Verwenden von Teilnehmereinstellungen als Sitemanager

Sie verwalten eine SharePoint-Website und möchten, dass Ihr Team mit Microsoft Office SharePoint Designer 2007 Inhalte zur Website beitragen kann, ohne dass der Entwurf, das Layout oder der Inhalt der Website unübersichtlich wird. Mithilfe der Teilnehmereinstellungen können Sie den Mitwirkungsmodus so konfigurieren, dass Ihr Team problemlos seine Aufgaben erfüllten kann. Außerdem können Sie im richtigen Maß steuern, welcher Websiteinhalt geändert werden darf. Am bequemsten für den Sitemanager ist jedoch, dass der Mitwirkungsmodus standardmäßig aktiviert ist und nichts eingerichtet werden muss.

Dieser Artikel enthält eine Übersicht zur Verwendung von Teilnehmereinstellungen durch den Sitemanager und erläutert das Arbeiten mit Teilnehmergruppen und Bereichstypen.

Weitere Informationen zu den Teilnehmereinstellungen finden Sie im Artikel Einführung in Teilnehmereinstellungen.

Wichtig : Damit Sie die Teilnehmereinstellungen verwenden können, muss sich die Website auf einem Server mit Windows SharePoint Services 3.0 oder Microsoft Office SharePoint Server 2007 befinden.

Inhalt dieses Artikels

Standardmäßig aktivierte Teilnehmereinstellungen

Wie werden Teilnehmergruppen verwendet?

Was ist die Standardteilnehmergruppe?

Wie werden Bereichstypen verwendet?

Angeben einer Kontakt-E-Mail-Adresse

Zurücksetzen der Teilnehmereinstellungen auf die Standardeinstellungen

Standardmäßig aktivierte Teilnehmereinstellungen

Beim erstmaligen Öffnen einer SharePoint-Website in Office SharePoint Designer 2007 sind die Teilnehmereinstellungen standardmäßig aktiviert. Es ist keine Einrichtung durch den Sitemanager erforderlich, außer Sie möchten die Standardeinstellungen ändern. Die Teilnehmereinstellungen schließen eine Reihe von Standardteilnehmergruppen (mit Standardeinstellungen) ein, die mit den SharePoint-Standardberechtigungsstufen verknüpft sind. Diese Einstellungen bleiben aktiviert, solange sie von keinem Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen deaktiviert werden.

Falls Sie die Teilnehmereinstellungen deaktivieren, kann jeder Benutzer mit den Berechtigungen zum Öffnen der Website uneingeschränkt auf alle Features und Funktionen in Office SharePoint Designer 2007 zugreifen. Alle von Ihnen erstellten Teilnehmereinstellungen sind jedoch noch auf der Website vorhanden, und Sie können die Teilnehmereinstellungen jederzeit wieder aktivieren, damit diese Einstellungen wieder wirksam werden.

Wichtig : Zum Aktivieren oder Deaktivieren der Teilnehmereinstellungen benötigen Sie mindestens die Berechtigung Berechtigungen verwalten auf der SharePoint-Website. In den meisten Fällen bedeutet das, dass Sie ein Websiteadministrator sein müssen.

Aktivieren oder Deaktivieren von Teilnehmereinstellungen

  1. Öffnen Sie die SharePoint-Website in Office SharePoint Designer 2007.

  2. Klicken Sie im Menü Website auf Teilnehmereinstellungen.

  3. Klicken Sie gegebenenfalls auf Erweitert, um den Abschnitt Erweitert zu öffnen.

  4. Wenn die Teilnehmereinstellungen aktiviert sind, klicken Sie auf Teilnehmereinstellungen deaktivieren. Sind die Teilnehmereinstellungen deaktiviert, klicken Sie auf Teilnehmereinstellungen aktivieren.

  5. Klicken Sie auf OK.

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Wie werden Teilnehmergruppen verwendet?

Im Browser

Als Sitemanager müssen Sie wissen, dass Teilnehmergruppen zu einem großen Teil in den Websiteeinstellungsseiten des Browsers eingerichtet werden.

Sie fügen Benutzer beispielsweise Teilnehmergruppen nicht direkt hinzu. Stattdessen wird jede Teilnehmergruppe mit mindestens einer Berechtigungsstufe auf einer SharePoint-Website verknüpft. Durch die Berechtigungsstufe werden zwei wichtige Faktoren für die verknüpfte Teilnehmergruppe bestimmt:

  • Die Mitglieder dieser Teilnehmergruppe    Wenn Sie einer SharePoint-Website im Browser Benutzer und Gruppen hinzufügen, müssen Sie ihnen eine Berechtigungsstufe zuweisen. Wenn diese Berechtigungsstufe mit einer Teilnehmergruppe in Office SharePoint Designer 2007 verknüpft ist, werden die Benutzer und Gruppen automatisch zu Mitgliedern dieser Teilnehmergruppe. Wenn Sie folglich Benutzer einer Teilnehmergruppe hinzufügen oder daraus entfernen möchten, müssen Sie entweder die Verknüpfung ihrer Berechtigungsstufe mit der Teilnehmergruppe aufheben (in Office SharePoint Designer 2007) oder ihnen eine Berechtigungsstufe zuweisen (im Browser), die mit dieser Teilnehmergruppe nicht verknüpft ist.

  • Die Berechtigungen dieser Teilnehmergruppe    Die Teilnehmereinstellungen sind kein Sicherheitsfeature. Teilnehmereinstellungen dienen dazu, Benutzer mit positiven Absichten anzuleiten, sodass sie ihre Aufgaben problemlos erfüllen können, ohne größeren Schaden an der Website zu riskieren. Mit den Teilnehmereinstellungen, die Sie in Office SharePoint Designer 2007 angeben, können die SharePoint-Berechtigungsstufen nicht überschrieben oder außer Kraft gesetzt werden. Die Berechtigungsstufe eines Benutzers, nicht dessen Teilnehmereinstellungen, bestimmen stets, über welche Zugriffsebene der Benutzer auf eine SharePoint-Website verfügt. Die Teilnehmereinstellungen des Benutzers bestimmen die Bearbeitungsfeatures, die der Benutzer in Office SharePoint Designer 2007 verwenden kann.

Wenn Sie als Websitemanager Teilnehmereinstellungen verwenden, müssen Sie im Browser möglicherweise folgende Aktionen ausführen:

  • Hinzufügen von Benutzern und Gruppen und Zuweisen der Berechtigungsstufe. Die Benutzer und Gruppen gehören automatisch zu jeder Teilnehmergruppe, die mit dieser Berechtigungsstufe verknüpft ist.

  • Ändern der Benutzern zugewiesenen Berechtigungsstufe. Die Berechtigungsstufe kann mit einer anderen Teilnehmergruppe verknüpft werden.

  • Bearbeiten vorhandener Berechtigungsstufen. Als Websitebesitzer können Sie auswählen, welche Berechtigungen diesen Berechtigungsstufen zugeordnet sind. Die Berechtigungsstufe hat stets Vorrang vor der Einstellung der verknüpften Teilnehmergruppe. Die Teilnehmereinstellungen lassen nicht zu, dass ein Benutzer eine Website auf andere Weise ändert als dessen Berechtigungsstufe erlaubt. Beispielsweise können Benutzer, selbst wenn Sie deren Benutzergruppe das Erstellen neuer Seiten erlauben, keine Seiten erstellen, wenn ihre Berechtigungsstufe die Berechtigung Seiten hinzufügen und anpassen nicht einschließt.

  • Erstellen neuer Berechtigungsstufen. Sie können neue Berechtigungsstufen hinzufügen, um verschiedene Gruppen von Berechtigungen zu kombinieren. Vielleicht benötigen Benutzer oder Gruppen nur auf bestimmte Objekte einer Website Zugriff. Sie können ihnen dann minimale Berechtigungen erteilen, die zum Ausführen der Aufgaben ausreichen.

Hyperlinks zu weiteren Informationen über das Verwalten von SharePoint-Berechtigungen finden Sie im Abschnitt Siehe auch.

In Office SharePoint Designer 2007

Teilnehmergruppen sind Benutzergruppen, denen eine bestimmte Aufgabe bei der Aktualisierung der Website zugewiesen ist, z. B. Inhaltsautoren oder Webdesigner. Mithilfe von Teilnehmereinstellungen können Sie verschiedene Gruppen von Bearbeitungseinschränkungen für verschiedene Teilnehmergruppen erstellen. Die Gruppen müssen jedoch zuerst mit SharePoint-Berechtigungsstufen verknüpft werden.

Es gibt drei Standardteilnehmergruppen: Sitemanager, Webdesigner und Inhaltsautoren. Diese Teilnehmergruppen sind jeweils mit den Berechtigungsstufen Vollzugriff, Entwerfen und Teilnehmen verknüpft.

Angenommen, ein Webdesigner kann für Änderungen auf Ihre SharePoint-Website mit der Berechtigungsstufe Entwerfen zugreifen. Dieser Webdesigner verwendet Office SharePoint Designer 2007 dann standardmäßig als Mitglied der Teilnehmergruppe Webdesigner. Das liegt daran, dass die Teilnehmergruppe Webdesigner mit der Berechtigungsstufe Entwerfen verknüpft ist. Dementsprechend gehört ein Sitemanager mit der Berechtigungsstufe Vollzugriff in Windows SharePoint Services 3.0 zur Gruppe Sitemanager in Office SharePoint Designer 2007.

Es kann sein, dass die Standarteilnehmergruppen für Ihre Anforderungen ausreichen, aber vielleicht möchten Sie noch weitere Teilnehmergruppen erstellen. Sie können z. B. zwei verschiedene Webdesignergruppen einrichten: eine Gruppe mit normalen Berechtigungen und eine ohne die Möglichkeit zum Erstellen oder Ändern von Masterseiten. Erstellen Sie dazu die neue Teilnehmergruppe in Office SharePoint Designer 2007, und geben Sie ihr einen Namen, z. B. Eingeschränkte Designer. Sie müssen gegebenenfalls eine neue SharePoint-Berechtigungsstufe erstellen – z. B. Eingeschränktes Entwerfen –, da die Berechtigungsstufe Entwerfen bereits mit der Teilnehmergruppe Webdesigner verknüpft ist. Verknüpfen Sie dann die neue Teilnehmergruppe mit der neuen SharePoint-Berechtigungsstufe, und konfigurieren Sie die Bearbeitungseinschränkungen für die Teilnehmergruppe.

Neue Berechtigungsstufen können in Windows SharePoint Services 3.0 flexibel erstellt werden. Falls keine geeigneten Stufen mehr verfügbar sind, erstellen Sie ganz einfach eine neue. Da jede SharePoint-Berechtigungsstufe mit nur einer Teilnehmergruppe verknüpft werden kann, müssen Sie möglicherweise neue Berechtigungsstufen erstellen, falls Sie viele neue Teilnehmergruppen hinzugefügt haben.

Sie können neue Teilnehmergruppen erstellen oder vorhandene Teilnehmergruppen ändern. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen einer Teilnehmergruppe.

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Was ist die Standardteilnehmergruppe?

Wenn Sie eine Website das erste Mal in Office SharePoint Designer 2007 öffnen und dann das Dialogfeld Teilnehmereinstellungen öffnen (Menü Website), sehen Sie, dass Inhaltsautoren als Standardteilnehmergruppe angezeigt werden. Was bedeutet das?

Wie schon erwähnt, sind alle Benutzer und Gruppen einer SharePoint-Website Berechtigungsstufen in Windows SharePoint Services 3.0 zugewiesen. Die Berechtigungsstufen wiederum sind mit Teilnehmergruppen verknüpft. Angenommen, die Berechtigungsstufe eines Benutzers ist nicht mit einer Teilnehmergruppe verknüpft. Wenn dieser Benutzer eine Website in Office SharePoint Designer 2007 öffnet, wird er automatisch der Standardgruppe zugeordnet. Das heißt, bei aktivierten Teilnehmereinstellungen werden allen Benutzern eine Reihe von Bearbeitungseinschränkungen zugeteilt, unabhängig davon, ob deren Berechtigungsstufe mit einer Teilnehmergruppe verknüpft ist.

Warum ist die Teilnehmergruppe Inhaltsautoren in Office SharePoint Designer 2007 die Standardgruppe? Weil die Gruppe Inhaltsautoren standardmäßig über den geringsten Zugriff auf Features in Office SharePoint Designer 2007 verfügt! Dadurch erhalten Benutzer, die mit keiner Teilnehmergruppe verknüpft sind, beim Öffnen der Website zur Bearbeitung nur beschränkt Zugriff. Das verringert das Risiko versehentlicher Beschädigungen an der Website. Das Festlegen einer Standardgruppe vereinfacht außerdem das Konfigurieren von Teilnehmereinstellungen, da Sie nicht alle Berechtigungsstufen der Website mit einer Teilnehmergruppe verknüpfen müssen.

Sie können die Standardgruppe ändern. Überlegen Sie jedoch vorher, ob sich diese Änderung nicht negativ auf den Aktualisierungsprozess der Website auswirkt. Denken Sie daran, dass die Einstellungen für die Standardteilnehmergruppe die Bearbeitungseinschränkungen darstellen, die jedem Benutzer zugeteilt werden, der zu keiner Teilnehmergruppe gehört. Informationen zum Ändern der Standardteilnehmergruppe finden Sie im Artikel Erstellen einer Teilnehmergruppe.

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Wie werden Bereichstypen verwendet?

Masterseiten enthalten Inhaltsplatzhalter, die definieren, was Benutzer auf einer Seite ändern können. Die Bereiche innerhalb von Inhaltsplatzhaltern werden Inhaltsbereiche genannt. In Verbindung mit Masterseiten ermöglichen Teilnehmereinstellungen einem Websitebesitzer nicht nur zu definieren, was auf der Seite geändert werden kann, sondern auch welche Art von Änderungen hier zulässig sind.

Angenommen, die Gruppe Inhaltsautoren muss auf den Seiten Ihrer SharePoint-Website regelmäßig Informationen aktualisieren. Sie können bestimmte Inhaltsbereiche auf Seiten erstellen, in denen Inhaltsautoren Inhalte hinzufügen können. Die anderen Bereiche auf der Seite können nicht bearbeitet werden. Dadurch verhindern Sie, dass Benutzer versehentlich den Entwurf, das Layout oder Formate ändern.

In Office SharePoint Designer 2007 gibt es drei Standardbereichstypen: Nur Text, Text und Bilder sowie Text, Layout und Bilder.

Mithilfe von Bereichstypen können Sie steuern, welche Art Inhalt Benutzer den Bereichen der Seite hinzufügen können. Angenommen, Sie möchten nicht, dass Benutzer einer Seite Tabellen hinzufügen. Ändern Sie in diesem Fall die Einstellungen des Bereichstyps Text, Layout und Bilder, um das Erstellen von Tabellen für Benutzer einzuschränken.

Beim Erstellen eines neuen Bereichstyps werden standardmäßig die Bearbeitungseinschränkungen in allen vier Kategorien – Bearbeitung, Formatierung, Bilder und SharePoint – von den Einstellungen der Teilnehmergruppe eines Benutzers geerbt. Die Optionen zum Festlegen von Bearbeitungseinschränkungen im Dialogfeld Bereichseinstellungen sind erst verfügbar, nachdem Sie ausgewählt haben, dass die Einstellungen der Teilnehmergruppe überschrieben werden. Das ist der eigentliche Grund für die Verwendung von Bereichstypen: das Überschreiben der Einstellungen für eine oder mehrere Teilnehmergruppen in bestimmten Bereichen einer Seite. Bereichstypen ermöglichen dem Sitemanager eine präzise Steuerung der Inhaltstypen, die Inhaltbereichen von bestimmten Teilnehmergruppen hinzugefügt werden können.

Weitere Informationen dazu, wie Sie einer Masterseite einen Inhaltsplatzhalter hinzufügen, einen Bereichstyp erstellen und diesen Bereichstyp dann dem Inhaltsbereich zuweisen, finden Sie im Artikel Erstellen eines Bereichstyps.

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Angeben einer Kontakt-E-Mail-Adresse

Wenn Sie als Sitemanager die Teilnehmergruppen und Bereichstypen für die Website erstellen, müssen Sie eine einfache Verwaltung und die Notwendigkeit, Bearbeitungseinschränkungen festzulegen, miteinander in Einklang bringen, sodass Benutzer ihre Aufgaben ausführen können, ohne die Website zu beschädigen. Außerdem ist es wichtig, dass jede Website dem Prinzip der minimalen Rechte entspricht: Teilnehmer erhalten so wenig Zugriff auf Features in Office SharePoint Designer 2007 wie möglich und können trotzdem ihre Aufgaben erfüllen.

Falls Benutzer, die in Teilnehmergruppen oder mit Bereichstypen arbeiten, feststellen, dass sie aufgrund der Teilnehmereinstellungen ihre Aufgaben nicht ausführen können, müssen sie wissen, an wen sie sich wenden können. Geben Sie deshalb mindestens eine Kontakt-E-Mail-Adresse für eine Website an. Jeder Kontakt sollte idealerweise über ausreichend Berechtigungen (in der Regel Vollzugriff) verfügen, um die Teilnehmereinstellungen für die Website gegebenenfalls zu ändern. Wenn Benutzer ihre Teilnehmereinstellungen anzeigen, können sie sich an den Sitemanager wenden, indem Sie im Aufgabenbereich Teilnehmer auf den Hyperlink Kontakt zum Sitemanager aufnehmen klicken. Benutzer können auch die E-Mail-Adresse des Sitemanager anzeigen, indem Sie im Menü Website auf Teilnehmereinstellungen klicken.

  1. Klicken Sie im Menü Website auf Teilnehmereinstellungen.

  2. Geben Sie in das Feld E-Mail für Kontakt die vollständige E-Mail-Adresse des Kontakts ein, z. B. jemand@example.com. Trennen Sie beim Eingeben mehrerer Adressen die einzelnen Adressen durch Semikolons.

  3. Klicken Sie auf OK.

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Zurücksetzen der Teilnehmereinstellungen auf die Standardeinstellungen

Wenn Sie die Teilnehmereinstellungen auf die Standardeinstellungen zurücksetzen, werden alle von Ihnen erstellten oder angepassten Teilnehmergruppen und Bereichstypen unwiderruflich gelöscht.

  1. Klicken Sie im Menü Website auf Teilnehmereinstellungen, und klicken Sie dann auf die Registerkarte Standardwerte für Teilnehmereinstellungen zurücksetzen.

  2. Klicken Sie in der anschließenden Meldung auf Ja.

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