfach in die An-, CC- oder BCC-Zeile einer E-Mail ein.
Sie können die E-Mail-Adresse des Websitepostfachs zu Teamkontaktgruppen oder Verteilerlisten hinzufügen. Auf diese Weise werden relevante E-Mails automatisch im Websitepostfach des Teams gespeichert.
Wenn Sie E-Mails über ein Websitepostfach verfassen und senden, werden Sie als Absender angegeben.
Da jeder mit Mitwirkenderberechtigungen für eine Website auf das Websitepostfach zugreifen kann, können mehrere Personen am Entwurf einer E-Mail zusammenarbeiten.
Zum Erstellen einer Nachricht klicken Sie auf Neue E-Mail.
Dadurch wird eine neue Nachricht in Ihrem Websitepostfach geöffnet.
Wenn Sie die Liste "Favoriten" in Outlook verwenden, finden Sie es möglicherweise hilfreich, ebenfalls die Ordner aus dem Websitepostfach in Ihre Favoritenliste aufzunehmen.
In Outlook können Sie mit der rechten Maustaste auf einen Websitepostfach-Ordner klicken, z. B. den Posteingang, und dann auf In Favoriten anzeigen klicken. Wenn Sie zwei Ordner mit demselben Namen in Ihrer Favoritenliste haben (z. B. zwei Posteingänge), fügt Outlook automatisch den Postfachnamen zum Namen des Ordners hinzu (z. B. "Posteingang – HRTeamSite@contosobistro.onmicrosoft.com"), damit Sie leicht erkennen können, welcher Ordner es ist.
Weitere Informationen zu Outlook-Favoriten finden Sie unter Verwalten der am häufigsten verwendeten Ordner in "Favoriten".
Zusammenarbeiten mit Ihrem Team mithilfe des Websitepostfachs
Ihr Team kann ein Websitepostfach für die gemeinsame Erstellung einer wichtigen E-Mail oder zum Erfassen einer für das Team relevanten E-Mail-Kommunikation verwenden. Ihr Team kann auch wichtige Dokumente mithilfe eines Websitepostfachs sicher freigeben.
Nachdem Sie ein Websitepostfach fürIhre Website eingerichtet haben, wird unter dem Namen Ihrer Website ein neues E-Mail-Konto erstellt. Eine Teamwebsite verwendet z. B. die URL: http://contoso.sharepoint.com/HRTeamSite. Die E-Mail-Adresse für dieses Websitepostfach ist HRTeamSite@contoso.sharepoint.com.
Viele Teams kommunizieren regelmäßig per E-Mail. Häufig enthalten diese Unterhaltungen möglicherweise Informationen, die irgendwann einmal nützlich sein können. Sie können die nützlichsten E-Mails aus dem Thread an Ihr Websitepostfach weiterleiten, um sie zu bewahren. Jede Person, die über die Berechtigung "Mitwirken" für die Website verfügt, kann das Websitepostfach dann öffnen und die hierin enthaltenen Nachrichten anzeigen. Teammitglied können das Websitepostfach später öffnen, die in diesem Konto erfasste E-Mail durchsuchen und den Verlauf des fraglichen Themas anzeigen.
Eine weitere Möglichkeit zum Sammeln der E-Mail-Unterhaltungen auf Teamebene besteht darin, die E-Mail-Adresse des Websitepostfachs auf Cc zu setzen, wenn Sie eine E-Mail an das Team senden. Sie können die E-Mail-Adresse des Websitepostfachs auch einer Kontaktgruppe oder einer Verteilerliste hinzufügen, sodass diese Adresse immer eingeschlossen wird, wenn Sie eine E-Mail an Ihr Team senden.
Wenn Sie die Dokumente Ihres Teams auf einer SharePoint-Website speichern, können Sie ganz die Websitepostfach-App verwenden, um solche Dokumente für Personen freizugeben, die auf die Website zugreifen können.
Wichtig: Wenn Benutzer ein Websitepostfach in Outlook, wird eine Liste aller Dokumente in den Dokumentbibliotheken dieser Website angezeigt. Websitepostfächer stellen für alle Benutzer dieselbe Liste von Dokumenten zur Verfügung, sodass einige Benutzer Möglicherweise Dokumente sehen, auf die sie keinen Zugriff haben.
Wenn Sie Exchange verwenden, werden Ihre Dokumente auch in einem Ordner in Outlook angezeigt, wodurch es noch einfacher wird, Dokumente an andere weiterzuleiten.
