Verwenden von Smart Documents

Wichtig :  Dieser Artikel wurde maschinell übersetzt. Bitte beachten Sie den Haftungsausschluss. Die englische Version des Artikels ist als Referenz hier verfügbar: hier.

Smart Documents sind Dateien (z. B. Microsoft Office Excel-Arbeitsmappen), die so programmiert sind, dass sie Unterstützung für Ihre Arbeit bieten. Darüber hinaus können auch verschiedene Typen von Excel-Dateien wie Formulare und Vorlagen als Smart Documents fungieren.

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Weitere Informationen zu SmartDocuments

Hinzufügen und Anfügen einer smart Document-Lösung

Ändern der XML-Erweiterung Pack, der einem smart Document zugeordnet ist

Löschen einer smart Document-Lösung

Informationen über Smart Documents

Smart Documents bieten Lösungsmöglichkeiten für zwei häufige Problemstellungen am Arbeitsplatz: Steuern des Workflows für Geschäftsprozesse sowie Wiederverwenden von Informationen und Informationsaustausch. Wenn Sie Smart Document-Lösungen erstellen möchten, verknüpfen Sie Ihre Excel-Arbeitsmappen mit XML-Erweiterungspaketen. Sie haben die Möglichkeit, derartige Lösungen herunterzuladen oder sie mithilfe eines Smart Document Software Development Kit zu entwickeln.

Steuern des Workflows für Geschäftsprozesse

Smart Documents sind besonders gut für Arbeitsmappen geeignet, die Teil eines Workflows sind. Ein Workflow ist das automatisierte Durchlaufen einer bestimmten Abfolge von geschäftsprozessbezogenen Aktionen oder Aufgaben von Dokumenten oder anderen Elementen. Workflows werden eingesetzt, um allgemeine Geschäftsabläufe, wie z. B. die Bewilligung oder Überarbeitung von Dokumenten, einheitlich zu verwalten. Angenommen, Ihr Unternehmen verfügt über einen Prozess zum Ausfüllen der Jahresspesenberichte der Mitarbeiter, und Sie verwenden bereits eine Excel-Vorlage zu diesem Zweck. Wenn diese Vorlage in ein Smart Document umgewandelt wird, kann dieses mit einer Datenbank verbunden werden, die automatisch einen Teil der erforderlichen Informationen wie Name des Angestellten, Angestelltennummer, Name des Vorgesetzten usw. einträgt. Zum einfacheren Ausfüllen des Spesenberichts kann eine Schaltfläche zum Smart Document hinzugefügt werden, über die Sie den Bericht an den nächsten Schritt im Workflow senden. Da das Smart Document den Namen Ihres Vorgesetzten "kennt", wird es automatisch an diese Person weitergeleitet. Unabhängig davon, wo sich das Smart Document gerade befindet, ist die aktuelle Stufe innerhalb des Workflows stets bekannt, so dass der nächste Schritt immer klar ist.

Wiederverwenden von Informationen und Informationsaustausch

Mit Smart Documents können Sie die Wiederverwendung vorhandener Inhalte und deren Austausch vereinfachen. So können beispielsweise Anwälte beim Verfassen von Verträgen vorhandene Textbausteine verwenden, und Journalisten fügen häufig verwendete Texte ein. Smart Documents können außerdem den Informationsaustausch vereinfachen und sogar mit anderen Programmen von Microsoft Office verwendet werden. Mit Smart Documents können Sie beispielsweise E-Mail-Nachrichten über Microsoft Office Outlook senden, ohne das Dokument zu verlassen oder Outlook zu starten.

Hinzufügen von Smart Document-Lösungen mithilfe von XML-Erweiterungspaketen

Nachdem Sie eine Smart Document-Lösung hinzugefügt haben, wird sie bei jedem Öffnen eines Smart Document in der Liste der verfügbaren Lösungen angezeigt. Dazu müssen Sie jedoch zuerst XML-Erweiterungspakete mit Ihrem Dokument verknüpfen und auf diese Weise die Excel-Arbeitsmappe in ein Smart Document umwandeln. Ein XML-Erweiterungspaket enthält neben den XML-Dateien mehrere Komponenten sowie ein Manifest, das auf diese Komponenten verweist. Wenn Sie ein Dokument öffnen, das mit einem XML-Erweiterungspaket verknüpft ist, öffnet Excel auch den Aufgabenbereich Dokumentaktionen. Dieser Aufgabenbereich enthält Tools, mit denen Sie Aufgaben abschließen können, oder die Ihnen bei der Verwendung des Smart Document helfen. Die jeweiligen Funktionen eines Smart Document hängen von der Gestaltung und Implementierung durch den Entwickler oder IT-Experten ab. Wenden Sie sich bei Bedarf an Ihren IT-Experten, um Einzelheiten über Ihre Smart Document-Lösung und deren Speicherort zu erfahren.

Hinweis : Wenn Sie erstmals Smart Documents verwenden, werden Sie möglicherweise in einer Fehlermeldung darauf hingewiesen, dass Sie die Common Language Runtime-Komponenten installieren müssen oder eine andere Version dieser Komponenten benötigen. Wenn Sie eine solche Meldung erhalten, wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.

Herunterladen oder Entwickeln von Smart Documents

Wenn Sie über keine Entwicklungs- oder IT-Ressourcen verfügen, können Sie Smart Documents herunterladen, die von Drittanbietern erstellt wurden. Wenn Sie ein Entwickler sind und mehr darüber erfahren möchten, wie Smart Documents erstellt werden, finden Sie weitere Informationen im Smart Document Software Development Kit auf der Microsoft Developer Network (MSDN)-Website.

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Hinzufügen und Verknüpfen von Smart Document-Lösungen

  1. Wenn die Registerkarte Entwickler nicht verfügbar ist, zeigen Sie sie folgendermaßen an:

    1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Excel-Optionen.

    2. Aktivieren Sie in der Kategorie Häufig verwendet unter Die am häufigsten verwendeten Optionen bei der Arbeit mit Excel das Kontrollkästchen Entwicklerregisterkarte in der Multifunktionsleiste anzeigen, und klicken Sie dann auf OK.

      Hinweis : Die Multifunktionsleiste ist Teil der neuen Microsoft Office Fluent-Benutzeroberfläche. Sie stellt an zentraler Stelle alle erforderlichen Befehle bereit und ersetzt die diversen Menüs und Symbolleisten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwickler in der Gruppe XML auf Erweiterungspakete.

    Gruppe 'XML' im Menüband

  3. Klicken Sie auf Hinzufügen.

  4. Suchen Sie im Dialogfeld XML-Erweiterungspaket installieren den Speicherort des Manifests für die Lösung, die Sie hinzufügen möchten.

  5. Klicken Sie auf Öffnen.

  6. Klicken Sie in der Liste Verfügbare XML-Erweiterungspakete auf die Lösung, die Sie mit Ihrem Dokument verknüpfen möchten, und klicken Sie dann auf Anfügen.

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Ändern des mit einem Smart Document verknüpften XML-Erweiterungspakets

  1. Wenn die Registerkarte Entwicklertools nicht angezeigt wird, gehen Sie folgendermaßen vor:

    1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Excel-Optionen.

    2. Aktivieren Sie in der Kategorie Häufig verwendet unter Die am häufigsten verwendeten Optionen bei der Arbeit mit Excel das Kontrollkästchen Entwicklerregisterkarte in der Multifunktionsleiste anzeigen, und klicken Sie dann auf OK.

      Hinweis : Die Multifunktionsleiste ist Teil der neuen Microsoft Office Fluent-Benutzeroberfläche. Sie stellt an zentraler Stelle alle erforderlichen Befehle bereit und ersetzt die diversen Menüs und Symbolleisten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwickler in der Gruppe XML auf Erweiterungspakete.

    Gruppe 'XML' im Menüband

  3. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus:

    1. Klicken Sie auf Löschen, um den Namen des XML-Erweiterungspakets und die URL-Eigenschaften aus dem Dokument zu entfernen. Das XML-Erweiterungspaket ist immer noch in der Liste Verfügbare XML-Erweiterungspakete enthalten.

    2. Wenn Sie das aktuelle XML-Erweiterungspaket durch ein neues XML-Erweiterungspaket ersetzten möchten, wählen Sie in der Liste Verfügbare XML-Erweiterungspakete ein anderes XML-Erweiterungspaket aus, und klicken Sie dann auf Anfügen.

    3. XML-Erweiterungspakete können so konfiguriert werden, dass sie automatisch in festgelegten Abständen aktualisiert werden. Wenn Sie zwischenzeitlich nach Aktualisierungen suchen möchten, klicken Sie auf Aktualisieren. Wenn ein aktualisiertes XML-Erweiterungspaket zur Verfügung steht, werden die neuen Komponenten heruntergeladen.

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Löschen von Smart Document-Lösungen

  1. Wenn die Registerkarte Entwicklertools nicht angezeigt wird, gehen Sie folgendermaßen vor:

    1. Klicken Sie auf die Microsoft Office-Schaltfläche Abbildung der Office-Schaltfläche , und klicken Sie dann auf Excel-Optionen.

    2. Aktivieren Sie in der Kategorie Häufig verwendet unter Die am häufigsten verwendeten Optionen bei der Arbeit mit Excel das Kontrollkästchen Entwicklerregisterkarte in der Multifunktionsleiste anzeigen, und klicken Sie dann auf OK.

      Hinweis : Die Multifunktionsleiste ist Teil der neuen Microsoft Office Fluent-Benutzeroberfläche. Sie stellt an zentraler Stelle alle erforderlichen Befehle bereit und ersetzt die diversen Menüs und Symbolleisten.

  2. Klicken Sie auf der Registerkarte Entwickler in der Gruppe XML auf Erweiterungspakete.

    Gruppe 'XML' im Menüband

  3. Klicken Sie in der Liste Verfügbare XML-Erweiterungspakete auf die Lösung, die Sie löschen möchten, und klicken Sie dann auf Löschen.

Hinweis : Wenn Sie eine Smart Document-Lösung löschen, werden die Informationen in der Registrierung für diese Lösung gelöscht. Die Dateien, die vom XML-Erweiterungspaket auf Ihrem Computer installiert wurden, werden jedoch nicht gelöscht, da sie möglicherweise von einem anderen Smart Document verwendet werden.

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Hinweis : Haftungsausschluss für maschinelle Übersetzungen: Dieser Artikel wurde mithilfe eines Computersystems und ohne jegliche Bearbeitung durch Personen übersetzt. Microsoft bietet solche maschinellen Übersetzungen als Hilfestellung für Benutzer ohne Englischkenntnisse an, damit Sie von den Informationen zu Produkten, Diensten und Technologien von Microsoft profitieren können. Da es sich bei diesem Artikel um eine maschinelle Übersetzung handelt, enthält er möglicherweise Fehler in Bezug auf (Fach-)Terminologie, Syntax und/oder Grammatik.

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