Verwenden von mehrere Werte speichernden Listen

In diesem Thema wird das Verwenden von Dropdownlisten in Kontrollkästchen und Kontrollkästchenlisten beschrieben. Dabei handelt es sich um Listen, in denen Sie mehrere Werte in einem Tabellenfeld auswählen und speichern können. Diese mehrwertigen Listen sind ein neues Feature in Microsoft Office Access 2007. Zwar können Sie beinahe wie herkömmliche Listen verwendet werden, doch sind neben den einzelnen Listenelementen Kontrollkästchen enthalten. Wenn Sie die Kontrollkästchen aktivieren, können Sie bis zu 100 Elemente auswählen.

Mit den neuen Listen werden einige allgemeine Probleme beim Eingeben und Speichern von Daten behoben. Angenommen, Sie möchten in Access z. B die Arbeitszuweisungen nachverfolgen. Sie können nun einer einzelnen Aufgabe mehrere Mitarbeiter zuweisen, indem Sie deren Namen in einer einzigen Liste auswählen. In früheren Versionen von Access waren solche Aktionen ohne den Einsatz der Programmiersprache Visual Basic für Applikationen (VBA) nicht möglich.

Hinweis : Die neuen Listen erhalten die Werte von einer weiteren Datenbankkomponente, die mehrwertiges Nachschlagefeld genannt wird. Sie benötigen zuerst ein mehrwertiges Nachschlagefeld in einer Ihrer Datenbanktabellen, bevor Sie mehrwertige Listen erstellen können. Erklärungen zum Erstellen mehrwertiger Nachschlagefelder sind nicht Gegenstand dieses Artikels.

Information zum Erstellen eines mehrwertigen Nachschlagefelds finden Sie in den Artikeln Hinzufügen oder Ändern eines Nachschlagefelds, in dem Sie mehrere Werte speichern können und Anleitung zu Mehrfachwertfeldern.

Was möchten Sie tun?

Grundlegendes zur Technologie von Dropdownlisten in Kontrollkästchen und Kontrollkästchenlisten

Verwenden einer mehrwertigen Liste in einem Formular

Verwenden einer mehrwertigen Liste in einer Tabelle

Vergrößern der Dropdownliste eines Kontrollkästchen zum Anzeigen weiterer Listenelemente

Grundlegendes zur Technologie von Dropdownlisten in Kontrollkästchen und Kontrollkästchenlisten

Dropdownlisten in Kontrollkästchen und Kontrollkästchenlisten basieren auf einem neuen Feature, das Mehrfachwertfeld genannt wird. Im Wesentlichen ermöglichen Mehrfachwertfelder Ihnen, mehrere Elemente einem einzigen Feld in der Tabelle anfügen zu können. Diese Aktion konnte in früheren Versionen von Access nicht ausgeführt werden.

Office Access 2007 stellt Mehrfachwertfelder in verschiedenen Features bereit. Dazu gehören Dropdownlisten in Kontrollkästchen und Kontrollkästchenlisten, mehrwertigen Tabellenfeldern und Anlagen. Die Listen und mehrwertige Felder ermöglichen Ihnen die Auswahl mehrerer Elemente in einer einzigen Liste. Bei den Anlagen können Sie einem Datensatz mehrere Datenelemente anfügen, fast genau so, wie Sie Bilder und andere Dateien E-Mail-Nachrichten anfügen.

Weitere Informationen zum Verwenden von Anlagen finden Sie im Artikel Anfügen von Dateien an Datensätze in der Datenbank.

Wenn Sie Dropdownlisten in Kontrollkästchen oder Kontrollkästchenlisten erstellen möchten, beginnen Sie mit einem mehrwertigen Nachschlagefeld. Dabei handelt es sich um ein Tabellenfeld, in dem mithilfe einer Abfrage nach Werten gesucht wird, die sich an einer anderen Stelle in der Datenbank befinden. Erklärungen zum Erstellen mehrwertiger Nachschlagefelder sind nicht Gegenstand dieses Artikels.

Information zum Erstellen dieser Felder finden Sie in den Artikeln Hinzufügen oder Ändern eines Nachschlagefelds, in dem Sie mehrere Werte speichern können und Anleitung zu Mehrfachwertfeldern.

Nachdem Sie ein mehrwertiges Nachschlagefeld erstellt haben, können Sie das Feld direkt verwenden. Sie können auch eine Dropdownliste eines Kontrollkästchens oder eine Kontrollkästchenliste an das Feld binden. Eine Dropdownliste eines Kontrollkästchens ist ein Kombinationsfeld-Steuerelement, das mehrere Werte unterstützt.

In den folgenden Abbildungen wird eine typische Dropdownliste eines Kontrollkästchens im geschlossenen und im geöffneten Zustand dargestellt.

Dropdownliste eines Kontrollkästchens im geschlossenen Zustand

Kontrollkästchen-Dropdownliste im geöffneten Zustand

Hinweis : Bei normalen Kombinationsfeld-Steuerelementen können Sie Elemente in einer Liste auswählen oder neue Elemente direkt in das Steuerelement eingeben. Wenn Sie jedoch ein Kombinationsfeld so festlegen, dass es mehrere Werte unterstützt, können Sie Elemente nur aus einer Liste auswählen. Werte können nicht direkt eingegeben werden.

Eine Kontrollkästchenliste ist ein Listenfeld-Steuerelement, das mehrere Werte unterstützt.

Kontrollkästchenliste

Im Unterschied zur Dropdownliste eines Kontrollkästchens wird eine Kontrollkästchenliste nicht geschlossen, nachdem Sie Elemente ausgewählt haben, und sie enthält keine Schaltfläche OK oder Abbrechen.

Sie können beide Steuerelemente in Formularen und Berichten verwenden. Wenn Sie sie jedoch in Berichten verwenden, wird nur angezeigt, was Sie ausgewählt haben. Es ist standardmäßig nicht möglich, die Steuerelemente auf einem Bericht zum Ändern von Daten zu verwenden.

Ein mehrwertiges Nachschlagefeld kann auch direkt in einer Tabelle verwendet werden, indem Sie auf das Tabellenfeld klicken oder es auf andere Weise auswählen. In Access wird hierbei standardmäßig nur die Dropdownliste eines Kontrollkästchens angewendet – Sie können kein anderes Steuerelement verwenden.

In den Schritten der folgenden Abschnitte wird erläutert, wie Sie ein oder mehrere Elemente aus einem mehrwertigen Nachschlagefeld auswählen. Bei diesen Schritten wird die im Lieferumfang von Office Access 2007 enthaltene Datenbankvorlage zur Problemverfolgung verwendet.

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Verwenden einer mehrwertigen Liste in einem Formular

In diesen Schritten wird davon ausgegangen, dass Sie über Folgendes verfügen: eine Datenbanktabelle, die ein mehrwertiges Nachschlagefeld enthält, und ein Formular, das eine Dropdownliste eines Kontrollkästchens oder eine Kontrollkästchenliste enthält.

Weitere Information zum Erstellen eines mehrwertigen Nachschlagefelds finden Sie in den Artikeln Hinzufügen oder Ändern eines Nachschlagefelds, in dem Sie mehrere Werte speichern können und Anleitung zu Mehrfachwertfeldern.

Verwenden einer mehrwertigen Liste

  1. Öffnen Sie das Formular, das die Dropdownliste eines Kontrollkästchens oder eine Kontrollkästchenliste enthält.

    Bei beiden Listentypen besitzen die einzelnen Elemente ein Kontrollkästchen.

  2. Klicken Sie auf die Kontrollkästchen, die Sie auswählen möchten. Wenn Sie eine Dropdownliste für ein Kontrollkästchen verwenden, klicken Sie auf OK.

    Wenn Sie eine Dropdownliste eines Kontrollkästchens verwenden, wird das Steuerelement geschlossen und Ihre Auswahl wird in einer durch Kommas getrennten Liste folgendermaßen angezeigt:

    Geschlossene Dropdownliste eines Kontrollkästchens in einem Formular

    Falls die gesamte Auswahl nicht zu sehen ist, können Sie das Formular in der Entwurfs- oder Layoutansicht öffnen und das Listensteuerelement vergrößern. Weitere Informationen hierzu finden Sie im Abschnitt Vergrößern der Dropdownliste eines Kontrollkästchens zum Anzeigen weiterer Listenelemente weiter unten in diesem Artikel.

Hinweis : 

  • Mehrwertige Listen sind stets leicht zu erkennen, da neben den einzelnen Listenelementen Kontrollkästchen angezeigt werden.

  • In diesem Beispiel verwendet die Beispieldatenbank eine Dropdownliste eines Kontrollkästchens. Eine Kontrollkästchenliste kann auf die gleiche Weise verwendet werden: Sie wählen Elemente aus, indem Sie auf die Kontrollkästchen klicken. Jedoch enthält dieses Steuerelement keine Schaltfläche OK oder Abbrechen.

    Zur Erinnerung: Sie können bis zu 100 Kontrollkästchen auswählen.

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Verwenden einer mehrwertigen Liste in einer Tabelle

Wenn Sie in einer Tabelle eine mehrwertige Liste verwenden, wird nur ein Steuerelement bereitgestellt: eine Dropdownliste eines Kontrollkästchens. Dieses Steuerelement kann nicht geändert werden.

  1. Doppelklicken Sie im Navigationsbereich auf die Tabelle, die Sie verwenden möchten. Die Tabelle wird in der Datenblattansicht geöffnet.

  2. Setzen Sie den Fokus auf das mehrwertige Feld, und klicken Sie dann auf den Pfeil nach unten neben dem Feld.

    Hinweis : Die Regions- und Sprachoptionen in Windows steuern die Platzierung dieses Pfeils.

  3. Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben jedem Element, das Sie auswählen möchten, und klicken Sie dann auf OK.

    Die Liste wird geschlossen, und die ausgewählten Listenelemente werden durch Kommas folgendermaßen getrennt angezeigt:

    Eine Dropdownliste eines Kontrollkästchens in einem Datenblatt

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Vergrößern der Dropdownliste eines Kontrollkästchen zum Anzeigen weiterer Listenelemente

Wenn Sie eine Dropdownliste eines Kontrollkästchens zum Auswählen vieler Elemente verwenden, sehen Sie beim Schließen der Liste möglicherweise nicht alle ausgewählten Elemente. Datenbankdesigner verwenden Dropdownlisten (Kombinationsfeld-Steuerelemente), da damit der Bildschirmplatz effizient genutzt wird. Die vom Benutzer benötigten Optionen werden angezeigt, und das Steuerelement wird geschlossen, nachdem der Benutzer Elemente ausgewählt hat. Wenn eine Dropdownliste eines Kontrollkästchens zu klein für die Anzeige der gesamten Auswahl ist, können Sie das Steuerelement vergrößern. In den folgenden Schritten wird erläutert, wie Sie das Steuerelement vergrößern und die Änderungen testen.

Hinweis : In der Regel müssen Sie die Größe von Kontrollkästchenlisten nicht ändern, da eine Bildlaufleiste bereitgestellt wird, wenn die Liste zu groß für das Fenster des Steuerelements ist.

Ändern der Größe eines Steuerelements

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich mit der rechten Maustaste auf das Formular, das Sie ändern möchten, und klicken Sie auf Entwurfsansicht oder Layoutansicht.

    –Oder–

    Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Ansichten auf Ansicht, und klicken Sie dann auf Entwurfsansicht oder Layoutansicht.

  2. Klicken Sie folgendermaßen auf die Dropdownliste eines Kontrollkästchens, zeigen Sie auf einen Ziehpunkt, und ziehen Sie die Kante des Steuerelements, bis es die gewünschte Höhe oder Breite besitzt:

    Ändern der Größe eines mehrwertigen Felds

    –Oder–

    Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Steuerelement, und klicken Sie auf Eigenschaften. Klicken Sie im Eigenschaftenblatt auf die Registerkarte Alle, klicken Sie dann auf die Eigenschaft Höhe oder Breite, und geben Sie eine Größe ein.

    Angrenzende Steuerelemente werden automatisch nach unten oder nach links oder rechts verschoben.

  3. Speichern Sie Ihre Arbeit, und wechseln Sie zur Formularansicht, um zu sehen, ob die Änderungen funktionsfähig sind. Zum Wechseln der Ansicht können Sie die Schaltflächen auf der Statusleiste von Access verwenden, oder Sie klicken mit der rechten Maustaste auf die Dokumentregisterkarte des Formulars und verwenden das Kontextmenü.

    Stellen Sie beim Testen der Änderungen folgende Fragen:

    • Werden mit der neuen Größe genügend Daten angezeigt?

    • Wählen Sie oder ein typischer Benutzer genügend Elemente in der Liste aus, sodass der zusätzliche Platz ausgefüllt ist?

    • Wirken sich die Änderungen auf das grafische Design oder die Verwendbarkeit und den Workflow des Formulars aus?

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