Verwenden von Visitenkarten

Manchmal benötigen Sie schnell Antworten auf dringende Fragen zu Kontakten: Wie kann ich feststellen, wann meine Kontakte aus der Besprechung kommen? Kann ich jetzt schon Zeit in ihren Kalendern reservieren, damit ich mit ihnen sprechen kann, sobald sie wieder verfügbar sind? Wie erreiche ich eine andere Person aus der Arbeitsgruppe meiner Kontakte? Wer ist der Vorgesetzte meiner Kontakte? Kann ich auf andere Weise mit den gewünschten Personen in Verbindung treten – etwa über die Website eines sozialen Netzwerks?

Sie finden die Antwort auf diese und andere Fragen an einer Stelle: der Visitenkarte. Das ist die Stelle, an der Sie herausfinden können, mit wem und für wen jemand arbeitet, ob er bzw. sie später im Lauf des Tages für ein Gespräch zur Verfügung steht, ob eine private Telefonnummer oder eine zweite E-Mail-Adresse verwendet werden kann usw.

Sehen wir uns zunächst an, wie die Visitenkarte angezeigt wird, und dann, was sich mit ihr machen lässt.

Öffnen einer Visitenkarte aus der Lync-Liste "Kontakte"

  • Suchen Sie den Kontakt in Ihrer Liste Kontakte, zeigen Sie auf das Bild des Kontakts (oder auf das Anwesenheitssymbol, wenn in der Liste Kontakte keine Bilder angezeigt werden), und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Visitenkarte anzeigen.

Screenshot der Kontaktauflistung mit ausgewählten Visitenkartensymbol und angezeigter zugeordneter Visitenkarte

Öffnen einer Visitenkarte aus Office-Anwendungen

Eine Visitenkarte kann von jeder Stelle in einer Office-Anwendung geöffnet werden, an der das Bild einer Person oder der Name einer Person mit einem Anwesenheitssymbol angezeigt wird.

  • Zeigen Sie auf das Bild des Kontakts (oder auf das Anwesenheitssymbol neben dem Namen der Person), und klicken Sie dann auf den Pfeil nach unten, um die Karte zu öffnen.

Senden einer Chatnachricht, Starten eines Audio- oder Videoanrufs oder Senden einer E-Mail-Nachricht

Öffnen Sie die Visitenkarte der gewünschten Person (wie zuvor beschrieben), und führen Sie dann einen der folgenden Schritte aus:

  • Zum Senden einer Chatnachricht klicken Sie entweder auf der Symbolleiste für den Schnellzugriff (rechts neben dem Bild) auf die Schaltfläche für Chatnachrichten, oder klicken Sie auf den Link Chat (unten auf der Visitenkarte).

  • Zum Starten eines Audioanrufs klicken Sie entweder auf die Schaltfläche für Anrufe, um die geschäftliche Telefonnummer der Person anzurufen, oder klicken Sie auf den Dropdownpfeil neben der Schaltfläche, um eine andere Telefonnummer auszuwählen.

  • Zum Starten eines Videoanrufs klicken Sie auf der Symbolleiste für den Schnellstart auf die Schaltfläche für Videoanrufe.

  • Zum Senden einer E-Mail-Nachricht klicken Sie entweder auf der Symbolleiste für den Schnellstart auf die Schaltfläche für E-Mail-Nachrichten, oder klicken Sie auf die E-Mail-Adresse des Kontakts unter E-Mail senden.

Planen einer Besprechung mit einem Kontakt

  1. Öffnen Sie die Visitenkarte der gewünschten Person.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Kontakt unter Kalender auf Besprechung planen.

  3. Geben Sie in der Outlook-Besprechungseinladung alle erforderlichen Informationen für die Besprechungsanfrage ein und klicken Sie dann auf Senden.

Anzeigen der Organisation eines Kontakts

  • Öffnen Sie die Visitenkarte der Person und klicken Sie auf Organisation (direkt unter der Schaltfläche Anruf). Klicken Sie in der Auflistung auf eine beliebige Person in der Organisation, um die Visitenkarte dieser Person anzuzeigen.

Bearbeiten Ihrer Kopie der Kontaktinformationen einer Person

Sie können Ihrer Kopie der Visitenkarte einer Person zusätzliche Informationen hinzufügen, z. B. das Geburtsdatum, die Geschäftsadresse, weitere Telefonnummern und/oder E-Mail-Adressen. Diese Informationen sind in Outlook gespeichert. Sie können auch den Namen der Person ändern, um ihn in Kontaktlisten als Alias oder personalisierten Namen anzuzeigen.

  1. Klicken Sie auf der Visitenkarte der Person auf die Registerkarte Kontakt und führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    • Klicken Sie für einen Kontakt in Ihrem Unternehmen auf Bearbeiten.

      ODER

    • Klicken Sie für einen Kontakt außerhalb Ihres Unternehmens auf Hinzufügen und dann auf Bearbeiten.

  2. Wenn Sie für diesen Kontakt mehrere Profile haben, werden Sie in einem Dialogfeld gefragt, welches Profil Sie ändern möchten und ob Sie das geänderte Profil als überarbeitetes Standardprofil speichern möchten. Nehmen Sie die gewünschte Auswahl vor, und klicken Sie dann auf OK.

  3. Ändern Sie auf dem Replikat der Visitenkarte, das geöffnet wird, den Namen des Kontakts, wenn Sie diesen der Anzeige in Microsoft Lync anpassen möchten. Geben Sie im Feld Name einen anderen Namen für den Kontakt ein.

  4. Klicken Sie neben den Überschriften E-Mail, Telefon, Adresse und/oder Geburtstag auf das Pluszeichen (+), und geben Sie dann die Informationen ein, die Sie in diesen Feldern hinzufügen möchten. (Die Informationen unter der Überschrift Geschäftlich können weder geändert noch ergänzt werden.)

  5. Klicken Sie auf Speichern.

Innerhalb weniger Minuten sollten die Änderungen in Lync und Outlook angezeigt werden.

Anheften einer Visitenkarte an Ihren Desktop oder Aufheben der Anheftung

Wenn Sie die Visitenkarte einer Person an Ihren Desktop angeheftet haben, bleibt diese Visitenkarte geöffnet, damit Sie schnell Informationen zu dieser Person anzeigen oder Kontakt mit der Person aufnehmen können.

  • Öffnen Sie zum Anheften der Visitenkarte an Ihren Desktop die Visitenkarte der gewünschten Person, und klicken Sie in der oberen rechten Ecke der Visitenkarte auf die Schaltfläche Visitenkarte anheften (Stecknadel).

  • Wenn Sie die Anheftung wieder aufheben möchten, klicken Sie erneut auf die Stecknadel-Schaltfläche, oder klicken Sie auf Visitenkarte schließen (x), um die Visitenkarte zu schließen. Dadurch wird die Anheftung automatisch aufgehoben.

Verwenden von weiteren Visitenkartenoptionen

Visitenkarten bieten noch weitere Optionen für die Interaktion mit einem Kontakt oder das Abrufen weiterer Informationen:

  • Sie können sich anhören, wie der Name des Kontakts ausgesprochen wird (sofern der Kontakt seinen Namen in Outlook für Voicemail aufgezeichnet hat). Klicken Sie dazu neben dem Namen des Kontakts auf die Soundschaltfläche.

  • Sie können den Kontakt zu Ihrer Lync-Favoritenliste hinzufügen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Weitere Optionen (), und klicken Sie dann auf Zu Favoriten hinzufügen.

  • Sie können den Kontakt zu einer oder mehreren Lync-Kontaktgruppen hinzufügen. Klicken Sie dazu auf Zu Chatkontakten hinzufügen, und wählen Sie dann im Dropdownmenü die Gruppen aus, denen der Kontakt hinzugefügt werden soll.

  • Zum Anzeigen der Aktualisierungen von Kontakten in sozialen Netzwerken (wenn Sie mit ihnen in sozialen Netzwerken befreundet oder ihre Aktualisierungen öffentlich sind) klicken Sie auf die Registerkarte Neuigkeiten.

  • Zum Anzeigen der Verteilerliste, zu der ein Kontakt gehört, klicken Sie auf die Registerkarte Mitgliedschaft.

  • Zum Anzeigen der in letzter Zeit erfolgten Aktualisierungen an den Informationen zu einem Kontakt klicken Sie auf die Registerkarte Notizen.

  • Wenn Sie von Lync benachrichtigt werden möchten, wenn der Kontakt wieder verfügbar ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Weitere Optionen (), und klicken Sie dann auf Für Statusänderungsbenachrichtigungen markieren.

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